硬件設(shè)備管理規(guī)程一、總則

硬件設(shè)備管理規(guī)程旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部硬件設(shè)備（包括但不限于計算機、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公設(shè)備等）的采購、配置、使用、維護、報廢等全生命周期管理，確保設(shè)備高效、安全、有序運行，提高資源利用率，降低運營成本。本規(guī)程適用于公司所有部門及員工。

二、硬件設(shè)備采購管理

（一）采購流程

1.需求申請：各部門根據(jù)實際工作需求，填寫《硬件設(shè)備采購申請表》，明確設(shè)備類型、數(shù)量、用途及預(yù)算。

2.審批流程：申請表經(jīng)部門負責人簽字后，提交至行政部審核，重大采購需報管理層審批。

3.供應(yīng)商選擇：行政部根據(jù)需求清單，通過比價或招標方式選擇合格供應(yīng)商，確保價格合理、質(zhì)量可靠。

4.采購執(zhí)行：確認訂單后，跟進到貨時間，驗收設(shè)備是否與合同一致（外觀、配置、配件等）。

（二）采購要求

1.所有采購設(shè)備需符合國家相關(guān)標準，優(yōu)先選用節(jié)能環(huán)保型產(chǎn)品。

2.采購記錄需完整存檔，包括合同、發(fā)票、驗收報告等，便于后續(xù)管理。

三、硬件設(shè)備配置與分配

（一）配置標準

1.統(tǒng)一配置：行政部制定標準配置清單（如CPU、內(nèi)存、硬盤等），確保設(shè)備性能滿足基本需求，減少兼容性問題。

2.定制配置：特殊崗位需定制配置時，需提供詳細說明及理由，經(jīng)行政部評估后執(zhí)行。

（二）分配流程

1.領(lǐng)用申請：員工填寫《硬件設(shè)備領(lǐng)用表》，注明設(shè)備用途及負責人。

2.分配確認：行政部核對申請后，安排設(shè)備交付，并指導(dǎo)員工簽署領(lǐng)用確認書。

3.資產(chǎn)登記：將設(shè)備信息錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，包括設(shè)備編號、型號、購買日期、使用部門等。

四、硬件設(shè)備使用與維護

（一）使用規(guī)范

1.員工需按設(shè)備說明書操作，避免超負荷使用或不當使用。

2.定期清潔設(shè)備，保持通風散熱，禁止覆蓋散熱口。

3.禁止私自拆卸、改裝設(shè)備，如需維修需報備行政部安排專業(yè)人員處理。

（二）維護管理

1.日常檢查：行政部每月抽查設(shè)備運行狀態(tài)，記錄異常情況（如噪音過大、死機等）。

2.定期保養(yǎng)：每年安排專業(yè)機構(gòu)對服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等關(guān)鍵設(shè)備進行維護，確保性能穩(wěn)定。

3.軟件管理：配合IT部門定期更新系統(tǒng)補丁，安裝殺毒軟件，防范病毒攻擊。

五、硬件設(shè)備報廢管理

（一）報廢條件

1.設(shè)備性能嚴重下降，無法滿足工作需求。

2.設(shè)備達到使用年限（如計算機5年、服務(wù)器8年）。

3.設(shè)備損壞嚴重，維修成本過高。

（二）報廢流程

1.報廢申請：使用部門填寫《硬件設(shè)備報廢申請表》，說明報廢原因，并附設(shè)備使用記錄。

2.審核評估：行政部評估設(shè)備殘值，并確認是否符合環(huán)保處理要求。

3.報廢處理：委托專業(yè)回收公司進行環(huán)保拆解，確保數(shù)據(jù)徹底銷毀（如硬盤粉碎）。

4.資產(chǎn)注銷：在資產(chǎn)管理系統(tǒng)內(nèi)注銷設(shè)備信息，并更新庫存記錄。

六、附則

1.本規(guī)程由行政部負責解釋，自發(fā)布之日起實施。

2.各部門需嚴格遵守本規(guī)程，如有疑問可向行政部咨詢。

3.本規(guī)程將根據(jù)實際運行情況每年修訂一次。

二、硬件設(shè)備采購管理

（一）采購流程

1.需求申請：各部門應(yīng)基于實際、合理的業(yè)務(wù)需求，填寫《硬件設(shè)備采購申請表》。申請表需詳細列明所需設(shè)備的類型、具體型號/規(guī)格、預(yù)計數(shù)量、主要用途、期望到貨時間以及對應(yīng)的預(yù)算金額。若為替換舊設(shè)備，需說明舊設(shè)備的使用年限及狀態(tài)。部門負責人需對申請內(nèi)容的必要性與合理性進行初步審核并簽字確認。

2.審批流程：申請表經(jīng)部門負責人簽字后，提交至行政部（或公司指定的資產(chǎn)管理/采購負責部門）。行政部負責審核申請的合規(guī)性、預(yù)算的匹配性以及設(shè)備配置的合理性。對于標準配置的常規(guī)采購，行政部負責人可進行審批；對于非標準配置、高價值或大批量的采購，可能需要更高級別管理人員（如部門主管、項目負責人或管理層會議）的審批。審批流程需確保透明、高效。

3.供應(yīng)商選擇與評估：行政部根據(jù)經(jīng)批準的采購申請，結(jié)合設(shè)備的技術(shù)要求、預(yù)算限制和交付周期，選擇合適的供應(yīng)商。選擇方式可包括但不限于市場調(diào)研、供應(yīng)商資質(zhì)審查、多家比價、樣品測試等。優(yōu)先考慮信譽良好、服務(wù)完善、產(chǎn)品質(zhì)量有保障的供應(yīng)商。建立合格供應(yīng)商名錄，并定期更新評估。采購過程中的所有溝通、報價、合同條款應(yīng)確保公平、公正。

4.采購執(zhí)行與到貨驗收：確認最終供應(yīng)商及合同條款后，正式生成采購訂單。行政部需與供應(yīng)商保持溝通，跟進生產(chǎn)與發(fā)貨進度，確保按計劃到貨。設(shè)備到貨后，由行政部組織相關(guān)部門（如使用部門代表、技術(shù)支持人員）共同進行驗收。驗收內(nèi)容嚴格核對：設(shè)備型號、數(shù)量是否與訂單一致；外觀是否有物理損傷；配件、說明書、保修卡等是否齊全；設(shè)備基本功能是否正常（如通電自檢、網(wǎng)絡(luò)連接等）。驗收合格后，在采購訂單上簽署確認，并辦理入庫登記手續(xù)。

（二）采購要求

1.合規(guī)性與標準：所有采購的硬件設(shè)備必須符合國家和行業(yè)的相關(guān)安全、環(huán)保及質(zhì)量標準。在同等條件下，優(yōu)先選用能效比高、符合綠色環(huán)保要求（如能源之星認證、低功耗設(shè)計等）的產(chǎn)品，以降低長期運營成本和環(huán)境負荷。

2.信息完整存檔：每一筆采購活動均需留下完整記錄，并妥善存檔。存檔材料至少應(yīng)包括但不限于：經(jīng)審批的《硬件設(shè)備采購申請表》、供應(yīng)商的資質(zhì)證明文件、采購訂單、供應(yīng)商提供的發(fā)貨單/送貨單、設(shè)備驗收報告、正式發(fā)票等。這些記錄是設(shè)備資產(chǎn)化管理的基礎(chǔ)，也是后續(xù)維護、報廢等環(huán)節(jié)的重要依據(jù)。行政部需建立規(guī)范的采購檔案管理制度。

三、硬件設(shè)備配置與分配

（一）配置標準

1.制定統(tǒng)一標準：為規(guī)范管理、提高兼容性、簡化維護、控制成本，行政部負責研究并制定公司內(nèi)部的硬件設(shè)備配置標準。這些標準可涵蓋各類設(shè)備，例如：

臺式計算機：推薦的CPU系列、內(nèi)存容量（如16GB起步）、硬盤類型與容量（如512GBSSD基礎(chǔ)配置）、顯卡級別（根據(jù)部門需求劃分）、顯示器尺寸與分辨率等。

筆記本電腦：推薦的處理器型號、內(nèi)存、硬盤、電池續(xù)航要求、屏幕規(guī)格等。

服務(wù)器：根據(jù)應(yīng)用場景（如文件服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器）推薦的CPU核心數(shù)、內(nèi)存容量、存儲配置（RAID級別）、網(wǎng)絡(luò)接口等。

網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：如交換機、路由器的端口數(shù)量、帶寬等級、管理方式等。

辦公外設(shè)：打印機、掃描儀等推薦的品牌型號或功能配置。

標準配置應(yīng)根據(jù)技術(shù)發(fā)展和業(yè)務(wù)需求定期進行review和更新。

2.特殊情況處理：各部門在執(zhí)行統(tǒng)一配置標準時，如因特殊業(yè)務(wù)需求或現(xiàn)有標準無法滿足，確需采用非標準配置或更高配置的設(shè)備，需提交詳細的書面說明，闡述特殊需求、現(xiàn)有標準的不足之處以及選用特定配置的理由。行政部需對申請進行技術(shù)評估和成本效益分析，確認其必要性與合理性后，方可批準偏離標準配置。

（二）分配流程

1.提交領(lǐng)用申請：員工需要新設(shè)備或更換舊設(shè)備時，需填寫《硬件設(shè)備領(lǐng)用表》（或相應(yīng)的資產(chǎn)領(lǐng)用申請單）。表格中應(yīng)清晰填寫所需設(shè)備的具體型號/配置（若非標準配置，需詳細說明）、用途說明、申請人為準。如為更換設(shè)備，需同時提供原設(shè)備的信息及原因。

2.部門審核與確認：員工提交申請后，其所屬部門負責人應(yīng)對申請進行審核，確認需求的真實性、必要性，并在申請表上簽字。部門負責人需對本部門設(shè)備的使用情況和預(yù)算負責。

3.行政部分配與交付：行政部收到經(jīng)部門負責人簽字的申請表后，根據(jù)設(shè)備可用性、配置標準及優(yōu)先級進行分配。行政部人員負責將設(shè)備交付給申請人，并在《硬件設(shè)備領(lǐng)用表》上記錄交付日期，由接收人簽字確認。交付過程中，行政部可向員工簡要介紹設(shè)備的基本使用方法和注意事項。

4.資產(chǎn)登記與信息錄入：設(shè)備正式分配給員工或部門使用后，行政部必須及時進行資產(chǎn)登記。在公司的資產(chǎn)管理系統(tǒng)（或電子表格）中，為該設(shè)備創(chuàng)建唯一的資產(chǎn)編號，并準確錄入設(shè)備信息，包括但不限于：資產(chǎn)編號、設(shè)備名稱/型號、序列號（如有）、采購日期、成本、配置詳情、所屬部門、使用人、存放位置、狀態(tài)標識（如：在用、閑置）等。確保資產(chǎn)記錄與實物相符，實現(xiàn)設(shè)備的全生命周期跟蹤。員工應(yīng)妥善保管分配給自己的設(shè)備，并對其日常使用安全負責。

四、硬件設(shè)備使用與維護

（一）使用規(guī)范

1.按規(guī)操作：員工必須嚴格按照硬件設(shè)備的操作手冊和公司相關(guān)規(guī)定進行使用。熟悉設(shè)備的基本功能和安全注意事項，避免因誤操作導(dǎo)致設(shè)備損壞或數(shù)據(jù)丟失。嚴禁對設(shè)備進行超負荷運行或執(zhí)行制造商明確禁止的操作。

2.保持環(huán)境整潔：定期對設(shè)備進行清潔，保持設(shè)備外殼、散熱口、鍵盤、鼠標等部件的干凈。尤其注意保持設(shè)備通風良好，避免在設(shè)備上堆放物品阻礙散熱，防止因過熱導(dǎo)致性能下降或損壞。對于有特殊環(huán)境要求的設(shè)備（如服務(wù)器機柜），需遵守相應(yīng)的環(huán)境維護規(guī)定。

3.禁止私自修改：員工嚴禁私自拆卸、改裝、添加或移除設(shè)備任何部件。設(shè)備的硬件配置、BIOS/固件設(shè)置等均應(yīng)由授權(quán)人員進行。如設(shè)備出現(xiàn)故障或需要升級，應(yīng)立即停止使用并報備行政部或技術(shù)支持部門，由專業(yè)人員進行檢查和處理。私自修改可能導(dǎo)致設(shè)備損壞、失去保修資格，甚至引發(fā)安全問題。

（二）維護管理

1.日常巡檢：行政部或指定人員應(yīng)定期（例如每月或每季度）對各部門的硬件設(shè)備進行抽查或全面巡檢。重點關(guān)注設(shè)備的運行狀態(tài)、有無異常聲音或指示燈閃爍、連接是否穩(wěn)固等。記錄巡檢結(jié)果，對發(fā)現(xiàn)的潛在問題或異常情況及時跟進處理，并向相關(guān)部門或人員反饋。

2.定期預(yù)防性維護：為保障設(shè)備長期穩(wěn)定運行，需建立定期維護計劃。對于關(guān)鍵設(shè)備，如核心服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)交換機、存儲設(shè)備等，可每年安排一次由專業(yè)技術(shù)人員執(zhí)行的預(yù)防性維護，內(nèi)容可能包括但不限于：系統(tǒng)更新與補丁應(yīng)用、硬盤健康狀態(tài)檢測、散熱系統(tǒng)清理、性能參數(shù)監(jiān)控與調(diào)優(yōu)等。行政部需與維保服務(wù)商或內(nèi)部技術(shù)人員協(xié)調(diào)安排。

3.軟件協(xié)同管理：硬件設(shè)備的維護離不開軟件的配合。行政部需與公司的IT部門（或負責系統(tǒng)管理的部門）緊密協(xié)作，確保及時為設(shè)備安裝必要的操作系統(tǒng)、驅(qū)動程序、安全防護軟件（如防病毒軟件、防火墻客戶端）等，并按照計劃進行版本更新、補丁安裝和系統(tǒng)優(yōu)化，共同維護設(shè)備的整體運行環(huán)境和安全性。

五、硬件設(shè)備報廢管理

（一）報廢條件

1.性能衰竭：設(shè)備性能嚴重下降，無法滿足當前工作流程的基本要求，即使經(jīng)過維修也無法恢復(fù)到可用狀態(tài)。

2.達到使用年限：設(shè)備使用時間達到公司規(guī)定的報廢年限。公司可根據(jù)設(shè)備類型、品牌、使用強度等因素，設(shè)定參考性的使用年限范圍作為判斷依據(jù)（例如，普通臺式計算機建議使用年限為4-6年，筆記本電腦為3-5年，服務(wù)器為5-8年，打印機為3-5年等）。此年限僅為參考，具體以設(shè)備實際狀況為準。

3.損壞嚴重或維修不經(jīng)濟：設(shè)備發(fā)生無法修復(fù)的嚴重物理損壞，或者維修成本（包括配件費用和工時費用）接近或超過購置成本的一半時，繼續(xù)維修不經(jīng)濟。

4.技術(shù)淘汰：設(shè)備所采用的技術(shù)已完全過時，無法通過軟件升級或簡單改造來滿足新的工作需求，且市場上已無兼容的耗材或軟件支持。

5.安全或環(huán)保風險：設(shè)備存在嚴重的安全隱患（如電源故障、過熱風險）或因技術(shù)落后不符合當前的環(huán)保回收處理規(guī)定，繼續(xù)使用或處置存在風險。

（二）報廢流程

1.提出報廢申請：使用部門或設(shè)備負責人判斷設(shè)備符合報廢條件后，需填寫《硬件設(shè)備報廢申請表》。申請表中必須詳細說明報廢原因，并提供設(shè)備的使用歷史記錄、維修記錄（如有）、當前狀態(tài)描述等supportingdocuments。原設(shè)備的使用人需在申請表上簽字確認。

2.審核與評估：行政部收到報廢申請后，組織相關(guān)人員（可能包括技術(shù)專家、資產(chǎn)管理人員）對申請進行審核。審核內(nèi)容包括：核對報廢條件是否滿足、檢查設(shè)備實物狀況（必要時進行現(xiàn)場查看）、評估設(shè)備的剩余價值（如有）、確認是否符合環(huán)保處理要求。對于有殘值的部分，需評估處置方式（如內(nèi)部調(diào)劑、二手出售、捐贈等）。

3.批準與登記：審核通過后，由行政部負責人或授權(quán)人批準報廢申請。批準后，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)或臺賬中，將該設(shè)備的資產(chǎn)狀態(tài)更新為“報廢”，并記錄報廢日期、批準人、處置方式等信息。

4.報廢處理與回收：

數(shù)據(jù)銷毀：對于存儲過敏感數(shù)據(jù)或包含個人信息的硬盤等存儲設(shè)備，必須先進行徹底的數(shù)據(jù)銷毀處理?？刹扇I(yè)數(shù)據(jù)擦除軟件進行多次覆蓋、物理銷毀（如粉碎、消磁）等方式，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。行政部需保留數(shù)據(jù)銷毀的證明記錄。

物理處置：根據(jù)設(shè)備類型和狀況，采取不同的處置方式。金屬部件、可回收材料等應(yīng)交由有資質(zhì)的回收企業(yè)進行環(huán)保拆解和回收利用。無法使用或無回收價值的部分，應(yīng)按照環(huán)保規(guī)定進行處理。

記錄更新：完成報廢處理及回收后，行政部需更新資產(chǎn)記錄，并保留相關(guān)的處置憑證（如回收單、銷毀證明等）。

5.資產(chǎn)注銷：最終，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)內(nèi)完成該設(shè)備資產(chǎn)的徹底注銷，確保系統(tǒng)中不再顯示該資產(chǎn)信息，實現(xiàn)賬實相符。對報廢設(shè)備的處置結(jié)果進行歸檔，作為資產(chǎn)管理工作的參考。

一、總則

硬件設(shè)備管理規(guī)程旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部硬件設(shè)備（包括但不限于計算機、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公設(shè)備等）的采購、配置、使用、維護、報廢等全生命周期管理，確保設(shè)備高效、安全、有序運行，提高資源利用率，降低運營成本。本規(guī)程適用于公司所有部門及員工。

二、硬件設(shè)備采購管理

（一）采購流程

1.需求申請：各部門根據(jù)實際工作需求，填寫《硬件設(shè)備采購申請表》，明確設(shè)備類型、數(shù)量、用途及預(yù)算。

2.審批流程：申請表經(jīng)部門負責人簽字后，提交至行政部審核，重大采購需報管理層審批。

3.供應(yīng)商選擇：行政部根據(jù)需求清單，通過比價或招標方式選擇合格供應(yīng)商，確保價格合理、質(zhì)量可靠。

4.采購執(zhí)行：確認訂單后，跟進到貨時間，驗收設(shè)備是否與合同一致（外觀、配置、配件等）。

（二）采購要求

1.所有采購設(shè)備需符合國家相關(guān)標準，優(yōu)先選用節(jié)能環(huán)保型產(chǎn)品。

2.采購記錄需完整存檔，包括合同、發(fā)票、驗收報告等，便于后續(xù)管理。

三、硬件設(shè)備配置與分配

（一）配置標準

1.統(tǒng)一配置：行政部制定標準配置清單（如CPU、內(nèi)存、硬盤等），確保設(shè)備性能滿足基本需求，減少兼容性問題。

2.定制配置：特殊崗位需定制配置時，需提供詳細說明及理由，經(jīng)行政部評估后執(zhí)行。

（二）分配流程

1.領(lǐng)用申請：員工填寫《硬件設(shè)備領(lǐng)用表》，注明設(shè)備用途及負責人。

2.分配確認：行政部核對申請后，安排設(shè)備交付，并指導(dǎo)員工簽署領(lǐng)用確認書。

3.資產(chǎn)登記：將設(shè)備信息錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，包括設(shè)備編號、型號、購買日期、使用部門等。

四、硬件設(shè)備使用與維護

（一）使用規(guī)范

1.員工需按設(shè)備說明書操作，避免超負荷使用或不當使用。

2.定期清潔設(shè)備，保持通風散熱，禁止覆蓋散熱口。

3.禁止私自拆卸、改裝設(shè)備，如需維修需報備行政部安排專業(yè)人員處理。

（二）維護管理

1.日常檢查：行政部每月抽查設(shè)備運行狀態(tài)，記錄異常情況（如噪音過大、死機等）。

2.定期保養(yǎng)：每年安排專業(yè)機構(gòu)對服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等關(guān)鍵設(shè)備進行維護，確保性能穩(wěn)定。

3.軟件管理：配合IT部門定期更新系統(tǒng)補丁，安裝殺毒軟件，防范病毒攻擊。

五、硬件設(shè)備報廢管理

（一）報廢條件

1.設(shè)備性能嚴重下降，無法滿足工作需求。

2.設(shè)備達到使用年限（如計算機5年、服務(wù)器8年）。

3.設(shè)備損壞嚴重，維修成本過高。

（二）報廢流程

1.報廢申請：使用部門填寫《硬件設(shè)備報廢申請表》，說明報廢原因，并附設(shè)備使用記錄。

2.審核評估：行政部評估設(shè)備殘值，并確認是否符合環(huán)保處理要求。

3.報廢處理：委托專業(yè)回收公司進行環(huán)保拆解，確保數(shù)據(jù)徹底銷毀（如硬盤粉碎）。

4.資產(chǎn)注銷：在資產(chǎn)管理系統(tǒng)內(nèi)注銷設(shè)備信息，并更新庫存記錄。

六、附則

1.本規(guī)程由行政部負責解釋，自發(fā)布之日起實施。

2.各部門需嚴格遵守本規(guī)程，如有疑問可向行政部咨詢。

3.本規(guī)程將根據(jù)實際運行情況每年修訂一次。

二、硬件設(shè)備采購管理

（一）采購流程

1.需求申請：各部門應(yīng)基于實際、合理的業(yè)務(wù)需求，填寫《硬件設(shè)備采購申請表》。申請表需詳細列明所需設(shè)備的類型、具體型號/規(guī)格、預(yù)計數(shù)量、主要用途、期望到貨時間以及對應(yīng)的預(yù)算金額。若為替換舊設(shè)備，需說明舊設(shè)備的使用年限及狀態(tài)。部門負責人需對申請內(nèi)容的必要性與合理性進行初步審核并簽字確認。

2.審批流程：申請表經(jīng)部門負責人簽字后，提交至行政部（或公司指定的資產(chǎn)管理/采購負責部門）。行政部負責審核申請的合規(guī)性、預(yù)算的匹配性以及設(shè)備配置的合理性。對于標準配置的常規(guī)采購，行政部負責人可進行審批；對于非標準配置、高價值或大批量的采購，可能需要更高級別管理人員（如部門主管、項目負責人或管理層會議）的審批。審批流程需確保透明、高效。

3.供應(yīng)商選擇與評估：行政部根據(jù)經(jīng)批準的采購申請，結(jié)合設(shè)備的技術(shù)要求、預(yù)算限制和交付周期，選擇合適的供應(yīng)商。選擇方式可包括但不限于市場調(diào)研、供應(yīng)商資質(zhì)審查、多家比價、樣品測試等。優(yōu)先考慮信譽良好、服務(wù)完善、產(chǎn)品質(zhì)量有保障的供應(yīng)商。建立合格供應(yīng)商名錄，并定期更新評估。采購過程中的所有溝通、報價、合同條款應(yīng)確保公平、公正。

4.采購執(zhí)行與到貨驗收：確認最終供應(yīng)商及合同條款后，正式生成采購訂單。行政部需與供應(yīng)商保持溝通，跟進生產(chǎn)與發(fā)貨進度，確保按計劃到貨。設(shè)備到貨后，由行政部組織相關(guān)部門（如使用部門代表、技術(shù)支持人員）共同進行驗收。驗收內(nèi)容嚴格核對：設(shè)備型號、數(shù)量是否與訂單一致；外觀是否有物理損傷；配件、說明書、保修卡等是否齊全；設(shè)備基本功能是否正常（如通電自檢、網(wǎng)絡(luò)連接等）。驗收合格后，在采購訂單上簽署確認，并辦理入庫登記手續(xù)。

（二）采購要求

1.合規(guī)性與標準：所有采購的硬件設(shè)備必須符合國家和行業(yè)的相關(guān)安全、環(huán)保及質(zhì)量標準。在同等條件下，優(yōu)先選用能效比高、符合綠色環(huán)保要求（如能源之星認證、低功耗設(shè)計等）的產(chǎn)品，以降低長期運營成本和環(huán)境負荷。

2.信息完整存檔：每一筆采購活動均需留下完整記錄，并妥善存檔。存檔材料至少應(yīng)包括但不限于：經(jīng)審批的《硬件設(shè)備采購申請表》、供應(yīng)商的資質(zhì)證明文件、采購訂單、供應(yīng)商提供的發(fā)貨單/送貨單、設(shè)備驗收報告、正式發(fā)票等。這些記錄是設(shè)備資產(chǎn)化管理的基礎(chǔ)，也是后續(xù)維護、報廢等環(huán)節(jié)的重要依據(jù)。行政部需建立規(guī)范的采購檔案管理制度。

三、硬件設(shè)備配置與分配

（一）配置標準

1.制定統(tǒng)一標準：為規(guī)范管理、提高兼容性、簡化維護、控制成本，行政部負責研究并制定公司內(nèi)部的硬件設(shè)備配置標準。這些標準可涵蓋各類設(shè)備，例如：

臺式計算機：推薦的CPU系列、內(nèi)存容量（如16GB起步）、硬盤類型與容量（如512GBSSD基礎(chǔ)配置）、顯卡級別（根據(jù)部門需求劃分）、顯示器尺寸與分辨率等。

筆記本電腦：推薦的處理器型號、內(nèi)存、硬盤、電池續(xù)航要求、屏幕規(guī)格等。

服務(wù)器：根據(jù)應(yīng)用場景（如文件服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器）推薦的CPU核心數(shù)、內(nèi)存容量、存儲配置（RAID級別）、網(wǎng)絡(luò)接口等。

網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：如交換機、路由器的端口數(shù)量、帶寬等級、管理方式等。

辦公外設(shè)：打印機、掃描儀等推薦的品牌型號或功能配置。

標準配置應(yīng)根據(jù)技術(shù)發(fā)展和業(yè)務(wù)需求定期進行review和更新。

2.特殊情況處理：各部門在執(zhí)行統(tǒng)一配置標準時，如因特殊業(yè)務(wù)需求或現(xiàn)有標準無法滿足，確需采用非標準配置或更高配置的設(shè)備，需提交詳細的書面說明，闡述特殊需求、現(xiàn)有標準的不足之處以及選用特定配置的理由。行政部需對申請進行技術(shù)評估和成本效益分析，確認其必要性與合理性后，方可批準偏離標準配置。

（二）分配流程

1.提交領(lǐng)用申請：員工需要新設(shè)備或更換舊設(shè)備時，需填寫《硬件設(shè)備領(lǐng)用表》（或相應(yīng)的資產(chǎn)領(lǐng)用申請單）。表格中應(yīng)清晰填寫所需設(shè)備的具體型號/配置（若非標準配置，需詳細說明）、用途說明、申請人為準。如為更換設(shè)備，需同時提供原設(shè)備的信息及原因。

2.部門審核與確認：員工提交申請后，其所屬部門負責人應(yīng)對申請進行審核，確認需求的真實性、必要性，并在申請表上簽字。部門負責人需對本部門設(shè)備的使用情況和預(yù)算負責。

3.行政部分配與交付：行政部收到經(jīng)部門負責人簽字的申請表后，根據(jù)設(shè)備可用性、配置標準及優(yōu)先級進行分配。行政部人員負責將設(shè)備交付給申請人，并在《硬件設(shè)備領(lǐng)用表》上記錄交付日期，由接收人簽字確認。交付過程中，行政部可向員工簡要介紹設(shè)備的基本使用方法和注意事項。

4.資產(chǎn)登記與信息錄入：設(shè)備正式分配給員工或部門使用后，行政部必須及時進行資產(chǎn)登記。在公司的資產(chǎn)管理系統(tǒng)（或電子表格）中，為該設(shè)備創(chuàng)建唯一的資產(chǎn)編號，并準確錄入設(shè)備信息，包括但不限于：資產(chǎn)編號、設(shè)備名稱/型號、序列號（如有）、采購日期、成本、配置詳情、所屬部門、使用人、存放位置、狀態(tài)標識（如：在用、閑置）等。確保資產(chǎn)記錄與實物相符，實現(xiàn)設(shè)備的全生命周期跟蹤。員工應(yīng)妥善保管分配給自己的設(shè)備，并對其日常使用安全負責。

四、硬件設(shè)備使用與維護

（一）使用規(guī)范

1.按規(guī)操作：員工必須嚴格按照硬件設(shè)備的操作手冊和公司相關(guān)規(guī)定進行使用。熟悉設(shè)備的基本功能和安全注意事項，避免因誤操作導(dǎo)致設(shè)備損壞或數(shù)據(jù)丟失。嚴禁對設(shè)備進行超負荷運行或執(zhí)行制造商明確禁止的操作。

2.保持環(huán)境整潔：定期對設(shè)備進行清潔，保持設(shè)備外殼、散熱口、鍵盤、鼠標等部件的干凈。尤其注意保持設(shè)備通風良好，避免在設(shè)備上堆放物品阻礙散熱，防止因過熱導(dǎo)致性能下降或損壞。對于有特殊環(huán)境要求的設(shè)備（如服務(wù)器機柜），需遵守相應(yīng)的環(huán)境維護規(guī)定。

3.禁止私自修改：員工嚴禁私自拆卸、改裝、添加或移除設(shè)備任何部件。設(shè)備的硬件配置、BIOS/固件設(shè)置等均應(yīng)由授權(quán)人員進行。如設(shè)備出現(xiàn)故障或需要升級，應(yīng)立即停止使用并報備行政部或技術(shù)支持部門，由專業(yè)人員進行檢查和處理。私自修改可能導(dǎo)致設(shè)備損壞、失去保修資格，甚至引發(fā)安全問題。

（二）維護管理

1.日常巡檢：行政部或指定人員應(yīng)定期（例如每月或每季度）對各部門的硬件設(shè)備進行抽查或全面巡檢。重點關(guān)注設(shè)備的運行狀態(tài)、有無異常聲音或指示燈閃爍、連接是否穩(wěn)固等。記錄巡檢結(jié)果，對發(fā)現(xiàn)的潛在問題或異常情況及時跟進處理，并向相關(guān)部門或人員反饋。

2.定期預(yù)防性維護：為保障設(shè)備長期穩(wěn)定運行，需建立定期維護計劃。對于關(guān)鍵設(shè)備，如核心服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)交換機、存儲設(shè)備等，可每年安排一次由專業(yè)技術(shù)人員執(zhí)行的預(yù)防性維護，內(nèi)容可能包括但不限于：系統(tǒng)更新與補丁應(yīng)用、硬盤健康狀態(tài)檢測、散熱系統(tǒng)清理、性能參數(shù)監(jiān)控與調(diào)優(yōu)等。行政部需與維保服務(wù)商或內(nèi)部技術(shù)人員協(xié)調(diào)安排。

3.軟件協(xié)同管理：硬件設(shè)備的維護離不開軟件的配合。行政部需與公司的IT部門（或負責系統(tǒng)管理的部門）緊密協(xié)作，確保及時為設(shè)備安裝必要的操作系統(tǒng)、驅(qū)動程序、安全防護軟件（如防病毒軟件、防火墻客戶端）等，并按照計劃進行版本更新、補丁安裝和系統(tǒng)優(yōu)化，共同維護設(shè)備的整體運行環(huán)境和安全性。

五、硬件設(shè)備報廢管理

（一）報廢條件

1.性能衰竭：設(shè)備性能嚴重下降，無法滿足當前工作流程的基本要求，即使經(jīng)過維修也無法恢復(fù)到可用狀態(tài)。

2.達到使用年限：設(shè)備使用時間達到公司規(guī)定的報廢年限。公司可根據(jù)設(shè)備