行政辦公文件歸檔與存儲(chǔ)管理制度模板一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范行政辦公文件的歸檔、存儲(chǔ)、保管及使用流程，保證文件資料的完整性、安全性和可追溯性，提高辦公效率，依據(jù)《_________檔案法》及本組織內(nèi)部管理要求，制定本制度。（二）基本原則統(tǒng)一管理：行政部統(tǒng)籌負(fù)責(zé)全組織文件歸檔與存儲(chǔ)工作，各部門(mén)協(xié)同配合。規(guī)范有序：遵循文件形成規(guī)律，分類整理、科學(xué)編號(hào)，保證歸檔文件系統(tǒng)化。安全保密：涉密文件與非涉密文件分管理，存儲(chǔ)環(huán)境符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜要求。高效利用：建立便捷的檢索機(jī)制，保障文件借閱、查閱的合規(guī)性與及時(shí)性。二、適用范圍與組織職責(zé)（一）適用范圍本制度適用于本組織各部門(mén)在行政辦公活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件資料，包括但不限于：行政管理類：通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)等；人事管理類：?jiǎn)T工入職/離職材料、勞動(dòng)合同、考核記錄、培訓(xùn)檔案等；財(cái)務(wù)管理類：預(yù)算報(bào)表、費(fèi)用報(bào)銷憑證（非涉密）、審計(jì)報(bào)告等；項(xiàng)目管理類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、合同、進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收材料等；其他具有保存價(jià)值的紙質(zhì)及電子文件。（二）組織職責(zé)行政部：制定并完善文件歸檔與存儲(chǔ)管理制度；負(fù)責(zé)全組織歸檔文件的接收、分類、編號(hào)、登記、存儲(chǔ)及保管；建立文件檢索系統(tǒng)，提供借閱、查閱服務(wù)；定期組織文件保管期限鑒定及銷毀工作。各部門(mén)：指定專人（文件管理員*）負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的形成、收集、初步整理及移交；保證本部門(mén)文件內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范，按時(shí)向行政部歸檔；配合行政部開(kāi)展文件保管及銷毀工作。三、文件歸檔全流程操作規(guī)范（一）文件收集與初步整理收集責(zé)任：各部門(mén)文件管理員*負(fù)責(zé)本部門(mén)已完成辦理文件的收集，保證文件齊全（含正件、附件、審批單等），避免遺漏。整理要求：紙質(zhì)文件：去除訂書(shū)針、回形針等金屬夾，對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)，折疊為統(tǒng)一規(guī)格（A4或A3）；電子文件：命名規(guī)范為“部門(mén)-文件類別-形成日期-序號(hào)”（如“行政部-通知-20231001-001”），存儲(chǔ)為通用格式（PDF/Word），保證可讀性。（二）文件分類與編號(hào)分類標(biāo)準(zhǔn)：采用“年度-機(jī)構(gòu)-保管期限-類別”四級(jí)分類法：年度：文件形成年度（如“2023”）；機(jī)構(gòu)：文件形成部門(mén)（如“行政部”“財(cái)務(wù)部”）；保管期限：分為永久、30年、10年三類（具體參照《文件保管期限表》）；類別：文件一級(jí)分類（如“行政管理”“人事管理”“項(xiàng)目管理”）。編號(hào)規(guī)則：全宗號(hào)-檔案號(hào)（年度-機(jī)構(gòu)代號(hào)-保管期限代碼-類別代碼-流水號(hào)），示例：紙質(zhì)文件：QZ-2023-01-Y01-001（QZ為全宗號(hào)，2023為年度，01為機(jī)構(gòu)代號(hào)，Y01為永久保管類別，001為流水號(hào)）；電子文件：同紙質(zhì)文件編號(hào)，后綴“.pdf”或“.docx”。（三）文件登記與移交登記要求：紙質(zhì)文件使用《文件歸檔登記表》（詳見(jiàn)附件1）逐項(xiàng)登記，包括文件名稱、文號(hào)、形成日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、移交人、接收人等；電子文件使用《電子文件歸檔登記表》（詳見(jiàn)附件2）登記，并同步存儲(chǔ)至指定服務(wù)器及加密移動(dòng)硬盤(pán)（雙備份）。移交流程：各部門(mén)于每季度末月25日前，將整理完畢的文件移交至行政部；行政部核對(duì)文件數(shù)量、質(zhì)量及登記信息，確認(rèn)無(wú)誤后雙方簽字確認(rèn)，留存移交清單。（四）文件存儲(chǔ)與保管存儲(chǔ)環(huán)境：紙質(zhì)文件：存入專用檔案柜，庫(kù)房溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%，配備消防器材、溫濕度計(jì)及防蟲(chóng)防霉設(shè)備；電子文件：服務(wù)器定期備份（每日增量備份+每周全量備份），加密移動(dòng)硬盤(pán)存放于帶鎖鐵柜，遠(yuǎn)離磁場(chǎng)、潮濕環(huán)境。存放要求：紙質(zhì)文件按分類編號(hào)順序排列，檔案柜張貼標(biāo)識(shí)（如“2023年-行政部-永久”），定期（每季度）檢查文件狀態(tài)，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)處理；電子文件建立層級(jí)文件夾（按年度-機(jī)構(gòu)-類別存儲(chǔ)），定期（每半年）檢查文件可讀性，格式過(guò)時(shí)文件及時(shí)轉(zhuǎn)換。（五）文件借閱與使用借閱權(quán)限：普通文件：?jiǎn)T工因工作需要借閱，需填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)附件3），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批后，至行政部辦理；涉密文件：須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，借閱時(shí)由行政部專人陪同，借閱期限不超過(guò)3個(gè)工作日。借閱流程：借閱人出示有效工作證件，填寫(xiě)申請(qǐng)表（注明借閱事由、歸還日期）；行政部核對(duì)審批手續(xù)，提供文件復(fù)印件（涉密文件原件），借閱人簽字確認(rèn)；歸還時(shí)，行政部檢查文件完整性，確認(rèn)無(wú)誤后注銷借閱記錄。（六）文件保管期限鑒定與銷毀鑒定周期：行政部每3年組織一次文件保管期限鑒定，由檔案管理員、各部門(mén)負(fù)責(zé)人及行政部經(jīng)理*組成鑒定小組。銷毀流程：對(duì)超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的文件，鑒定小組編制《文件銷毀清冊(cè)》（詳見(jiàn)附件4），注明文件名稱、文號(hào)、保管期限、數(shù)量、銷毀原因；《文件銷毀清冊(cè)》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后，由行政部至少2人共同監(jiān)銷，保證文件徹底銷毀（紙質(zhì)文件碎紙?zhí)幚?，電子文件徹底刪除并格式化存儲(chǔ)介質(zhì)）；監(jiān)銷人在《文件銷毀清冊(cè)》上簽字，銷毀記錄永久保存。四、管理規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)防范（一）責(zé)任追究對(duì)未按規(guī)定及時(shí)歸檔、整理文件，導(dǎo)致文件遺失或損壞的，追究部門(mén)負(fù)責(zé)人及文件管理員責(zé)任；對(duì)擅自復(fù)制、外傳、銷毀文件或泄露文件內(nèi)容的，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、紀(jì)律處分，構(gòu)成違法的依法追究法律責(zé)任。（二）特殊情況處理文件形成部門(mén)撤銷或合并的，其文件由承接部門(mén)或行政部負(fù)責(zé)歸檔；領(lǐng)導(dǎo)人員調(diào)動(dòng)時(shí)，需辦理在辦文件及涉密文件交接手續(xù)，填寫(xiě)《文件交接清單》，由行政部監(jiān)督。（三）培訓(xùn)與監(jiān)督行政部每年組織1-2次文件歸檔與存儲(chǔ)培訓(xùn)，內(nèi)容包括制度要求、操作流程、保密知識(shí)等；行政部定期（每半年）對(duì)各部門(mén)文件管理情況進(jìn)行檢查，通報(bào)問(wèn)題并督促整改，檢查結(jié)果納入部門(mén)績(jī)效考核。五、附則本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行；原相關(guān)制度與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。附件清單《文件歸檔登記表》（紙質(zhì)文件）《電子文件歸檔登記表》《文件借閱申請(qǐng)表》《文件銷毀清冊(cè)》附件1：文件歸檔登記表（紙質(zhì)文件）歸檔日期文件名稱文號(hào)/編號(hào)形成部門(mén)形成日期頁(yè)數(shù)保管期限存放位置備注移交人接收人附件2：電子文件歸檔登記表歸檔日期文件名稱電子編號(hào)形成部門(mén)形成日期文件格式存儲(chǔ)路徑（服務(wù)器）存儲(chǔ)路徑（