客戶信息登記與維護(hù)記錄表使用指南一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具模板適用于各類企業(yè)、機(jī)構(gòu)開展客戶全生命周期管理場(chǎng)景，具體包括但不限于：新客戶拓展：銷售團(tuán)隊(duì)在首次接觸客戶時(shí)，系統(tǒng)化記錄客戶基礎(chǔ)信息、需求特征及合作意向，為后續(xù)跟進(jìn)提供依據(jù)；老客戶維護(hù)：客服或客戶成功團(tuán)隊(duì)定期梳理客戶信息，更新合作動(dòng)態(tài)、反饋意見及服務(wù)記錄，保障客戶關(guān)系持續(xù)深化；跨部門協(xié)作：市場(chǎng)、銷售、售后等部門通過統(tǒng)一表格共享客戶數(shù)據(jù)，避免信息孤島，提升協(xié)同效率；客戶分層運(yùn)營(yíng)：基于客戶等級(jí)、需求優(yōu)先級(jí)等維度，對(duì)客戶進(jìn)行分類管理，精準(zhǔn)匹配資源與服務(wù)。二、詳細(xì)操作流程步驟一：客戶信息收集與整理在登記客戶信息前，需通過多渠道收集基礎(chǔ)資料，保證信息全面性。收集渠道包括：客戶主動(dòng)提供的資料（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、聯(lián)系人名片、需求表單）；銷售溝通記錄（電話、面談、線上會(huì)議中獲取的關(guān)鍵信息）；第三方背調(diào)信息（如行業(yè)口碑、合作歷史，需符合隱私保護(hù)要求）。整理要點(diǎn)：對(duì)收集的信息進(jìn)行初步分類，區(qū)分“必填項(xiàng)”與“可選項(xiàng)”，避免遺漏核心字段（如客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等）。步驟二：填寫初始登記表根據(jù)收集的信息，完整填寫《客戶信息登記與維護(hù)記錄表》的“初始登記”部分，重點(diǎn)字段說明客戶基本信息：填寫客戶全稱（與企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致）、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼（企業(yè)客戶）或身份證號(hào)（個(gè)人客戶）、所屬行業(yè)（按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)行業(yè)分類填寫）、客戶等級(jí)（如VIP客戶、重點(diǎn)客戶、普通客戶、潛在客戶）；聯(lián)系人信息：至少記錄1-2名主要對(duì)接人，包括姓名、職位、辦公電話、手機(jī)號(hào)、郵箱（注意：郵箱可填寫模糊格式，如“**”，避免泄露真實(shí)域名）；需求與合作背景：簡(jiǎn)述客戶首次接觸的需求（如“采購(gòu)辦公設(shè)備”“尋求技術(shù)解決方案”）、合作意向階段（如“接洽中”“方案確認(rèn)中”）、預(yù)計(jì)合作周期；其他備注：記錄客戶特殊需求（如“需定制化開發(fā)”“對(duì)交付時(shí)間敏感”）、信息來源（如“展會(huì)對(duì)接”“客戶轉(zhuǎn)介紹”）等。填寫規(guī)范：文字描述簡(jiǎn)潔明了，避免口語(yǔ)化；日期格式統(tǒng)一為“YYYY-MM-DD”；客戶等級(jí)需結(jié)合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)明確劃分標(biāo)準(zhǔn)（如VIP客戶為年度合作金額≥50萬元）。步驟三：定期維護(hù)與信息更新客戶信息動(dòng)態(tài)變化，需建立維護(hù)機(jī)制保證數(shù)據(jù)時(shí)效性。維護(hù)周期根據(jù)客戶等級(jí)調(diào)整：VIP客戶：每月更新1次，內(nèi)容包括合作進(jìn)展、新增需求、滿意度反饋；重點(diǎn)客戶：每季度更新1次，重點(diǎn)關(guān)注合同續(xù)簽、服務(wù)變更等信息；普通/潛在客戶：每半年更新1次，主要跟蹤需求變化、聯(lián)系人變動(dòng)等。更新內(nèi)容：在表格“維護(hù)記錄”欄填寫維護(hù)時(shí)間、維護(hù)人員（如“*經(jīng)理”“客服”）、維護(hù)方式（如“電話溝通”“上門拜訪”）、更新信息（如“聯(lián)系人變更為女士”“新增采購(gòu)需求：產(chǎn)品”）、客戶反饋（如“對(duì)現(xiàn)有服務(wù)滿意，希望增加售后響應(yīng)速度”）。步驟四：變更與跟進(jìn)記錄當(dāng)客戶信息發(fā)生重大變更時(shí)（如企業(yè)名稱變更、聯(lián)系人離職、合作終止等），需在“變更記錄”欄單獨(dú)標(biāo)注，并同步更新初始登記信息。變更內(nèi)容包括：變更類型：如“企業(yè)名稱變更”“聯(lián)系人變更”“合作終止”；變更時(shí)間：信息生效的具體日期；變更詳情：原信息與變更后信息的對(duì)比（如“原聯(lián)系人：先生（銷售經(jīng)理）→現(xiàn)聯(lián)系人：女士（市場(chǎng)總監(jiān)）”）；跟進(jìn)措施：針對(duì)變更采取的行動(dòng)（如“與*女士重新確認(rèn)對(duì)接流程”“辦理合作終止手續(xù)并歸檔”）。歸檔要求：客戶終止合作后，表格需標(biāo)注“已歸檔”，并保存至少2年，便于后續(xù)查閱歷史合作數(shù)據(jù)。三、模板表格樣式及填寫說明客戶信息登記與維護(hù)記錄表基本信息內(nèi)容客戶全稱（企業(yè)客戶填寫營(yíng)業(yè)執(zhí)照全稱，個(gè)人客戶填寫姓名）統(tǒng)一社會(huì)信用代碼/身份證號(hào)（企業(yè)客戶填寫18位信用代碼，個(gè)人客戶填寫身份證號(hào)）所屬行業(yè)（如“制造業(yè)-計(jì)算機(jī)、通信和其他電子設(shè)備制造業(yè)”“服務(wù)業(yè)-軟件和信息技術(shù)服務(wù)業(yè)”）客戶等級(jí)□VIP客戶□重點(diǎn)客戶□普通客戶□潛在客戶客戶來源□展會(huì)□轉(zhuǎn)介紹□線上推廣□主動(dòng)拜訪□其他（請(qǐng)注明：_________）聯(lián)系人信息姓名（主要對(duì)接人姓名）職位（如“總經(jīng)理”“采購(gòu)經(jīng)理”“技術(shù)總監(jiān)”）辦公電話（固話，格式：區(qū)號(hào)-電話號(hào)碼）手機(jī)號(hào)（11位手機(jī)號(hào)，可部分隱藏，如“1385678”）郵箱（如“**”，避免真實(shí)域名）需求與合作背景初始需求（簡(jiǎn)述客戶首次提出的需求，如“采購(gòu)100臺(tái)辦公電腦，要求3個(gè)月內(nèi)交付”）合作意向階段□初步接洽□方案確認(rèn)□合同談判□合作中□合作終止預(yù)計(jì)合作金額/周期（如“年度合作金額30萬元，合作期1年”）維護(hù)記錄序號(hào)維護(hù)時(shí)間12024-03-1522024-06-20變更記錄序號(hào)變更時(shí)間12024-06-20備注（其他需說明的特殊事項(xiàng)，如“客戶對(duì)發(fā)票類型有特殊要求”“重大節(jié)日需發(fā)送祝福”）四、使用關(guān)鍵提示1.信息準(zhǔn)確性原則客戶基本信息（如名稱、信用代碼、聯(lián)系方式）需與官方資料一致，禁止憑記憶填寫；聯(lián)系人信息變更時(shí)，需在24小時(shí)內(nèi)更新表格，保證后續(xù)溝通順暢；需求與合作背景描述需客觀，避免夸大或虛構(gòu)客戶意向。2.數(shù)據(jù)保密要求表格涉及客戶敏感信息，僅限直接對(duì)接人員及授權(quán)部門查閱，嚴(yán)禁外傳；電子版表格需加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)版需存放在帶鎖文件柜中，定期檢查保密措施落實(shí)情況。3.更新頻率規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行定期維護(hù)周期，避免信息滯后導(dǎo)致客戶服務(wù)脫節(jié)；客戶等級(jí)調(diào)整時(shí)（如普通客戶升級(jí)為重點(diǎn)客戶），需重新評(píng)估并更新維護(hù)頻率。4.記錄完整性保障“維護(hù)記錄”和“變更記錄”需連續(xù)填寫，不得中斷或跳項(xiàng)；客戶終止合作后，需在備注欄說明終止