地方政策文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)一、總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范地方政策文件的歸檔與管理工作，確保政策文件的真實(shí)性、完整性、連續(xù)性和安全性，提高政策制定與執(zhí)行的效率和透明度，依據(jù)國(guó)家相關(guān)檔案管理法律法規(guī)及地方實(shí)際工作需要，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。1.2適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于地方各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體及其他依法具有行政管理職能的組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類政策文件的歸檔與管理工作。1.3基本原則政策文件歸檔與管理工作應(yīng)遵循以下原則：*統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理：實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制，明確各單位職責(zé)。*全程管理，及時(shí)歸檔：政策文件形成后應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔，確保管理的連續(xù)性。*真實(shí)準(zhǔn)確，完整規(guī)范：確保歸檔文件材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。*安全保密，便于利用：建立健全安全保密制度，在確保安全的前提下，為政策研究、執(zhí)行、監(jiān)督和公眾查詢提供便利。*依法管理，與時(shí)俱進(jìn)：遵循相關(guān)法律法規(guī)，適應(yīng)信息化發(fā)展要求，推動(dòng)政策文件管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。二、術(shù)語(yǔ)與定義2.1地方政策文件指地方各級(jí)單位在其職權(quán)范圍內(nèi)，為貫徹執(zhí)行國(guó)家法律法規(guī)、上級(jí)政策，解決本地區(qū)、本領(lǐng)域?qū)嶋H問(wèn)題而制定的，具有普遍約束力和一定時(shí)效性的規(guī)范性文件、決策性文件及相關(guān)配套材料。2.2歸檔指各單位在工作中形成的具有保存價(jià)值的政策文件材料，按照規(guī)定的程序和要求，定期向本單位檔案管理部門或指定人員移交，并由檔案管理部門進(jìn)行集中統(tǒng)一管理的過(guò)程。2.3檔案管理指對(duì)歸檔后的政策文件從接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用到銷毀（或永久保存）的全過(guò)程管理。三、歸檔范圍與職責(zé)分工3.1歸檔范圍政策文件歸檔范圍主要包括：*各類正式發(fā)布的規(guī)范性文件（如辦法、規(guī)定、細(xì)則、通知、意見(jiàn)等）的正本、定稿及重要修改稿。*政策制定過(guò)程中形成的調(diào)研材料、征求意見(jiàn)稿、會(huì)議紀(jì)要、審議記錄、專家論證意見(jiàn)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告等。*政策解讀材料、新聞發(fā)布會(huì)材料、政策執(zhí)行過(guò)程中的監(jiān)督檢查報(bào)告、評(píng)估報(bào)告等。*與政策文件相關(guān)的重要批示、函電、復(fù)函等。*其他對(duì)反映政策制定過(guò)程、理解政策內(nèi)容、評(píng)估政策效果具有查考價(jià)值的文件材料。3.2職責(zé)分工*形成單位/部門：負(fù)責(zé)本單位/部門形成的政策文件材料的收集、初步整理、鑒定其保存價(jià)值，并按規(guī)定時(shí)限向檔案管理部門移交。*檔案管理部門：負(fù)責(zé)對(duì)接收的政策文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理、分類、編號(hào)、著錄、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用，并指導(dǎo)和監(jiān)督各形成單位/部門的歸檔工作。*單位領(lǐng)導(dǎo)：對(duì)本單位政策文件歸檔與管理工作負(fù)總責(zé)，確保必要的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)施投入。四、文件材料的收集與整理4.1收集*及時(shí)性：政策文件材料應(yīng)在相關(guān)工作完成后及時(shí)收集，確保不遺漏、不丟失。*完整性：收集的文件材料應(yīng)齊全完整，包括文件的各個(gè)組成部分及相關(guān)附件。*準(zhǔn)確性：確保收集的文件材料為最終定稿或具有查考價(jià)值的有效版本。4.2整理*分類：按照政策文件的內(nèi)容性質(zhì)、形成年度、發(fā)布機(jī)構(gòu)等特征進(jìn)行分類?？蓞⒄諊?guó)家或地方檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況制定分類方案。*排列：同一類別的文件材料，可按形成時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。*編號(hào)：對(duì)整理好的文件材料，按照檔案管理規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，便于檢索和管理。*編目：填寫卷內(nèi)文件目錄或歸檔文件目錄，著錄文件的文號(hào)、標(biāo)題、形成日期、頁(yè)數(shù)、責(zé)任者等核心信息。*裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件材料，應(yīng)按照規(guī)范要求進(jìn)行裝訂，做到整齊、牢固，便于翻閱。五、歸檔5.1歸檔時(shí)限政策文件材料一般應(yīng)在相關(guān)政策發(fā)布或相關(guān)工作結(jié)束后的規(guī)定期限內(nèi)完成歸檔。具體時(shí)限由各單位根據(jù)實(shí)際情況確定，但最遲不應(yīng)超過(guò)次年的第一季度。5.2歸檔要求*歸檔的文件材料應(yīng)符合本標(biāo)準(zhǔn)第四章的整理要求。*歸檔時(shí)應(yīng)填寫《文件材料歸檔移交清單》，由移交部門和檔案管理部門雙方核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。*電子文件的歸檔應(yīng)符合國(guó)家關(guān)于電子文件歸檔的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。六、檔案管理6.1保管*庫(kù)房要求：檔案庫(kù)房應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防光、防塵等“九防”要求，配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備。*裝具：應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案。*電子檔案保管：建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和檢測(cè)，確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀。對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行規(guī)范管理，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。6.2利用*利用制度：建立健全檔案利用制度，明確利用范圍、審批程序和利用者的責(zé)任。*查閱手續(xù)：查閱政策檔案應(yīng)履行必要的登記和審批手續(xù)。查閱涉密檔案，須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。*利用方式：可提供原件查閱、復(fù)制件查閱、電子檔案查閱等方式。檔案原件原則上不外借，確需外借的，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，限期歸還。*保護(hù)檔案：嚴(yán)禁涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。6.3統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、利用、銷毀等情況進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.4鑒定與銷毀*定期鑒定：對(duì)于有保管期限的政策檔案，應(yīng)在保管期限屆滿前，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行價(jià)值鑒定。*銷毀程序：經(jīng)鑒定確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀，并做好銷毀記錄。嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案材料。七、電子文件歸檔與管理7.1電子文件的形成與積累政策文件的起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)盡量在符合安全規(guī)范的電子辦公系統(tǒng)中進(jìn)行，確保電子文件的全程可追溯。7.2電子文件的歸檔格式歸檔的電子文件應(yīng)采用通用、開(kāi)放、穩(wěn)定的文件格式，確保其長(zhǎng)期可讀性。同時(shí)，應(yīng)一并歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)。7.3電子檔案的管理*建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。*實(shí)施嚴(yán)格的權(quán)限管理和身份認(rèn)證，確保電子檔案的安全和保密。*定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并對(duì)備份介質(zhì)進(jìn)行妥善保管和定期檢測(cè)。*針對(duì)技術(shù)更新，及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換或遷移，防止信息丟失。八、安全保密8.1保密制度嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律法規(guī)，建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任。8.2涉密檔案管理涉密政策檔案的管理，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)涉密檔案管理的規(guī)定執(zhí)行，確保萬(wàn)無(wú)一失。8.3人員管理加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和接觸檔案人員的保密教育和紀(jì)律約束，簽訂保密承諾書。九、監(jiān)督與保障9.1監(jiān)督檢查各單位應(yīng)定期對(duì)本單位及所屬單位的政策文件歸檔與管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改。9.2人員保障配備具有專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心的檔案管理人員，并保持隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其專業(yè)能力。9.3經(jīng)費(fèi)與設(shè)施保障保障檔案管理工作所需經(jīng)費(fèi)，用于檔案庫(kù)房建設(shè)與維護(hù)、檔案裝具購(gòu)置、檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)、