企業(yè)合同審批與存檔規(guī)范模板一、規(guī)范適用范圍與應用價值本規(guī)范適用于企業(yè)對外簽訂的所有經(jīng)濟類合同，包括但不限于采購合同、服務合同、租賃合同、銷售合同、保密協(xié)議等，旨在通過標準化流程保證合同內(nèi)容的合法性、審批流程的合規(guī)性及存檔管理的系統(tǒng)性，有效防范法律風險、提升工作效率，并為后續(xù)合同履約、爭議解決及審計追溯提供依據(jù)。二、合同審批與存檔標準化操作流程（一）合同發(fā)起與材料準備發(fā)起申請：由業(yè)務部門（如采購部、銷售部、行政部等）根據(jù)合作需求，填寫《合同審批單》（模板見第三部分），注明合同名稱、對方單位基本信息、合同標的、金額、履行期限、核心條款等關(guān)鍵信息。材料附件準備：需同步提交以下材料：合同草案（需明確雙方權(quán)利義務、違約責任、爭議解決方式等核心條款，文本需完整、無涂改）；對方主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證件號碼明，若對方為特殊行業(yè)需提供相關(guān)資質(zhì)證書）；與合同相關(guān)的背景材料（如項目立項審批表、招投標結(jié)果、報價單、會議紀要等，用以證明合同簽訂的必要性和合理性）；其他需說明的特殊事項（如付款方式、驗收標準等）。（二）部門初審與業(yè)務合規(guī)性審核部門負責人審核：業(yè)務部門負責人對合同的必要性、業(yè)務可行性及部門預算匹配性進行審核，重點確認合同內(nèi)容是否符合部門業(yè)務目標、資源是否到位，并在《合同審批單》“部門意見”欄簽署意見（“同意”“修改后同意”或“不同意”），注明姓名及日期。交叉部門會簽（如需）：若合同涉及跨部門協(xié)作（如采購合同需財務部審核付款條款，銷售合同需市場部審核宣傳合規(guī)性），由相關(guān)部門在3個工作日內(nèi)完成會簽，明確意見并反饋至業(yè)務部門。（三）法務合規(guī)性審核法務審核：法務部（或指定法務人員）對合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性及潛在風險進行審核，重點關(guān)注：合同主體是否具備相應民事行為能力，是否存在法律限制或禁止情形；合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度；權(quán)利義務是否對等，違約責任是否明確、可執(zhí)行；爭議解決方式（如仲裁、訴訟管轄地）是否約定清晰。意見反饋：法務部需在5個工作日內(nèi)完成審核，對存在問題的條款提出修改建議，并在《合同審批單》“法務意見”欄簽署最終審核意見；對重大或復雜合同，可組織業(yè)務部門、財務部等召開聯(lián)合評審會。（四）領(lǐng)導審批與決策分級審批：根據(jù)合同金額、類型及重要性，確定審批權(quán)限（示例）：金額≤5萬元：由分管業(yè)務領(lǐng)導審批；5萬元＜金額≤50萬元：由總經(jīng)理審批；金額＞50萬元或重大戰(zhàn)略合同：提交總經(jīng)理辦公會或董事會集體審議。審批意見簽署：審批人需在《合同審批單》“領(lǐng)導審批”欄明確簽署意見（“同意”“否決”或“補充說明”），對“否決”的合同需簡要說明理由，業(yè)務部門據(jù)此調(diào)整后重新發(fā)起流程。（五）用印與簽訂管理用印申請：審批通過后，業(yè)務部門持《合同審批單》（原件）及最終版合同草案至行政部（或指定印章管理部門）申請加蓋企業(yè)公章或合同專用章，用印前需再次核對合同文本與審批內(nèi)容的一致性（如份數(shù)、編號、關(guān)鍵條款等）。合同簽訂：用印后，由授權(quán)代表（通常為法定代表人或其委托人）與對方簽訂合同，簽訂時需保證雙方簽字、蓋章齊全（若為自然人，需核對證件號碼件；若為單位，需加蓋法定代表人簽字章或公章），合同文本原則上需一式兩份以上，雙方各執(zhí)一份（或根據(jù)約定增加份數(shù)）。（六）合同存檔與信息管理材料歸集：簽訂完成后，業(yè)務部門需將以下材料整理齊全，移交至檔案管理部門（或綜合管理部）：《合同審批單》（原件）；合同正本（含附件，如補充協(xié)議、變更協(xié)議等）；對方主體資格證明材料復印件；與合同相關(guān)的背景材料、會簽記錄等。分類編號：檔案管理部門按“合同類型-年份-流水號”規(guī)則對合同進行編號（示例：“采-2024-001”），登記《合同臺賬》，記錄合同名稱、編號、對方單位、簽訂日期、金額、履行期限、存放位置等信息。存檔方式：紙質(zhì)存檔：合同正本裝入檔案袋，標注編號及關(guān)鍵詞，存放于專用檔案柜，防火、防潮、防蟲；電子存檔：將合同掃描件（含審批單、附件）加密存儲至企業(yè)指定服務器或云盤，與紙質(zhì)檔案同步建立索引，便于檢索（電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失）。保管期限：根據(jù)合同類型及法律法規(guī)要求確定保管期限（一般合同保管不少于10年，重大合同、涉及訴訟的合同需長期保存），保管期滿需銷毀的，需履行審批手續(xù)并記錄銷毀過程。三、合同審批單模板（示例）合同基本信息合同名稱合同編號（由檔案管理部門填寫）對方單位名稱對方統(tǒng)一社會信用代碼合同類型□采購□銷售□服務□租賃□保密□其他_________合同金額（大寫）合同金額（小寫）￥_________合同履行期限自_年_月_日至_年_月_日主要標的/服務內(nèi)容（簡要說明，可另附頁）付款方式□一次性□分期（說明節(jié)點：_________________）申請部門申請人*聯(lián)系方式提交日期____年_月_日附件清單□合同草案□對方資質(zhì)證明□背景材料□報價單□其他_________________審批流程部門負責人意見□同意□修改后同意□不同意（理由：_________________）簽字：*日期：____年_月_日交叉部門會簽意見（如需）財務部：____年_月_日市場部：_年_月____日法務部審核意見□同意□修改后同意（修改說明：_________________）簽字：*日期：____年_月_日分管領(lǐng)導審批意見□同意□否決（理由：_________________）簽字：*日期：____年_月_日總經(jīng)理審批意見（金額＞50萬元或重大合同需填寫）□同意□否決（理由：_________________）簽字：*日期：____年_月_日用印登記用印日期：____年_月_日用印人：*存檔備注檔案編號：_________存檔人：*四、關(guān)鍵操作要點與風險提示合同條款嚴謹性：禁止使用模糊表述（如“大概”“左右”），違約責任需量化（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”），爭議解決方式優(yōu)先約定由企業(yè)所在地法院管轄或仲裁機構(gòu)仲裁。審批時限控制：各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批（無特殊情況不超過5個工作日），緊急合同可啟動“綠色通道”，但需事后補全審批手續(xù)并注明原因。存檔完整性：合同正本及附件需齊全，不得缺頁、漏頁；電子掃描件需清晰完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，禁止僅存電子檔或僅存紙質(zhì)檔。保密義務：合同內(nèi)容涉及企業(yè)商業(yè)秘密（如核心技術(shù)、客戶信息）的，需在合同中明保證密條款，接觸合同文本的人員需簽署《保密承諾書》