2026年水果種植公司外部財務審計配合制度第一章總則第一條為規(guī)范公司外部財務審計配合工作，確保審計機構（如會計師事務所）順利開展財務審計，保障審計結果真實、準確反映公司財務狀況與經(jīng)營成果，同時維護公司合法權益，根據(jù)《中華人民共和國審計法》《中華人民共和國注冊會計師法》《企業(yè)財務會計報告條例》等相關法律法規(guī)，結合公司水果種植業(yè)務實際（如種植成本核算、農(nóng)產(chǎn)品銷售核算、農(nóng)業(yè)稅收優(yōu)惠應用等），制定本制度。第二條本制度適用于公司所有外部財務審計相關工作，包括年度財務報表審計、專項審計（如稅收優(yōu)惠審計、項目資金審計）等，財務部為審計配合工作主要負責部門，種植管理部、銷售部、采購部、倉儲物流部等相關部門需按要求提供審計所需資料與說明，全體員工需配合審計機構開展必要工作。第三條審計配合工作遵循“主動配合、真實準確、及時高效、保密合規(guī)”原則：積極對接審計機構，提供必要支持；確保提供的資料與說明真實反映實際情況，無虛假信息；按審計時限要求完成資料準備與反饋，不拖延；嚴格保密審計過程中涉及的公司財務數(shù)據(jù)、經(jīng)營信息，不向無關人員泄露。第二章審計前準備工作第四條審計對接與需求確認：財務部在收到審計機構的審計通知后，需在3個工作日內(nèi)指定專人（以下簡稱“審計對接人”）負責與審計機構對接，明確審計范圍（如2025年度財務報表、某專項項目資金）、審計時間安排（進場時間、現(xiàn)場審計時長、報告出具時間）、所需資料清單（如財務憑證、賬簿、合同、報表）、審計工作要求（如資料格式、說明方式）；審計對接人需將審計需求整理成《外部財務審計需求清單》，經(jīng)財務負責人審核后，發(fā)送至相關部門，明確各部門需配合的事項與時間節(jié)點。第五條資料收集與整理：財務部需牽頭組織資料收集，按審計機構提供的清單分類整理：（一）財務基礎資料：整理年度、季度、月度財務報表（資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表）、會計憑證（按月份或科目分類裝訂）、會計賬簿（總賬、明細賬、日記賬）、銀行對賬單與銀行存款余額調(diào)節(jié)表、納稅申報表與完稅憑證；（二）業(yè)務相關資料：種植管理部需提供農(nóng)產(chǎn)品種植面積、產(chǎn)量、成本核算數(shù)據(jù)（如化肥、農(nóng)藥用量及費用）、種植基地土地租賃合同；銷售部需提供銷售合同、銷售臺賬、出庫單、客戶回款記錄；采購部需提供采購合同、采購臺賬、入庫單、供應商付款記錄；倉儲物流部需提供庫存盤點表（含水果庫存、種植物資庫存）、物流運輸單據(jù)；（三）特殊事項資料：涉及稅收優(yōu)惠的，提供稅收優(yōu)惠備案資料、農(nóng)產(chǎn)品免稅證明；涉及固定資產(chǎn)（如農(nóng)機設備、廠房）的，提供采購合同、發(fā)票、折舊計算表；涉及外部合作項目的，提供項目合作協(xié)議、資金往來憑證；資料整理需確保完整、有序，紙質資料按類別裝訂，電子資料按文件夾分類存儲（標注資料名稱、所屬期間），并在資料清單上注明資料位置與獲取方式，便于審計機構查閱。第六條場地與人員準備：財務部需提前準備審計工作場地（如公司會議室、財務部專用區(qū)域），配備必要的辦公設施（桌椅、電腦、打印機、網(wǎng)絡），確保審計機構人員可正常開展工作；同時，明確各部門的審計配合人員（如種植管理部指定技術人員解釋成本核算，銷售部指定專員說明銷售流程），并告知審計對接人聯(lián)系方式，確保審計過程中可及時聯(lián)系到相關人員。第三章審計現(xiàn)場配合工作第七條資料提供與查閱配合：審計機構進場后，審計對接人需按審計需求，分階段向審計機構提供整理好的資料，提供時需辦理資料交接手續(xù)（雙方簽字確認《資料交接清單》，注明資料名稱、數(shù)量、提供時間、歸還時間）；審計機構需查閱紙質資料（如會計憑證、合同）時，審計對接人需陪同查閱，避免資料丟失或損壞，若需復印資料，需經(jīng)財務負責人同意后協(xié)助復印，并在復印件上注明“審計專用”；審計機構需查閱電子資料（如財務軟件數(shù)據(jù)、電子臺賬）時，審計對接人需協(xié)助登錄系統(tǒng)或提供電子文件，確保審計機構可正常獲取數(shù)據(jù)，同時監(jiān)督數(shù)據(jù)使用范圍，避免無關數(shù)據(jù)泄露。第八條業(yè)務解釋與說明：針對審計機構提出的疑問（如種植成本異常波動、銷售收入與發(fā)票金額差異、稅收優(yōu)惠應用依據(jù)），審計對接人需先自行核實，若屬于財務領域問題，需在1個工作日內(nèi)提供書面說明；若涉及其他部門業(yè)務（如種植成本核算方法、銷售政策調(diào)整），需及時聯(lián)系相關部門配合人員，要求其在2個工作日內(nèi)提供解釋說明（可采用書面或口頭方式，口頭說明需做好記錄并經(jīng)雙方確認）；解釋說明需真實、清晰，避免模糊表述，必要時提供佐證資料（如種植技術方案、銷售政策文件），確保審計機構理解業(yè)務實質。第九條現(xiàn)場核查配合：若審計機構需開展現(xiàn)場核查（如實地查看種植基地、倉庫庫存），審計對接人需協(xié)調(diào)相關部門配合：種植管理部需安排專人陪同審計人員前往種植基地，介紹基地種植品種、面積、產(chǎn)量核算方式，協(xié)助核實種植成本相關數(shù)據(jù)（如化肥使用量、農(nóng)機作業(yè)情況）；倉儲物流部需安排專人陪同審計人員前往倉庫，協(xié)助開展庫存盤點（如核對水果庫存數(shù)量、種植物資規(guī)格與數(shù)量），提供庫存管理臺賬與出入庫記錄，確保盤點結果準確；現(xiàn)場核查過程中，配合人員需及時解答審計人員疑問，提供必要的現(xiàn)場證據(jù)（如作物生長狀況照片、庫存標識）。第十條審計調(diào)整與溝通：審計機構提出財務調(diào)整建議（如賬務處理錯誤、成本費用分攤不合理）時，審計對接人需及時向財務負責人匯報，組織財務部人員核實調(diào)整建議的合理性，若確認需要調(diào)整，需在審計機構規(guī)定時限內(nèi)完成賬務調(diào)整，并將調(diào)整結果反饋給審計機構；若對調(diào)整建議有異議，需收集相關證據(jù)（如會計制度依據(jù)、業(yè)務實際情況說明），與審計機構溝通協(xié)商，說明異議理由，若協(xié)商無法達成一致，需上報公司管理層，由管理層決定是否接受調(diào)整建議；溝通過程需做好記錄（《審計調(diào)整溝通記錄》），注明溝通時間、內(nèi)容、雙方意見與結論，經(jīng)雙方簽字確認。第四章審計后期配合工作第十一條審計報告初稿反饋：審計機構出具審計報告初稿后，審計對接人需在收到報告后3個工作日內(nèi)，組織財務部人員審核報告內(nèi)容（如財務數(shù)據(jù)準確性、報表項目列報合理性、審計意見表述），同時征求相關部門意見（如涉及種植業(yè)務專項數(shù)據(jù)的，需種植管理部確認）；審核發(fā)現(xiàn)問題（如數(shù)據(jù)錯誤、表述不準確）的，需整理成《審計報告初稿反饋意見》，及時與審計機構溝通，要求其修改完善；審核無異議的，需將報告初稿報財務負責人、管理層審批，審批通過后反饋審計機構。第十二條審計資料歸還與歸檔：審計工作結束后，審計對接人需在1周內(nèi)與審計機構辦理資料歸還手續(xù)，核對《資料交接清單》，確保所有借出資料（尤其是紙質資料）全部收回，無丟失或損壞；收回的資料需按原分類整理歸檔，同時整理審計過程中形成的資料（如審計需求清單、資料交接清單、溝通記錄、審計調(diào)整記錄、最終審計報告），按“審計年度-審計類型”分類存放于財務部檔案柜，建立《外部財務審計檔案臺賬》，注明檔案名稱、存放位置、歸檔時間，便于后續(xù)查閱；審計檔案保存期限按國家相關規(guī)定執(zhí)行，至少保存10年，超過保存期限的需按規(guī)定程序銷毀，不得擅自丟棄。第十三條審計問題整改與總結：若審計報告指出公司存在財務問題（如賬務處理不規(guī)范、內(nèi)部控制缺陷），財務部需牽頭組織相關部門制定《審計問題整改方案》，明確整改責任人、整改措施、整改時限（一般不超過1個月），報管理層審批后執(zhí)行；整改完成后，需將整改結果形成《審計問題整改報告》，反饋給審計機構（如需），同時留存?zhèn)洳?；審計工作全部結束后，審計對接人需組織財務部人員總結本次審計配合工作的經(jīng)驗與不足（如資料準備是否及時、溝通是否順暢、問題處理是否高效），形成《外部財務審計配合工作總結》，報財務負責人，用于優(yōu)化后續(xù)審計配合工作流程。第五章審計保密與責任管理第十四條審計保密要求：所有參與審計配合的人員（包括財務部、其他部門配合人員）需嚴格保密審計過程中接觸的公司財務數(shù)據(jù)（如營收、利潤、成本）、經(jīng)營信息（如銷售政策、客戶信息、種植技術參數(shù)）、審計機構工作文件（如審計底稿、審計報告初稿），不得向無關人員（包括公司內(nèi)部非相關崗位人員、外部人員）泄露；審計資料（紙質與電子）需妥善保管，不得隨意擺放或傳遞，電子資料需設置訪問權限，避免未授權訪問；審計工作結束后，不得留存審計機構提供的工作文件或復制的公司資料（經(jīng)公司批準留存的除外），需按要求歸還或銷毀。第十五條責任分工與考核：（一）財務部：負責審計配合工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保資料準備及時、溝通順暢、問題處理高效，審計對接人對審計配合工作直接負責；（二）相關部門：按要求提供資料與解釋說明，配合現(xiàn)場核查，部門配合人員對提供資料的真實性、完整性負責；（三）考核管理：公司將審計配合工作納入部門與個人績效考核，對配合積極、資料提供及時準確、無保密違規(guī)的部門與個人，給予績效加分或表彰；對配合消極、資料提供延遲或虛假、泄露審計保