銷售合同管理工具模板：從起草到執(zhí)行全流程指南一、適用范圍與應(yīng)用場景本工具模板適用于企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)，針對銷售合同的全生命周期管理需求設(shè)計(jì)，覆蓋從客戶需求對接到合同履行完畢的各個(gè)環(huán)節(jié)。典型應(yīng)用場景包括：新客戶合作：銷售代表與潛在客戶達(dá)成初步合作意向后，需快速起草標(biāo)準(zhǔn)合同明確雙方權(quán)利義務(wù)；老客戶續(xù)簽：針對合作到期客戶，基于歷史合作數(shù)據(jù)修訂合同條款，保證條款與最新業(yè)務(wù)需求匹配；定制化項(xiàng)目：針對非標(biāo)產(chǎn)品或服務(wù)（如定制開發(fā)、大型設(shè)備銷售），需通過合同明確交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程及違約責(zé)任；跨部門協(xié)作：銷售、法務(wù)、財(cái)務(wù)、交付團(tuán)隊(duì)需通過標(biāo)準(zhǔn)化流程協(xié)同審核合同，避免條款遺漏或法律風(fēng)險(xiǎn)。二、合同全流程操作指引（一）需求發(fā)起：明確合作基礎(chǔ)操作目標(biāo)：收集客戶核心需求，形成合同起草的基礎(chǔ)信息，避免后續(xù)條款爭議。責(zé)任人：銷售代表操作步驟：需求調(diào)研：與客戶溝通確認(rèn)合作細(xì)節(jié)，包括產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等關(guān)鍵要素；內(nèi)部對齊：將客戶需求同步至法務(wù)、財(cái)務(wù)、交付部門，確認(rèn)條款可行性（如付款方式是否符合財(cái)務(wù)政策、交付周期是否匹配產(chǎn)能）；輸出《客戶需求確認(rèn)單》：模板見本文“核心工具表單模板”部分，經(jīng)客戶（或客戶對接人*）簽字確認(rèn)后，作為合同起草的依據(jù)。輸出物：《客戶需求確認(rèn)單》（客戶簽字版）（二）合同起草：構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化文本操作目標(biāo)：基于《客戶需求確認(rèn)單》，結(jié)合公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板，條款清晰、合規(guī)的合同草案。責(zé)任人：銷售代表（主導(dǎo)）、法務(wù)專員（支持）操作步驟：選擇模板：根據(jù)合作類型（如產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、框架協(xié)議）從公司合同管理系統(tǒng)中調(diào)取對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)模板；填寫核心條款：合同主體：填寫甲方（公司全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人）和乙方（客戶全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人或授權(quán)代表*）；標(biāo)的物信息：詳細(xì)描述產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價(jià)（含是否含稅）、總價(jià)（大寫和小寫）；履行條款：明確交付時(shí)間（具體日期或“收到預(yù)付款后X日內(nèi)”）、交付地點(diǎn)（如“甲方倉庫”“乙方指定工地”）、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)；付款條款：約定付款階段（如預(yù)付款30%、到貨款60%、質(zhì)保金10%）、付款賬戶（公司指定對公賬戶）、逾期違約金（如“每日萬分之五”）；質(zhì)量與驗(yàn)收：約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、雙方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)）、驗(yàn)收流程（如“到貨后X日內(nèi)驗(yàn)收，逾期視為合格”）、質(zhì)保期（如“12個(gè)月”）；違約責(zé)任：明確雙方違約情形及賠償標(biāo)準(zhǔn)（如“逾期交貨每日按合同總額X%支付違約金”“產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，乙方有權(quán)退貨并要求賠償損失”）；爭議解決：約定爭議解決方式（如“提交甲方所在地人民法院訴訟”）；附件補(bǔ)充：根據(jù)需求添加技術(shù)附件（如產(chǎn)品規(guī)格書）、圖紙、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等，保證附件與條款一致；內(nèi)部初審：銷售代表自查合同條款是否與《客戶需求確認(rèn)單》一致，金額、日期等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確。輸出物：《銷售合同（草案）》（含附件）（三）內(nèi)部審核：把控合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)操作目標(biāo)：通過多部門協(xié)同審核，保證合同條款合法合規(guī)、符合公司利益，規(guī)避履約風(fēng)險(xiǎn)。責(zé)任人：銷售代表（發(fā)起）、法務(wù)專員（法律審核）、財(cái)務(wù)專員（財(cái)務(wù)條款審核）、交付負(fù)責(zé)人（交付可行性審核）操作步驟：提交審核：銷售代表將《銷售合同（草案）》及《客戶需求確認(rèn)單》至合同管理系統(tǒng)，發(fā)起審核流程；分步審核：法務(wù)審核：重點(diǎn)審核合同主體資格（如客戶是否為合法存續(xù)企業(yè)）、條款合法性（如違約責(zé)任是否顯失公平）、爭議解決約定是否明確；財(cái)務(wù)審核：審核付款方式、賬期、發(fā)票類型是否符合公司財(cái)務(wù)制度，合同金額與預(yù)算是否匹配；交付審核：審核交付周期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程是否與產(chǎn)能匹配，是否存在履約障礙；意見反饋與修改：各審核部門在合同管理系統(tǒng)中填寫審核意見，銷售代表根據(jù)意見修改合同，修改后重新提交審核；終審確認(rèn)：所有部門審核通過后，銷售代表匯總審核意見，形成《合同審核記錄表》（模板見本文“核心工具表單模板”），報(bào)銷售經(jīng)理*最終確認(rèn)。輸出物：《銷售合同（審核稿）》《合同審核記錄表》（四）合同簽署：固化法律效力操作目標(biāo)：完成合同雙方簽署，保證合同正式生效，明確雙方權(quán)利義務(wù)。責(zé)任人：銷售代表（主導(dǎo)）、法務(wù)專員（支持）、行政專員（用印管理）操作步驟：文本定稿：銷售代表根據(jù)終審意見修改合同，確認(rèn)最終版本，打印一式X份（根據(jù)雙方需求確定，通常一式三份：甲方兩份、乙方一份）；用印申請：銷售代表提交《合同用印申請表》（需附《合同審核記錄表》），經(jīng)銷售經(jīng)理*審批后，交行政專員加蓋公司公章或合同章；客戶簽署：銷售代表將合同文本送達(dá)客戶，指導(dǎo)客戶填寫法定代表人/授權(quán)代表信息、簽署日期并加蓋公章；回收與歸檔：客戶簽署完成后，回收乙方簽章合同，核對簽章完整性（如公章清晰、簽字筆跡一致），1個(gè)工作日內(nèi)將原件提交行政部掃描存檔，同步更新合同管理系統(tǒng)狀態(tài)為“已簽署”。輸出物：《銷售合同（正本）》（雙方簽章版）（五）履行執(zhí)行：跟蹤交付與回款操作目標(biāo)：保證按合同約定履行交付義務(wù)，跟蹤回款進(jìn)度，及時(shí)處理履約異常。責(zé)任人：銷售代表（總協(xié)調(diào)）、交付團(tuán)隊(duì)（執(zhí)行）、財(cái)務(wù)專員（回款跟蹤）操作步驟：履約計(jì)劃制定：合同簽署后，銷售代表牽頭制定《合同履行計(jì)劃表》（模板見本文“核心工具表單模板”），明確各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如生產(chǎn)排期、物流安排、驗(yàn)收時(shí)間）；交付執(zhí)行：交付團(tuán)隊(duì)按計(jì)劃組織生產(chǎn)/備貨，提前3個(gè)工作日通知銷售代表及客戶確認(rèn)交付細(xì)節(jié)（如物流單號、交付時(shí)間）；驗(yàn)收與簽收：產(chǎn)品/服務(wù)送達(dá)后，銷售代表協(xié)助客戶按合同約定驗(yàn)收，客戶驗(yàn)收合格后簽署《驗(yàn)收確認(rèn)單》（模板見本文“核心工具表單模板”）；回款跟蹤：財(cái)務(wù)專員根據(jù)合同付款節(jié)點(diǎn)，提前5個(gè)工作日向客戶發(fā)送《付款提醒函》（模板可參考公司標(biāo)準(zhǔn)文本）；銷售代表同步跟進(jìn)客戶付款進(jìn)度，逾期未付的，協(xié)同財(cái)務(wù)部門催收并記錄原因；異常處理：如遇交付延遲、質(zhì)量爭議等異常，銷售代表需第一時(shí)間上報(bào)銷售經(jīng)理*，聯(lián)合法務(wù)、交付部門與客戶協(xié)商解決方案（如延期交付、賠償損失），并形成《履約異常處理記錄》。輸出物：《合同履行計(jì)劃表》《驗(yàn)收確認(rèn)單》《付款提醒函》《履約異常處理記錄》（六）變更管理：動態(tài)調(diào)整合同內(nèi)容操作目標(biāo)：規(guī)范合同變更流程，保證變更內(nèi)容合法、雙方確認(rèn)，避免后續(xù)糾紛。責(zé)任人：銷售代表（發(fā)起）、法務(wù)專員（審核）、客戶（確認(rèn)）操作步驟：變更申請：因客戶需求變化、政策調(diào)整等原因需變更合同時(shí)銷售代表填寫《合同變更申請表》（模板見本文“核心工具表單模板”），說明變更原因、變更內(nèi)容及影響（如金額調(diào)整、交付時(shí)間延遲）；內(nèi)部審核：參照“內(nèi)部審核”流程，法務(wù)、財(cái)務(wù)、交付部門審核變更條款的合規(guī)性與可行性；客戶確認(rèn)：審核通過后，銷售代表與客戶協(xié)商變更內(nèi)容，簽署《合同變更協(xié)議》（作為合同附件，需雙方簽章）；更新歸檔：將《合同變更協(xié)議》補(bǔ)充至合同檔案，更新合同管理系統(tǒng)中的合同條款及履行計(jì)劃。輸出物：《合同變更申請表》《合同變更協(xié)議》（雙方簽章版）（七）歸檔管理：留存完整履約憑證操作目標(biāo)：系統(tǒng)化歸檔合同及相關(guān)文件，保證后續(xù)查詢、審計(jì)、糾紛處理有據(jù)可依。責(zé)任人：行政專員（歸檔管理）、銷售代表（資料提交）操作步驟：資料收集：合同履行完畢（含質(zhì)保金到期）后30日內(nèi)，銷售代表收集以下資料并提交行政部：《銷售合同（正本）》（雙方簽章版）；《合同審核記錄表》《合同變更協(xié)議》（如有）；《客戶需求確認(rèn)單》《驗(yàn)收確認(rèn)單》《付款憑證》；《履約異常處理記錄》（如有）；分類歸檔：行政部按“客戶名稱+合同編號”分類整理，掃描電子版存入合同管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版裝入檔案盒并標(biāo)注索引；借閱管理：建立《合同借閱登記表》，內(nèi)部部門借閱需經(jīng)銷售經(jīng)理審批，外部借閱需經(jīng)法務(wù)部及總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱期限不超過7個(gè)工作日。輸出物：完整的合同檔案（電子+紙質(zhì)）、《合同借閱登記表》三、核心工具表單模板（一）客戶需求確認(rèn)單項(xiàng)目內(nèi)容客戶名稱客戶統(tǒng)一社會信用代碼客戶對接人及職務(wù)合作類型□產(chǎn)品銷售□服務(wù)提供□定制化項(xiàng)目□其他：產(chǎn)品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)數(shù)量單價(jià)（含稅/不含稅）總金額大寫：________________小寫：________________交付時(shí)間交付地點(diǎn)付款方式□預(yù)款_%到貨款_%質(zhì)保金_%□其他：_______________________質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收流程其他特殊要求客戶（簽字/蓋章）日期：____年_月_日銷售代表確認(rèn)日期：____年_月_日法務(wù)審核意見負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：____年_月_日（二）合同審核記錄表審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核意見處理結(jié)果（通過/修改后通過/不通過）審核日期初審銷售部*條款與客戶需求一致，金額準(zhǔn)確通過2023–法務(wù)審核法務(wù)部*第5.3條違約金比例建議調(diào)整為“每日萬分之三”，避免顯失公平修改后通過2023–財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部*付款方式符合公司財(cái)務(wù)政策，賬期合理通過2023–交付審核交付部*交付周期與當(dāng)前產(chǎn)能匹配，無履約障礙通過2023–銷售經(jīng)理銷售部*同意審核意見，按法務(wù)部門修改條款定稿通過2023–（三）合同履行計(jì)劃表合同編號客戶名稱履行階段計(jì)劃時(shí)間生產(chǎn)/備貨____年_月_日物流安排____年_月_日客戶簽收____年_月_日驗(yàn)收____年_月_日質(zhì)保金到期____年_月_日（四）驗(yàn)收確認(rèn)單合同編號產(chǎn)品/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量驗(yàn)收時(shí)間____年_月_日驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如：符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)、合同附件3技術(shù)參數(shù)）驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因說明：__________________________）客戶簽字日期：____年_月_日銷售代表日期：____年_月_日交付負(fù)責(zé)人日期：____年_月_日（五）合同變更申請表合同編號原合同簽訂日期____年_月_日變更原因□客戶需求調(diào)整□政策變化□不可抗力□其他：_______________________變更內(nèi)容（如：交付時(shí)間延遲至_年_月_日；合同金額調(diào)整為_元）對履約的影響（如：需調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，可能影響后續(xù)回款節(jié)點(diǎn)）客戶意見□同意□不同意（不同意原因：__________________________）法務(wù)審核意見負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：____年_月_日銷售經(jīng)理審批簽字：_________日期：____年_月_日備注（如：本變更協(xié)議作為原合同附件，具有同等法律效力）四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與操作提醒（一）法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)主體資格審查：簽約前務(wù)必核實(shí)客戶營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明，授權(quán)代表需提供《授權(quán)委托書》（模板可參考公司標(biāo)準(zhǔn)文本），避免因主體不適格導(dǎo)致合同無效；條款沖突：合同條款不得與公司《標(biāo)準(zhǔn)合同管理辦法》沖突，如違約金比例超過法定上限（通常為LPR的4倍），法務(wù)部門需及時(shí)提示調(diào)整；印章管理：嚴(yán)禁在空白合同、未審核合同上加蓋公章，合同簽署需保證“騎縫章”完整，避免單頁抽換。（二）信息準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)關(guān)鍵信息核對：合同中的金額、日期、賬戶信息等需經(jīng)雙人核對（如銷售代表與財(cái)務(wù)專員），避免因筆誤導(dǎo)致履約爭議；附件一致性：技術(shù)附件、圖紙等需與條款明確關(guān)聯(lián)（如“具體參數(shù)詳見附件1”），避免附件與矛盾。（三）流程節(jié)點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)超期處理：審核、簽署、履行等環(huán)節(jié)需在合同管理系統(tǒng)設(shè)置時(shí)限提醒（如審核不超過3個(gè)工作日），超期未完成的系統(tǒng)自動升級