企業(yè)日常合同管理流程規(guī)范及存檔模板一、適用范圍與核心價值本規(guī)范及模板適用于各類中小企業(yè)（涵蓋貿(mào)易、服務、制造、科技等行業(yè)）的合同全生命周期管理，旨在通過標準化流程明確各環(huán)節(jié)責任、降低法律風險、提升管理效率，保證合同從起草到歸檔的合規(guī)性與可追溯性。核心價值體現(xiàn)在：統(tǒng)一管理口徑、減少合同糾紛、優(yōu)化資源配置、保障企業(yè)合法權(quán)益。二、合同全生命周期管理流程合同管理需遵循“事前預防、事中控制、事后完善”原則，具體分為以下7個階段，各階段責任主體與操作要求（一）合同發(fā)起與起草責任主體：業(yè)務部門（如采購部、銷售部、項目部）操作步驟：需求確認：業(yè)務部門根據(jù)合作需求（如采購物料、提供服務、項目外包等），明確合同相對方、合作標的、核心條款（金額、履行期限、驗收標準等），填寫《合同立項申請表》（見模板1），經(jīng)部門負責人*經(jīng)理審批后啟動起草。模板選用：優(yōu)先使用企業(yè)標準化合同模板（如《采購合同模板》《銷售合同模板》），若需定制模板，需說明原因并提交法務部（或綜合管理部）審核。內(nèi)容起草：合同內(nèi)容需包含以下核心要素：雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人）；合作標的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)標準等）；權(quán)利義務（雙方責任、履行期限、地點、方式）；價格與支付方式（金額、幣種、支付條件、發(fā)票類型）；違約責任（違約情形、賠償計算方式、爭議解決條款）；其他約定（保密條款、知識產(chǎn)權(quán)、不可抗力等）。（二）內(nèi)部審批責任主體：業(yè)務部門、法務部（或綜合管理部）、財務部、分管領(lǐng)導審批流程（按合同金額分級）：小額合同（≤10萬元）：業(yè)務部門負責人→法務專員（審核條款）→財務專員（審核付款條件）→分管副總*總審批；大額合同（＞10萬元）：業(yè)務部門負責人→法務部（審核法律風險）→財務部（審核預算與資金安全）→分管副總→總經(jīng)理*董事長審批。審批要點：法務部重點審核條款合法性、公平性、權(quán)責對等性；財務部重點審核價格合理性、付款節(jié)奏與企業(yè)現(xiàn)金流匹配度。審批需在2個工作日內(nèi)完成，超時未反饋視為同意。（三）合同談判與修訂責任主體：業(yè)務部門、法務部、對方合作方操作步驟：談判準備：業(yè)務部門攜帶合同草案與對方對接，明確談判核心訴求（如價格調(diào)整、交付周期、違約金比例等），法務部提供法律支持。條款修訂：根據(jù)談判結(jié)果，由業(yè)務部門修訂合同文本，重大修訂（如金額變動、責任范圍調(diào)整）需重新履行內(nèi)部審批流程；一般修訂可由法務專員確認后更新版本，并標注修訂說明（如“V2.0版：第3條交付期限調(diào)整為30天”）。（四）正式簽署責任主體：法定代表人（或授權(quán)代表）、對方簽約人簽署規(guī)范：主體資格核查：簽署前需核對對方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明（或授權(quán)委托書），保證簽約人有權(quán)代表企業(yè)簽約（留存復印件加蓋公章）。簽署形式：紙質(zhì)合同：一式三份（甲乙雙方各執(zhí)一份，企業(yè)存檔一份），采用簽字+蓋章形式（公章或合同專用章，騎縫章）；電子合同：通過第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）簽署，保證簽署身份真實、內(nèi)容不可篡改（導出PDF版并同步紙質(zhì)存檔）。簽署時間：合同文本經(jīng)雙方確認無誤后簽署，嚴禁“先履行后簽署”或“空白合同蓋章”。（五）履行跟蹤責任主體：業(yè)務部門、財務部操作要求：臺賬登記：合同簽署后1個工作日內(nèi)，業(yè)務部門將合同信息錄入《合同臺賬總表》（見模板2），編號規(guī)則為“年份-部門簡稱-合同類型序號”（如“2023-采-001”）。進度監(jiān)控：業(yè)務部門按合同約定跟蹤履行情況（如交付進度、驗收節(jié)點、付款節(jié)點），每月填寫《合同履行跟蹤表》（見模板3），異常情況（如逾期交付、質(zhì)量爭議）需及時上報分管領(lǐng)導并啟動應對措施。付款管理：財務部根據(jù)合同約定的付款條件（如“驗收合格后7日內(nèi)支付”），審核業(yè)務部門提交的付款申請（附驗收單、發(fā)票等材料），確認無誤后安排付款，留存付款憑證。（六）變更與解除責任主體：業(yè)務部門、法務部、分管領(lǐng)導操作規(guī)范：變更流程：因不可抗力、政策調(diào)整或雙方協(xié)商需變更合同的，由業(yè)務部門提交《合同變更申請表》（見模板4），說明變更原因、內(nèi)容及影響，履行原審批流程后簽署《補充協(xié)議》，作為原合同附件。解除流程：符合約定解除條件（如一方違約、不可抗力導致無法履行）時，守約方需書面通知對方，收集違約證據(jù)（如逾期證明、驗收報告），經(jīng)法務部審核后簽署《合同解除協(xié)議》，明確責任劃分（如已付款項返還、損失賠償）。（七）歸檔管理責任主體：行政部（或檔案室）、業(yè)務部門歸檔要求：歸檔范圍：合同正本、審批文件（立項表、審批表）、談判記錄、補充協(xié)議、履行過程中的往來函件、驗收單、付款憑證等所有相關(guān)材料。歸檔時限：合同履行完畢或解除后10個工作日內(nèi)，業(yè)務部門將材料整理成冊，移交行政部歸檔。歸檔規(guī)范：紙質(zhì)材料：按合同編號順序裝訂，標注“合同檔案+編號”，檔案盒內(nèi)附《檔案目錄》；電子材料：掃描成PDF格式（分辨率≥300DPI），存儲至企業(yè)指定服務器或云盤，命名規(guī)則為“合同編號-合同名稱-簽署日期”。保管期限：一般合同保管期限為10年（自合同終止之日起），重大合同（如不動產(chǎn)買賣、長期合作）保管期限為20年，期滿經(jīng)審批后可銷毀。三、標準化模板工具包模板1：合同立項申請表申請部門申請日期合同類型（□采購□銷售□服務□其他）合作方名稱統(tǒng)一社會信用代碼合作標的□貨物□服務□工程□其他預計金額（元）履行期限自_年_月_日至_年__月__日付款方式核心需求說明（簡述合作目的、主要條款需求）附件清單（□合作方資質(zhì)□技術(shù)參數(shù)□報價單）部門負責人意見簽字：______日期：______法務部初審意見分管領(lǐng)導審批簽字：______日期：______模板2：合同臺賬總表合同編號合同名稱簽署日期合作方合同類型金額（元）履行期限履行狀態(tài)（□待履行□進行中□已完成□已解除）存檔位置（紙質(zhì)/電子）責任人2023-采-001辦公設備采購合同2023-01-15科技有限公司采購50,0002023-02-28前完成已完成紙質(zhì)：檔案柜-01-01；電子：服務器-采購合同…………模板3：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履行節(jié)點計劃完成時間實際完成時間責任人履行情況說明（□正常□異常，異常請注明原因）附件（□驗收單□函件□其他）2023-銷-002軟件開發(fā)服務合同需求確認2023-03-102023-03-12正常需求確認書……模板4：合同變更申請表合同編號原合同名稱變更原因（□協(xié)商變更□政策調(diào)整□不可抗力）變更內(nèi)容□標的□金額□履行期限□違約責任□其他：（簡述具體變更條款）對原合同影響（說明變更對雙方權(quán)利義務、成本、風險的影響）業(yè)務部門意見簽字：______日期：______法務部審核意見簽字：______日期：______分管領(lǐng)導審批簽字：______日期：______四、關(guān)鍵風險控制與操作提示主體資格風險：簽約前務必核查對方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明，避免與無民事行為能力或超越權(quán)限的主體簽約；涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療）需核查對方資質(zhì)許可證（留存復印件）。條款審核風險：禁止使用“模糊表述”（如“大概”“左右”），金額需同時包含大小寫；違約責任條款需明確違約情形、計算方式（如“按逾期金額每日萬分之五支付違約金”）；爭議解決優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院或仲裁機構(gòu)。審批權(quán)限風險：嚴禁越權(quán)審批（如小額合同未經(jīng)財務審核直接簽署），審批流程需在OA系統(tǒng)或紙質(zhì)文件中全程留痕，保證可追