工程管理檔案規(guī)定一、概述

工程管理檔案是工程項目從規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收及后期維護(hù)等全過程中形成的各類文件記錄的總稱。規(guī)范的檔案管理能夠確保工程資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，為工程項目的順利實施和后期運營提供重要依據(jù)。本規(guī)定旨在明確工程管理檔案的管理要求、流程及責(zé)任，確保檔案資料得到有效保護(hù)和利用。

二、檔案管理的基本要求

（一）檔案范圍

1.工程項目立項文件：包括項目建議書、可行性研究報告、批復(fù)文件等。

2.設(shè)計階段文件：包括方案設(shè)計、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計圖紙及說明、設(shè)計變更文件等。

3.施工階段文件：包括施工組織設(shè)計、專項施工方案、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、進(jìn)度款支付憑證等。

4.竣工階段文件：包括竣工驗收報告、竣工圖紙、質(zhì)量檢測報告、結(jié)算文件等。

5.運維階段文件：包括設(shè)備維護(hù)記錄、定期檢查報告、技術(shù)改造記錄等。

（二）檔案分類

1.按項目階段分類：分為前期文件、設(shè)計文件、施工文件、竣工文件、運維文件。

2.按文件性質(zhì)分類：分為技術(shù)文件、管理文件、財務(wù)文件、往來函件。

（三）檔案保管

1.檔案應(yīng)采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，確保每份文件唯一標(biāo)識。

2.檔案存儲環(huán)境應(yīng)滿足溫度（15-25℃）、濕度（40%-60%）要求，避免陽光直射和潮濕。

3.電子檔案應(yīng)定期備份，存儲設(shè)備應(yīng)定期檢查，確保數(shù)據(jù)安全。

三、檔案管理流程

（一）文件收集與整理

1.項目各階段責(zé)任單位應(yīng)及時收集相關(guān)文件，按類別歸檔。

2.文件整理應(yīng)遵循“一事一檔”原則，確保邏輯清晰、順序規(guī)范。

3.重復(fù)或無效文件應(yīng)及時剔除，多余版本應(yīng)標(biāo)注銷毀。

（二）文件審核與歸檔

1.檔案審核應(yīng)由項目技術(shù)負(fù)責(zé)人或檔案管理員進(jìn)行，確保內(nèi)容真實、完整。

2.歸檔文件應(yīng)附帶目錄清單，方便查閱。

3.檔案移交時應(yīng)雙方簽字確認(rèn)，并記錄移交時間及數(shù)量。

（三）檔案借閱與銷毀

1.檔案借閱需填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借出，并限期歸還。

2.檔案銷毀需經(jīng)項目主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并記錄銷毀時間、內(nèi)容和責(zé)任人。

四、責(zé)任與監(jiān)督

（一）責(zé)任分配

1.項目負(fù)責(zé)人為檔案管理第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

2.技術(shù)部門負(fù)責(zé)技術(shù)類文件的管理。

3.行政或檔案部門負(fù)責(zé)綜合類文件的管理。

（二）監(jiān)督機制

1.定期對檔案管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

2.建立檔案管理考核制度，將檔案工作納入項目評優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)。

五、附則

本規(guī)定適用于所有工程項目檔案管理，解釋權(quán)歸項目管理機構(gòu)所有。各項目可根據(jù)實際情況制定補充細(xì)則，但不得與本規(guī)定相抵觸。

一、概述

工程管理檔案是工程項目從規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收及后期維護(hù)等全過程中形成的各類文件記錄的總稱。規(guī)范的檔案管理能夠確保工程資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，為工程項目的順利實施和后期運營提供重要依據(jù)。本規(guī)定旨在明確工程管理檔案的管理要求、流程及責(zé)任，確保檔案資料得到有效保護(hù)和利用。建立并維護(hù)一套系統(tǒng)、完整、規(guī)范的工程管理檔案體系，是項目管理規(guī)范化、科學(xué)化的重要體現(xiàn)，也是確保工程質(zhì)量、控制項目成本、明確各方責(zé)任、方便后期查證和利用的基礎(chǔ)保障。有效的檔案管理有助于提升項目管理效率，降低潛在風(fēng)險，并為類似項目的實施提供寶貴的經(jīng)驗參考。

二、檔案管理的基本要求

（一）檔案范圍

1.工程項目立項文件：包括項目建議書、可行性研究報告（含各階段評估報告）、項目核準(zhǔn)或備案文件、選址意見書（若適用）、初步審查意見等，這些文件是項目得以啟動的法律依據(jù)和基礎(chǔ)背景材料。

2.設(shè)計階段文件：包括方案設(shè)計文件（含多方案比選、評審意見）、初步設(shè)計文件（含概算、主要設(shè)備材料清單、專業(yè)設(shè)計圖紙及說明）、施工圖設(shè)計文件（含設(shè)計說明、標(biāo)準(zhǔn)圖集引用、各專業(yè)圖紙、設(shè)計交底記錄、圖紙會審紀(jì)要、設(shè)計變更通知單（含電子版）等），這些文件是工程施工的直接依據(jù)。

3.施工階段文件：包括施工組織設(shè)計或施工方案（含專項方案，如深基坑、高支模、腳手架等）、施工進(jìn)度計劃及調(diào)整記錄、主要材料、構(gòu)配件、設(shè)備進(jìn)場檢驗報告及合格證明、試驗檢測報告（如混凝土、鋼材、防水材料等）、測量放線記錄、隱蔽工程驗收記錄、分部分項工程驗收記錄、工程變更單及現(xiàn)場簽證單（需有相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)）、進(jìn)度款支付申請與審批記錄、安全文明施工檢查記錄、質(zhì)量整改通知及復(fù)查記錄、施工日志等，這些文件記錄了工程實體形成過程的質(zhì)量和安全控制情況。

4.竣工驗收階段文件：包括竣工驗收申請報告、竣工驗收結(jié)論記錄、竣工圖紙（需加蓋竣工圖章）、工程質(zhì)量評估報告、主要材料設(shè)備進(jìn)場核驗資料匯總、工程結(jié)算報告及核對資料、各類功能性檢測報告（如防水、保溫、消防等）、移交清單及簽收記錄等，這些文件是項目最終完成并交付使用的證明。

5.運維階段文件：包括設(shè)備安裝調(diào)試記錄、系統(tǒng)運行維護(hù)日志、定期檢查與保養(yǎng)記錄、故障處理報告、技術(shù)改造或更新記錄、相關(guān)操作人員培訓(xùn)記錄等，這些文件對于保障設(shè)施設(shè)備的長期穩(wěn)定運行至關(guān)重要。

（二）檔案分類

1.按項目階段分類：此分類方法直觀反映了項目的時間線和邏輯順序。

前期文件：主要指立項階段產(chǎn)生的文件。

設(shè)計文件：涵蓋從方案到施工圖的所有設(shè)計相關(guān)文件。

施工文件：記錄施工準(zhǔn)備至竣工驗收前現(xiàn)場活動的所有文件。

竣工文件：集中體現(xiàn)項目最終完成狀態(tài)和驗收成果的文件。

運維文件：項目移交后進(jìn)入日常管理階段產(chǎn)生的文件。

2.按文件性質(zhì)分類：此分類有助于按管理職能或信息類型進(jìn)行歸檔和檢索。

技術(shù)文件：以圖紙、計算書、技術(shù)規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范引用等為主的專業(yè)性文件。

管理文件：涉及項目組織、協(xié)調(diào)、決策、監(jiān)督等方面的文件，如會議紀(jì)要、管理報告、責(zé)任書等。

財務(wù)文件：與項目成本、支付、結(jié)算相關(guān)的記錄，如預(yù)算書、付款憑證、發(fā)票、結(jié)算審核報告等（注意：僅限項目本身財務(wù)相關(guān)，不含個人薪酬等敏感信息）。

往來函件：與項目相關(guān)方（如業(yè)主、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、供應(yīng)商、分包商等）之間的正式溝通文件，如通知、批復(fù)、確認(rèn)函、往來郵件（需脫敏處理敏感個人信息后存檔）等。

（三）檔案保管

1.統(tǒng)一編號規(guī)則：建立全項目統(tǒng)一的檔案編號體系，通?？山Y(jié)合項目代號、類別代碼、序號、年份等信息組成。例如：“XM-DS-03-2023-005”，其中“XM”代表項目代號，“DS”代表設(shè)計文件，“03”代表專業(yè)或階段序號，“2023”代表年份，“005”代表該類別的第5份文件。編號應(yīng)清晰、唯一，方便計算機管理。

2.物理存儲環(huán)境：

檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、陰涼的庫房內(nèi)，避免陽光直射和紫外線照射。

環(huán)境溫度應(yīng)盡量控制在15℃至25℃的范圍內(nèi)。

空氣相對濕度應(yīng)保持在40%至60%之間，避免過高或過低導(dǎo)致紙張脆化或發(fā)霉。

庫房應(yīng)配備防火、防蟲、防鼠設(shè)施，并保持清潔。

重要或珍貴的檔案可考慮采用恒溫恒濕的保險箱或檔案庫進(jìn)行保管。

3.電子檔案管理：

所有應(yīng)歸檔的電子文件（如設(shè)計軟件原生文件、掃描件、電子審批單等）均需進(jìn)行歸檔，并建立對應(yīng)的電子目錄。

電子檔案應(yīng)存儲在可靠的服務(wù)器或存儲介質(zhì)上，并采用冗余備份策略，建議進(jìn)行“3-2-1”備份（即至少三份副本，存儲在兩種不同介質(zhì)上，其中一份異地存放）。

定期（如每月或每季度）對存儲設(shè)備和備份數(shù)據(jù)進(jìn)行完整性檢查和病毒掃描。

建立電子檔案的訪問權(quán)限控制機制，確保只有授權(quán)人員才能訪問和修改。

采用可靠的電子簽名或水印技術(shù)，以確認(rèn)電子文件的來源和完整性。

4.檔案載體要求：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)使用耐久性好的紙張（建議定量不低于80克/平方米），并避免使用有酸性的紙張或筆（如圓珠筆、復(fù)寫紙）書寫或繪制。掃描件應(yīng)保證圖像清晰，色彩真實，無扭曲變形。

三、檔案管理流程

（一）文件收集與整理

1.及時收集原則：各項目參與單位（如設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、業(yè)主方代表等）應(yīng)在各自工作完成后，立即將形成的文件整理完畢，并按照檔案管理要求及時移交至項目檔案管理部門或指定接口人。文件的形成和收集應(yīng)貫穿項目始終，避免積壓。

2.分類歸檔：檔案管理員或指定人員應(yīng)根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)（第二部分所述），對收集到的文件進(jìn)行初步分類。同一類別的文件應(yīng)集中存放，確保內(nèi)在聯(lián)系緊密的文件保持在一起。

3.系統(tǒng)性整理：在分類基礎(chǔ)上，對文件進(jìn)行系統(tǒng)化整理。同一案卷內(nèi)的文件應(yīng)按一定的順序排列，如按時間順序、按專業(yè)順序、按合同號順序等。排列應(yīng)整齊，便于翻閱。

4.文件鑒別與篩選：對于重復(fù)文件、無效文件（如被明確廢止的方案）、錯誤文件等，應(yīng)及時鑒別并按規(guī)定程序處理（如銷毀或歸檔備查）。確保歸檔文件的真實性、準(zhǔn)確性和有效性。

5.附件整理：對于帶有附件的文件（如會議紀(jì)要附?jīng)Q議、通知附回執(zhí)等），應(yīng)確保附件齊全，并與主文件一并整理歸檔。電子附件應(yīng)與主電子文件鏈接或存放在關(guān)聯(lián)文件夾中。

（二）文件審核與歸檔

1.內(nèi)容審核：檔案在正式歸檔前，需經(jīng)過審核環(huán)節(jié)。審核內(nèi)容主要包括：

文件內(nèi)容的完整性：是否包含所有必要信息，簽字蓋章是否齊全、規(guī)范。

文件格式的規(guī)范性：是否滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求（如圖紙幅面、簽字格式等）。

文件信息的準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)、文字、日期、簽字等是否無誤。

文件簽批的合規(guī)性：審批流程是否完整，責(zé)任人是否簽字。

審核應(yīng)由項目技術(shù)負(fù)責(zé)人、檔案管理員或雙方共同完成，必要時可邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。

2.編制目錄：審核通過后，需為每個案卷或每份重要文件編制詳細(xì)目錄。目錄應(yīng)包含檔號、文件標(biāo)題、責(zé)任單位、日期、頁數(shù)等關(guān)鍵信息。電子檔案目錄應(yīng)與電子文件一一對應(yīng)，并建立索引。

3.物理歸檔：將審核合格的紙質(zhì)文件按照目錄順序裝入符合檔案保護(hù)要求的檔案盒內(nèi)。檔案盒標(biāo)簽應(yīng)清晰注明檔號、文件標(biāo)題、所屬卷次等信息。裝訂應(yīng)牢固、平整，避免使用金屬釘?shù)瓤赡軗p害文件的裝訂物。

4.電子歸檔：將審核合格的電子文件及其元數(shù)據(jù)（如文件名、創(chuàng)建日期、作者、關(guān)鍵詞等）統(tǒng)一存儲在指定的服務(wù)器或存儲介質(zhì)中，并按照電子目錄進(jìn)行管理。確保電子文件格式兼容，并進(jìn)行有效性確認(rèn)（如通過軟件打開測試、文件校驗和等）。

5.歸檔登記：建立檔案登記簿，詳細(xì)記錄每份（或每卷）歸檔文件的檔號、文件標(biāo)題、責(zé)任單位、日期、移交人、接收人等信息。雙方簽字確認(rèn)后存檔。

（三）檔案借閱與銷毀

1.借閱管理：

申請與審批：任何單位或個人需要借閱工程檔案時，必須填寫《檔案借閱申請單》，寫明借閱目的、所需檔案范圍、數(shù)量及借閱時間。申請單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或項目主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后方可辦理借閱手續(xù)。

登記與交接：檔案管理員根據(jù)批準(zhǔn)的申請單，辦理借閱登記，記錄借閱人、檔號、文件標(biāo)題、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息。將檔案交給借閱人時，需雙方簽字確認(rèn)。

使用與歸還：借閱人應(yīng)妥善保管借閱檔案，不得涂改、抽換、損毀。因工作需要需復(fù)制檔案的，應(yīng)征得檔案管理員同意，并做好復(fù)制件的管理。借閱期滿或工作完成后，應(yīng)及時歸還檔案。

歸還檢查與登記：檔案管理員接收歸還檔案時，應(yīng)仔細(xì)檢查檔案是否完好無損。確認(rèn)無誤后，在借閱登記簿上注明歸還日期，并雙方簽字。如有損壞，需查明原因，視情況處理。

2.銷毀管理：

銷毀條件：對于保管期滿且無保存價值的檔案，或確認(rèn)無利用價值的檔案（如因技術(shù)更替不再需要的舊版圖紙），可按規(guī)定程序予以銷毀。涉及保密內(nèi)容的檔案，其銷毀需遵循更嚴(yán)格的保密規(guī)定。

審批程序：檔案銷毀必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。通常需要填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、檔號范圍、形成時間、原因等。申請表需經(jīng)項目主管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人等多級審批簽字。

銷毀實施：銷毀檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在監(jiān)督下進(jìn)行。紙質(zhì)檔案應(yīng)使用符合安全標(biāo)準(zhǔn)的碎紙機進(jìn)行銷毀，確保碎紙效果，避免信息泄露。電子檔案的銷毀應(yīng)通過徹底刪除或物理銷毀存儲介質(zhì)的方式進(jìn)行，并做好操作記錄。

記錄與備案：銷毀完成后，應(yīng)填寫《檔案銷毀記錄表》，詳細(xì)記錄銷毀時間、地點、方式、參與人員、銷毀檔案的詳細(xì)清單等信息。此記錄需由所有參與人員簽字，并歸檔保存。重要檔案的銷毀記錄可能需要報上級主管部門備案。

四、責(zé)任與監(jiān)督

（一）責(zé)任分配

1.項目負(fù)責(zé)人（或項目總負(fù)責(zé)人）：作為工程項目的第一責(zé)任人，對項目全過程的檔案管理工作負(fù)總責(zé)。負(fù)責(zé)組織制定項目檔案管理制度（或?qū)嵤┘?xì)則），協(xié)調(diào)解決檔案管理中的重大問題，確保檔案管理工作的順利開展和資源投入。

2.項目檔案管理部門（或檔案專員/管理員）：若項目規(guī)模較大或檔案管理需求復(fù)雜，可設(shè)立專門的檔案管理部門或崗位。其核心職責(zé)包括：貫徹執(zhí)行檔案管理相關(guān)法規(guī)和本規(guī)定；負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、咨詢、鑒定銷毀等日常管理工作；指導(dǎo)項目各參與單位的檔案工作；建立和管理檔案管理系統(tǒng)（物理或電子）；配合內(nèi)外部檔案檢查工作。

3.各參與單位（如設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等）：各單位內(nèi)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位在本項目產(chǎn)生的檔案管理工作，并指定接口人與項目檔案管理部門對接。其責(zé)任包括：按照項目要求及時、準(zhǔn)確、完整地收集、整理、歸檔本單位形成的項目文件；配合項目檔案管理部門的工作；確保本單位負(fù)責(zé)的檔案質(zhì)量符合要求。

4.項目各業(yè)務(wù)部門/專業(yè)負(fù)責(zé)人：對本部門或本專業(yè)形成的檔案資料的質(zhì)量和完整性負(fù)直接責(zé)任。應(yīng)確保文件內(nèi)容真實、規(guī)范，并按時移交給檔案管理部門或接口人。

（二）監(jiān)督機制

1.內(nèi)部檢查：項目檔案管理部門應(yīng)定期（如每半年或每年）對項目各參與單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查，或組織專項檢查。檢查內(nèi)容可包括：檔案收集的及時性、完整性；檔案整理的規(guī)范性；檔案保管條件的符合性；檔案借閱登記的規(guī)范性等。檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋并督促整改。

2.問題整改：對于檢查中發(fā)現(xiàn)的不符合規(guī)定的情況，檔案管理部門應(yīng)發(fā)出整改通知，明確整改要求、期限和責(zé)任人。被檢查單位應(yīng)按期完成整改，并反饋整改情況。檔案管理部門對整改結(jié)果進(jìn)行復(fù)查確認(rèn)。

3.績效考核（可選）：對于有條件的項目，可以將檔案管理工作納入相關(guān)單位和人員的績效考核體系。例如，可以將檔案提交的及時性、完整性、規(guī)范性作為評價設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位工作績效的指標(biāo)之一，以激勵各方重視檔案工作。

4.持續(xù)改進(jìn)：定期總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗和不足，結(jié)合項目實踐和外部先進(jìn)做法，對檔案管理制度和流程進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化和完善，不斷提升檔案管理水平。

五、附則

本規(guī)定旨在為工程項目的管理檔案工作提供一套系統(tǒng)性的指導(dǎo)框架，其核心目標(biāo)是確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，從而更好地服務(wù)于工程項目的全過程管理。本規(guī)定適用于所有遵循本標(biāo)準(zhǔn)的工程項目。各項目在實施過程中，可根據(jù)自身規(guī)模、特點和管理需求，在本規(guī)定的基礎(chǔ)上制定更具針對性的實施細(xì)則或補充要求，但不得與國家關(guān)于檔案管理的通用原則和保密要求相抵觸。本規(guī)定的解釋權(quán)歸項目檔案管理部門（或負(fù)責(zé)檔案管理的最高領(lǐng)導(dǎo)）所有。檔案管理部門應(yīng)定期向項目全體相關(guān)人員進(jìn)行本規(guī)定的宣貫和培訓(xùn)，確保各項要求得到有效理解和執(zhí)行。

一、概述

工程管理檔案是工程項目從規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收及后期維護(hù)等全過程中形成的各類文件記錄的總稱。規(guī)范的檔案管理能夠確保工程資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，為工程項目的順利實施和后期運營提供重要依據(jù)。本規(guī)定旨在明確工程管理檔案的管理要求、流程及責(zé)任，確保檔案資料得到有效保護(hù)和利用。

二、檔案管理的基本要求

（一）檔案范圍

1.工程項目立項文件：包括項目建議書、可行性研究報告、批復(fù)文件等。

2.設(shè)計階段文件：包括方案設(shè)計、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計圖紙及說明、設(shè)計變更文件等。

3.施工階段文件：包括施工組織設(shè)計、專項施工方案、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、進(jìn)度款支付憑證等。

4.竣工階段文件：包括竣工驗收報告、竣工圖紙、質(zhì)量檢測報告、結(jié)算文件等。

5.運維階段文件：包括設(shè)備維護(hù)記錄、定期檢查報告、技術(shù)改造記錄等。

（二）檔案分類

1.按項目階段分類：分為前期文件、設(shè)計文件、施工文件、竣工文件、運維文件。

2.按文件性質(zhì)分類：分為技術(shù)文件、管理文件、財務(wù)文件、往來函件。

（三）檔案保管

1.檔案應(yīng)采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，確保每份文件唯一標(biāo)識。

2.檔案存儲環(huán)境應(yīng)滿足溫度（15-25℃）、濕度（40%-60%）要求，避免陽光直射和潮濕。

3.電子檔案應(yīng)定期備份，存儲設(shè)備應(yīng)定期檢查，確保數(shù)據(jù)安全。

三、檔案管理流程

（一）文件收集與整理

1.項目各階段責(zé)任單位應(yīng)及時收集相關(guān)文件，按類別歸檔。

2.文件整理應(yīng)遵循“一事一檔”原則，確保邏輯清晰、順序規(guī)范。

3.重復(fù)或無效文件應(yīng)及時剔除，多余版本應(yīng)標(biāo)注銷毀。

（二）文件審核與歸檔

1.檔案審核應(yīng)由項目技術(shù)負(fù)責(zé)人或檔案管理員進(jìn)行，確保內(nèi)容真實、完整。

2.歸檔文件應(yīng)附帶目錄清單，方便查閱。

3.檔案移交時應(yīng)雙方簽字確認(rèn)，并記錄移交時間及數(shù)量。

（三）檔案借閱與銷毀

1.檔案借閱需填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借出，并限期歸還。

2.檔案銷毀需經(jīng)項目主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并記錄銷毀時間、內(nèi)容和責(zé)任人。

四、責(zé)任與監(jiān)督

（一）責(zé)任分配

1.項目負(fù)責(zé)人為檔案管理第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

2.技術(shù)部門負(fù)責(zé)技術(shù)類文件的管理。

3.行政或檔案部門負(fù)責(zé)綜合類文件的管理。

（二）監(jiān)督機制

1.定期對檔案管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

2.建立檔案管理考核制度，將檔案工作納入項目評優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)。

五、附則

本規(guī)定適用于所有工程項目檔案管理，解釋權(quán)歸項目管理機構(gòu)所有。各項目可根據(jù)實際情況制定補充細(xì)則，但不得與本規(guī)定相抵觸。

一、概述

工程管理檔案是工程項目從規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收及后期維護(hù)等全過程中形成的各類文件記錄的總稱。規(guī)范的檔案管理能夠確保工程資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，為工程項目的順利實施和后期運營提供重要依據(jù)。本規(guī)定旨在明確工程管理檔案的管理要求、流程及責(zé)任，確保檔案資料得到有效保護(hù)和利用。建立并維護(hù)一套系統(tǒng)、完整、規(guī)范的工程管理檔案體系，是項目管理規(guī)范化、科學(xué)化的重要體現(xiàn)，也是確保工程質(zhì)量、控制項目成本、明確各方責(zé)任、方便后期查證和利用的基礎(chǔ)保障。有效的檔案管理有助于提升項目管理效率，降低潛在風(fēng)險，并為類似項目的實施提供寶貴的經(jīng)驗參考。

二、檔案管理的基本要求

（一）檔案范圍

1.工程項目立項文件：包括項目建議書、可行性研究報告（含各階段評估報告）、項目核準(zhǔn)或備案文件、選址意見書（若適用）、初步審查意見等，這些文件是項目得以啟動的法律依據(jù)和基礎(chǔ)背景材料。

2.設(shè)計階段文件：包括方案設(shè)計文件（含多方案比選、評審意見）、初步設(shè)計文件（含概算、主要設(shè)備材料清單、專業(yè)設(shè)計圖紙及說明）、施工圖設(shè)計文件（含設(shè)計說明、標(biāo)準(zhǔn)圖集引用、各專業(yè)圖紙、設(shè)計交底記錄、圖紙會審紀(jì)要、設(shè)計變更通知單（含電子版）等），這些文件是工程施工的直接依據(jù)。

3.施工階段文件：包括施工組織設(shè)計或施工方案（含專項方案，如深基坑、高支模、腳手架等）、施工進(jìn)度計劃及調(diào)整記錄、主要材料、構(gòu)配件、設(shè)備進(jìn)場檢驗報告及合格證明、試驗檢測報告（如混凝土、鋼材、防水材料等）、測量放線記錄、隱蔽工程驗收記錄、分部分項工程驗收記錄、工程變更單及現(xiàn)場簽證單（需有相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)）、進(jìn)度款支付申請與審批記錄、安全文明施工檢查記錄、質(zhì)量整改通知及復(fù)查記錄、施工日志等，這些文件記錄了工程實體形成過程的質(zhì)量和安全控制情況。

4.竣工驗收階段文件：包括竣工驗收申請報告、竣工驗收結(jié)論記錄、竣工圖紙（需加蓋竣工圖章）、工程質(zhì)量評估報告、主要材料設(shè)備進(jìn)場核驗資料匯總、工程結(jié)算報告及核對資料、各類功能性檢測報告（如防水、保溫、消防等）、移交清單及簽收記錄等，這些文件是項目最終完成并交付使用的證明。

5.運維階段文件：包括設(shè)備安裝調(diào)試記錄、系統(tǒng)運行維護(hù)日志、定期檢查與保養(yǎng)記錄、故障處理報告、技術(shù)改造或更新記錄、相關(guān)操作人員培訓(xùn)記錄等，這些文件對于保障設(shè)施設(shè)備的長期穩(wěn)定運行至關(guān)重要。

（二）檔案分類

1.按項目階段分類：此分類方法直觀反映了項目的時間線和邏輯順序。

前期文件：主要指立項階段產(chǎn)生的文件。

設(shè)計文件：涵蓋從方案到施工圖的所有設(shè)計相關(guān)文件。

施工文件：記錄施工準(zhǔn)備至竣工驗收前現(xiàn)場活動的所有文件。

竣工文件：集中體現(xiàn)項目最終完成狀態(tài)和驗收成果的文件。

運維文件：項目移交后進(jìn)入日常管理階段產(chǎn)生的文件。

2.按文件性質(zhì)分類：此分類有助于按管理職能或信息類型進(jìn)行歸檔和檢索。

技術(shù)文件：以圖紙、計算書、技術(shù)規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范引用等為主的專業(yè)性文件。

管理文件：涉及項目組織、協(xié)調(diào)、決策、監(jiān)督等方面的文件，如會議紀(jì)要、管理報告、責(zé)任書等。

財務(wù)文件：與項目成本、支付、結(jié)算相關(guān)的記錄，如預(yù)算書、付款憑證、發(fā)票、結(jié)算審核報告等（注意：僅限項目本身財務(wù)相關(guān)，不含個人薪酬等敏感信息）。

往來函件：與項目相關(guān)方（如業(yè)主、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、供應(yīng)商、分包商等）之間的正式溝通文件，如通知、批復(fù)、確認(rèn)函、往來郵件（需脫敏處理敏感個人信息后存檔）等。

（三）檔案保管

1.統(tǒng)一編號規(guī)則：建立全項目統(tǒng)一的檔案編號體系，通?？山Y(jié)合項目代號、類別代碼、序號、年份等信息組成。例如：“XM-DS-03-2023-005”，其中“XM”代表項目代號，“DS”代表設(shè)計文件，“03”代表專業(yè)或階段序號，“2023”代表年份，“005”代表該類別的第5份文件。編號應(yīng)清晰、唯一，方便計算機管理。

2.物理存儲環(huán)境：

檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、陰涼的庫房內(nèi)，避免陽光直射和紫外線照射。

環(huán)境溫度應(yīng)盡量控制在15℃至25℃的范圍內(nèi)。

空氣相對濕度應(yīng)保持在40%至60%之間，避免過高或過低導(dǎo)致紙張脆化或發(fā)霉。

庫房應(yīng)配備防火、防蟲、防鼠設(shè)施，并保持清潔。

重要或珍貴的檔案可考慮采用恒溫恒濕的保險箱或檔案庫進(jìn)行保管。

3.電子檔案管理：

所有應(yīng)歸檔的電子文件（如設(shè)計軟件原生文件、掃描件、電子審批單等）均需進(jìn)行歸檔，并建立對應(yīng)的電子目錄。

電子檔案應(yīng)存儲在可靠的服務(wù)器或存儲介質(zhì)上，并采用冗余備份策略，建議進(jìn)行“3-2-1”備份（即至少三份副本，存儲在兩種不同介質(zhì)上，其中一份異地存放）。

定期（如每月或每季度）對存儲設(shè)備和備份數(shù)據(jù)進(jìn)行完整性檢查和病毒掃描。

建立電子檔案的訪問權(quán)限控制機制，確保只有授權(quán)人員才能訪問和修改。

采用可靠的電子簽名或水印技術(shù)，以確認(rèn)電子文件的來源和完整性。

4.檔案載體要求：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)使用耐久性好的紙張（建議定量不低于80克/平方米），并避免使用有酸性的紙張或筆（如圓珠筆、復(fù)寫紙）書寫或繪制。掃描件應(yīng)保證圖像清晰，色彩真實，無扭曲變形。

三、檔案管理流程

（一）文件收集與整理

1.及時收集原則：各項目參與單位（如設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、業(yè)主方代表等）應(yīng)在各自工作完成后，立即將形成的文件整理完畢，并按照檔案管理要求及時移交至項目檔案管理部門或指定接口人。文件的形成和收集應(yīng)貫穿項目始終，避免積壓。

2.分類歸檔：檔案管理員或指定人員應(yīng)根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)（第二部分所述），對收集到的文件進(jìn)行初步分類。同一類別的文件應(yīng)集中存放，確保內(nèi)在聯(lián)系緊密的文件保持在一起。

3.系統(tǒng)性整理：在分類基礎(chǔ)上，對文件進(jìn)行系統(tǒng)化整理。同一案卷內(nèi)的文件應(yīng)按一定的順序排列，如按時間順序、按專業(yè)順序、按合同號順序等。排列應(yīng)整齊，便于翻閱。

4.文件鑒別與篩選：對于重復(fù)文件、無效文件（如被明確廢止的方案）、錯誤文件等，應(yīng)及時鑒別并按規(guī)定程序處理（如銷毀或歸檔備查）。確保歸檔文件的真實性、準(zhǔn)確性和有效性。

5.附件整理：對于帶有附件的文件（如會議紀(jì)要附?jīng)Q議、通知附回執(zhí)等），應(yīng)確保附件齊全，并與主文件一并整理歸檔。電子附件應(yīng)與主電子文件鏈接或存放在關(guān)聯(lián)文件夾中。

（二）文件審核與歸檔

1.內(nèi)容審核：檔案在正式歸檔前，需經(jīng)過審核環(huán)節(jié)。審核內(nèi)容主要包括：

文件內(nèi)容的完整性：是否包含所有必要信息，簽字蓋章是否齊全、規(guī)范。

文件格式的規(guī)范性：是否滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求（如圖紙幅面、簽字格式等）。

文件信息的準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)、文字、日期、簽字等是否無誤。

文件簽批的合規(guī)性：審批流程是否完整，責(zé)任人是否簽字。

審核應(yīng)由項目技術(shù)負(fù)責(zé)人、檔案管理員或雙方共同完成，必要時可邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。

2.編制目錄：審核通過后，需為每個案卷或每份重要文件編制詳細(xì)目錄。目錄應(yīng)包含檔號、文件標(biāo)題、責(zé)任單位、日期、頁數(shù)等關(guān)鍵信息。電子檔案目錄應(yīng)與電子文件一一對應(yīng)，并建立索引。

3.物理歸檔：將審核合格的紙質(zhì)文件按照目錄順序裝入符合檔案保護(hù)要求的檔案盒內(nèi)。檔案盒標(biāo)簽應(yīng)清晰注明檔號、文件標(biāo)題、所屬卷次等信息。裝訂應(yīng)牢固、平整，避免使用金屬釘?shù)瓤赡軗p害文件的裝訂物。

4.電子歸檔：將審核合格的電子文件及其元數(shù)據(jù)（如文件名、創(chuàng)建日期、作者、關(guān)鍵詞等）統(tǒng)一存儲在指定的服務(wù)器或存儲介質(zhì)中，并按照電子目錄進(jìn)行管理。確保電子文件格式兼容，并進(jìn)行有效性確認(rèn)（如通過軟件打開測試、文件校驗和等）。

5.歸檔登記：建立檔案登記簿，詳細(xì)記錄每份（或每卷）歸檔文件的檔號、文件標(biāo)題、責(zé)任單位、日期、移交人、接收人等信息。雙方簽字確認(rèn)后存檔。

（三）檔案借閱與銷毀

1.借閱管理：

申請與審批：任何單位或個人需要借閱工程檔案時，必須填寫《檔案借閱申請單》，寫明借閱目的、所需檔案范圍、數(shù)量及借閱時間。申請單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或項目主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后方可辦理借閱手續(xù)。

登記與交接：檔案管理員根據(jù)批準(zhǔn)的申請單，辦理借閱登記，記錄借閱人、檔號、文件標(biāo)題、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息。將檔案交給借閱人時，需雙方簽字確認(rèn)。

使用與歸還：借閱人應(yīng)妥善保管借閱檔案，不得涂改、抽換、損毀。因工作需要需復(fù)制檔案的，應(yīng)征得檔案管理員同意，并做好復(fù)制件的管理。借閱期滿或工作完成后，應(yīng)及時歸還檔案。

歸還檢查與登記：檔案管理員接收歸還檔案時，應(yīng)仔細(xì)檢查檔案是否完好無損。確認(rèn)無誤后，在借閱登記簿上注明歸還日期，并雙方簽字。如有損壞，需查明原因，視情況處理。

2.銷毀管理：

銷毀條件：對于保管期滿且無保存價值的檔案，或確認(rèn)無利用價值的檔案（如因技術(shù)更替不再需要的舊版圖紙），可按規(guī)定程序予以銷毀。涉及保密內(nèi)容的檔案，其銷毀需遵循更嚴(yán)格的保密規(guī)定。

審批程序：檔案銷毀必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。通常需要填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、檔號范圍、形成時間、原因等。申請表需經(jīng)項目主管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人等多級審批簽字。

銷毀實施：銷毀檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在監(jiān)督下進(jìn)行。紙質(zhì)檔案應(yīng)使用符合安全標(biāo)準(zhǔn)的碎紙機進(jìn)行銷毀，確保碎紙效果，避免信息泄露。電子檔案的銷毀應(yīng)通過徹底刪除或物理銷毀存儲介質(zhì)的方式進(jìn)行，并做好操作記錄。

記錄與備案：銷毀完成后，應(yīng)填寫《檔案銷毀記錄表》，詳細(xì)記錄銷毀時間、地點、方式、參與人員、銷毀檔案的詳細(xì)清單等信息。此記