物料需求計劃與采購申請表通用工具指南一、適用場景：哪些情況下需要啟動物料需求計劃與采購申請？在企業(yè)生產(chǎn)運營中，物料需求計劃與采購申請表是連接生產(chǎn)計劃、庫存管理與采購執(zhí)行的核心工具。具體適用以下場景：生產(chǎn)計劃調(diào)整：因市場需求變化、訂單增量或生產(chǎn)排程調(diào)整，導(dǎo)致現(xiàn)有庫存無法滿足生產(chǎn)需求時，需通過此流程申請補充物料。新產(chǎn)品研發(fā)試產(chǎn)：新產(chǎn)品開發(fā)或試產(chǎn)階段，需采購研發(fā)所需的全新物料或?qū)Ｓ门浼０踩珟齑嫜a貨：當(dāng)物料庫存低于預(yù)設(shè)的安全庫存閾值（如常用原料的最低周轉(zhuǎn)量），需觸發(fā)采購申請以保障生產(chǎn)連續(xù)性。設(shè)備維修與技改：生產(chǎn)設(shè)備故障維修、技術(shù)改造項目需采購備品備件或升級物料時。臨時緊急需求：突發(fā)質(zhì)量問題返工、客戶訂單臨時加急等特殊情況下的緊急物料采購。二、操作流程：從需求發(fā)起到采購執(zhí)行的6步指南步驟1：需求發(fā)起——明確“為什么需要、需要什么”操作主體：生產(chǎn)計劃專員、研發(fā)項目負(fù)責(zé)人、設(shè)備管理員或需求部門負(fù)責(zé)人。操作內(nèi)容：根據(jù)生產(chǎn)排程、BOM清單（物料清單）、庫存報表或項目計劃，梳理所需物料的名稱、規(guī)格型號、單位、需求數(shù)量、需求日期等核心信息。填寫《物料需求計劃與采購申請表》的“基礎(chǔ)信息”和“物料信息”欄，注明需求原因（如“訂單生產(chǎn)需用”“設(shè)備M-001維修備件”）。關(guān)鍵動作：需求數(shù)量需結(jié)合“現(xiàn)有庫存+在途采購+已分配未出庫”數(shù)據(jù)計算，避免重復(fù)采購或過量采購。步驟2：部門初審——需求合理性與預(yù)算匹配度審核操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部經(jīng)理、研發(fā)部經(jīng)理）。操作內(nèi)容：審核需求的必要性：是否為生產(chǎn)/運營必需？數(shù)量是否與實際匹配？審核預(yù)算可行性：采購金額是否在部門年度/月度預(yù)算范圍內(nèi)？超預(yù)算需求是否已提前申請?zhí)嘏?？審核通過后簽字確認(rèn)，若不通過則退回需求部門修改。步驟3：計劃與庫存復(fù)核——優(yōu)化采購方案操作主體：計劃部（或PMC部）專員。操作內(nèi)容：調(diào)取ERP/WMS系統(tǒng)數(shù)據(jù)，核對“現(xiàn)有庫存可用量”“在途采購數(shù)量”“已申請未審批數(shù)量”，計算“凈需求量=需求數(shù)量-現(xiàn)有庫存-在途采購+安全庫存”。評估物料采購周期：若供應(yīng)商交貨周期長于需求日期，需提前發(fā)起采購或協(xié)調(diào)供應(yīng)商加急。審核后簽署意見，明確“建議采購數(shù)量”“建議到貨日期”，若存在替代物料（如不同規(guī)格但功能相同），需在備注中注明。步驟4：采購申請?zhí)峤弧桨l(fā)起采購流程操作主體：計劃部專員或需求部門對接人。操作內(nèi)容：將初審?fù)ㄟ^、計劃復(fù)核完成的《物料需求計劃與采購申請表》提交至采購部，同步附上相關(guān)支撐文件（如BOM清單、庫存報表、技術(shù)參數(shù)等）。若為緊急采購（如影響停產(chǎn)的物料），需在表中標(biāo)注“緊急”等級，并電話同步采購部負(fù)責(zé)人，保證優(yōu)先處理。步驟5：多級審批——按權(quán)限逐級審核操作主體：采購部、財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)（根據(jù)企業(yè)規(guī)模和采購金額設(shè)置審批層級）。審批權(quán)限示例（僅供參考，企業(yè)需根據(jù)自身規(guī)則調(diào)整）：常規(guī)采購（金額≤5萬元）：采購部經(jīng)理→財務(wù)部審核→分管副總審批；重大采購（金額＞5萬元）：采購部經(jīng)理→財務(wù)部→分管副總→總經(jīng)理審批。審核要點：采購部：審核物料信息是否完整、供應(yīng)商選擇是否符合公司規(guī)定（如是否在合格供應(yīng)商名錄內(nèi)）；財務(wù)部：審核預(yù)算充足性、付款方式是否符合財務(wù)制度；分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理：審核采購戰(zhàn)略一致性（如是否支持長期供應(yīng)商合作、成本控制目標(biāo)）。步驟6：執(zhí)行與跟蹤——采購落地與閉環(huán)管理操作主體：采購部專員、需求部門對接人。操作內(nèi)容：采購部審批通過后，根據(jù)“建議供應(yīng)商”或合格供應(yīng)商名錄，向供應(yīng)商下達采購訂單（PO），明確交貨日期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收要求等。需求部門可通過ERP系統(tǒng)跟蹤采購訂單狀態(tài)（如“已下單”“已發(fā)貨”“待驗收”），若到貨日期可能延遲，供應(yīng)商需提前24小時通知采購部，需求部門需同步調(diào)整生產(chǎn)計劃。物料到貨后，需求部門按《物料驗收規(guī)范》檢驗，合格后辦理入庫手續(xù)，采購專員更新庫存數(shù)據(jù)；若不合格，則啟動退貨流程，并協(xié)調(diào)供應(yīng)商補貨。三、模板參考：物料需求計劃與采購申請表（通用版）物料需求計劃與采購申請表基礎(chǔ)信息申請單號（系統(tǒng)自動，如CG-20241001-001）申請日期申請部門（如生產(chǎn)部/研發(fā)部/設(shè)備部）需求部門申請人*明聯(lián)系電話需求日期年月日緊急程度物料信息序號物料名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量建議供應(yīng)商（可選）預(yù)計單價（元）1螺絲M5×20mm個1000A五金廠0.502PCB板-2024-V2.0塊50B電子科技120.003（可根據(jù)實際數(shù)量增減）需求原因說明（請詳細(xì)描述，如“訂單（NO.20241001）生產(chǎn)需用”“設(shè)備維修備件”等）審批流程審批人審批意見簽字日期需求部門審核*華（部門經(jīng)理）□同意□退回修改年月日計劃部復(fù)核*強（計劃經(jīng)理）□同意□調(diào)整數(shù)量年月日采購部審核*麗（采購經(jīng)理）□同意□選擇其他供應(yīng)商年月日財務(wù)部審核*磊（財務(wù)總監(jiān)）□同意□預(yù)算不足年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批*總（副總）□同意□否決年月日附件清單（如BOM清單、庫存報表、技術(shù)圖紙等，請注明名稱）1.產(chǎn)品BOM清單2.10月庫存盤點表備注（如特殊質(zhì)量要求、交貨地點、其他說明等）四、關(guān)鍵提醒：使用過程中需重點關(guān)注的問題數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性是前提：物料名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量等信息需與BOM清單、生產(chǎn)計劃完全一致，避免因“一字之差”導(dǎo)致采購錯誤（如“φ10mm”誤寫為“φ10cm”），造成浪費或生產(chǎn)停滯。庫存動態(tài)更新不可忽視：需求發(fā)起前務(wù)必確認(rèn)實時庫存（需扣除已分配但未出庫的物料），可通過ERP系統(tǒng)查詢“可用庫存”字段，避免重復(fù)采購或庫存積壓。緊急采購需規(guī)范流程：特急物料需在申請表中標(biāo)注“特急”，并同步郵件+電話通知采購部，同時說明緊急原因（如“若24小時內(nèi)未到貨，產(chǎn)線將停產(chǎn)”），以便采購部優(yōu)先協(xié)調(diào)；緊急采購仍需完成審批流程，可“先執(zhí)行后補簽”僅限極端情況（如設(shè)備突發(fā)故障需立即維修），且事后2個工作日內(nèi)需補齊審批手續(xù)。審批層級需明確：企業(yè)應(yīng)提前制定《采購審批權(quán)限表》，明確不同金額、物料的審批責(zé)任人，避免“越級審批”或“審批遺漏”；對于長期合作的戰(zhàn)略物料，可簡化審批流程，提高效率。變更管理要及時：若需求部門需取消、減少或延遲采購申請，需在物料到貨前3個工作日書面通知采