采購(gòu)需求審批與供應(yīng)商管理工具模板一、模板適用范圍與核心目標(biāo)本模板適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)型、服務(wù)型、貿(mào)易型企業(yè)）的日常采購(gòu)活動(dòng)管理，聚焦采購(gòu)需求審批全流程規(guī)范與供應(yīng)商全生命周期管理。核心目標(biāo)包括：明確采購(gòu)需求發(fā)起、審核、執(zhí)行的權(quán)責(zé)邊界；建立供應(yīng)商準(zhǔn)入、評(píng)估、淘汰的標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)制；提升采購(gòu)效率，降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化采購(gòu)成本，保證采購(gòu)活動(dòng)與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)一致。二、采購(gòu)需求審批操作流程采購(gòu)需求審批需遵循“需求合理、預(yù)算可控、流程規(guī)范”原則，具體操作步驟步驟1：采購(gòu)需求發(fā)起操作主體：需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、行政部、市場(chǎng)部等）需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)物料補(bǔ)充、辦公用品采購(gòu)、項(xiàng)目服務(wù)等），填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)模板表格1），明確以下信息：①需求名稱（如“2024年Q3生產(chǎn)部A物料采購(gòu)”）；②需求明細(xì)（品名、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)）；③需求背景與緊急程度（如“生產(chǎn)計(jì)劃急需，常規(guī)采購(gòu)”或“新項(xiàng)目啟動(dòng)，需定制化采購(gòu)”）；④預(yù)算來(lái)源（如“年度預(yù)算-生產(chǎn)物料費(fèi)”“專項(xiàng)預(yù)算-研發(fā)項(xiàng)目”）；⑤期望交付時(shí)間。需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（如*經(jīng)理）對(duì)需求的必要性、合理性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。步驟2：采購(gòu)部需求復(fù)核操作主體：采購(gòu)部專員采購(gòu)部收到需求后，1個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核，重點(diǎn)審核：①需求明細(xì)是否清晰（規(guī)格、參數(shù)是否明確，避免模糊描述）；②預(yù)估總價(jià)是否符合市場(chǎng)公允價(jià)（可通過(guò)歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、詢價(jià)初步判斷）；③預(yù)算來(lái)源是否合規(guī)（是否在部門(mén)預(yù)算范圍內(nèi)，有無(wú)超預(yù)算情況）；④緊急需求是否合理（避免“緊急”為名規(guī)避正常流程）。復(fù)核通過(guò)：進(jìn)入下一步審批流程；復(fù)核不通過(guò)：退回需求部門(mén)補(bǔ)充說(shuō)明或調(diào)整需求，注明退回原因（如“規(guī)格不明確，需補(bǔ)充技術(shù)參數(shù)”“預(yù)估價(jià)偏離市場(chǎng)，需重新詢價(jià)”）。步驟3：財(cái)務(wù)部預(yù)算與價(jià)格審核操作主體：財(cái)務(wù)部專員財(cái)務(wù)部在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)確認(rèn)：①預(yù)算額度是否充足（需求總價(jià)是否≤剩余可用預(yù)算）；②價(jià)格構(gòu)成是否合理（物料/服務(wù)成本是否與預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)匹配，大額采購(gòu)需提供至少3家供應(yīng)商初步報(bào)價(jià)對(duì)比）；③付款方式是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度（如“預(yù)付款比例≤30%”“賬期≤60天”）。審核通過(guò)：簽署意見(jiàn)后轉(zhuǎn)交對(duì)應(yīng)層級(jí)管理層；審核不通過(guò)：說(shuō)明原因（如“預(yù)算不足，需申請(qǐng)追加預(yù)算”“價(jià)格虛高，需重新議價(jià)”），反饋至需求部門(mén)或采購(gòu)部。步驟4：管理層審批（分級(jí)授權(quán)）操作主體：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（示例）采購(gòu)金額（人民幣）審批層級(jí)≤5,000元部門(mén)經(jīng)理（如*經(jīng)理）5,001-50,000元分管副總（如*副總）＞50,000元總經(jīng)理（如*總經(jīng)理）管理層根據(jù)需求重要性、預(yù)算合理性、戰(zhàn)略匹配度進(jìn)行審批，重點(diǎn)關(guān)注：①大額/關(guān)鍵采購(gòu)是否對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)有重大影響；②是否存在更優(yōu)替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃等）；③供應(yīng)商選擇是否符合企業(yè)供應(yīng)商管理政策。審批通過(guò)：在《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》簽字確認(rèn)，采購(gòu)部啟動(dòng)采購(gòu)執(zhí)行；審批不通過(guò)：注明原因（如“非必要采購(gòu)，暫緩執(zhí)行”“需提供供應(yīng)商資質(zhì)證明”），流程終止。步驟5：審批結(jié)果反饋與執(zhí)行操作主體：采購(gòu)部采購(gòu)部在收到最終審批結(jié)果后1個(gè)工作日內(nèi)，將結(jié)果反饋至需求部門(mén)（通過(guò)OA系統(tǒng)、郵件或書(shū)面通知）；審批通過(guò)的，采購(gòu)部根據(jù)需求性質(zhì)（如標(biāo)準(zhǔn)品/非標(biāo)品）選擇采購(gòu)方式（招標(biāo)、詢價(jià)、單一來(lái)源等），同步在《供應(yīng)商管理臺(tái)賬》中記錄采購(gòu)需求關(guān)聯(lián)信息；需求部門(mén)需配合采購(gòu)部完成后續(xù)對(duì)接（如提供技術(shù)參數(shù)、參與供應(yīng)商考察等）。三、供應(yīng)商管理操作規(guī)范供應(yīng)商管理遵循“準(zhǔn)入從嚴(yán)、評(píng)估從實(shí)、動(dòng)態(tài)調(diào)整”原則，涵蓋準(zhǔn)入、評(píng)估、維護(hù)三大環(huán)節(jié)：（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入管理適用場(chǎng)景：新增供應(yīng)商合作、首次合作供應(yīng)商資質(zhì)審核。操作流程：供應(yīng)商申請(qǐng)：潛在供應(yīng)商提交《供應(yīng)商申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)模板表格2），附以下資質(zhì)文件（復(fù)印件加蓋公章）：①營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一）；②特殊行業(yè)資質(zhì)（如食品行業(yè)需《食品生產(chǎn)許可證》，建筑行業(yè)需《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書(shū)》）；③產(chǎn)品/服務(wù)認(rèn)證（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、環(huán)境認(rèn)證等）；④過(guò)往合作案例（合同關(guān)鍵頁(yè)、客戶評(píng)價(jià)等）。資質(zhì)初審：采購(gòu)部在3個(gè)工作日內(nèi)審核資質(zhì)文件完整性、有效性，排除以下情況：①資質(zhì)過(guò)期或未年檢；②與本企業(yè)業(yè)務(wù)范圍不符；③存在嚴(yán)重失信記錄（如被列入經(jīng)營(yíng)異常名錄、嚴(yán)重違法失信企業(yè)名單）?，F(xiàn)場(chǎng)考察（非必需，關(guān)鍵供應(yīng)商/大額采購(gòu)必做）：考察小組由采購(gòu)部、需求部、質(zhì)量部人員組成（如經(jīng)理、主管、*工程師），重點(diǎn)考察：①生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所規(guī)模、設(shè)備能力；②質(zhì)量管控體系（如檢驗(yàn)流程、不合格品處理機(jī)制）；③交付能力（產(chǎn)能、庫(kù)存、物流合作方）；④售后服務(wù)團(tuán)隊(duì)與響應(yīng)機(jī)制。形成《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告》，明確“推薦合作”“有條件推薦”“不推薦”結(jié)論。評(píng)審會(huì)議：采購(gòu)部組織跨部門(mén)評(píng)審會(huì)（參與部門(mén)：采購(gòu)、需求、財(cái)務(wù)、質(zhì)量、法務(wù)），結(jié)合資質(zhì)初審、現(xiàn)場(chǎng)考察結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分（評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)參考模板表格3），確定是否納入《合格供應(yīng)商名錄》。準(zhǔn)入決策：評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，正式納入供應(yīng)商管理；評(píng)審不通過(guò)，書(shū)面告知供應(yīng)商原因（如“產(chǎn)能不足，無(wú)法滿足交付需求”“質(zhì)量管控不達(dá)標(biāo)”），申請(qǐng)資料存檔備查。（二）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估適用場(chǎng)景：定期對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行考核，評(píng)估其履約能力。操作流程：評(píng)估周期：月度/季度評(píng)估：適用于頻繁采購(gòu)的物料/服務(wù)（如辦公用品、原材料）；年度評(píng)估：適用于所有合作供應(yīng)商，結(jié)合月度/季度結(jié)果綜合評(píng)定。評(píng)估指標(biāo)與權(quán)重（示例）：評(píng)估維度權(quán)重評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)（示例）質(zhì)量達(dá)標(biāo)率30%驗(yàn)收合格批次/總批次×100%，目標(biāo)≥98%交期準(zhǔn)時(shí)率25%按時(shí)交付批次/總批次×100%，目標(biāo)≥95%價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力20%同類產(chǎn)品平均價(jià)格/該供應(yīng)商價(jià)格×100%，目標(biāo)≤105%服務(wù)響應(yīng)速度15%問(wèn)題解決時(shí)長(zhǎng)（如≤24小時(shí)為優(yōu)，48小時(shí)為良）配合度10%溝通順暢度、需求變更配合情況（如評(píng)分1-5分）評(píng)估實(shí)施：采購(gòu)部收集各維度數(shù)據(jù)（質(zhì)量部提供質(zhì)量達(dá)標(biāo)率，需求部提供交期準(zhǔn)時(shí)率，財(cái)務(wù)部提供價(jià)格數(shù)據(jù)）；填寫(xiě)《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表》（詳見(jiàn)模板表格4），計(jì)算綜合得分；根據(jù)得分劃分等級(jí)：優(yōu)秀（≥90分）、合格（70-89分）、待改進(jìn)（60-69分）、不合格（＜60分）。結(jié)果應(yīng)用：優(yōu)秀供應(yīng)商：增加訂單份額、優(yōu)先參與新項(xiàng)目采購(gòu)、頒發(fā)“年度優(yōu)秀供應(yīng)商”證書(shū)；合格供應(yīng)商：維持現(xiàn)有合作；待改進(jìn)供應(yīng)商：發(fā)出《改進(jìn)通知書(shū)》，要求30日內(nèi)提交整改報(bào)告，跟蹤整改效果；不合格供應(yīng)商：?jiǎn)?dòng)淘汰流程，終止合作，納入“供應(yīng)商黑名單”。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)維護(hù)適用場(chǎng)景：供應(yīng)商信息變更、合作終止、檔案管理。操作流程：信息更新：供應(yīng)商發(fā)生以下變更時(shí)，需在5個(gè)工作日內(nèi)書(shū)面通知采購(gòu)部，并提供證明材料：名稱、地址、聯(lián)系方式變更；資質(zhì)升級(jí)/到期（如ISO認(rèn)證換證）；股權(quán)結(jié)構(gòu)、法定代表人變更；重大經(jīng)營(yíng)變動(dòng)（如破產(chǎn)、并購(gòu)）。采購(gòu)部核實(shí)后更新《供應(yīng)商基本信息表》，保證信息準(zhǔn)確。合作終止：正常終止：合作期滿雙方無(wú)續(xù)約意愿，提前30日書(shū)面通知；強(qiáng)制終止：供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況，立即終止合作并追責(zé)：①提供假冒偽劣產(chǎn)品，造成企業(yè)損失；②多次延遲交期或質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，經(jīng)整改無(wú)效；③違反法律法規(guī)（如商業(yè)賄賂、欺詐）；④破產(chǎn)、倒閉或喪失履約能力。檔案管理：采購(gòu)部建立供應(yīng)商電子檔案與紙質(zhì)檔案，分類歸檔以下資料：①準(zhǔn)入階段：申請(qǐng)表、資質(zhì)文件、考察報(bào)告、評(píng)審記錄；②合作階段：合同、訂單、交付記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證；③評(píng)估階段：績(jī)效評(píng)估表、改進(jìn)通知書(shū)、終止合作通知。檔案保存期限：合作供應(yīng)商≥5年，終止合作供應(yīng)商≥3年。四、核心模板表格設(shè)計(jì)模板表格1：采購(gòu)需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期需求名稱需求編號(hào)（自動(dòng)）需求明細(xì)序號(hào)品名規(guī)格型號(hào)12需求背景說(shuō)明（如：生產(chǎn)計(jì)劃急需、新項(xiàng)目啟動(dòng)等，需詳細(xì)說(shuō)明原因）預(yù)算來(lái)源預(yù)算科目期望交付時(shí)間年月日審批意見(jiàn)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人日期采購(gòu)部復(fù)核日期財(cái)務(wù)部審核日期分管副總/總經(jīng)理日期模板表格2：供應(yīng)商申請(qǐng)表申請(qǐng)日期供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼聯(lián)系人職位聯(lián)系方式（非必填）注冊(cè)地址經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所地址主營(yíng)業(yè)務(wù)（詳細(xì)說(shuō)明核心產(chǎn)品/服務(wù)，如“生產(chǎn)精密電子元器件，主營(yíng)電阻、電容”）資質(zhì)文件清單序號(hào)文件名稱證書(shū)編號(hào)1營(yíng)業(yè)執(zhí)照2行業(yè)資質(zhì)證書(shū)3質(zhì)量體系認(rèn)證過(guò)往合作案例項(xiàng)目名稱合作客戶合作時(shí)間備注（如：優(yōu)勢(shì)說(shuō)明、特殊資質(zhì)補(bǔ)充等）模板表格3：供應(yīng)商準(zhǔn)入評(píng)審評(píng)分表供應(yīng)商名稱評(píng)審日期評(píng)審小組組長(zhǎng)評(píng)審維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)得分（0-100）資質(zhì)完整性資質(zhì)齊全且有效，無(wú)缺失100資質(zhì)缺失1項(xiàng)，可補(bǔ)充60資質(zhì)缺失2項(xiàng)及以上0生產(chǎn)/服務(wù)能力設(shè)備先進(jìn)，產(chǎn)能≥需求120%100設(shè)備達(dá)標(biāo)，產(chǎn)能=需求100%-120%80設(shè)備落后，產(chǎn)能＜需求100%50質(zhì)量管控體系通過(guò)ISO9001，全流程質(zhì)檢100無(wú)ISO認(rèn)證，關(guān)鍵環(huán)節(jié)質(zhì)檢70無(wú)質(zhì)檢流程30價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力低于市場(chǎng)平均價(jià)5%以上100與市場(chǎng)平均價(jià)持平80高于市場(chǎng)平均價(jià)5%以上60售后服務(wù)能力24小時(shí)響應(yīng)，48小時(shí)解決10048小時(shí)響應(yīng)，72小時(shí)解決70響應(yīng)時(shí)間＞72小時(shí)40綜合得分————評(píng)審結(jié)論□推薦合作□有條件推薦□不推薦評(píng)審小組成員簽字模板表格4：供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表供應(yīng)商名稱評(píng)估周期評(píng)估日期評(píng)估部門(mén)評(píng)估指標(biāo)目標(biāo)值實(shí)際值得分（0-100）質(zhì)量達(dá)標(biāo)率≥98%交期準(zhǔn)時(shí)率≥95%價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（市場(chǎng)價(jià)比）≤105%服務(wù)響應(yīng)速度24小時(shí)響應(yīng)配合度（1-5分）≥4分綜合得分——————等級(jí)評(píng)定□優(yōu)秀（≥90分）□合格（70-89分）□待改進(jìn)（60-69分）□不合格（＜60分）改進(jìn)建議評(píng)估人簽字部門(mén)負(fù)責(zé)人審核五、使用過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)信息真實(shí)性把控：需求部門(mén)需保證采購(gòu)需求明細(xì)、預(yù)算來(lái)源等信息真實(shí)有效，嚴(yán)禁虛報(bào)、瞞報(bào)；供應(yīng)商提交的資質(zhì)文件需加蓋公章，采購(gòu)部可通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開(kāi)渠道核驗(yàn)資質(zhì)真實(shí)性。審批時(shí)效管理：各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成（如采購(gòu)部復(fù)核1個(gè)工作日、財(cái)務(wù)部審核1個(gè)工作日），避免因?qū)徟诱`影響采購(gòu)進(jìn)度；緊急需求需標(biāo)注“特急”，但需同步說(shuō)明緊急原因，必要時(shí)啟動(dòng)綠色通道（如口頭預(yù)審后補(bǔ)簽流程）。動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：供應(yīng)商信息（如聯(lián)系方式、資質(zhì)）發(fā)生變更時(shí)，需及時(shí)更新至《供應(yīng)商基本信息表》；績(jī)效評(píng)估結(jié)果需同步反饋至供應(yīng)商，