企業(yè)采購及供應商管理手冊指南第一章總則1.1手冊目的本手冊旨在規(guī)范企業(yè)采購行為及供應商管理全流程，通過標準化操作指引、工具模板及風險控制要點，提升采購效率、降低采購成本、保障供應鏈穩(wěn)定性，為企業(yè)戰(zhàn)略目標實現提供支撐。1.2適用范圍適用于企業(yè)各部門（含生產、研發(fā)、行政等）的各類采購活動（含物料、服務、工程等）及供應商全生命周期管理（準入、評估、優(yōu)化、退出等）。1.3術語定義采購需求：各部門為滿足生產經營或業(yè)務開展需要，提出的物資、服務或采購計劃。供應商：向企業(yè)提供產品、服務或工程的法人、組織或個人?？冃гu估：通過量化指標對供應商在質量、交付、成本、服務等方面的表現進行評價。第二章適用場景與價值2.1日常采購場景場景描述：生產部門急需原材料補充、行政部門需采購辦公設備、研發(fā)部門需采購實驗耗材等常規(guī)、緊急采購需求。手冊價值：明確需求提報、審批、尋源、執(zhí)行全流程標準，避免因流程混亂導致的采購延誤或成本超支。2.2新供應商引入場景場景描述：現有供應商無法滿足新產品研發(fā)需求、現有供應商產能不足需補充新合作方、或企業(yè)戰(zhàn)略調整需引入新領域供應商。手冊價值：規(guī)范供應商資質審核、現場考察、樣品測試、小批量試用等環(huán)節(jié)，保證引入供應商具備合規(guī)性與履約能力。2.3供應商優(yōu)化場景場景描述：供應商績效不達標（如質量合格率下降、交付延遲）、市場價格波動需調整供應商結構、或企業(yè)成本管控要求淘汰低效供應商。手冊價值：通過科學的績效評估體系與淘汰機制，推動供應商優(yōu)勝劣汰，提升供應鏈整體效能。第三章企業(yè)采購全流程操作指南3.1需求提報與審批操作主體：需求部門、采購部、財務部、分管領導操作步驟：需求發(fā)起：需求部門填寫《采購需求申請表》（詳見第五章模板1），明確采購內容、規(guī)格型號、數量、預算、交付時間等關鍵信息，部門負責人簽字確認。需求審核：采購部審核需求的合理性（如規(guī)格是否清晰、預算是否符合標準）、必要性（是否為緊急或必備需求）；財務部審核預算準確性；分管領導審批。需求歸檔：審批通過后，采購部將需求表歸檔，作為后續(xù)采購執(zhí)行的依據。3.2供應商尋源與資質審核操作主體：采購專員、質量部、法務部操作步驟：尋源渠道：根據采購需求類型，通過公開招標、邀請招標、詢價、單一來源采購（符合《招標投標法》及企業(yè)內控要求）等方式確定候選供應商。資質初審：供應商提交《供應商基本信息表》（詳見第五章模板2）及營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書（如ISO9001、行業(yè)生產許可證等）復印件，采購部核對資質有效期、經營范圍與采購需求的匹配性。現場考察：對關鍵物料或高價值采購，組織質量部、生產部進行現場考察，重點檢查生產設備、工藝流程、質量控制體系、倉儲物流能力等，形成《供應商現場考察報告》。資質終審：法務部審核供應商的合規(guī)性（如有無法律糾紛、行政處罰），采購部匯總考察及審核結果，形成《供應商準入推薦表》，報采購經理審批。3.3詢比價與招標管理操作主體：采購專員、招標小組（含需求部門、財務部、采購部）操作步驟：編制文件：根據采購需求編制詢價單/招標文件，明確技術參數、商務要求（付款方式、交貨期、質保期）、評標標準等。發(fā)標與答疑：向3家及以上合格供應商發(fā)出詢價單/招標文件，組織答疑會（若有），統(tǒng)一澄清疑問。報價收集：供應商在規(guī)定時間內提交報價文件，采購部密封保存。評標定標：招標小組按“技術分（40%）、價格分（40%）、服務分（20%）”標準打分（詳見《供應商評分表》模板3），得分最高者為候選供應商，報分管領導審批。3.4合同簽訂與執(zhí)行操作主體：采購專員、法務部、供應商操作步驟：合同起草：采購部根據招標結果及談判條款，起草采購合同（參考第五章模板4），明確雙方權利義務、違約責任、爭議解決方式等。合同評審：法務部審核合同條款的合法性、完整性；財務部審核付款條件；需求部門確認技術條款。簽訂與蓋章：審批通過后，雙方加蓋公章（或合同章），采購部留存原件，復印件分發(fā)至需求、財務、倉庫等部門。訂單下達：采購部根據合同簽訂結果，向供應商下達《采購訂單》（模板5），明確訂單號、交貨明細、交付時間等。3.5訂單跟蹤與交付操作主體：采購專員、供應商、倉庫操作步驟：進度跟蹤：采購專員通過電話、系統(tǒng)等方式跟蹤供應商生產/備貨進度，要求供應商提交《生產進度表》（模板6），保證按期交付。異常處理：若供應商可能延遲交付，需提前3個工作日通知采購部，采購部協調需求部門調整計劃或啟動備選供應商。到貨確認：供應商按訂單交付時，倉庫核對送貨單與訂單信息（品名、數量、規(guī)格），確認無誤后簽收，通知需求部門提貨。3.6驗收與付款結算操作主體：需求部門、質量部、倉庫、財務部、供應商操作步驟：質量驗收：需求部門會同質量部對采購物資進行檢驗（如外觀、功能、參數等），合格則簽署《物資驗收單》（模板7）；不合格則填寫《不合格品處理單》（模板8），要求供應商限期退換貨或整改。數量核對：倉庫核對實際到貨數量與驗收單數量，保證一致。發(fā)票與付款：供應商提交合規(guī)發(fā)票，財務部核對發(fā)票信息與合同、驗收單、訂單的一致性，無誤后按合同約定付款周期安排付款（如月結30天）。第四章供應商全生命周期管理指南4.1供應商準入準入標準：資質要求：具備合法營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質認證（如醫(yī)療器械需FDA認證）、無重大違法違規(guī)記錄。能力要求：生產/服務能力滿足企業(yè)需求，質量管理體系完善（如通過ISO9001），財務狀況穩(wěn)?。ㄙY產負債率≤70%）。誠信要求：無商業(yè)賄賂、欺詐等不良行為，承諾遵守企業(yè)供應商行為準則。操作流程：詳見3.2節(jié)“供應商尋源與資質審核”。4.2分類分級管理分類標準：按采購金額：戰(zhàn)略供應商（年采購額≥500萬元）、重點供應商（100萬≤年采購額＜500萬元）、普通供應商（年采購額＜100萬元）。按供應風險：高風險供應商（獨家供應、關鍵物料）、中風險供應商（多家供應、重要物料）、低風險供應商（通用物料、非關鍵）。分級管理措施：戰(zhàn)略供應商/高風險供應商：每季度召開業(yè)務溝通會，優(yōu)先保障訂單份額，聯合進行技術升級。重點供應商/中風險供應商：每月跟蹤交付績效，定期開展現場審核。普通供應商/低風險供應商：按常規(guī)流程管理，年度績效評估后決定是否續(xù)約。4.3績效評估與反饋評估周期：月度評估：適用于頻繁交付的物料（如生產輔料），評估指標為交付及時率、質量合格率。季度評估：適用于常規(guī)物料/服務，增加成本控制、服務響應等指標。年度評估：全面評估所有合作供應商，作為續(xù)約、降級、淘汰的依據。評估指標與權重：指標類別具體指標權重質量來料批次合格率30%交付交付及時率25%成本價格穩(wěn)定性（同比/環(huán)比）20%服務問題響應速度、解決率15%合作配合度訂單變更配合度、溝通效率10%操作流程：數據收集：采購部、質量部、倉庫、需求部門在評估周期內收集供應商績效數據（如驗收合格率、交付延遲次數）。評分計算：采購部匯總數據，按《供應商績效評估表》（模板9）計算得分，分為優(yōu)秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（＜60分）四級。結果應用：優(yōu)秀：增加訂單份額、頒發(fā)“年度優(yōu)秀供應商”證書、優(yōu)先參與新項目合作。良好：維持現有合作，針對短板提出改進要求。合格：發(fā)出《績效改進通知書》（模板10），要求30日內提交整改計劃。不合格：啟動淘汰程序，不再下達新訂單。4.4關系維護與優(yōu)化維護措施：定期溝通：采購專員每季度與供應商對接人（如*經理）進行電話或現場溝通，知曉其經營困難及需求。聯合改進：對戰(zhàn)略供應商，成立聯合改進小組（含企業(yè)采購、質量、技術人員），共同解決生產/質量問題。培訓賦能：邀請供應商參與企業(yè)供應鏈管理培訓（如精益生產、數字化系統(tǒng)操作），提升協同效率。優(yōu)化方向：推動供應商數字化轉型，要求其接入企業(yè)采購管理系統(tǒng)，實現訂單、交付、驗收數據實時共享。引導供應商參與企業(yè)早期研發(fā)（如新物料選型），縮短新產品上市周期。4.5淘汰與退出淘汰條件：連續(xù)2次績效評估不合格；發(fā)生重大質量（如物料缺陷導致企業(yè)生產停線≥24小時）；提供虛假資質、商業(yè)賄賂等違規(guī)行為；企業(yè)戰(zhàn)略調整不再采購該類產品/服務。退出流程：淘汰通知：采購部向供應商發(fā)出《供應商淘汰通知書》（模板11），說明淘汰原因、生效時間及后續(xù)合作安排（如未完成訂單的交付約定）。資產結算：財務部與供應商結清所有款項（如預付款、質保金），供應商退還企業(yè)提供的設備/模具（若有）。檔案封存：采購部將供應商檔案標注“已淘汰”，停止系統(tǒng)賬號權限，相關資料保存≥3年。第五章常用工具模板與表單模板1：采購需求申請表采購部門需求日期需求編號采購內容規(guī)格型號單位預算金額（元）交付日期用途說明需求部門負責人簽字：日期：采購部審核意見：審核人：日期：財務部審核意見：審核人：日期：分管領導審批：審批人：日期：模板2：供應商基本信息表供應商名稱統(tǒng)一社會信用代碼成立時間注冊資本注冊地址經營范圍聯系人聯系電話主營產品/服務主要客戶（案例）資質證書（名稱及編號）采購部初審意見：審核人：日期：質量部審核意見：審核人：日期：采購經理審批：審批人：日期：模板3：供應商評分表（示例）供應商名稱評分項目分值得分備注（如價格分=最低報價/報價×40）技術參數符合度40報價合理性40售后服務承諾20總分100評分小組簽字：日期：模板4：采購合同（簡化版節(jié)選）合同編號：CG–甲方（采購方）：X公司乙方（供應商）：X公司采購內容：[詳見附件1《采購清單》]價格條款：單價含稅，合同總金額￥元（大寫：）。交付條款：乙方于年月日前送達甲方指定地點（省市區(qū)路號），運費由乙方承擔。驗收標準：按甲方《物料驗收標準》（附件2）執(zhí)行，驗收合格后簽署《驗收單》。付款方式：驗收合格后30日內，甲方支付合同總額的100%，乙方提供13%增值稅專用發(fā)票。違約責任：乙方延遲交付，每延遲1日按合同總額的0.5%支付違約金；延遲超過15日，甲方有權解除合同。模板5：采購訂單訂單編號采購部門下單日期供應商名稱物料編碼物料名稱規(guī)格型號單位交付日期交付地址付款方式經辦人采購經理簽字：日期：模板6：生產進度表（供應商填報）供應商名稱訂單編號物料名稱計劃生產數量已生產數量計劃完成日期預計發(fā)貨日期備注供應商簽字：日期：模板7：物資驗收單驗收日期驗收地點供應商名稱訂單編號物料名稱規(guī)格型號單位應收數量實收數量質量檢驗結果：□合格□不合格（不合格描述：________________）需求部門簽字：日期：質量部簽字：日期：倉庫簽字：日期：模板8：不合格品處理單處理日期供應商名稱訂單編號物料名稱不合格數量不合格類型（□外觀□功能□參數）原因分析：______________________________________________________處理意見：□退貨□換貨□讓步接收（需需求部門確認）□供應商整改后復驗需求部門確認：日期：采購部跟進：經辦人：日期：模板9：供應商績效評估表供應商名稱評估周期評估部門評估日期評估指標目標值實際值得分（計算方式）來料批次合格率≥99%交付及時率≥95%價格穩(wěn)定性同比≤±2%服務響應速度≤24小時總分-綜合等級：□優(yōu)秀□良好□合格□不合格改進建議：______________________________________________________采購部簽字：日期：質量部確認：日期：模板10：績效改進通知書供應商名稱改進事項改進目標完成時限改進要求：______________________________________________________供應商確認簽字：日期：采購部跟蹤結果：□達標□未達標（未達標原因：________________）經辦人：日期：模板11：供應商淘汰通知書供應商名稱淘汰生效日期淘汰原因（□績效不合格□重大質量□違規(guī)行為□戰(zhàn)略調整）后續(xù)安排：截止年月日，雙方結清所有款項；供應商退還甲方提供的設備/模具（若有），年月日前完成交接；供應商不得以任何理由向第三方泄露甲方商業(yè)信息。甲方采購部：|日期：||

乙方簽收：|日期：||第六章關鍵控制點與風險提示6.1采購環(huán)節(jié)風險控制需求不明確風險：需求部門需詳細描述采購物資的規(guī)格、用途，避免“模糊采購”（如“一批辦公紙”未明確克重、尺寸），導致采購物資無法使用。供應商圍標風險：詢比價/招標時，保證邀請3家及以上獨立供應商，通過交叉驗證報價合理性（如遠低于市場平均價的供應商需提供成本分析）。合同條款風險：付款條件、違約責任、知識產權等條款需經法務部審核，避免“口頭約定”“模糊表述”（如“盡快交付”未明確具體日期）。6.2供應商管理風險控制資質過期風險：采購部每季度核查供應商資質證書有效期，提前3個月通知供應商續(xù)期，避免因資質失效導致采購中斷?？冃祿д骘L