行政采購申請與審批管理模板一、適用范圍與核心用途本模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政類采購活動(dòng)的申請與審批管理，涵蓋辦公用品、設(shè)備耗材、后勤服務(wù)、固定資產(chǎn)采購等場景。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，保證采購需求合理、預(yù)算可控、流程合規(guī)，同時(shí)提升采購效率，降低行政成本。具體包括但不限于：日常辦公耗材（如紙張、筆、文件夾等）的定期采購；辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、辦公家具等）的新增或更新采購；后勤服務(wù)（保潔、維修、綠植養(yǎng)護(hù)等）的外包采購；部門專項(xiàng)活動(dòng)所需物資（如會(huì)議物資、宣傳物料）的臨時(shí)采購；其他符合公司行政管理制度的小額或批量行政采購。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與申請?zhí)顚懶枨蟠_認(rèn)：申請人（一般為部門行政專員或需求提出人）確認(rèn)采購需求，明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)估單價(jià)，保證需求符合部門工作實(shí)際且不超出年度預(yù)算額度。填寫申請單：登錄公司OA系統(tǒng)或《行政采購申請單》（模板見第三部分），逐項(xiàng)填寫完整信息，包括：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期；采購類別（勾選辦公用品/設(shè)備/服務(wù)等）；物品詳細(xì)名稱、規(guī)格型號、品牌（若有）、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)；采購用途（簡要說明，如“行政部日常辦公使用”“市場部展會(huì)物料準(zhǔn)備”）；緊急程度（勾選普通/緊急，緊急采購需注明原因）；附件清單（如需提供報(bào)價(jià)單、需求說明等，需掃描件或紙質(zhì)版）。提交申請：確認(rèn)信息無誤后，通過OA系統(tǒng)提交至部門負(fù)責(zé)人審批，或打印紙質(zhì)版簽字后流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。（二）部門負(fù)責(zé)人審核審核重點(diǎn)：部門負(fù)責(zé)人（如*經(jīng)理）需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)審核：采購需求的合理性（是否為部門必需，是否存在重復(fù)采購）；預(yù)算匹配度（是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需說明原因并附預(yù)算調(diào)整申請）；數(shù)量與規(guī)格的準(zhǔn)確性（是否與實(shí)際需求一致，避免過度采購）。審核結(jié)果：通過：在審批欄簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至行政部復(fù)核；不通過：注明駁回原因（如“需求不明確”“預(yù)算不足”），退回申請人修改后重新提交。（三）行政部復(fù)核復(fù)核內(nèi)容：行政部（如*主管）在1個(gè)工作日內(nèi)復(fù)核以下事項(xiàng)：申請單填寫完整性（是否有漏填項(xiàng)，附件是否齊全）；采購類別規(guī)范性（是否屬于行政采購范圍，避免與業(yè)務(wù)采購混淆）；庫存匹配情況（對于常規(guī)耗材，核查庫存是否充足，避免重復(fù)采購；若為新設(shè)備，核查固定資產(chǎn)臺賬是否已有同類閑置設(shè)備）；價(jià)格合理性（緊急采購除外，要求提供至少2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，或參考?xì)v史采購價(jià)格評估）。復(fù)核結(jié)果：復(fù)核通過：提交至財(cái)務(wù)部審核；復(fù)核不通過：與申請人溝通調(diào)整（如優(yōu)化規(guī)格、補(bǔ)充報(bào)價(jià)），修改后重新流轉(zhuǎn)。（四）財(cái)務(wù)部審核審核重點(diǎn)：財(cái)務(wù)部（如*會(huì)計(jì)）在1個(gè)工作日內(nèi)審核：預(yù)算執(zhí)行情況（采購金額是否在部門剩余預(yù)算內(nèi)，超預(yù)算需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）；價(jià)格公允性（對比市場價(jià)格或歷史采購記錄，防止虛高報(bào)價(jià)）；成本控制要求（小額采購是否優(yōu)先選擇高性價(jià)比產(chǎn)品，大額采購是否需簽訂合同）。審核結(jié)果：通過：簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至對應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批；不通過：注明原因（如“超出預(yù)算”“價(jià)格不合理”），退回行政部或申請人調(diào)整。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)采購金額分級審批，保證審批權(quán)責(zé)匹配：小額采購（≤5000元）：由行政部負(fù)責(zé)人（如*主管）審批；中額采購（5000-20000元）：由分管行政副總（如*總）審批；大額采購（＞20000元）：由總經(jīng)理（如*總）審批，必要時(shí)提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議。審批時(shí)限：1-2個(gè)工作日（緊急采購可縮短至4小時(shí)內(nèi)）。（六）采購執(zhí)行與跟進(jìn)采購分配：審批通過后，行政部根據(jù)采購類別確定采購方式：常規(guī)耗材：從合格供應(yīng)商庫中比價(jià)采購，或通過公司集采平臺下單；設(shè)備/服務(wù)采購：需簽訂采購合同（金額≥10000元），明確交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等；緊急采購：可臨時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商，但需保留報(bào)價(jià)憑證，事后補(bǔ)辦手續(xù)。進(jìn)度跟蹤：行政部專人跟進(jìn)采購進(jìn)度，保證供應(yīng)商按時(shí)交付，如有延遲及時(shí)協(xié)調(diào)。（七）入庫驗(yàn)收與費(fèi)用報(bào)銷入庫驗(yàn)收：物資送達(dá)后，由申請人、行政部驗(yàn)收員共同核對：數(shù)量、規(guī)格是否與申請單一致；質(zhì)量是否合格（如設(shè)備是否正常運(yùn)行、耗材是否完好）；供應(yīng)商信息、發(fā)票是否與采購合同一致。驗(yàn)收合格：填寫《行政采購入庫單》（需三方簽字：申請人、行政部、供應(yīng)商）；驗(yàn)收不合格：當(dāng)場拒收，行政部聯(lián)系退換貨或更換供應(yīng)商。費(fèi)用報(bào)銷：申請人憑《采購申請單》《入庫單》、發(fā)票、采購合同（若有）至財(cái)務(wù)部報(bào)銷；財(cái)務(wù)部核對單據(jù)齊全性、金額一致性后，按公司付款流程安排付款。三、采購申請單模板（含填寫說明）行政采購申請單申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購類別□辦公用品□設(shè)備□服務(wù)□其他緊急程度□普通□緊急預(yù)估總價(jià)（元）物品詳情序號物品名稱規(guī)格型號/品牌單位123采購用途附件清單□報(bào)價(jià)單□需求說明□合同草案□其他（請注明）審批流程部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：行政部復(fù)核簽字：日期：財(cái)務(wù)部審核簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批：日期：填寫說明采購類別：根據(jù)實(shí)際采購內(nèi)容勾選，若勾選“其他”，需在用途欄注明具體類別；規(guī)格型號/品牌：設(shè)備類采購需詳細(xì)填寫參數(shù)（如電腦型號、打印機(jī)型號），耗材類可注明品牌（如A4紙“晨光”）；預(yù)估單價(jià)：需提供供應(yīng)商報(bào)價(jià)或參考?xì)v史價(jià)格，誤差不超過±10%；采購用途：簡述物品使用場景（如“用于前臺接待區(qū)日常打印”），避免填寫模糊表述（如“辦公用”）；緊急程度：普通采購按正常流程，緊急采購需注明原因（如“服務(wù)器故障需當(dāng)日更換”），并啟動(dòng)加急審批。四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題規(guī)避（一）預(yù)算管理嚴(yán)格執(zhí)行“無預(yù)算不采購”原則，年度預(yù)算外采購需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請》，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可發(fā)起；部門預(yù)算余額不足時(shí)，優(yōu)先調(diào)整采購需求（如降低規(guī)格或減少數(shù)量），避免超支。（二）采購合規(guī)性禁止拆分采購金額規(guī)避審批（如將20000元采購拆分為兩筆9900元）；大額采購（≥10000元）必須簽訂書面合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，合同需法務(wù)部審核（若有）；優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商庫中的供應(yīng)商，新增供應(yīng)商需經(jīng)行政部資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證明）。（三）緊急采購處理緊急采購定義：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、活動(dòng)臨時(shí)加急）需24小時(shí)內(nèi)完成的采購；流程簡化：可先通過電話向部門負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人報(bào)備，審批后立即采購，但需在2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全紙質(zhì)申請單及審批手續(xù)；風(fēng)險(xiǎn)控制：緊急采購后，行政部需在3個(gè)工作日內(nèi)復(fù)核價(jià)格合理性，避免價(jià)格虛高。（四）單據(jù)與檔案管理所有采購申請需保留紙質(zhì)版或電子版審批記錄，保存期限不少于3年；《入庫單》《采購合同》《發(fā)票》等需統(tǒng)一交行政部歸檔，定期與財(cái)務(wù)部對賬，保證賬實(shí)一致；固定資產(chǎn)采購（如電腦、打印機(jī)）需同步更新《固定資產(chǎn)臺賬》，標(biāo)注采購日期、使用人、資產(chǎn)編號等信息。（五）常見