項(xiàng)目檔案管理制度

項(xiàng)目檔案管理制度1

一、檔案的建立。

1.1檔案的建立按下列流程建立：收集一整理一分類一編號(hào)一

登記--輸入電腦--入柜--利用一檢查

1.2明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。

1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、

工程竣工驗(yàn)收資料等；

1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說(shuō)

明書(shū)、購(gòu)入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及

維修保養(yǎng)記錄等；

1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫的”業(yè)主概況表“、‘業(yè)

主公約”、“入住契約”、"前期服務(wù)協(xié)議"、”接房登記表”等。

1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì)決議、物

管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對(duì)本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章

制度等；

1.2.5員工檔案：包括員工供職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、

上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲記錄

等；

1.2.6財(cái)務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì)計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、

納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會(huì)批準(zhǔn)使用的.文件等。

1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

二、檔案管理

2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又

方便經(jīng)常使用，對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對(duì)原始檔案進(jìn)行嚴(yán)

密管理，并保存復(fù)印件。

2.2檔案管理要求：

2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。

2.2.2采用多種形式的信息儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤、膠卷、照

片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>

2.2.3加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng)，確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不

丟失、不泄密。

2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段，開(kāi)

發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號(hào)，登

記造冊(cè)，編輯目錄，按工作部門分柜保存。

2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)常化。每季度對(duì)檔案文件的形

成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。項(xiàng)目檔案管理制度

2

1、項(xiàng)目設(shè)兼職資料員，負(fù)責(zé)文件的接收、發(fā)放、登記、回收等

工作。由資料員負(fù)責(zé)建立項(xiàng)目的收文、發(fā)文登記。

2、部門使用的資料由各部門專人發(fā)放并負(fù)責(zé)保管；長(zhǎng)期保存的

文件應(yīng)需交由資料員統(tǒng)一保管。

3、所有文件必須按照檔案管理及項(xiàng)目有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、發(fā)放、

整理、編目和保存C

4、檔案、資料要保持整潔，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。

5、存檔資料必須為原件。

6、涉及到經(jīng)濟(jì)方面的'設(shè)計(jì)變更其它形式的文件，必須向經(jīng)營(yíng)

部門提供一份原件進(jìn)行保存。

7、合同文件由經(jīng)營(yíng)部門控制、保存和發(fā)放。

8、不得私自借閱或讓他人隨意查看，不得隨意攜帶外出。對(duì)檔

案文件內(nèi)容不得隨意向外泄露。

9、對(duì)已歸檔的文件借閱時(shí)，必須辦借閱手續(xù)，限期歸還。如超

過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)。

10、作廢文件不統(tǒng)一收回，但應(yīng)在替換文件里指明，或以通知

形式告知文件持有者。

11、管理人員因工作調(diào)動(dòng)或其他原因不在項(xiàng)目工作時(shí)，應(yīng)有職

能部門資料員收回其持有的所有文件。

12、工程竣工驗(yàn)收后，項(xiàng)目應(yīng)及時(shí)將工程交工資料整理、匯總,

交由武漢項(xiàng)目工程部歸檔。項(xiàng)目檔案管理制度3

為加強(qiáng)本公司系統(tǒng)各投資項(xiàng)目的檔案管理，特制訂本管理刃、法。

第一條“投資項(xiàng)目”是指：

（一）因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程；

第五條

合資合作投資項(xiàng)目檔案包括的文件是：

（一）新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和合資企業(yè)可行性分析報(bào)告；

（二）外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文；

（三）給政府的申請(qǐng)報(bào)告和政府批文；

（四）合資企業(yè)合同書(shū)；

（五）合資企業(yè)章程和董事會(huì)決議；

（六）合資各方企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書(shū);

（七）合資各方資信證明或資金來(lái)源證明；

（八）各方（中方）主管單位意見(jiàn)；

（九）合資各方委派的董事名單；

（十）進(jìn)口設(shè)備、辦公用品清單；

（十一）工商行政管理局批文和工商行政管理局營(yíng)業(yè)執(zhí)照；

（十二）產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料；

（十三）項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料；

第六條

（十四）歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。內(nèi)地投資項(xiàng)目包括的必要文件是：

（一）給政府經(jīng)濟(jì)協(xié)作辦公室的申請(qǐng)報(bào)告；

（二）企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程；

（三）合資、合作的聯(lián)營(yíng)合同或合資意向書(shū)；

（四）企業(yè)成立或變更時(shí)的政府批文；

（五）企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件；

（六）派出負(fù)責(zé)人的法人授權(quán)委托證明書(shū)；

（七）會(huì)計(jì)師事務(wù)所的驗(yàn)資報(bào)告；

（A）當(dāng)年或上一年度的財(cái)務(wù)決算表復(fù)印件；

（九）銀行開(kāi)具的資信證明；

（十）企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營(yíng)效益情況；

（十一）政府主管部門批文；

（十二）工商局批文；

（十三）外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐模?/p>

（十四）外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙模?/p>

（十五）外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；

（十六）項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料；

第七條

（十七）歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。境外投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是：

（一）給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請(qǐng)報(bào)告；

（二）可行性研究報(bào)告；

（三）海外公司合同、章程；

（四）投資方的政府批文、營(yíng)業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書(shū)；

（五）投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負(fù)債表及歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī);

（六）外派管理局關(guān)于項(xiàng)目投資風(fēng)險(xiǎn)及外匯來(lái)源的書(shū)面審查材料;

（七）政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見(jiàn)的函；

（八）政府主管部門同意成立海外公司的批文；

（九）海外公司在投資國(guó)的'注冊(cè)登記證明；

（十）項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料；

第八條

項(xiàng)目檔案的收集和保管

（一）投資發(fā)展部設(shè)建檔員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集整理，總公司各

下屬公司應(yīng)認(rèn)真配合其工作，主動(dòng)、及時(shí)地將項(xiàng)目檔案整理上交投

資發(fā)展部，投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理辦公室，并保

留二套完整復(fù)印件；

（二）各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目文件交給建檔員時(shí)，建檔員應(yīng)及時(shí)登

記文件交付日期、名稱、原件或復(fù)件、交付人，并由文件交付人簽

字認(rèn)可；

（三）文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會(huì)主任簽字，按性質(zhì)

進(jìn)行編號(hào)、歸檔；

（四）項(xiàng)目檔案保管期（原件和復(fù)印件）一般為永久保存。

第九條

項(xiàng)目檔案的查閱

（一）總公司人員因工作需要查閱或借用項(xiàng)目檔案時(shí)，在投資發(fā)

展部辦理相應(yīng)的查閱或借用手續(xù)；

（二）集團(tuán)內(nèi)各單位因公需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí)，須出具本單位領(lǐng)

導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委會(huì)主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后，方能由建

檔員接待查閱；

（三）外單位人員因公需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信,

經(jīng)執(zhí)委會(huì)主任同意后，方能由建檔員接待查閱，并由建檔員詳細(xì)登

記查閱項(xiàng)目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由；

（四）項(xiàng)目檔案一般不得帶出檔案室外，如有特殊情況，需帶出

室外或復(fù)制時(shí)，必須經(jīng)執(zhí)委主任批準(zhǔn)，由建檔員詳細(xì)登記，借用人

簽名后才可外借，并限期歸還；

（五）查閱人違反借閱規(guī)定時(shí)，建檔員有權(quán)對(duì)其提出批評(píng)以至停

止其借閱。

第十條

所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里，鑰匙由建檔員專人保管，建

檔員因工作失職，使文件丟失或損毀，應(yīng)追究其責(zé)任。

第十一條

由于建檔員的變動(dòng)或機(jī)構(gòu)的改變等，項(xiàng)目檔案需要移交時(shí)，須

辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。項(xiàng)目檔

案管理制度4

文件及技術(shù)檔案管理工作，是工程施工的延續(xù)，但常常因項(xiàng)目經(jīng)

理部的解散、人員調(diào)動(dòng)等原因而滯后，為了使本項(xiàng)目在該方面的管理

工作上一個(gè)新臺(tái)階，同時(shí)為以后的工作提供依據(jù)，體現(xiàn)'重生產(chǎn)同樣重

技術(shù)檔案管理’的方針，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)和內(nèi)業(yè)雙豐收,特制定文件、技術(shù)檔

案管理制度。

（1）文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)、意義

①文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)是

按照一定的原則和要求，系統(tǒng)地收集記述工程建設(shè)全過(guò)程中具有

保存價(jià)值的用于指導(dǎo)施工的技術(shù)文件材料，并按歸檔制度加以分類整

理，以便完工驗(yàn)收后，完整地移交給有關(guān)技術(shù)檔案管理部門。

②文件及技術(shù)檔案管理的意義是

可以保證技術(shù)文件的完整性、正確性和及時(shí)性，組織有序的交流,

及時(shí)滿足施工生產(chǎn)的需要，出了問(wèn)題，有據(jù)可查,從而起到穩(wěn)定正常生

產(chǎn)的作用。

(2)文件及技術(shù)檔案管理制度

①文件管理制度

施工過(guò)程中發(fā)生的往來(lái)文件，項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)設(shè)專職人員，按照

is09001：20_的要求進(jìn)行專門管理，并形成硬性規(guī)定，并由此建立文

件管理制度。

②技術(shù)檔案管理制度

施工過(guò)程中產(chǎn)生的技術(shù)資料，項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)設(shè)專職人員，按照

is09001：20_的要求進(jìn)行專門管理，并形成制度貫徹落實(shí)。

(3)文件及技術(shù)檔案管理的方法

①文件管理方法

a、收集：主要是注意搞好日常文件的管理工作。

b、整理及編目：是在文件全面收集基礎(chǔ)上,對(duì)來(lái)文或發(fā)文進(jìn)行科

學(xué)地分類和有秩序地排列。分類應(yīng)根據(jù)文件的行文類別區(qū)分。同時(shí)

按文件的收發(fā)時(shí)間編制目錄，該受控的'要建立受控文件清單并加蓋

受控章。

②技術(shù)檔案管理辦法

a、收集：由項(xiàng)目經(jīng)理部工程管理部統(tǒng)一管理。

b、整理及編目：是在技術(shù)檔案材料全面收集基礎(chǔ)上，對(duì)技術(shù)檔案

材料進(jìn)行科學(xué)地分類和有秩序地排列。分類按技術(shù)檔案本身的自然

形成規(guī)律進(jìn)行。工程技術(shù)檔案分類，原則上按工程項(xiàng)目劃分,使同一

項(xiàng)工程的技術(shù)檔案都集中在一起，以便能夠反映該項(xiàng)目工程的全貌。

而每一類別下，又可按專業(yè)分為若干類。編目方針為能夠揭示技術(shù)檔

案的內(nèi)容和他們之間聯(lián)系，便于檢查。

(4)交工驗(yàn)收及資料整理

①建立技術(shù)資料復(fù)核制，來(lái)源于施工過(guò)程中的資料，必須現(xiàn)場(chǎng)填

寫且有人復(fù)核，決不允許一人一填到底，更不容許事后補(bǔ)填，且資料能

夠反映工程實(shí)際。

②交工驗(yàn)收資料的整理，要從工程施工一開(kāi)始就著手抓,先化整

為零,再化零為整。同時(shí)做到資料、圖紙和計(jì)量支付三者的統(tǒng)一。

③加強(qiáng)交工驗(yàn)收及資料整理的管理工作，徹底根治此方面滯后的

弊病。

(5)竣工資料整理、竣工圖繪制

①在交工資料的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善成竣工資料,摒棄持久戰(zhàn)。

②每一分項(xiàng)工程完成后，要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪

在原施工圖紙上，并注明變更的依據(jù)及日期等。

③把竣工資料的整理及竣工圖繪制與項(xiàng)目經(jīng)理的業(yè)績(jī)掛鉤，作為

獎(jiǎng)罰的依據(jù)之一。項(xiàng)目檔案管理制度5

一、制度編制的目的項(xiàng)目檔案管理制度的編制，是為了規(guī)范和

統(tǒng)一一切與項(xiàng)目檔案有關(guān)的工作，強(qiáng)化檔案管理，保障企業(yè)法制經(jīng)

營(yíng)和項(xiàng)目落地運(yùn)營(yíng)的有序進(jìn)行。

二、制度范圍適用于企業(yè)內(nèi)所有項(xiàng)目檔案管理工作。三、制度

制定程序1、制定立項(xiàng)審批程序和文件：由企業(yè)管理者組織項(xiàng)目決

策、立項(xiàng)審批過(guò)程，確定項(xiàng)目檔案管理計(jì)劃、政策和程序。

2、制定草案：由企業(yè)相關(guān)部門和人員按照審批程序，進(jìn)行項(xiàng)目

檔案管理制度的起草和修改。

3、部門意見(jiàn)征詢：由立項(xiàng)審批機(jī)構(gòu)對(duì)起草的制度草案進(jìn)行審查,

征求相關(guān)部門、人員和專家評(píng)審意見(jiàn)。

4、實(shí)施監(jiān)督評(píng)估：由負(fù)責(zé)人對(duì)制度的實(shí)行情況進(jìn)行監(jiān)督評(píng)估，

以供下一次修改參考。

四、制度內(nèi)容1、制度名稱：項(xiàng)目檔案管理制度。

2、目的：規(guī)范項(xiàng)目檔案管理工作，保障企業(yè)法制經(jīng)營(yíng)和項(xiàng)目落

地運(yùn)營(yíng)的有序進(jìn)行C

3、范圍：適用于企業(yè)內(nèi)所有項(xiàng)目檔案管理工作。

4、內(nèi)容：

(1)立項(xiàng)審批程序和文件；

(2)檔案管理的組織管理體制；

(3)檔案的評(píng)審、歸檔和保管；

(4)檔案的利用和報(bào)送；

(5)檔案的保密和安全措施；

(6)檔案的‘處置和清理。

5、責(zé)任主體:

(1)企業(yè)管理者對(duì)檔案管理工作負(fù)總責(zé)；

(2)相關(guān)部門負(fù)責(zé)制訂和實(shí)施檔案管理制度；

(3)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檔案管理工作的執(zhí)行；

(4)所有員工都有責(zé)任遵守檔案管理制度。

6、執(zhí)行程序：

(1)制定檔案管理工作計(jì)劃；

(2)檔案的歸檔、存儲(chǔ)和報(bào)送工作；

(3)檔案的利用和保密；

(4)檔案的處置和清理。

7、責(zé)任追究：對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的失誤、疏漏等問(wèn)題，要追究

相應(yīng)責(zé)任人的責(zé)任C

五、法律法規(guī)要求在制訂項(xiàng)目檔案管理制度時(shí)，應(yīng)充分考慮符

合中國(guó)法律要求，涉及的法律法規(guī)有：《勞動(dòng)合同法》《勞動(dòng)法》

《勞動(dòng)保障監(jiān)察條例》《行政管理法》等相關(guān)法律法規(guī)。對(duì)于違反

法律法規(guī)的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理并落實(shí)責(zé)任。項(xiàng)目檔案管理制度

6

目的：

為規(guī)范項(xiàng)目檔案管理工作，提高管理效率和透明度，確保項(xiàng)目

檔案的正常秩序和安全。

范圍：

本制度適用于公司內(nèi)部所有項(xiàng)目檔案的管理。制度制定程序：

1、公司領(lǐng)導(dǎo)確定項(xiàng)目檔案管理制度的’編寫任務(wù)，并指定負(fù)責(zé)

人負(fù)責(zé)編寫制度。

2、編寫者需收集、整理相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定，結(jié)

合本公司實(shí)際情況進(jìn)行制定。

3、編寫者向公司領(lǐng)導(dǎo)提交初稿，經(jīng)過(guò)審批后，考慮意見(jiàn)和是議

并進(jìn)行修訂。

4、修訂后，公司領(lǐng)導(dǎo)簽署，并進(jìn)行公告發(fā)布。

各項(xiàng)制度的名稱、范圍、目的、內(nèi)容、責(zé)任主體、執(zhí)行程序、

責(zé)任追究等方面的內(nèi)容：項(xiàng)目檔案管理制度7

一、目的

為規(guī)范公司的工程項(xiàng)目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效

地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。

二、工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍

本規(guī)定所指工程項(xiàng)目檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在，公司在工程項(xiàng)目的

開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、實(shí)施、竣工等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖

方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項(xiàng)目建議批文，中標(biāo)通

知書(shū)，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，

采購(gòu)合同，工程預(yù)（結(jié)）算書(shū)，工程設(shè)計(jì)圖紙，工程施工圖紙，往

來(lái)公函，傳真，會(huì)議記錄，委托書(shū)，開(kāi)工報(bào)告，請(qǐng)款報(bào)告，技術(shù)資

料，主要設(shè)備材料估檢報(bào)告，施工記錄驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，竣工報(bào)告等。

三、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

公司指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔

案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱等工作。其主要職責(zé)包括:

1、收集、整理、立卷和歸檔工程項(xiàng)目的檔案材料；

2、檔案材料的保管和銷毀；

3、檔案材料的查借閱、催還。

四、檔案的‘立卷、收集、整理

1、以工程項(xiàng)目為單位，分別立卷，一項(xiàng)目一卷。

2、在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開(kāi)始立卷，收集該項(xiàng)目有關(guān)資料歸

檔管理。

3、各項(xiàng)目的職能人員應(yīng)將在工作過(guò)程中形成的文件資料進(jìn)行積

累，整理和及時(shí)移交歸檔，移交檔案文件時(shí)，資料員必須在檔案移

交清單上進(jìn)行登記（見(jiàn)附表一）。

4、在檔案的首頁(yè)設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號(hào)、編制單位、

名稱、歸檔日期等信息（見(jiàn)附表二）。

5、在檔案的次頁(yè)設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)

容包括：合同標(biāo)的價(jià)金，對(duì)方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收

工程款記錄等，該項(xiàng)工作由資料員負(fù)責(zé)，項(xiàng)目職能人員配合。

五、檔案的管理

1、對(duì)工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)排列編號(hào)，確定保管期限，編制檔案目

錄（卡片），按一定次序排列和存放。

2、每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理。

3、清除不必要保存的材料。

4、對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

六、檔案要求

1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。

2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。

3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。

七、檔案的保管

1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲(chóng)蛀，防丟失，保證檔案的安

全。

2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。

3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場(chǎng)所。

4、公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種俁管

期限的，保管期限從長(zhǎng)。

八、檔案的銷毀

1、檔案管理人員根據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，登

記已失效的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)（見(jiàn)附表三）。

2、檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)，方能銷毀失效檔案。

3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說(shuō)明。

4、銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字。

5、銷毀人員應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。

九、檔案的查借閱

1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱申請(qǐng)單，由核準(zhǔn)人簽字

同意，方可查閱（見(jiàn)附表四）。

2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)核準(zhǔn)人簽字同

意，方可帶出，用畢即歸還。

3、資料員對(duì)文件的查（借）閱情況要進(jìn)行登記（見(jiàn)附表五）。

4、借閱人對(duì)所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、

涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，乂免遺失。

5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主

管及時(shí)處理。

6、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可

借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須核準(zhǔn)人同意且審核后才

能帶出。

7、公司對(duì)調(diào)閱制度實(shí)行分級(jí)制度，公司可根據(jù)借閱人工作的需

要及等級(jí)的評(píng)定，分別給予“原件借閱”“復(fù)印件借閱”“局部復(fù)

印件借閱“o

十、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪

依法追究刑事責(zé)任：

1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。

2、擅自向外界提供、抄摘檔案。

3、涂改、偽造檔案。

4、對(duì)檔案沒(méi)有及時(shí)上報(bào)、歸檔或管理不善，而造成公司損失。

5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級(jí)借閱。

二00九年九月十日項(xiàng)目檔案管理制度8

為了做好工程及設(shè)備檔案資料的管理工作，參照《建設(shè)工程文件

歸檔整理規(guī)范》等文件的有關(guān)要求結(jié)合本公司實(shí)際情況和公司領(lǐng)導(dǎo)

對(duì)檔案管理的相關(guān)要求特制訂本檔案管理制度。

一、歸檔范圍

主要為工程和設(shè)備檔案資料

1、工程檔案是指各類報(bào)批文件（對(duì)政府各行政部門的各類報(bào)批

文件、回復(fù)的批示文件、對(duì)外發(fā)文、對(duì)外接收的文件）、各類合同

（所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補(bǔ)充合同，

供應(yīng)商（服務(wù)）單位的報(bào)價(jià)資質(zhì)資料、報(bào)價(jià)商務(wù)資料及報(bào)價(jià)匯總表說(shuō)

明文件，比價(jià)的考察調(diào)研報(bào)告，考察調(diào)研的影像、照片資料）、設(shè)計(jì)資

料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會(huì)議

紀(jì)要、審計(jì)結(jié)論及各種驗(yàn)收證件、檢測(cè)報(bào)告、材料設(shè)備的合格證及

說(shuō)明書(shū)、施工圖、財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。

2、設(shè)備檔案是鑒定評(píng)價(jià)（儀器）技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料，是為保障

（儀器）設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔

本公司的各類設(shè)備資料。主要包括計(jì)劃、選購(gòu)階段的儀器設(shè)備購(gòu)買

申請(qǐng)單、協(xié)議、合同、重要來(lái)往函件、電文；開(kāi)箱驗(yàn)收階段的裝箱單、

開(kāi)箱驗(yàn)收單、出廠合格證書(shū)、出廠精度檢

3、驗(yàn)單、圖樣、技術(shù)手冊(cè)、使用維護(hù)手冊(cè)、說(shuō)明書(shū)、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、

隨機(jī)備件圖冊(cè)、軟件、硬件部分的文件材料、開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄；安裝調(diào)

試階段的試車、試驗(yàn)記錄、安裝驗(yàn)收單、存在問(wèn)題及處理意見(jiàn)；運(yùn)行

及維護(hù)修理階段的設(shè)備儀器移交使用部門的附件和隨機(jī)工具清單、

設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)加安全技術(shù)操作規(guī)程、設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備

儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄；改造、更新階段

合理化建議及處理結(jié)果、設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報(bào)告與批復(fù)、

改進(jìn)、改裝過(guò)程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)備儀器報(bào)廢技術(shù)鑒定

書(shū)、請(qǐng)示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)等各類文件。

二、檔案保密制度

1、檔案工作人員必須樹(shù)立高度的保密觀念，遵守公司的各項(xiàng)保

密制度。

2、凡涉及不宜公開(kāi)的公司機(jī)密等檔案，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控

制查閱范圍，本公司人員需要查閱者，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，嚴(yán)禁

擅自拍照和復(fù)制，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密。

4、對(duì)確已無(wú)保存價(jià)值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案，列出銷毀清冊(cè)，經(jīng)

主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。

三、檔案工作人員崗位職責(zé)

1、熱愛(ài)檔案事業(yè)，忠于職守，遵紀(jì)守法，勤奮學(xué)習(xí)，具備檔案專業(yè)

知識(shí)。

2、負(fù)責(zé)本公司建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)備資料的收集、整理、

立卷、歸檔工作，積極提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。

3、按規(guī)定向當(dāng)?shù)貦n案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。

4、積極主動(dòng)地向上級(jí)主管部門匯報(bào)檔案工作情況，接受其監(jiān)督、

檢查和指導(dǎo)。

5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

四、檔案管理制度

1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷，確因工作需

要，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱。

2、檔案柜內(nèi)的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)排列存放，不準(zhǔn)堆放與檔案無(wú)關(guān)

的東西，做到完整安全，存放有序，查找方便

3、做好檔案柜內(nèi)‘六防’（防盜、防火、防塵、防陽(yáng)光、防潮、

防鼠蟲(chóng)蛀）工作，平時(shí)要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安

全。

4、對(duì)檔案柜所藏檔案要進(jìn)行經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取有效

措施。

5、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件，儀器設(shè)備

說(shuō)明書(shū)、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若

系一式二份，應(yīng)留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復(fù)印件隨機(jī)使

用。

6、檔案員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)

工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的.文件材料，要按時(shí)間先后排列好，用鉛筆編

寫頁(yè)號(hào)，凡有文字的頁(yè)面，都要編號(hào)，正面編在右上角，背面寫在左上

角，然后填寫好卷內(nèi)目錄。

五、檔案安全制度

1、嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進(jìn)出檔案清點(diǎn)制度，檔案柜實(shí)行專人負(fù)

責(zé)，鑰匙應(yīng)妥善保管，如有丟失應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取措施，非管理人員不

得隨意翻閱檔案柜里的檔案。

2、每次長(zhǎng)假前應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實(shí)消

除安全隱患。

六、檔案資料查閱利用制度

1、本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續(xù)的，檔案

管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時(shí)間，不得超過(guò)半個(gè)

月，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔

案應(yīng)使用復(fù)印件，盡量不用原件，一般由使用人復(fù)印。

2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需

要外借時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔

案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有

損壞、遺失，由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時(shí)須

經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行。

3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時(shí)應(yīng)填交接單方可交

付。

4、查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記

號(hào)、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究

當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。

5、查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員，以利探

索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。

七、檔案的收集

1、檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員給予的資料

應(yīng)及時(shí)登記。

2、工程檔案資料按項(xiàng)目收集檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒

貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便日后檢索。

3、設(shè)備檔案資料按名稱分類組卷,將一組內(nèi)容上具有有機(jī)聯(lián)系

的材料組合成一個(gè)保管單位。卷內(nèi)文件排列，依照設(shè)備材料的自然形

成過(guò)程排列并做電子目錄方便日后檢索。

4、應(yīng)妥善保存各類檔案和資料，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總

工程師審閱確定用途。

5、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時(shí)，應(yīng)編

制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

6、項(xiàng)目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編

制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)間要求。施工單位

不按時(shí)提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。

7、本公司購(gòu)置的設(shè)備儀器的隨機(jī)全套資料，由拆箱負(fù)責(zé)人收集

齊全，及時(shí)移交檔案員，統(tǒng)一積累和集中保管。項(xiàng)目檔案管理制度9

第一條：項(xiàng)目文件的形成和積累項(xiàng)目文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)

程。其形成、積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門及人員的

職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制。并有相應(yīng)的檢查、控制及考核

措施。

第二條、項(xiàng)目建設(shè)各階段文件的收集及其責(zé)任

1、項(xiàng)目準(zhǔn)備階段

建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件以及設(shè)備,

工藝和涉外文件：勘查、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘查、設(shè)計(jì)文件,

并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件。

2、項(xiàng)目施工階段

項(xiàng)目實(shí)行總承包的。由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部文件的

收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設(shè)單位分別向幾

個(gè)單位發(fā)包的。由各承保單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項(xiàng)目的全部文

件；項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集，積累項(xiàng)目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托的

項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件收集、積累和完整、

準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況、審核，簽認(rèn)竣工文件。并向建設(shè)單位提交有關(guān)專

項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。

3、項(xiàng)目試運(yùn)行階段

試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備試運(yùn)行中形成的文

件：項(xiàng)目器材供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理單位或部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累所承擔(dān)

項(xiàng)目的器材供應(yīng)和財(cái)務(wù)管理中形成的文件。

第三條、收集范圍

1、反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種

載體的文件，應(yīng)收集齊全，規(guī)入建設(shè)項(xiàng)目檔案。

2、項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限見(jiàn)附表1

第四條、收集時(shí)間

各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集：

引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先由建設(shè)單位或接受委托的承包單位登記、

歸檔、再行譯校、復(fù)印和分發(fā)使用。

第五條、項(xiàng)目文件質(zhì)量要求

1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。

2、需永久、長(zhǎng)期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書(shū)材料（紅色墨水、

純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書(shū)寫、繪制。

3、復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程

度應(yīng)符合設(shè)計(jì)標(biāo)定質(zhì)量的要求。

4、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。

5、長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。

項(xiàng)目文件的整理與歸檔標(biāo)準(zhǔn)

第一條、項(xiàng)目文件的整理

1、建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)

定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進(jìn)行整理。

2、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)

備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)

、內(nèi)容分別按年度、項(xiàng)目的單項(xiàng)或單位工程整理

3、勘查、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，應(yīng)按項(xiàng)目

或?qū)I(yè)整理。

4、施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專業(yè)，階段整理；檢查驗(yàn)收記

錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

5、設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理;

現(xiàn)場(chǎng)使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、竣工圖、設(shè)計(jì)變更、

試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。

第二條、項(xiàng)目文件的組卷

1、組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文

件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合

檔案管理要求。

2、項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、

專業(yè)組卷：項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、

環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件等組卷；管理性文件按問(wèn)

題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷；監(jiān)理文件按

文種組卷；原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。

3、案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。

該卷保管期限從長(zhǎng)C

第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列

1、管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。

2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)試驗(yàn)記錄、評(píng)定、

驗(yàn)收排列。

3、設(shè)備文件按依據(jù)性、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行

維修等順序排列。

4、竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列。

5、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；

正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

第四條、卷內(nèi)編目，裝訂必須符合規(guī)定要求，詳見(jiàn)綜合科檔案

管理制度

第五條、聲像材料整理

聲像材料整理時(shí)應(yīng)附文字說(shuō)明。對(duì)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、

作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。

第六條、項(xiàng)目文件的歸檔

1、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目

完成后，將經(jīng)整理，編目后所形成的項(xiàng)目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要

求，向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。

2、根據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn)，歸檔可按階段分期進(jìn)行，也

可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過(guò)竣工驗(yàn)收后于竣工驗(yàn)收文件一

并歸檔。

3、歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)

劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過(guò)程；真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反應(yīng)項(xiàng)目建

設(shè)過(guò)程和竣工的實(shí)際情況，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完

備；文件質(zhì)量應(yīng)符合項(xiàng)目文件質(zhì)量要求的規(guī)定。

4、勘查、設(shè)計(jì)、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應(yīng)按國(guó)

家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨(dú)立卷歸檔。

5、外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人、審

校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

第七條、項(xiàng)目文件的歸檔審查施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集，

編制和整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門

對(duì)文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會(huì)審，經(jīng)建設(shè)

單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理

機(jī)構(gòu)。

第八條、項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間

1、除受委托進(jìn)行項(xiàng)目檔案匯總整理外，各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)

目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位歸檔；有尾工的應(yīng)在

尾工完成后及時(shí)歸檔。即：在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三

個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

2、外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱設(shè)備驗(yàn)收或接收

后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔（任務(wù)結(jié)束后一周內(nèi)向上級(jí)檔案室移

交）。

3、電子文件的邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔

時(shí)間一致。

4、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作

結(jié)束后及時(shí)歸檔（一周內(nèi)）。

5、下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：

5.1、變更、修改、補(bǔ)充的’文件材料；

5.2、礦內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中

的文件材料；

5.3、礦產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料；

5.4、其他臨時(shí)活動(dòng)形成的文件材料。

項(xiàng)目檔案的整理與移交標(biāo)準(zhǔn)

第一條、項(xiàng)目檔案的整理

全部項(xiàng)目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)進(jìn)行或組織，其內(nèi)

容包括：

1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)規(guī)則以及項(xiàng)目的

實(shí)際情況，設(shè)計(jì)、制定統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系。小型項(xiàng)目直

接按項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類；大中型項(xiàng)目按工程或?qū)I(yè)分類，下設(shè)

屬類。

2、依據(jù)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類

和編號(hào)；生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進(jìn)行分類和編號(hào)的，建

設(shè)單位（并責(zé)成設(shè)計(jì)、施工及建立單位）可用鉛筆臨時(shí)填寫檔案號(hào)。

3、對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行清點(diǎn)、編目，并編制項(xiàng)目檔案案卷目錄

及檔案整理情況說(shuō)明。

4、負(fù)責(zé)貫徹實(shí)行國(guó)家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格

第二條、項(xiàng)目檔案的移交

1、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求，在

項(xiàng)目正式通過(guò)竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單

位辦理檔案移交。凡是分期或分機(jī)組的項(xiàng)目，應(yīng)在每期或每機(jī)組正

是通過(guò)竣工驗(yàn)收后辦理檔案移交。

2、建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位應(yīng)辦理

項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，

并有完備的清點(diǎn)、簽字等交按手續(xù)：建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按

企業(yè)檔案管理要求力、理。

3、竣工驗(yàn)收以后，在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項(xiàng)目。

建設(shè)單位應(yīng)在6個(gè)月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報(bào)送與城市規(guī)劃、

建設(shè)及其管理有關(guān)的項(xiàng)目檔案。項(xiàng)目檔案管理制度10

1項(xiàng)目部配置檔案信息員，由工程管理部技術(shù)員兼任，負(fù)責(zé)工

程檔案、信息的.收集和整理工作。

2檔案信息員必須收集各部門需要?dú)w檔的資料，按照檔案管理

相關(guān)文件要求審查攻集的資料是否符合文件要求，對(duì)不符合者退回

整改處理。

3檔案信息員對(duì)收集來(lái)的資料按照檔案管理相關(guān)文件要求進(jìn)行

整理，收集整理工程竣工資料，在項(xiàng)目總工領(lǐng)導(dǎo)下完成竣工資料移

交工作。

4檔案信息員負(fù)責(zé)做好對(duì)內(nèi)信息傳達(dá)工作，并將內(nèi)部反饋意見(jiàn)

及時(shí)上達(dá)。

5檔案信息員負(fù)責(zé)做好對(duì)外信息發(fā)布工作，對(duì)本單位及時(shí)報(bào)送

《工程簡(jiǎn)報(bào)》、《工程周報(bào)》、《質(zhì)量月報(bào)》、《安全月報(bào)》等報(bào)

表，對(duì)業(yè)主項(xiàng)目部、監(jiān)理項(xiàng)目部及時(shí)報(bào)送《工程月報(bào)》、《日?qǐng)?bào)》

等報(bào)表。

6及時(shí)聯(lián)系各物資供貨單位，按規(guī)定要求審查各單位提供物資

質(zhì)量保證文件，對(duì)不合格文件及時(shí)退回，并要求提供合格文件。項(xiàng)

目檔案管理制度11

一、目的

為了規(guī)范企業(yè)項(xiàng)目檔案的管理，保證項(xiàng)目檔案的安全性、完整

性和可追溯性，提高企業(yè)管理水平和競(jìng)爭(zhēng)力，特制定本制度。

二、范圍

本制度適用于企業(yè)所有項(xiàng)目的檔案管理。三、制度制定程序

由公司相關(guān)部門起草制度一企業(yè)法律顧問(wèn)進(jìn)行審查修改一征求

相關(guān)部門意見(jiàn)一董事會(huì)審批一簽字頒布。

四、制度內(nèi)容

1、項(xiàng)目檔案的定義

項(xiàng)目檔案指的是項(xiàng)目立項(xiàng)后的所有文書(shū)材料、合同協(xié)議、工程

圖紙、開(kāi)工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程圖紙、質(zhì)量

檢驗(yàn)單、項(xiàng)目工作日志、會(huì)議記錄等歷史檔案材料的統(tǒng)稱。

2、項(xiàng)目檔案的保存

(1)項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目工期和項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間計(jì)算，交由檔案管

理部門負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管和借閱。

(2)計(jì)劃立項(xiàng)的項(xiàng)目，需要提前做好檔案歸檔準(zhǔn)備工作。

(3)已完成的項(xiàng)目檔案必須在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)工作日內(nèi)歸

檔。

(4)項(xiàng)目檔案按照檔案保管期限進(jìn)行管理，保存時(shí)間不少于

30年，檔案保管期滿后，按照《檔案保管期限終止規(guī)定》確定處理

方式。

3、項(xiàng)目檔案的責(zé)任

(1)項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的有序收集、整理和歸檔，并且保

證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

(2)檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)所收集、整理、歸檔的項(xiàng)目檔案進(jìn)行

保管，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性，并保證檔案在第一時(shí)間內(nèi)提供

給有關(guān)部門借閱使用。

4、項(xiàng)目檔案管理制度的執(zhí)行程序

(1)項(xiàng)目部門在項(xiàng)目完成后，將所需的檔案交給檔案管理部門,

并且在交檔前對(duì)所收集的資料進(jìn)行核對(duì)，以確保檔案的,完整性和準(zhǔn)

確性。

(2)檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)每一個(gè)收到的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和歸檔，

并且對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)記、檢索、借閱和保護(hù)。

(3)在需要使用檔案時(shí)，申請(qǐng)人需要向檔案管理部門提交申請(qǐng)

表，經(jīng)過(guò)項(xiàng)目部門前檔案管理部門的審批后，由檔案管理部門提供

檔案的借閱服務(wù)。

(4)檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案保管的有效時(shí)間進(jìn)行記錄和監(jiān)督,

確保檔案的保管期限符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定。

5、責(zé)任追究

對(duì)未按照本制度規(guī)定辦事，交辦不到位，數(shù)據(jù)泄露等違規(guī)行為,

我們將根據(jù)公司相關(guān)制度進(jìn)行處理，并追究相應(yīng)責(zé)任人的責(zé)任。

五、參考法律法規(guī)

1、《檔案法》

2、《勞動(dòng)合同法》

3、《勞動(dòng)法》

4、《勞動(dòng)保障監(jiān)察條例》

5、《行政管理法》項(xiàng)目檔案管理制度12

第一章總則

第一條目的

為加強(qiáng)公司項(xiàng)目檔案的管理，規(guī)范項(xiàng)目檔案管理行為，保護(hù)公

司利益，提高工作效率和檔案管理水平，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司所有涉及項(xiàng)目的檔案管理工作，包括但不限

于工程項(xiàng)目、市場(chǎng)拓展項(xiàng)目、技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目等。

第三條制度依據(jù)

本制度制定依據(jù)《勞動(dòng)合同法》、《勞動(dòng)法》、《勞動(dòng)保障監(jiān)

察條例》、《行政管理法》等相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策規(guī)定。

第四條主要內(nèi)容

本制度主要包括項(xiàng)目檔案管理的目的、范圍、責(zé)任主體、執(zhí)行

程序、管理要求、責(zé)任追究等方面。

第二章目的與管理要求

第五條目的

項(xiàng)目檔案管理的目的'是規(guī)范檔案管理行為，保障公司利益，提

高工作效率和檔案管理水平。

第六條管理要求

1、嚴(yán)格按照公司相關(guān)制度規(guī)定，規(guī)范項(xiàng)目檔案管理行為。

2、確保項(xiàng)目檔案保密安全可靠，避免遺失、損毀或泄漏。

3、做好歸檔、整理、檢索等工作，確保檔案信息及時(shí)、準(zhǔn)確、

完整。

4、發(fā)生案件等應(yīng)急事件時(shí)，要做好相關(guān)檔案保管和處理工作，

并及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)C

第三章范圍與責(zé)任主體

第七條范圍

公司項(xiàng)目檔案管理包括但不限于以下內(nèi)容：

1、招標(biāo)文件、方案設(shè)計(jì)文件、施工圖等工程項(xiàng)目檔案。

2、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷方案、推廣方案等市場(chǎng)拓展項(xiàng)目檔案。

3、科研報(bào)告、技術(shù)方案、產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案等技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目檔案。

第八條責(zé)任主體

1、指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，制定具體管理方案。

2、項(xiàng)目管理人員要協(xié)助檔案管理人員做好檔案整理和歸檔工作。

3、公司內(nèi)部審計(jì)部門要定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查和審計(jì)。

第四章執(zhí)行程序

第九條立卷建檔

1、建檔前，需審查文件、資料，分別歸類處理。

2、建檔須注明檔案代碼、檔案名稱、文號(hào)、年度、保管期限等

項(xiàng)目，建立檔案目錄并編號(hào)。

3、項(xiàng)目檔案應(yīng)及時(shí)梳理，整理和升級(jí)管理，更新且完善檔案信

息。

第十條檔案管理

1、指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，制定具體管理方案。

2、檔案管理員要負(fù)責(zé)未完成項(xiàng)目的檔案管理。

3、項(xiàng)目結(jié)束后應(yīng)及時(shí)完成歸檔，存放在指定的檔案庫(kù)內(nèi)。

第十一條出入管理

1、出入檔案庫(kù)的人員，需出示有效證件并填寫出入登記表。

2、未經(jīng)許可，禁止私自攜帶檔案出庫(kù)或帶入檔案庫(kù)。

3、檔案外借須經(jīng)過(guò)審批，外借時(shí)間限制不可超過(guò)保管期限，歸

還后要及時(shí)進(jìn)行核查。

第五章責(zé)任追究

第十二條追究責(zé)任

1、檔案管理人員未履行檔案管理職責(zé)，造成重大損失或影響，

應(yīng)追究法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

2、違反規(guī)定，私自出入檔案庫(kù)，泄露、篡改、毀壞檔案，造成

檔案丟失或毀損，應(yīng)追究相應(yīng)責(zé)任。

第十三條處理方式

1、如有違反規(guī)定、失誤等情形，應(yīng)及時(shí)上報(bào)上級(jí)主管部門，報(bào)

告處理情況，為進(jìn)一步處置提供依據(jù)。

2、根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定，實(shí)行從嚴(yán)處理、從重處罰原

則，依照不同情形進(jìn)行處理。

第六章附則

第十四條本制度的解釋權(quán)歸公司。

第十五條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，本制度修改權(quán)歸公司所有。

項(xiàng)目檔案管理制度13

1、名稱

2、范圍

適用于公司內(nèi)部所有項(xiàng)目檔案的管理。

3、目的

為規(guī)范項(xiàng)目檔案管理工作，提高管理效率和透明度，確保項(xiàng)目

檔案的正常秩序和安全。

4、內(nèi)容

(1)項(xiàng)目檔案管理的基本要求及管理職責(zé)；

(2)項(xiàng)目檔案的收集、整理、分類、保管和利用要求；

(3)項(xiàng)目檔案的保密要求；

(4)項(xiàng)目檔案的.檢索要求；

(5)項(xiàng)目檔案移交和保管的要求。

5、責(zé)任主體

公司領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目經(jīng)理、檔案管理員。

6、執(zhí)行程序

(1)項(xiàng)目經(jīng)理按照要求收集項(xiàng)目檔案，交由檔案管理員進(jìn)行管

理；

(2)檔案管理員按照本制度的規(guī)定對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類、整理、

保管和利用；

(3)對(duì)于有涉密內(nèi)容的檔案，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行

保密管理；

(4)對(duì)于需要檢索的檔案，檔案管理員應(yīng)當(dāng)根據(jù)搜索要求快速

查詢并提供相關(guān)檔案資料；

(5)項(xiàng)目檔案移交時(shí)，檔案管理員應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定程序進(jìn)行。

7、責(zé)任追究

對(duì)于嚴(yán)重違反本制度的行為人員，公司領(lǐng)導(dǎo)將按照公司相關(guān)規(guī)

定進(jìn)行處理，對(duì)造成經(jīng)濟(jì)損失的行為將追責(zé)追究。

二、檔案保管制度

1、名稱

檔案保管制度

2、范圍

適用于公司內(nèi)部所有檔案的保管。

3、目的

為規(guī)范公司內(nèi)部檔案保管工作，確保檔案的正常秩序和安全。

4、內(nèi)容

(1)檔案的存儲(chǔ)、保管和保密要求；

(2)檔案的借閱與歸還要求；

(3)檔案滅失和損毀后應(yīng)急處理措施。

5、責(zé)任主體

公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員、職工。

6、執(zhí)行程序

(1)檔案管理員應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定規(guī)范地對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和保管；

(2)職工需要借閱檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定程序提交申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)檔

案管理員審核后進(jìn)行借閱；

(3)檔案丟失、損毀時(shí)，檔案管理員應(yīng)當(dāng)立即采取應(yīng)急措施，

并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告C

7、責(zé)任追究

對(duì)于嚴(yán)重違反本制度的行為人員，公司領(lǐng)導(dǎo)將按照公司相關(guān)規(guī)

定進(jìn)行處理，對(duì)造成經(jīng)濟(jì)損失的行為將追責(zé)追究。

三、檔案整理制度

1、名稱

2、范圍

適用于公司內(nèi)部所有檔案的整理。

3、目的

為規(guī)范公司內(nèi)部檔案整理工作，提高整理效率和秩序。

4、內(nèi)容

(1)擬定檔案整理方案；

(2)檔案整理方法和標(biāo)準(zhǔn)；

(3)檔案整理后的保留與處置；

(4)檔案整理的復(fù)審要求。

5、責(zé)任主體

公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員、職工。

6、執(zhí)行程序

(1)檔案管理員應(yīng)當(dāng)按照擬定的方案進(jìn)行檔案整理；

(2)整理后的檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定進(jìn)行保留和處置；

(3)整理的結(jié)果應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)審，確保整理的效果和檔案的完整

性。

7、責(zé)任追究

對(duì)于嚴(yán)重違反本制度的行為人員，公司領(lǐng)導(dǎo)將按照公司相關(guān)規(guī)

定進(jìn)行處理，對(duì)造成經(jīng)濟(jì)損失的行為將追責(zé)追究。項(xiàng)目檔案管理制

度14一、編寫規(guī)章制度的目的項(xiàng)目檔案管理制度的目的是為確俁項(xiàng)

目檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，防止因項(xiàng)目檔案管理不規(guī)范而導(dǎo)致

的意外事件和責(zé)任問(wèn)題，同時(shí)提高公司工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

二、編寫規(guī)章制度的范圍本制度適用于公司所有的項(xiàng)目檔案管

理工作。

三、編寫規(guī)章制度的制度制定程序制度的制定程序應(yīng)包含以下

環(huán)節(jié)：

1、確定制度的編制標(biāo)準(zhǔn)，明確制度的性質(zhì)和適用范圍；

2、明確制度的主要內(nèi)容，包括制度的名稱、目的、適用范圍、

責(zé)任主體、執(zhí)行程序、違規(guī)處罰、制度修訂和審查等方面的內(nèi)容；

3、廣泛征求意見(jiàn)，聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)和建議；

4、草擬制度，經(jīng)過(guò)多次修改修改后形成正式版；

5、制度審查，經(jīng)過(guò)放部門、法務(wù)部門、領(lǐng)導(dǎo)審批，并簽署發(fā)文;

6、宣傳普及，執(zhí)行規(guī)章制度后需要通過(guò)內(nèi)部協(xié)調(diào)、會(huì)議等方式

進(jìn)行宣傳普及。

四、收集、整理相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定本制度的.編

制需要遵循相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定，主要包括：

1、《勞動(dòng)合同法》

2、《勞動(dòng)法》

3、《勞動(dòng)保障監(jiān)察條例》

4、《行政管理法》

五、制定各項(xiàng)制度的名稱、范圍、目的、內(nèi)容、責(zé)任主體、執(zhí)

行程序、責(zé)任追究等方面的內(nèi)容

1、制定制度名稱：項(xiàng)目檔案管理制度

2、范圍：本制度適用于公司所有的項(xiàng)目檔案管理工作。

3、目的：為確保項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，防止因項(xiàng)目

檔案管理不規(guī)范而導(dǎo)致的意外事件和責(zé)任問(wèn)題，同時(shí)提高公司工作

效率和服務(wù)質(zhì)量。

4、內(nèi)容：

(1)項(xiàng)目檔案建設(shè)的流程和標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案的分類、歸檔、管

理和保管；

(2)各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，明確責(zé)任和權(quán)限；

(3)管理準(zhǔn)則，包括保密措施、保管要求、借閱管理等；

(4)歸檔后管理，包括檔案的審查、復(fù)制、注銷、銷毀等流程;

(5)項(xiàng)目檔案管理的評(píng)價(jià)、監(jiān)督和改進(jìn)。

5、責(zé)任主體：

(1)項(xiàng)目經(jīng)理：負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案的建設(shè)、管理和保管；

(2)檔案管理員：負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類、歸檔、管理、保

管、借閱等工作；

(3)監(jiān)督部門：負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案的監(jiān)督和評(píng)審。

6、執(zhí)行程序：

(1)項(xiàng)目建設(shè)階段，根據(jù)公司的制度和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)項(xiàng)目檔案是設(shè)

進(jìn)行計(jì)劃、指導(dǎo)、檢查等工作；

(2)項(xiàng)目完結(jié)階段，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行歸檔、管理和保管，在保

密、借閱等方面按流程操作;

(3)對(duì)歸檔的項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理和評(píng)估，及時(shí)處理檔案故障和

異常情況。

7、責(zé)任追究：對(duì)項(xiàng)目檔案管理的違規(guī)行為，根據(jù)公司制度執(zhí)行

相應(yīng)的懲罰，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人追究責(zé)任，直到給予相應(yīng)的懲罰措施。

綜上所述，企業(yè)管理人員需要編寫一項(xiàng)“項(xiàng)目檔案管理制度”，

主要目的是確保項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，防止因項(xiàng)目檔案

管理不規(guī)范而導(dǎo)致的意外事件和責(zé)任問(wèn)題，并且需要遵循相關(guān)法律

法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定。制度的編制過(guò)程需要遵循一定的程序和

環(huán)節(jié)，并規(guī)定各項(xiàng)制度的名稱、范圍、目的、內(nèi)容、責(zé)任主體、執(zhí)

行程序、責(zé)任追究等方面的內(nèi)容，以達(dá)到規(guī)范工作流程，提高公司

效率和服務(wù)質(zhì)量的目的。項(xiàng)目檔案管理制度15

?檔案管理規(guī)定

1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、

注記工作。

2、有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、

合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資

料等檔案要求集中存檔，文件柜上鎖，未經(jīng)經(jīng)理許可，任何人不得動(dòng)用。

3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄

索弓I,