項(xiàng)目資料管理辦法

編制日期

審核日期

批準(zhǔn)日期

修訂記錄

日期修訂狀態(tài)修訂內(nèi)容修訂人審核人批準(zhǔn)人

項(xiàng)目資料管理辦法

一、總則

1.1項(xiàng)目資料管理是指以項(xiàng)目前期開發(fā)研究為起點(diǎn)，陸續(xù)收集、及時(shí)整理，當(dāng)工程項(xiàng)目

完工或終止時(shí)，項(xiàng)口資料管理負(fù)責(zé)人將所積累的項(xiàng)口資料及移交公司總部檔案室歸檔的整個(gè)

過程。

1.2為切實(shí)做好工程項(xiàng)目資料的收集、整理和保管、利用，結(jié)合公司工程項(xiàng)目的具體情

況，為加強(qiáng)項(xiàng)目資料與總部的銜接，進(jìn)一步提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，充分

發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營、管理以及其它各項(xiàng)工作中的作用。

1.3工程資料由公司檔窠室資料專員和各項(xiàng)目部檔案管理員專責(zé)保管，實(shí)行統(tǒng)一編碼及

歸類管理。

1.4本作業(yè)指導(dǎo)書適用于地產(chǎn)公司所有項(xiàng)目的現(xiàn)場資料管理。

二、現(xiàn)場資料管理辦法

2.1資料檔案是指在施工過程中以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對公司和項(xiàng)目具有保

存價(jià)值的各種文字、圖表、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。按項(xiàng)目的各個(gè)階段歸檔，并

定期做好已經(jīng)完成的立卷歸檔工作；項(xiàng)目完成后須在兩個(gè)月內(nèi)完成立卷歸檔工作。

2.2平時(shí)資料的收集與歸卷

2.2.1項(xiàng)目資料管理員須編制完整的卷內(nèi)文件目錄，在向集團(tuán)公司檔案管理部門移交檔案

時(shí)，一并上交。

2.2.2項(xiàng)目工程資料應(yīng)隨工程進(jìn)度及時(shí)收集、整理，資料項(xiàng)目齊全、字跡清楚、圖面整潔、

簽章齊全，必須使用檔案規(guī)定用筆。

2.2.3項(xiàng)目工程資料應(yīng)根據(jù)資料內(nèi)容進(jìn)行分類（見本文第四部分：施工現(xiàn)場資料分類及說

明），并資料盒的脊背與封面標(biāo)識（見本文第六部分：文件盒/文件夾標(biāo)簽樣圖），做到整齊、

美觀，便于查閱。資料盒內(nèi)應(yīng)包括卷內(nèi)目錄、資料封面和資料內(nèi)容三部分，卷內(nèi)目錄及資料

內(nèi)容必須對應(yīng)一致，層次清晰。

卷內(nèi)目錄（文件）見附件1，資料封面可根據(jù)實(shí)際自行設(shè)置。

2.2.4現(xiàn)場資料管理人員應(yīng)熟悉公司管理流程，對于需要在公司存檔備案的工程資料及文

件，必須及時(shí)送達(dá)。

2.2.5工程竣工驗(yàn)收通過后，應(yīng)催促施工單位按合同約定的時(shí)限將全部工程檔案移交城建

檔案館，同時(shí)應(yīng)要求施工單位提供三份完整的工程檔案資料和竣工圖給項(xiàng)目部，并及時(shí)送達(dá)

公司存檔。

2.3資料的調(diào)卷或借閱

2.3.1項(xiàng)目施工過程中，負(fù)責(zé)管理好有關(guān)工程技術(shù)資料的歸檔保存和借閱管理，對于比較

重要的文件或圖紙等資料，還應(yīng)登記好相關(guān)借閱內(nèi)容及時(shí)間，并要求對方按期歸還。

2.3.2檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案立即歸入檔架。

2.4收文管理辦法

2.4.1文件的收發(fā)是指外部社會(huì)機(jī)構(gòu)與公司之間關(guān)于管理、檢查、監(jiān)督、商請和業(yè)務(wù)銜接

等事務(wù)的所有往來文函以及公司內(nèi)部公文。

2.4.2收文處理

1、總公司公司或其他兄弟單位發(fā)來的文件和外來文件，均由項(xiàng)目資料管理員統(tǒng)一簽收，

開拆，登記，按不同類別進(jìn)行分類處理。

2、對需要辦理的文件，應(yīng)先送負(fù)責(zé)人簽注擬辦意見，再根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接送有關(guān)

部門辦理。

3、收到急件時(shí)，應(yīng)馬上處理，一天內(nèi)答復(fù)；一般要辦理的文件，三天內(nèi)應(yīng)辦理，最遲不

能超過七天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復(fù)。

2.4.3收發(fā)文登記表見附件2、附件3

2.5合同文本管理

合同簽訂之后，項(xiàng)目部收到復(fù)印本，項(xiàng)目資料員應(yīng)做好登記手續(xù)，建立合同管理臺帳，

以便項(xiàng)目工程師及時(shí)查閱。施工合同簽訂臺帳見附件4

2.6圖紙資料的管理

現(xiàn)場資料管理流程圖

四、施工現(xiàn)場資料分類及說明

4.1管理體系文件

項(xiàng)目工程總體工作目標(biāo)

部門人員組織架構(gòu)及職責(zé)表

公司制度文件、法律法規(guī)文件

4.2工程準(zhǔn)備階段資料

項(xiàng)目立項(xiàng)批文：包括國土局批文、規(guī)劃局批文、建委、計(jì)委批文、立項(xiàng)/建設(shè)用地/征地/

拆遷文件等。

施工準(zhǔn)備階段資料：勘察文件、測繪文件、施工圖審查文件、中標(biāo)文件，完成工程報(bào)建

后，資料管理人員應(yīng)及時(shí)將報(bào)建成果資料（蓋公司公章的復(fù)印件）存放在現(xiàn)場備案；開工報(bào)

告、資格報(bào)審、場地移交等開工準(zhǔn)備階段資料應(yīng)建立清單，并歸檔。

4.3合同管理資料

資料管理人員應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況劃分，制定目錄，并將各合同資料按照分類進(jìn)行劃

分，統(tǒng)一編號，以便于查詢。

4.4工程技術(shù)管理資料

4.4.1質(zhì)量控制資料

施工組織設(shè)計(jì)、主體施工方案、單位工程施工方案、專項(xiàng)工程施工方案；

項(xiàng)目材料樣品清單及原材料出廠證明及質(zhì)量鑒定表；

4.4.2進(jìn)度計(jì)劃資料項(xiàng)目發(fā)展計(jì)劃

開工指令（見附件7：工程項(xiàng)目開工通知單）

總進(jìn)度計(jì)劃及評審記錄

施工單位周進(jìn)度計(jì)劃、月進(jìn)度計(jì)劃、總進(jìn)度計(jì)劃；

各分包單位周進(jìn)度計(jì)劃、月進(jìn)度計(jì)劃、總進(jìn)度計(jì)劃；

工期延長審批文件（見附件8：延長工期申報(bào)表）

4.4.3安全控制文件

安全文明施工組織設(shè)計(jì)（方案）及其報(bào)審文件

施工安全交底記錄

施工現(xiàn)場安全文明檢查記錄

施工安全文明評分記錄

重大安全事故分析報(bào)告處理意見

4.5設(shè)計(jì)圖紙及變更

施工圖紙：工程部資料管理人員負(fù)責(zé)從公司規(guī)劃設(shè)計(jì)部領(lǐng)取經(jīng)確認(rèn)的施工圖紙，并負(fù)責(zé)

將圖紙下發(fā)給相關(guān)單位和部門，做好圖紙發(fā)放登記記錄及建立圖紙目錄清單。

圖紙會(huì)審記錄：工程部資料管理人員將經(jīng)過公司設(shè)計(jì)管理部、工程部、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理

單位、施工單位簽字蓋章后的圖紙會(huì)審記錄發(fā)放給各專業(yè)工程師并存檔。

設(shè)計(jì)變更：工程部資料管理人員收到設(shè)計(jì)變更通知單后，由各相關(guān)專業(yè)工程師和工程部

經(jīng)理傳閱簽字后發(fā)放給施工單位，并由專業(yè)工程師辦理業(yè)主指令格式文件。

工程洽商：工程部資料管理人員收到工程洽商單后，由各相關(guān)專業(yè)工程師和工程部經(jīng)理

傳閱簽字后發(fā)放給施工單位。

業(yè)主指令：工程部資料管理人員收到業(yè)主指令后按照業(yè)主指令工作流程將辦理完成的業(yè)

主指令分別復(fù)印發(fā)放給相關(guān)單位、部門和人員后及時(shí)歸檔。

4.6施工現(xiàn)場工程簽證資料

包括施工現(xiàn)場簽證單和反簽證單

施工單位上報(bào)工程簽證資料后，資料管理人員負(fù)責(zé)將該資料送至公司各部門審批，簽證

單作為工程預(yù)結(jié)算憑證，上報(bào)成本控制部存，須為原件。（見附件09：施工現(xiàn)場簽證單）

現(xiàn)場反簽證單，是由于施工單位無法履行其合同內(nèi)約定項(xiàng)目而對其作出的工程量索賠，

應(yīng)由公司項(xiàng)目部發(fā)出，一式四份，作為工程與結(jié)算簽證，須為原件。（見附件10：施工現(xiàn)場

反簽證單）

4.7會(huì)議紀(jì)要

4.7.1監(jiān)理周例會(huì)：工程部各專業(yè)工程師參加每周召開的監(jiān)理例會(huì)，監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要由監(jiān)理

單位整理.，由工程部資料管理人員負(fù)責(zé)存檔。

4.7.2工程專題會(huì)議：工程部組織監(jiān)理單位、施工單位召開的專題會(huì)議，由會(huì)議組織者安

排人員負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，由工程部資料管理人員負(fù)負(fù)責(zé)存檔。

4.7.3項(xiàng)目內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要：項(xiàng)目部召開的內(nèi)部會(huì)議，由工程部資料管理人員負(fù)責(zé)整理會(huì)議

紀(jì)要并負(fù)責(zé)上傳公司。（見附件11：工程會(huì)議紀(jì)要）

4.8監(jiān)理工作資料

監(jiān)理單位資質(zhì)，監(jiān)理人員架構(gòu)等

監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則

監(jiān)理月報(bào)

監(jiān)理工程書通知書及施工單位回復(fù)單

安全隱患整改通知書及回復(fù)單

監(jiān)理工作聯(lián)系單（監(jiān)理單位發(fā)文）

4.9工程來往函件

1、政府文件、公司總部及各部門內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單：項(xiàng)目資料管理人員應(yīng)將收到的文件復(fù)印一

份張貼或傳閱給相關(guān)人員并根據(jù)現(xiàn)場實(shí)際情況定期或定量將文件歸檔。

2、對施工單位及監(jiān)理單位發(fā)文：包括工程聯(lián)系單、函件、質(zhì)量及安全整改通知單等，由

相關(guān)專業(yè)工程師擬稿后，經(jīng)工程部經(jīng)理簽發(fā)后，傳送各相關(guān)部門，并由擬稿人定期跟蹤落實(shí)

情況。（見附件12：工程聯(lián)系單、附件13：整改通知）

3、外單位來文：包括監(jiān)理單位及各施工單位等，根據(jù)內(nèi)容，傳閱給相關(guān)人員，并做好收

文登記手續(xù)。

4.10分部工程及單位工程竣工備案相關(guān)重要文件

1、建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案表；2、建設(shè)工程竣工驗(yàn)收報(bào)告；3、建設(shè)工程施工許可證；4、

工程質(zhì)量驗(yàn)收申請表；5、單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄表；6、工程質(zhì)量評估報(bào)告；7、設(shè)計(jì)文件質(zhì)

量檢查報(bào)告；8、勘察文件質(zhì)量檢查報(bào)告；9、施工圖設(shè)計(jì)文件審查報(bào)告；10、建設(shè)工程規(guī)劃

驗(yàn)收合格證；11、建筑工程消防驗(yàn)收意見書；12、工程竣工驗(yàn)收檔案認(rèn)可書；13、環(huán)保驗(yàn)收

意見書；14、建設(shè)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收監(jiān)督意見書；15、燃?xì)怛?yàn)收文件；16、電梯安裝分部工

程質(zhì)量驗(yàn)收登記表；17、室內(nèi)環(huán)境污染物檢測報(bào)告；18、工程質(zhì)量保修書；19、商品住宅使

用說明書、質(zhì)量保證書；20、單位工程施工安全評價(jià)書；21、中標(biāo)通知書；22、建設(shè)施工合

同；23、工程款支付清單及發(fā)票復(fù)印件；24、業(yè)主工程款支付證明；25、人防工程驗(yàn)收證明；

26、建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告

五、工程資料編號管理指引

工程資料編號格式：公司名稱一部門代碼一項(xiàng)目代碼一卷號/類別號一流水號。

具體情況如下圖：

公司名稱一部門代碼一項(xiàng)目代碼一卷號/類別號一流水號

例：編號為YH-GC-HJ-03-001的檔案系指工程管理部匯金項(xiàng)目03類001號文件。

六、文件盒/文件夾標(biāo)簽樣圖，可自行調(diào)整大小

YUHA0

PROPERTIES.

項(xiàng)目名稱匯金廣場

（二號黑體）

*口03

（初號黑體）

案

合

卷

同

名

稱資

料

（小初黑體）

附件一：卷內(nèi)目錄

工程名稱：類別：文件類

份

序主題詞

號

文號責(zé)任者題名發(fā)文日期數(shù)備注

或關(guān)鍵字

附件二:發(fā)文登記表

工程名稱：類別：口工程聯(lián)系單口施工反簽證單口其他:

歸卷

年文件歸入

序號文件名稱/摘要或附件份數(shù)收文單位簽收人簽收日期日期備注

編號卷號

月a

附件三:收文登記表

工程名稱：類別：口政府文件口公司內(nèi)部口外單位來文口其他:

年件

序文件名稱文件歸卷日歸入卷

來文單位號份數(shù)承辦單位復(fù)文號備注

（摘要或附件）

號月H金收入期號

附件四：施工合同簽訂臺帳

工程名稱:年月份起統(tǒng)計(jì)

答署單位工程規(guī)模開工日期/“

施工負(fù)責(zé)人

序號合同編號合同名稱簽訂日期合同總價(jià)建直擊機(jī)/州構(gòu)彩/合同

聯(lián)系電話

甲方乙方X./AM/完工日期

/

/

/

/

/

/

附件五：卷內(nèi)目錄

工程名稱：類別：圖紙類

序號圖紙名稱份數(shù)專業(yè)圖號出圖日期圖紙版別備注

附件六，設(shè)計(jì)圖紙/變更/業(yè)主指令發(fā)送登記表

工程名稱：類別：口設(shè)計(jì)圖紙口設(shè)計(jì)變更口業(yè)主指令口其他:

序號圖紙名稱份救專業(yè)圖號出圖日期圖紙版別收件單位簽收入簽收日期備注

附件七:工程項(xiàng)目開工通知單

建設(shè)單位佛山市宇浩地產(chǎn)發(fā)展有限公司施工單位

工程名稱合同編號

開工通知：

__________（施工單位）

______（工程內(nèi)容）已具備進(jìn)場施工條件，請貴司及時(shí)組織設(shè)備、材料、

人員進(jìn)場施工，開工日期以一年—月—日為準(zhǔn)。

備注：

按合同要求、國家規(guī)范和質(zhì)量驗(yàn)評標(biāo)準(zhǔn)組織施工，進(jìn)行驗(yàn)收。

簽發(fā)單位：

日期：年月日

負(fù)責(zé)人：經(jīng)辦人：

說明：1、本開工通知單自簽發(fā)之日起生效。

2、本開工通知單一式二份，甲方、乙方各存一份。

附件八:延長工期申報(bào)表

建設(shè)單位佛山市宇浩地產(chǎn)發(fā)展有限公司工程名稱

施工單位合同編號

致______________:

根據(jù)合同條款__________的規(guī)定，由于下述原因，我要求延長_________日歷天，使竣

工日期（包括已指令變更延長的工期在內(nèi)），從原來的__________年月一日延長到

年—月一日請予批準(zhǔn)。

原因描述：

施工單位：

年月日

監(jiān)埋意見

日期：

經(jīng)辦人意見

日期：

工程管理部

經(jīng)理意見

日期：

工程中心

總監(jiān)意見

日期：

總經(jīng)理意見

日期：

說明：1、本申報(bào)表一式三聯(lián)，第一聯(lián)工程管理部存、第二聯(lián)施工單位存、第三聯(lián)監(jiān)理存，如其他部門有需要存復(fù)印件

2、本申報(bào)表作為工程竣工驗(yàn)收及預(yù)結(jié)算憑證

附件九：現(xiàn)場簽證單

工程名稱:

建設(shè)單位設(shè)計(jì)單位分部分項(xiàng)

施工單位合同編號簽證編號

簽證原因及內(nèi)容：

附件：

施工單位：

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：

日期：

監(jiān)理審批意見：

簽證原因（工程管理部填寫）：

口1.設(shè)計(jì)類：1.1.設(shè)計(jì)差錯(cuò)1.2.設(shè)計(jì)優(yōu)化13補(bǔ)充及二次設(shè)計(jì)1.4.超目標(biāo)成本1.5.現(xiàn)場條件

口2.現(xiàn)場施工類：2.1.施工進(jìn)度要求22施工錯(cuò)誤2.3.施工困難

口3.營銷類：3.1.客戶需求3.2.營銷策劃補(bǔ)充修改

口4.其他：4.1.高層要求4.2.政府要求4.3.其他

工程管理部審核意見：工程管理中心總監(jiān)審批

成本至制部審核：成本控制中心總監(jiān)審批：

規(guī)劃設(shè)計(jì)部審核：產(chǎn)品研發(fā)中心總監(jiān)審批：

總經(jīng)理審批：

說明：1、本簽證單?式貳聯(lián)，第?聯(lián)成本控制部存、第二聯(lián)施工單位存、工程管理部、監(jiān)理存復(fù)印件

2、本簽證作為工程預(yù)結(jié)算憑證

附件十:項(xiàng)目工程現(xiàn)場反簽證單

工程項(xiàng)目名稱：簽證編號：

建設(shè)單位設(shè)計(jì)單位分部分項(xiàng)

工程名稱合同編號簽證編號

反簽證原因：

反簽證內(nèi)容：

監(jiān)理公司：

反簽證單位：負(fù)責(zé)人：經(jīng)辦人：日期：

反簽證意見：

原施工單位：負(fù)責(zé)人口期

說明：1、簽證單位在工程發(fā)生一個(gè)月內(nèi)簽署為有效。

2、本簽證一式四份，甲乙雙方各存兩份。

3、本簽證作為工程預(yù)結(jié)算驗(yàn)證，必須為原件有效。

附件H■"一：XXXX工程會(huì)議紀(jì)要

編號：YH-GC-XM-001

時(shí)間

地點(diǎn)

主持人

參加人員

會(huì)議主題

會(huì)議紀(jì)要

XXXX年XX月XX日

主題詞：工地例會(huì)會(huì)議紀(jì)要