線上會(huì)議記錄工具使用規(guī)定一、總則

線上會(huì)議記錄工具是提升會(huì)議效率、確保信息傳達(dá)準(zhǔn)確性的重要輔助手段。為規(guī)范線上會(huì)議記錄工具的使用，明確操作流程與責(zé)任，特制定本規(guī)定。

二、適用范圍

本規(guī)定適用于公司所有部門及員工在參與線上會(huì)議時(shí)，對(duì)會(huì)議記錄工具的統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)。包括但不限于視頻會(huì)議軟件自帶的記錄功能、第三方會(huì)議記錄服務(wù)及手動(dòng)記錄工具。

三、操作規(guī)范

（一）會(huì)議前準(zhǔn)備

1.選擇合適的會(huì)議記錄工具：根據(jù)會(huì)議類型（如決策會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議等）選擇功能匹配的記錄工具。

2.設(shè)置記錄權(quán)限：若使用共享記錄功能，需提前設(shè)置參與者權(quán)限，確保只有相關(guān)人員可編輯或查看記錄內(nèi)容。

3.測(cè)試工具穩(wěn)定性：在會(huì)議開始前10分鐘，通過測(cè)試通話或預(yù)覽功能確認(rèn)記錄工具運(yùn)行正常。

（二）會(huì)議中記錄要點(diǎn)

1.核心內(nèi)容優(yōu)先：記錄時(shí)應(yīng)聚焦決策事項(xiàng)、行動(dòng)計(jì)劃、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵信息。

2.格式標(biāo)準(zhǔn)化：采用分條目或分步驟記錄，例如：

-（1）議題：明確討論主題；

-（2）關(guān)鍵發(fā)言：記錄決策性意見；

-（3）待辦事項(xiàng)：標(biāo)注負(fù)責(zé)人及截止日期。

3.實(shí)時(shí)更新：對(duì)于動(dòng)態(tài)調(diào)整的議程或任務(wù)分配，及時(shí)補(bǔ)充至記錄中。

（三）會(huì)議后歸檔與共享

1.完成記錄整理：會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)，完成記錄內(nèi)容的校對(duì)與格式調(diào)整。

2.按流程歸檔：將記錄文件上傳至公司指定的共享平臺(tái)，并按部門分類標(biāo)記。

3.分發(fā)范圍明確：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)，將記錄內(nèi)容發(fā)送給參會(huì)人員或相關(guān)協(xié)作部門。

四、責(zé)任與監(jiān)督

（一）記錄人員職責(zé)

1.準(zhǔn)確性：確保記錄內(nèi)容與會(huì)議討論一致，避免主觀臆斷。

2.及時(shí)性：按時(shí)完成記錄整理并共享，避免信息滯后。

3.保密性：涉及敏感信息（如項(xiàng)目數(shù)據(jù)、客戶反饋等）時(shí)，需按公司保密制度處理。

（二）監(jiān)督機(jī)制

1.定期抽查：部門主管每月對(duì)會(huì)議記錄質(zhì)量進(jìn)行抽查，確保符合規(guī)范。

2.異常反饋：如發(fā)現(xiàn)記錄工具故障或操作失誤，需立即向技術(shù)支持或管理部門報(bào)告。

五、附則

1.本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，由行政部負(fù)責(zé)解釋。

2.未盡事項(xiàng)參照公司其他管理制度執(zhí)行。

一、總則

線上會(huì)議記錄工具是提升會(huì)議效率、確保信息傳達(dá)準(zhǔn)確性的重要輔助手段。為規(guī)范線上會(huì)議記錄工具的使用，明確操作流程與責(zé)任，特制定本規(guī)定。

二、適用范圍

本規(guī)定適用于公司所有部門及員工在參與線上會(huì)議時(shí)，對(duì)會(huì)議記錄工具的統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)。包括但不限于視頻會(huì)議軟件自帶的記錄功能、第三方會(huì)議記錄服務(wù)及手動(dòng)記錄工具。

三、操作規(guī)范

（一）會(huì)議前準(zhǔn)備

1.選擇合適的會(huì)議記錄工具：根據(jù)會(huì)議類型（如決策會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議等）選擇功能匹配的記錄工具。

-決策會(huì)議：建議使用支持實(shí)時(shí)協(xié)作編輯的云端文檔工具，便于多人同步記錄。

-培訓(xùn)會(huì)議：可優(yōu)先選擇帶有自動(dòng)字幕功能的會(huì)議系統(tǒng)，輔助后期內(nèi)容整理。

2.設(shè)置記錄權(quán)限：若使用共享記錄功能，需提前設(shè)置參與者權(quán)限，確保只有相關(guān)人員可編輯或查看記錄內(nèi)容。

-高級(jí)別會(huì)議（如涉及項(xiàng)目核心數(shù)據(jù)）：僅限核心參會(huì)人員及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人查看編輯權(quán)限。

-常規(guī)部門會(huì)議：可授予所有參會(huì)者查看權(quán)限，部分敏感內(nèi)容可單獨(dú)標(biāo)注權(quán)限限制。

3.測(cè)試工具穩(wěn)定性：在會(huì)議開始前10分鐘，通過測(cè)試通話或預(yù)覽功能確認(rèn)記錄工具運(yùn)行正常。

-檢查音頻錄制效果：確保麥克風(fēng)無雜音，環(huán)境安靜。

-驗(yàn)證屏幕共享功能：如需共享演示內(nèi)容，提前確認(rèn)工具支持并測(cè)試流暢性。

（二）會(huì)議中記錄要點(diǎn)

1.核心內(nèi)容優(yōu)先：記錄時(shí)應(yīng)聚焦決策事項(xiàng)、行動(dòng)計(jì)劃、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵信息。

-決策事項(xiàng)：明確決議內(nèi)容、責(zé)任人、完成標(biāo)準(zhǔn)。

-行動(dòng)計(jì)劃：采用SMART原則（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)、有時(shí)限）記錄任務(wù)。

-時(shí)間節(jié)點(diǎn)：標(biāo)注會(huì)議決定的時(shí)間期限，如“Q3結(jié)束前完成”。

2.格式標(biāo)準(zhǔn)化：采用分條目或分步驟記錄，例如：

-（1）議題：明確討論主題；

-（2）關(guān)鍵發(fā)言：記錄決策性意見；

-（3）待辦事項(xiàng)：標(biāo)注負(fù)責(zé)人及截止日期。

-示例模板：

```

1.議題：XX產(chǎn)品迭代計(jì)劃

2.關(guān)鍵發(fā)言：

-張三：“建議優(yōu)先開發(fā)A功能，優(yōu)先級(jí)最高”

-李四：“需協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)部資源，預(yù)計(jì)本周五完成初稿”

3.待辦事項(xiàng)：

-負(fù)責(zé)人：王五（產(chǎn)品經(jīng)理）

-截止日期：3天后

-具體任務(wù)：完成需求文檔V1.0

```

3.實(shí)時(shí)更新：對(duì)于動(dòng)態(tài)調(diào)整的議程或任務(wù)分配，及時(shí)補(bǔ)充至記錄中。

-若會(huì)議議程變更，需在記錄首部注明變更內(nèi)容及原因。

-任務(wù)負(fù)責(zé)人更換時(shí)，同步更新相關(guān)責(zé)任人信息。

（三）會(huì)議后歸檔與共享

1.完成記錄整理：會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)，完成記錄內(nèi)容的校對(duì)與格式調(diào)整。

-檢查錯(cuò)別字、邏輯矛盾等問題。

-確保時(shí)間節(jié)點(diǎn)、數(shù)據(jù)等信息準(zhǔn)確無誤。

2.按流程歸檔：將記錄文件上傳至公司指定的共享平臺(tái)，并按部門分類標(biāo)記。

-分類標(biāo)準(zhǔn)：按部門→會(huì)議類型→日期排序，如“市場(chǎng)部→決策會(huì)議→2023-10”

-文件命名規(guī)范：“部門_會(huì)議主題_日期（如：市場(chǎng)部_季度策略會(huì)_20231027）”

3.分發(fā)范圍明確：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)，將記錄內(nèi)容發(fā)送給參會(huì)人員或相關(guān)協(xié)作部門。

-閉門會(huì)議：僅發(fā)送給核心參會(huì)者，通過加密郵件或內(nèi)部安全傳輸。

-開放會(huì)議（如部門分享）：可選擇性抄送協(xié)作部門成員，附上摘要內(nèi)容。

四、責(zé)任與監(jiān)督

（一）記錄人員職責(zé)

1.準(zhǔn)確性：確保記錄內(nèi)容與會(huì)議討論一致，避免主觀臆斷。

-如不確定發(fā)言者意圖，可會(huì)后主動(dòng)溝通確認(rèn)。

-避免加入個(gè)人觀點(diǎn)或推測(cè)性內(nèi)容。

2.及時(shí)性：按時(shí)完成記錄整理并共享，避免信息滯后。

-設(shè)定內(nèi)部提醒機(jī)制，如“會(huì)議結(jié)束15分鐘內(nèi)完成初版分享”。

3.保密性：涉及敏感信息（如項(xiàng)目數(shù)據(jù)、客戶反饋等）時(shí)，需按公司保密制度處理。

-敏感內(nèi)容需單獨(dú)標(biāo)注“機(jī)密”標(biāo)簽，并限制查閱權(quán)限。

-按需分享原則：非必要不擴(kuò)散敏感信息。

（二）監(jiān)督機(jī)制

1.定期抽查：部門主管每月對(duì)會(huì)議記錄質(zhì)量進(jìn)行抽查，確保符合規(guī)范。

-抽查比例：每月抽查本部門會(huì)議記錄的20%-30%。

-評(píng)估維度：完整性、準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性。

2.異常反饋：如發(fā)現(xiàn)記錄工具故障或操作失誤，需立即向技術(shù)支持或管理部門報(bào)告。

-建立快速響應(yīng)流程：記錄人員→技術(shù)部→管理層，明確處理時(shí)限（如2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)）。

-記錄工具故障時(shí)，啟用備用方案（如手動(dòng)記錄后補(bǔ)錄）。

五、附則

1.本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，由行政部負(fù)責(zé)解釋。

2.未盡事項(xiàng)參照公司其他管理制度執(zhí)行。

一、總則

線上會(huì)議記錄工具是提升會(huì)議效率、確保信息傳達(dá)準(zhǔn)確性的重要輔助手段。為規(guī)范線上會(huì)議記錄工具的使用，明確操作流程與責(zé)任，特制定本規(guī)定。

二、適用范圍

本規(guī)定適用于公司所有部門及員工在參與線上會(huì)議時(shí)，對(duì)會(huì)議記錄工具的統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)。包括但不限于視頻會(huì)議軟件自帶的記錄功能、第三方會(huì)議記錄服務(wù)及手動(dòng)記錄工具。

三、操作規(guī)范

（一）會(huì)議前準(zhǔn)備

1.選擇合適的會(huì)議記錄工具：根據(jù)會(huì)議類型（如決策會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議等）選擇功能匹配的記錄工具。

2.設(shè)置記錄權(quán)限：若使用共享記錄功能，需提前設(shè)置參與者權(quán)限，確保只有相關(guān)人員可編輯或查看記錄內(nèi)容。

3.測(cè)試工具穩(wěn)定性：在會(huì)議開始前10分鐘，通過測(cè)試通話或預(yù)覽功能確認(rèn)記錄工具運(yùn)行正常。

（二）會(huì)議中記錄要點(diǎn)

1.核心內(nèi)容優(yōu)先：記錄時(shí)應(yīng)聚焦決策事項(xiàng)、行動(dòng)計(jì)劃、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵信息。

2.格式標(biāo)準(zhǔn)化：采用分條目或分步驟記錄，例如：

-（1）議題：明確討論主題；

-（2）關(guān)鍵發(fā)言：記錄決策性意見；

-（3）待辦事項(xiàng)：標(biāo)注負(fù)責(zé)人及截止日期。

3.實(shí)時(shí)更新：對(duì)于動(dòng)態(tài)調(diào)整的議程或任務(wù)分配，及時(shí)補(bǔ)充至記錄中。

（三）會(huì)議后歸檔與共享

1.完成記錄整理：會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)，完成記錄內(nèi)容的校對(duì)與格式調(diào)整。

2.按流程歸檔：將記錄文件上傳至公司指定的共享平臺(tái)，并按部門分類標(biāo)記。

3.分發(fā)范圍明確：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)，將記錄內(nèi)容發(fā)送給參會(huì)人員或相關(guān)協(xié)作部門。

四、責(zé)任與監(jiān)督

（一）記錄人員職責(zé)

1.準(zhǔn)確性：確保記錄內(nèi)容與會(huì)議討論一致，避免主觀臆斷。

2.及時(shí)性：按時(shí)完成記錄整理并共享，避免信息滯后。

3.保密性：涉及敏感信息（如項(xiàng)目數(shù)據(jù)、客戶反饋等）時(shí)，需按公司保密制度處理。

（二）監(jiān)督機(jī)制

1.定期抽查：部門主管每月對(duì)會(huì)議記錄質(zhì)量進(jìn)行抽查，確保符合規(guī)范。

2.異常反饋：如發(fā)現(xiàn)記錄工具故障或操作失誤，需立即向技術(shù)支持或管理部門報(bào)告。

五、附則

1.本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，由行政部負(fù)責(zé)解釋。

2.未盡事項(xiàng)參照公司其他管理制度執(zhí)行。

一、總則

線上會(huì)議記錄工具是提升會(huì)議效率、確保信息傳達(dá)準(zhǔn)確性的重要輔助手段。為規(guī)范線上會(huì)議記錄工具的使用，明確操作流程與責(zé)任，特制定本規(guī)定。

二、適用范圍

本規(guī)定適用于公司所有部門及員工在參與線上會(huì)議時(shí)，對(duì)會(huì)議記錄工具的統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)。包括但不限于視頻會(huì)議軟件自帶的記錄功能、第三方會(huì)議記錄服務(wù)及手動(dòng)記錄工具。

三、操作規(guī)范

（一）會(huì)議前準(zhǔn)備

1.選擇合適的會(huì)議記錄工具：根據(jù)會(huì)議類型（如決策會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議等）選擇功能匹配的記錄工具。

-決策會(huì)議：建議使用支持實(shí)時(shí)協(xié)作編輯的云端文檔工具，便于多人同步記錄。

-培訓(xùn)會(huì)議：可優(yōu)先選擇帶有自動(dòng)字幕功能的會(huì)議系統(tǒng)，輔助后期內(nèi)容整理。

2.設(shè)置記錄權(quán)限：若使用共享記錄功能，需提前設(shè)置參與者權(quán)限，確保只有相關(guān)人員可編輯或查看記錄內(nèi)容。

-高級(jí)別會(huì)議（如涉及項(xiàng)目核心數(shù)據(jù)）：僅限核心參會(huì)人員及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人查看編輯權(quán)限。

-常規(guī)部門會(huì)議：可授予所有參會(huì)者查看權(quán)限，部分敏感內(nèi)容可單獨(dú)標(biāo)注權(quán)限限制。

3.測(cè)試工具穩(wěn)定性：在會(huì)議開始前10分鐘，通過測(cè)試通話或預(yù)覽功能確認(rèn)記錄工具運(yùn)行正常。

-檢查音頻錄制效果：確保麥克風(fēng)無雜音，環(huán)境安靜。

-驗(yàn)證屏幕共享功能：如需共享演示內(nèi)容，提前確認(rèn)工具支持并測(cè)試流暢性。

（二）會(huì)議中記錄要點(diǎn)

1.核心內(nèi)容優(yōu)先：記錄時(shí)應(yīng)聚焦決策事項(xiàng)、行動(dòng)計(jì)劃、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵信息。

-決策事項(xiàng)：明確決議內(nèi)容、責(zé)任人、完成標(biāo)準(zhǔn)。

-行動(dòng)計(jì)劃：采用SMART原則（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)、有時(shí)限）記錄任務(wù)。

-時(shí)間節(jié)點(diǎn)：標(biāo)注會(huì)議決定的時(shí)間期限，如“Q3結(jié)束前完成”。

2.格式標(biāo)準(zhǔn)化：采用分條目或分步驟記錄，例如：

-（1）議題：明確討論主題；

-（2）關(guān)鍵發(fā)言：記錄決策性意見；

-（3）待辦事項(xiàng)：標(biāo)注負(fù)責(zé)人及截止日期。

-示例模板：

```

1.議題：XX產(chǎn)品迭代計(jì)劃

2.關(guān)鍵發(fā)言：

-張三：“建議優(yōu)先開發(fā)A功能，優(yōu)先級(jí)最高”

-李四：“需協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)部資源，預(yù)計(jì)本周五完成初稿”

3.待辦事項(xiàng)：

-負(fù)責(zé)人：王五（產(chǎn)品經(jīng)理）

-截止日期：3天后

-具體任務(wù)：完成需求文檔V1.0

```

3.實(shí)時(shí)更新：對(duì)于動(dòng)態(tài)調(diào)整的議程或任務(wù)分配，及時(shí)補(bǔ)充至記錄中。

-若會(huì)議議程變更，需在記錄首部注明變更內(nèi)容及原因。

-任務(wù)負(fù)責(zé)人更換時(shí)，同步更新相關(guān)責(zé)任人信息。

（三）會(huì)議后歸檔與共享

1.完成記錄整理：會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)，完成記錄內(nèi)容的校對(duì)與格式調(diào)整。

-檢查錯(cuò)別字、邏輯矛盾等問題。

-確保時(shí)間節(jié)點(diǎn)、數(shù)據(jù)等信息準(zhǔn)確無誤。

2.按流程歸檔：將記錄文件上傳至公司指定的共享平臺(tái)，并按部門分類標(biāo)記。

-分類標(biāo)準(zhǔn)：按部門→會(huì)議類型→日期排序，如“市場(chǎng)部→決策會(huì)議→2023-10”

-文件命名規(guī)范：“部門_會(huì)議主題_日期（如：市場(chǎng)部_季度策略會(huì)_20231027）”

3.分發(fā)范圍明確：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)，將記錄內(nèi)容發(fā)送給參會(huì)人員或相關(guān)協(xié)作部門。

-閉門會(huì)議：僅發(fā)送給核心參會(huì)者，通過加密郵件或內(nèi)部安全傳輸。

-開放會(huì)議（如部門分享）：可選擇性抄送協(xié)作部門成員，附上摘要內(nèi)容。

四、責(zé)任與監(jiān)督

（一）記錄人員職責(zé)

1.準(zhǔn)確性：確保記錄內(nèi)容與會(huì)議討論一致，避免主觀臆斷。

-如不確定發(fā)言者意圖，可會(huì)后主動(dòng)溝通確認(rèn)。

-避免加入個(gè)人觀點(diǎn)或推測(cè)性內(nèi)容。

2.及時(shí)性：按時(shí)完成記錄整理并共享，避免信息滯后。

-設(shè)定內(nèi)部提醒機(jī)制，如“會(huì)議結(jié)束15分鐘內(nèi)完成初版分享”。

3.保密性：涉及敏感信息（如項(xiàng)目數(shù)據(jù)、客戶反饋等）時(shí)，需按公司保密制度處理。

-敏感內(nèi)容需單獨(dú)標(biāo)注“機(jī)密”標(biāo)簽，并限制查閱權(quán)限。

-按需分享原則：非