企業(yè)會議紀(jì)要制作及保存模板一、適用情境部門周例會、月度總結(jié)會、季度推進會跨部門協(xié)調(diào)會、項目啟動會、階段復(fù)盤會專題研討會、決策評審會、年度/半年度工作部署會臨時性重要會議（如突發(fā)事件應(yīng)對會、緊急任務(wù)部署會）二、制作流程詳解（一）會前準(zhǔn)備：奠定紀(jì)要基礎(chǔ)明確會議核心信息提前獲取會議通知，確認(rèn)會議主題、目標(biāo)、時間、地點、參會人員（含主持人、記錄人）、議程及預(yù)期成果。若會議涉及敏感議題，提前提醒參會人員注意保密要求。準(zhǔn)備記錄工具與資料根據(jù)會議性質(zhì)選擇記錄方式：電子文檔（Word/在線協(xié)作文檔）或紙質(zhì)筆記本，優(yōu)先使用電子文檔便于后續(xù)編輯與共享。準(zhǔn)備往期會議紀(jì)要、相關(guān)背景資料、議程表等，提前熟悉議題內(nèi)容，避免記錄時出現(xiàn)關(guān)鍵信息遺漏。分配記錄職責(zé)明確記錄人（通常為會議組織者或指定人員），提前與主持人溝通，確認(rèn)需重點記錄的內(nèi)容（如決議事項、行動項、爭議點等）。（二）會中記錄：保證信息完整聚焦核心內(nèi)容，避免“流水賬”重點記錄：會議達成的共識、明確的決議、分配的行動項（含負(fù)責(zé)人、完成時限）、存在的爭議及待解決問題。簡化記錄發(fā)言過程，提煉關(guān)鍵觀點，避免逐字逐語記錄（除非涉及重要聲明或數(shù)據(jù)）。規(guī)范記錄格式與標(biāo)識使用統(tǒng)一的符號或標(biāo)記區(qū)分內(nèi)容類型：如“【決議】”表示最終決定，“【行動項】”標(biāo)注待辦任務(wù)，“【爭議】”記錄分歧點。人名、部門名首次出現(xiàn)時使用全稱（如“市場部經(jīng)理”），后續(xù)可簡稱（如“經(jīng)理”）；專業(yè)術(shù)語首次出現(xiàn)時標(biāo)注解釋。動態(tài)核對與補充對關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如時間、數(shù)量、負(fù)責(zé)人姓名）當(dāng)場與發(fā)言人確認(rèn)，避免記錄誤差。若遇信息量較大或語速較快的環(huán)節(jié)，可使用手機錄音輔助（需提前征得主持人同意），會后及時補充整理。（三）會后整理：形成規(guī)范紀(jì)要信息核對與結(jié)構(gòu)化梳理會后2個工作日內(nèi)完成紀(jì)要初稿，對照會議錄音/筆記，補充遺漏信息，保證決議、行動項等內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。按“會議基本信息—會議議程及討論要點—決議事項—行動項清單—會議總結(jié)”的邏輯結(jié)構(gòu)組織內(nèi)容，層次清晰。語言精煉與客觀表述使用中性、簡潔的書面語，避免口語化表達（如“我覺得”“可能”等主觀詞匯），不添加個人觀點或評價。決議事項需明確“由誰、在何時、完成什么、達到什么標(biāo)準(zhǔn)”，行動項需包含“任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、截止日期、交付成果”。審核與確認(rèn)流程初稿完成后，提交主持人審核，重點核對決議準(zhǔn)確性、行動項完整性及敏感信息保密性。涉及多部門協(xié)作的會議，需將相關(guān)行動項抄送對應(yīng)負(fù)責(zé)人確認(rèn)，避免職責(zé)不清。（四）歸檔保存：保證可追溯性命名與分類規(guī)則電子文件命名格式：“【會議紀(jì)要】-【日期】-【主題】-【版本號]”（如“【會議紀(jì)要】-20231025-市場部Q3目標(biāo)推進會-V1”）。按部門/會議類型建立文件夾（如“總部會議-市場部”“項目會議-項目”），定期備份至企業(yè)服務(wù)器或指定云盤。保存期限與權(quán)限管理普通會議紀(jì)要保存期限不少于1年，重要會議（如戰(zhàn)略決策會、年度預(yù)算會）保存期限不少于3年，涉密會議紀(jì)要按企業(yè)保密規(guī)定單獨管理。設(shè)置查閱權(quán)限：僅參會人員、直接負(fù)責(zé)人及檔案管理員可查閱，外部人員需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。三、紀(jì)要內(nèi)容框架以下為會議紀(jì)要的標(biāo)準(zhǔn)模板表格，可根據(jù)實際會議類型增刪調(diào)整：模塊內(nèi)容說明填寫示例會議基本信息-會議全稱-日期（年/月/日，具體到上/下午）-時間（開始-結(jié)束時間）-地點（會議室/線上會議）-主持人-記錄人-參會人員（含部門、職務(wù)）-缺席人員及原因-會議全稱：2023年Q4產(chǎn)品規(guī)劃會-日期：2023年10月26日14:00-16:30-地點：總部3樓會議室A-主持人：研發(fā)總監(jiān)-記錄人：產(chǎn)品經(jīng)理-參會人員：研發(fā)部、市場部、運營部-缺席：運營部（因客戶出差）會議議程及討論要點按議程順序記錄，每個議題包含：-議題名稱-討論核心觀點（按部門/發(fā)言人提煉）-存在分歧或待解決問題-議題1：Q4產(chǎn)品功能優(yōu)先級排序-研發(fā)部：建議優(yōu)先開發(fā)用戶反饋量最高的“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”功能-市場部：需同步考慮“會員體系”功能的上線時間，配合Q4營銷活動-分歧點：“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”開發(fā)周期與“會員體系”資源沖突決議事項明確標(biāo)注“【決議】”，內(nèi)容需具體、無歧義，體現(xiàn)最終結(jié)論-【決議】：“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”功能優(yōu)先級提升，11月15日前完成開發(fā)；“會員體系”功能暫緩，12月10日前重新評估資源行動項清單按優(yōu)先級排序，每項包含：-任務(wù)描述-負(fù)責(zé)人（部門+姓名）-截止日期-交付成果/驗收標(biāo)準(zhǔn)-行動項1：完成“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”功能需求文檔細化負(fù)責(zé)人：研發(fā)部截止日期：2023年11月1日交付成果：PRD文檔（含原型圖）-行動項2：整理用戶對“會員體系”的反饋數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)人：市場部截止日期：2023年11月20日交付成果：Excel反饋匯總表會議總結(jié)簡要概括會議核心成果、下一步工作方向及需關(guān)注的風(fēng)險-本次會議明確了Q4產(chǎn)品開發(fā)優(yōu)先級，需重點關(guān)注“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”功能的開發(fā)進度，資源沖突問題需在11月5日前協(xié)調(diào)解決附件清單列出會議中提及的補充材料（如PPT、數(shù)據(jù)報表、需求文檔等）-附件1：《Q4產(chǎn)品功能用戶反饋統(tǒng)計表》-附件2：《“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”功能初步方案》四、使用要點提示信息準(zhǔn)確性優(yōu)先決議事項、行動項中的負(fù)責(zé)人、時間、任務(wù)描述等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對，避免因誤差導(dǎo)致執(zhí)行延誤。若遇信息模糊處（如“盡快”“適時”），及時與主持人溝通明確具體時間節(jié)點或標(biāo)準(zhǔn)。突出“行動導(dǎo)向”會議紀(jì)要的核心價值在于推動工作落地，行動項需占紀(jì)要內(nèi)容30%以上，避免空泛的“會議討論”，明確“誰來做、做什么、何時完成”。保密與合規(guī)要求涉及企業(yè)戰(zhàn)略、財務(wù)數(shù)據(jù)、未公開產(chǎn)品信息等敏感內(nèi)容的會議，紀(jì)要需標(biāo)注“內(nèi)部文件，注意保密”，并通過加密渠道傳遞。禁止