物業(yè)項(xiàng)目合同管理流程標(biāo)準(zhǔn)一、總則物業(yè)項(xiàng)目合同管理是物業(yè)管理工作的核心環(huán)節(jié)之一，直接關(guān)系到項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)效率、服務(wù)質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)收益及法律風(fēng)險(xiǎn)控制。為規(guī)范物業(yè)項(xiàng)目合同的全生命周期管理，明確各相關(guān)部門(mén)及人員的職責(zé)，確保合同的合法性、合規(guī)性、完整性和可執(zhí)行性，特制定本流程標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)適用于物業(yè)管理企業(yè)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”）所有物業(yè)項(xiàng)目的各類(lèi)合同管理活動(dòng)，包括但不限于物業(yè)服務(wù)合同、專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)外包合同（如保潔、保安、綠化、工程維保等）、物資采購(gòu)合同、租賃協(xié)議、廣告合作協(xié)議等。合同管理應(yīng)遵循合法合規(guī)、審慎嚴(yán)謹(jǐn)、權(quán)責(zé)對(duì)等、風(fēng)險(xiǎn)可控、效益優(yōu)先的原則。二、合同準(zhǔn)備與策劃階段（一）需求發(fā)起與確認(rèn)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)實(shí)際需求，提出合同訂立申請(qǐng)。申請(qǐng)應(yīng)明確合同標(biāo)的、主要內(nèi)容、預(yù)算金額、期望達(dá)成目標(biāo)、合作方基本要求及建議合作方式等。申請(qǐng)需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)。對(duì)于重大或特殊項(xiàng)目合同，應(yīng)組織專(zhuān)題會(huì)議進(jìn)行需求論證。（二）市場(chǎng)調(diào)研與合作方選擇需求確認(rèn)后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)牽頭進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，充分了解相關(guān)服務(wù)或產(chǎn)品的市場(chǎng)行情、主流供應(yīng)商或服務(wù)商情況。合作方的選擇應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，優(yōu)先考慮資質(zhì)齊全、信譽(yù)良好、業(yè)績(jī)突出、服務(wù)能力強(qiáng)且具有合理報(bào)價(jià)的單位。必要時(shí)，可通過(guò)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判或詢(xún)價(jià)等方式確定候選合作方，并對(duì)其進(jìn)行背景調(diào)查和實(shí)力評(píng)估。（三）合同文本擬定與標(biāo)準(zhǔn)模板選用合同文本原則上應(yīng)優(yōu)先采用公司頒布的標(biāo)準(zhǔn)合同模板。對(duì)于無(wú)標(biāo)準(zhǔn)模板或特殊類(lèi)型的合同，由業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)需求及調(diào)研情況牽頭擬定初稿，或與意向合作方共同草擬。擬定合同條款時(shí)，應(yīng)確保內(nèi)容完整、表述清晰、權(quán)責(zé)明確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，充分考慮項(xiàng)目特點(diǎn)及潛在風(fēng)險(xiǎn)。（四）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與應(yīng)對(duì)在合同準(zhǔn)備階段，應(yīng)對(duì)合作方履約能力、市場(chǎng)環(huán)境變化、政策法規(guī)調(diào)整等可能影響合同履行的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行初步識(shí)別與評(píng)估。針對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)預(yù)案，必要時(shí)可咨詢(xún)法律顧問(wèn)或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)的意見(jiàn)。三、合同談判與評(píng)審階段（一）談判策略與組織業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)組織合同談判工作。談判前應(yīng)明確談判目標(biāo)、底線及主要策略，組建談判小組（必要時(shí)可包括法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門(mén)人員）。談判過(guò)程中應(yīng)堅(jiān)持原則，靈活應(yīng)變，對(duì)合同核心條款（如服務(wù)范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、付款方式、履約期限、違約責(zé)任等）進(jìn)行重點(diǎn)磋商，力求達(dá)成雙方均能接受的公平協(xié)議。（二）合同內(nèi)部評(píng)審合同談判達(dá)成初步意向后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將合同草案及相關(guān)背景資料提交公司內(nèi)部評(píng)審。評(píng)審?fù)ǔ０ㄒ韵虏块T(mén)：1.業(yè)務(wù)部門(mén)：對(duì)合同的業(yè)務(wù)需求符合性、技術(shù)可行性、合作方資質(zhì)等進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)部門(mén)：對(duì)合同價(jià)款、支付方式、稅務(wù)處理、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行審核。3.法務(wù)部門(mén)/法律顧問(wèn)：對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、條款完整性、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、違約責(zé)任設(shè)置等進(jìn)行法律審核。4.其他相關(guān)部門(mén)：根據(jù)合同性質(zhì)涉及的其他部門(mén)（如工程、采購(gòu)等）進(jìn)行專(zhuān)業(yè)審核。評(píng)審意見(jiàn)應(yīng)書(shū)面記錄，業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)與合作方進(jìn)一步溝通修改，直至各方達(dá)成一致。四、合同簽訂與生效階段（一）合同審批合同文本經(jīng)內(nèi)部評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)按照公司規(guī)定的審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)請(qǐng)審批。審批人應(yīng)根據(jù)其職責(zé)對(duì)合同的必要性、可行性、經(jīng)濟(jì)性及風(fēng)險(xiǎn)控制措施進(jìn)行最終審定。（二）合同簽署審批通過(guò)的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)委托人簽署，并加蓋公司合同專(zhuān)用章。合作方簽署的合同文本應(yīng)確保其簽字人具有合法授權(quán)，印章真實(shí)有效。合同簽署應(yīng)規(guī)范，避免涂改。若為多頁(yè)合同，應(yīng)加蓋騎縫章。（三）合同生效與份數(shù)管理合同自雙方法定代表人或授權(quán)委托人簽字并加蓋公章（或合同專(zhuān)用章）之日起生效，具體生效條件以合同約定為準(zhǔn)。合同簽署后，應(yīng)至少留存正本兩份，公司與合作方各執(zhí)一份。根據(jù)需要，可制作若干副本分送相關(guān)部門(mén)存檔或執(zhí)行。五、合同履行與監(jiān)控階段（一）合同交底合同生效后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向合同履行相關(guān)部門(mén)及人員進(jìn)行合同交底，明確合同主要條款、履行要點(diǎn)、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任及注意事項(xiàng)，確保相關(guān)人員理解并掌握合同要求。（二）履約跟蹤與記錄業(yè)務(wù)部門(mén)為合同履行的主要責(zé)任部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)合同履行全過(guò)程進(jìn)行跟蹤管理。建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同履行情況，包括但不限于服務(wù)提供、產(chǎn)品交付、質(zhì)量驗(yàn)收、款項(xiàng)支付、通知往來(lái)等。重要履約節(jié)點(diǎn)應(yīng)進(jìn)行確認(rèn)，并保存相關(guān)書(shū)面憑證。（三）質(zhì)量與進(jìn)度監(jiān)控對(duì)于服務(wù)類(lèi)或工程類(lèi)合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)依據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)度要求，定期或不定期進(jìn)行檢查、監(jiān)督與評(píng)估，確保合作方按約提供服務(wù)或完成工作。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與合作方溝通，要求其整改。（四）款項(xiàng)支付管理財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定及業(yè)務(wù)部門(mén)提供的履約確認(rèn)憑證（如驗(yàn)收合格單、發(fā)票等），按照公司財(cái)務(wù)制度辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。嚴(yán)格控制預(yù)付款比例，確保付款進(jìn)度與履約進(jìn)度相匹配。（五）合同變更與簽證管理合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款（如范圍調(diào)整、價(jià)格變動(dòng)、期限延長(zhǎng)等），或發(fā)生合同外新增工作內(nèi)容需要簽證，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)與合作方協(xié)商一致后，簽訂書(shū)面變更協(xié)議或簽證單，并履行相應(yīng)的內(nèi)部審批程序后方可執(zhí)行。變更協(xié)議或簽證單是原合同不可分割的組成部分。（六）履約預(yù)警與爭(zhēng)議處理在合同履行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)合作方可能或已經(jīng)出現(xiàn)違約行為，或存在其他影響合同正常履行的風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，包括發(fā)出書(shū)面催告、協(xié)商解決等。必要時(shí)，可尋求法務(wù)部門(mén)支持。六、合同變更、解除與終止階段（一）合同變更如確需變更合同，應(yīng)按照本標(biāo)準(zhǔn)第五條第四款“合同變更與簽證管理”的規(guī)定執(zhí)行。（二）合同解除出現(xiàn)合同約定或法律規(guī)定的解除情形時(shí)，經(jīng)雙方協(xié)商一致或依照法定程序，可以解除合同。合同解除應(yīng)簽訂書(shū)面解除協(xié)議，明確解除后的善后事宜處理。（三）合同終止合同履行完畢或期限屆滿，且雙方無(wú)未了事項(xiàng)的，合同自動(dòng)終止。合同終止后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)組織對(duì)合同最終履行情況進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，并辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。七、合同糾紛處理階段（一）糾紛預(yù)防與早期介入在合同履行過(guò)程中，應(yīng)注重溝通，及時(shí)化解潛在矛盾，預(yù)防糾紛發(fā)生。一旦發(fā)生爭(zhēng)議，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)首先嘗試與合作方友好協(xié)商解決。（二）糾紛處理協(xié)商不成的，按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式（如仲裁或訴訟）處理。發(fā)生合同糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集整理相關(guān)證據(jù)材料，向法務(wù)部門(mén)或法律顧問(wèn)提供詳細(xì)情況，共同制定糾紛處理方案，維護(hù)公司合法權(quán)益。八、合同歸檔與后評(píng)估階段（一）合同資料收集與整理合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)將合同訂立、履行、變更、解除、爭(zhēng)議處理及履約過(guò)程中的所有文件資料（包括合同文本、附件、補(bǔ)充協(xié)議、審批單、驗(yàn)收記錄、支付憑證、往來(lái)函件等）進(jìn)行系統(tǒng)收集、整理和分類(lèi)。（二）合同歸檔整理完畢的合同資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)移交檔案室進(jìn)行歸檔保存。歸檔資料應(yīng)齊全、完整、規(guī)范，便于日后查閱和審計(jì)。合同檔案的保存期限應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定。（三）合同后評(píng)估重大合同或批量性合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門(mén)可組織對(duì)合同管理全過(guò)程進(jìn)行后評(píng)估，包括合同條款的合理性、談判的有效性、合作方履約能力、合同管理的效率與效果、存在的問(wèn)題及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，評(píng)估結(jié)果作為今后合同管理改進(jìn)和合作方選擇的重要參考依據(jù)。九、合同管理的保障措施（一）組織保障明確公司各層級(jí)、各部門(mén)在合同管理中的職責(zé)分工，指定專(zhuān)人或設(shè)立合同管理崗位，負(fù)責(zé)合同的日常管理工作。（二）制度保障完善公司合同管理相關(guān)制度，確保合同管理工作有章可循。定期對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行修訂和完善，適應(yīng)公司發(fā)展和外部環(huán)境變化。（三）人員培訓(xùn)定期組織合同管理人員及業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行合同法律知識(shí)、談判技