建筑工程材料采購管理細則第一章總則第一條為規(guī)范建筑工程材料采購行為，加強項目成本控制，確保工程質(zhì)量與進度，降低采購風險，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，結合建筑行業(yè)特點及工程項目實際情況，特制定本細則。第二條本細則適用于公司所有新建、擴建、改建等建筑工程項目的材料采購管理活動。凡參與工程項目材料采購的部門、人員及相關業(yè)務，均須遵守本細則規(guī)定。第三條材料采購管理應遵循“質(zhì)量優(yōu)先、價格合理、及時供應、廉潔高效、合規(guī)合法”的基本原則，力求實現(xiàn)質(zhì)量、成本、進度的有機統(tǒng)一。第四條材料采購管理工作實行統(tǒng)一領導、分級負責、歸口管理的體制，明確各部門及相關人員的職責權限，確保采購流程規(guī)范、透明、高效。第二章組織機構與職責第五條公司層面設立采購管理領導小組，由公司分管領導牽頭，成員包括采購、工程、技術、質(zhì)量、財務、法務等相關部門負責人。其主要職責為：審定采購戰(zhàn)略與政策、審批重大采購方案、協(xié)調(diào)解決采購管理中的重大問題、監(jiān)督采購制度的執(zhí)行情況。第六條采購部門是材料采購的歸口管理部門，具體負責：（一）貫徹執(zhí)行國家及公司有關采購的法律法規(guī)和管理制度；（二）制定和完善公司材料采購相關的具體操作規(guī)程；（三）組織實施材料供應商的考察、評估、準入與動態(tài)管理；（四）根據(jù)經(jīng)審批的材料需求計劃，組織開展采購詢價、比價、招標等采購活動；（五）負責采購合同的洽談、擬定、報批與管理；（六）協(xié)調(diào)材料的運輸、進場，并配合做好驗收工作；（七）負責采購資金的申請與支付協(xié)調(diào)；（八）建立和維護采購信息檔案。第七條工程項目部（或需求部門）主要職責：（一）根據(jù)施工圖紙、施工組織設計及工程進度，編制詳細的材料需求計劃，明確材料名稱、規(guī)格型號、質(zhì)量標準、數(shù)量、供貨時間及地點等；（二）參與重要材料的市場調(diào)研與供應商考察；（三）負責材料進場后的現(xiàn)場驗收、數(shù)量核對及協(xié)助檢驗工作；（四）反饋材料使用過程中的質(zhì)量問題及供應情況。第八條技術與質(zhì)量管理部門主要職責：（一）負責提供材料的技術標準、質(zhì)量要求及相關規(guī)范；（二）參與關鍵材料的供應商資質(zhì)審查和樣品確認；（三）監(jiān)督材料進場檢驗工作，對不合格材料提出處理意見；（四）參與材料質(zhì)量事故的調(diào)查與分析。第九條財務部門主要職責：（一）負責采購資金的籌措與管理；（二）根據(jù)審批后的采購合同、驗收憑證及發(fā)票等，辦理付款手續(xù)；（三）對采購成本進行核算與監(jiān)控；（四）參與采購合同的財務評審。第十條倉儲管理部門（若有）主要職責：（一）負責材料的入庫驗收、妥善保管、標識及出庫管理；（二）定期進行庫存盤點，確保賬實相符；（三）及時反饋庫存信息及材料損耗情況。第三章材料需求計劃管理第十一條材料需求計劃是采購工作的依據(jù)。工程項目部應根據(jù)施工進度計劃、設計圖紙及預算，在充分考慮合理庫存的基礎上，編制《材料需求計劃表》。第十二條《材料需求計劃表》應包含以下主要內(nèi)容：項目名稱、需求部門、計劃編號、材料名稱、規(guī)格型號、材質(zhì)、技術參數(shù)、質(zhì)量標準（執(zhí)行標準號）、計量單位、需用數(shù)量、分批供應數(shù)量及時間、交貨地點、用途、提報人、審批人等。第十三條材料需求計劃的審批應遵循規(guī)定程序。一般材料需求計劃由項目部負責人審批后提交采購部門；大額、關鍵或特殊材料需求計劃，須經(jīng)公司相關技術、質(zhì)量部門審核，分管領導批準后方可執(zhí)行。第十四條材料需求計劃一經(jīng)批準，原則上不得隨意變更。如因設計變更、施工方案調(diào)整等確需變更的，應按原審批程序及時辦理變更手續(xù)，并書面通知采購部門。第四章供應商管理第十五條供應商管理是確保采購材料質(zhì)量和服務的關鍵環(huán)節(jié)，應建立健全供應商準入、評估、動態(tài)管理及淘汰機制。第十六條供應商準入基本條件：（一）具備獨立法人資格或合法經(jīng)營資格，能提供有效的營業(yè)執(zhí)照、相關生產(chǎn)或經(jīng)營許可證等；（二）具備相應的生產(chǎn)能力、技術水平和質(zhì)量保證體系，能滿足工程材料的質(zhì)量要求和供應能力；（三）具有良好的商業(yè)信譽和財務狀況，無嚴重違法違規(guī)記錄或重大質(zhì)量事故史；（四）能提供必要的質(zhì)量證明文件（如出廠合格證、檢驗報告等）；（五）符合國家及行業(yè)對特定材料供應商的其他要求。第十七條采購部門負責組織對潛在供應商的考察與評審?？疾靸?nèi)容包括：生產(chǎn)（或經(jīng)營）場所、生產(chǎn)設備、工藝流程、質(zhì)量控制、管理水平、供貨能力、售后服務、價格競爭力等。必要時可邀請技術、質(zhì)量等部門共同參與。第十八條對通過考察的供應商，應建立《供應商信息檔案》，納入合格供應商名錄進行管理。合格供應商名錄應定期更新。第十九條對重要材料或長期合作的供應商，應簽訂年度合作協(xié)議或框架協(xié)議。第二十條建立供應商動態(tài)評估機制。采購部門應定期（如每半年或一年）組織對供應商的履約情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、服務態(tài)度、供貨及時性等進行綜合評價，評價結果作為后續(xù)合作及供應商淘汰的依據(jù)。第五章采購方式與定價管理第二十一條材料采購應根據(jù)采購金額、材料特性、市場競爭程度等因素，選擇合適的采購方式。主要采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。第二十二條達到公司規(guī)定招標額度的材料采購，必須采用招標方式。招標工作應嚴格遵守國家及公司招投標管理相關規(guī)定，確保公平、公正、公開。第二十三條對于未達到招標額度，但市場競爭充分的材料，可采用詢價采購方式，向不少于三家合格供應商發(fā)出詢價單，比較其報價、質(zhì)量、服務等，擇優(yōu)確定供應商。第二十四條對于技術復雜、規(guī)格特殊、市場競爭不充分或僅有少數(shù)供應商能夠提供的材料，可采用競爭性談判或單一來源采購方式，但須履行嚴格的審批手續(xù)，并做好書面記錄。第二十五條采購定價應遵循“質(zhì)價相符、貨比三家、擇優(yōu)采購”的原則，力求獲得合理低價。定價方式可根據(jù)采購方式不同，采取招標定價、競價談判、詢價對比、參考市場價等。第二十六條采購部門應建立主要材料價格信息庫，通過市場調(diào)研、信息收集等方式，及時掌握市場價格動態(tài)，為采購定價提供依據(jù)。第六章采購合同管理第二十七條材料采購必須簽訂書面采購合同。采購合同是明確供需雙方權利義務、規(guī)范交易行為的法律文件，應做到條款完整、內(nèi)容明確、權責清晰、合法合規(guī)。第二十八條采購合同主要條款應包括：合同編號、供需雙方名稱及聯(lián)系方式、材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、質(zhì)量標準、包裝要求、交貨時間、交貨地點、運輸方式及費用承擔、驗收標準與方法、付款方式及期限、違約責任、不可抗力、爭議解決方式、合同生效條件、附件（如技術協(xié)議、報價單、樣品確認書等）及雙方簽字蓋章等。第二十九條采購合同的簽訂應嚴格執(zhí)行審批制度。合同草案由采購部門負責擬定，重大或復雜合同應咨詢法律顧問意見。合同在正式簽訂前，須經(jīng)公司相關部門（如財務、技術、質(zhì)量）審核，按權限報分管領導或總經(jīng)理審批。第三十條合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分送相關部門（如財務、項目部）。采購部門負責合同的履行跟蹤，確保供應商按合同約定供貨。第三十一條合同履行過程中，如發(fā)生變更、解除等情況，應與供應商協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議或解除協(xié)議，按原合同審批程序辦理。第七章材料進場驗收與檢驗第三十二條材料進場時，項目部（或需求部門）、采購部門（必要時會同技術、質(zhì)量部門及倉庫管理人員）應共同對到貨材料進行驗收。第三十三條驗收內(nèi)容主要包括：（一）外觀檢查：包裝是否完好，有無破損、受潮、銹蝕等；材料的品牌、規(guī)格型號、數(shù)量等是否與合同、送貨單一致；（二）資料核查：供應商是否提供了齊全有效的質(zhì)量證明文件，如出廠合格證、檢驗（試驗）報告、產(chǎn)品說明書、質(zhì)量保證書等；（三）數(shù)量清點：按合同約定的計量單位和方法進行數(shù)量核對；（四）樣品確認：對于有封樣要求的材料，應與封樣樣品進行比對確認。第三十四條對涉及結構安全、使用功能及重要部位的材料，或合同、規(guī)范有明確要求的，必須進行抽樣送檢。抽樣送檢應按規(guī)定程序委托具有相應資質(zhì)的第三方檢測機構進行，檢測合格后方可使用。第三十五條經(jīng)驗收合格的材料，由驗收人員在送貨單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。對驗收不合格的材料，應立即通知采購部門，由采購部門負責與供應商協(xié)商處理（如退貨、換貨、索賠等），嚴禁不合格材料用于工程。第三十六條材料驗收過程中應做好詳細記錄，填寫《材料進場驗收記錄》，相關質(zhì)量證明文件、檢測報告等應及時整理歸檔。第八章采購付款管理第三十七條采購付款應嚴格按照合同約定和公司財務管理制度執(zhí)行。第三十八條采購部門根據(jù)合同約定、材料驗收合格證明、有效的發(fā)票及付款申請等，按公司審批流程向財務部門申請付款。第三十九條財務部門對付款申請及相關憑證的完整性、合規(guī)性進行審核，確認無誤后按審批意見辦理付款手續(xù)。第四十條原則上不支付預付款，確需支付的，應在合同中明確約定，并從嚴控制預付款比例和付款條件。支付大額款項時，可采用銀行轉賬等安全方式。第四十一條建立付款跟蹤機制，確保資金支付與材料供應、合同履行情況相符，防止超付、錯付。第九章采購檔案與信息管理第四十二條采購部門應建立健全采購檔案管理制度，對采購全過程形成的文件資料進行系統(tǒng)整理、歸檔保存。第四十三條采購檔案主要包括：材料需求計劃、供應商資料、詢價單、報價單、招標文件、投標文件、中標通知書、采購合同及補充協(xié)議、送貨單、驗收記錄、檢驗報告、付款憑證、發(fā)票、往來函電、供應商評估資料等。第四十四條采購檔案的保管期限應符合國家檔案管理規(guī)定及公司檔案管理制度要求。電子檔案應做好備份，確保信息安全。第四十五條采購信息應及時錄入公司管理信息系統(tǒng)（如有），實現(xiàn)信息共享與動態(tài)管理，為成本分析、供應商評估、決策支持提供數(shù)據(jù)依據(jù)。第十章監(jiān)督與考核第四十六條公司紀檢監(jiān)察部門（或指定部門）負責對材料采購全過程進行監(jiān)督檢查，重點檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購行為的合規(guī)性、采購合同的履行情況等，防止發(fā)生舞弊行為。第四十七條建立采購管理考核機制，對采購部門及相關人員的工作績效（如采購效率、材料質(zhì)量合格率、成本控制效果、供應商管理水平、廉潔自律等）進行定期考核與評價。第四十八條對在采購工作中嚴格遵守制度、節(jié)約成本、發(fā)現(xiàn)重大問題或避免重大損失的單位或個人，公司予以表彰獎勵。對違反本細則規(guī)定，造成公司經(jīng)濟損失或不良影響的，將視情節(jié)輕重對相關責任人進行批評教育、經(jīng)濟處罰直至追究法律責任。第十一章應急采購管理第四十九條因工程緊急、設計變更等特殊情況，需進行應急采購時，可適當簡化采購流程，但必須遵循“特事特辦、事后補全”的原則。第五十條