公司人事合同檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范人檔資源安全管理一、規(guī)范制定背景與適用范圍（一）規(guī)范制定背景為規(guī)范公司人事合同檔案的全生命周期管理，保證檔案資料的完整性、保密性及安全性，防范因檔案管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)、信息安全風(fēng)險(xiǎn)及運(yùn)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《勞動(dòng)合同法》及公司內(nèi)部管理制度，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司全體員工（含全職、兼職、勞務(wù)派遣人員）的人事合同檔案管理，涵蓋合同簽訂、歸檔、存儲(chǔ)、查閱、更新、銷毀等全流程操作，以及涉及檔案信息的系統(tǒng)管理、人員權(quán)限控制等安全管控工作。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同簽訂前材料準(zhǔn)備材料收集：人力資源部在員工入職前/合同續(xù)簽前，需收集以下材料原件及掃描件：?jiǎn)T工身份證、學(xué)歷學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等證明材料；《入職登記表》《崗位說明書》等錄用材料；涉及競(jìng)業(yè)限制、保密協(xié)議等特殊約定的專項(xiàng)文件；法律法規(guī)要求的其他材料。材料審核：人力資源專員*經(jīng)辦人需核對(duì)材料真實(shí)性、完整性，保證信息與員工申報(bào)一致，審核無誤后簽署《材料審核記錄表》（見第三章表1）。材料歸檔預(yù)分類：按員工姓名拼音首字母+入職日期（如：ZL20240501）對(duì)材料進(jìn)行初步分類，標(biāo)注“待簽合同檔案”標(biāo)識(shí)，避免與其他檔案混淆。（二）合同簽訂與歸檔合同簽訂：人力資源部與員工協(xié)商確定合同條款（含合同期限、崗位職責(zé)、薪酬福利、保密義務(wù)等），雙方簽字蓋章后，合同文本一式兩份（員工執(zhí)一份，公司執(zhí)一份）。檔案信息錄入：簽訂完成后1個(gè)工作日內(nèi)，人力資源專員*錄入員需將合同關(guān)鍵信息（員工姓名、身份證號(hào)、合同期限、崗位、簽訂日期、合同編號(hào)等）錄入人事檔案管理系統(tǒng)，唯一檔案編號(hào)（規(guī)則：公司簡(jiǎn)稱-年份-部門代碼-流水號(hào)，如：GS2024-RS-001）。紙質(zhì)檔案歸檔：將合同原件、審核通過的補(bǔ)充材料按順序整理，使用檔案袋封裝，封面標(biāo)注“檔案編號(hào)、員工姓名、入職日期、合同期限”；移交至檔案室，由檔案管理員*檔案員核對(duì)檔案材料與系統(tǒng)信息一致性，確認(rèn)無誤后在《人事合同歸檔交接登記表》（見第三章表2）上簽字，雙方各執(zhí)一份留存。（三）檔案日常管理存儲(chǔ)環(huán)境管理：紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)于專用檔案柜，庫(kù)房配備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁設(shè)備，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；電子檔案存儲(chǔ)于公司服務(wù)器專用加密目錄，定期進(jìn)行備份（每日增量備份+每周全量備份），備份數(shù)據(jù)異地存放。檔案查閱與借閱：內(nèi)部查閱：?jiǎn)T工因個(gè)人事務(wù)需查閱本人檔案的，提交《人事檔案查閱申請(qǐng)表》（見第三章表3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批人及人力資源部負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理員檔案員陪同查閱，查閱過程需登記《檔案查閱記錄表》（見第三章表4）；外部借閱：因法律訴訟、審計(jì)等需外部機(jī)構(gòu)借閱檔案的，須持單位介紹信、經(jīng)辦人身份證及公司授權(quán)書，經(jīng)總經(jīng)理*審批人批準(zhǔn)后，可復(fù)印檔案原件，復(fù)印件加蓋“檔案專用章”，原件不外借。檔案更新與變更：?jiǎn)T工信息變更（如姓名、崗位、聯(lián)系方式等）時(shí)，人力資源部需在3個(gè)工作日內(nèi)收集相關(guān)證明材料，更新紙質(zhì)檔案及系統(tǒng)信息，并在《檔案變更記錄表》（見第三章表5）中記錄變更時(shí)間、內(nèi)容及審核人；合同續(xù)簽、變更或解除時(shí)，需在原檔案中補(bǔ)充新合同文本及《合同變更/解除協(xié)議》，同時(shí)在系統(tǒng)中更新檔案狀態(tài)（如“續(xù)簽中”“已終止”）。（四）合同到期處理到期提醒：合同到期前60天，人力資源系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送續(xù)簽提醒至人力資源專員及員工部門負(fù)責(zé)人，*經(jīng)辦人需提前30天與員工溝通續(xù)簽意向。處理評(píng)估：根據(jù)員工績(jī)效、崗位需求等，人力資源部填寫《人事合同到期處理評(píng)估表》（見第三章表6），明確“續(xù)簽”“終止”“解除”三種處理方式及依據(jù)。結(jié)果執(zhí)行：續(xù)簽：簽訂新合同后，按“合同簽訂與歸檔”流程更新檔案；終止/解除：出具《勞動(dòng)合同終止/證明通知書》，雙方簽字確認(rèn)后，將通知書原件存入檔案，同時(shí)在系統(tǒng)中標(biāo)注檔案狀態(tài)為“已終止”。三、關(guān)鍵記錄表單表1：人事合同材料審核記錄表序號(hào)材料名稱份數(shù)真實(shí)性審核完整性審核審核人審核日期1身份證1正1副√√*經(jīng)辦人2024-05-012學(xué)歷證書1正1副√√*經(jīng)辦人2024-05-013入職登記表1正1副√√*經(jīng)辦人2024-05-01備注審核結(jié)論：材料真實(shí)、完整，可進(jìn)入合同簽訂流程表2：人事合同歸檔交接登記表檔案編號(hào)員工姓名部門合同期限移交人移交日期接收人接收日期備注GS2024-RS-001*某銷售部2024-05-01至2027-04-30*經(jīng)辦人2024-05-02*檔案員2024-05-02無誤表3：人事檔案查閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門查閱事由查閱內(nèi)容申請(qǐng)日期*某銷售部辦理社保轉(zhuǎn)移本人勞動(dòng)合同復(fù)印件2024-05-10部門負(fù)責(zé)人審批意見：人力資源部審批意見：檔案管理員意見：同意。*審批人同意。*審批人已安排查閱，*檔案員日期：2024-05-10日期：2024-05-10日期：2024-05-10表4：檔案查閱記錄表查閱日期查閱人檔案編號(hào)查閱內(nèi)容查閱方式批準(zhǔn)人檔案管理員備注2024-05-10*某GS2024-RS-001勞動(dòng)合同復(fù)印件閱后復(fù)印*審批人*檔案員無表5：檔案變更記錄表檔案編號(hào)員工姓名變更內(nèi)容原信息新信息變更日期審核人附件GS2024-RS-001*某聯(lián)系電話13813956782024-05-15*經(jīng)辦人手機(jī)號(hào)變更證明表6：人事合同到期處理評(píng)估表檔案編號(hào)員工姓名部門合同到期日績(jī)效考核結(jié)果崗位需求處理方式處理依據(jù)評(píng)估人日期GS2024-RS-001*某銷售部2027-04-30優(yōu)秀是續(xù)簽績(jī)效優(yōu)秀，崗位空缺*經(jīng)辦人2027-03-01四、安全風(fēng)險(xiǎn)與管控要點(diǎn)（一）主要安全風(fēng)險(xiǎn)信息泄露風(fēng)險(xiǎn)：內(nèi)部人員違規(guī)查閱、復(fù)制檔案，或電子檔案被非法訪問、竊?。粰n案損毀風(fēng)險(xiǎn)：紙質(zhì)檔案因火災(zāi)、水浸、蟲蛀等損壞，電子檔案因系統(tǒng)故障、病毒攻擊丟失；篡改風(fēng)險(xiǎn)：檔案內(nèi)容被未經(jīng)授權(quán)人員修改，導(dǎo)致信息失真；遺失風(fēng)險(xiǎn)：檔案在歸檔、借閱、移交過程中因管理不當(dāng)丟失。（二）管控措施權(quán)限管理：嚴(yán)格執(zhí)行“最小權(quán)限”原則，按崗位劃分檔案系統(tǒng)操作權(quán)限（如查閱、錄入、修改、刪除權(quán)限分離）；系統(tǒng)登錄需采用“賬號(hào)+密碼+動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼”三重認(rèn)證，定期（每季度）強(qiáng)制修改密碼；查閱權(quán)限需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及人力資源部雙審批，特殊權(quán)限需總經(jīng)理批準(zhǔn)。物理安全：檔案庫(kù)房安裝24小時(shí)監(jiān)控錄像，監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)保存30天以上；配備專用消防器材（如二氧化碳滅火器），禁止存放易燃易爆物品；紙質(zhì)檔案柜使用密碼鎖，鑰匙由檔案管理員及人力資源部負(fù)責(zé)人分別保管，實(shí)行“雙人雙鎖”管理。技術(shù)安全：電子檔案采用AES-256位加密存儲(chǔ)，重要文件需添加數(shù)字水?。欢ㄆ冢吭拢?duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描和病毒查殺，及時(shí)更新安全補(bǔ)丁；異地備份數(shù)據(jù)需加密存儲(chǔ)，并定期（每季度）進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，保證備份數(shù)據(jù)可用。人員管理：檔案管理人員需簽訂《保密協(xié)議》，明保證密義務(wù)及違約責(zé)任；定期（每半年）組織檔案管理及信息安全培訓(xùn)，提升風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)；建立檔案