供應(yīng)鏈采購管理流程與供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)通用工具模板一、模板適用范圍與典型應(yīng)用場景本模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、零售業(yè)、服務(wù)業(yè)等）的供應(yīng)鏈采購部門，用于規(guī)范采購全流程管理及供應(yīng)商準(zhǔn)入與評估工作。典型應(yīng)用場景包括：企業(yè)首次搭建采購管理體系，需明確標(biāo)準(zhǔn)化流程；現(xiàn)有采購流程存在效率低下、供應(yīng)商管理混亂等問題，需優(yōu)化重構(gòu)；新項(xiàng)目/新產(chǎn)品啟動，需快速匹配合規(guī)供應(yīng)商并保證采購質(zhì)量；年度供應(yīng)商績效評估，為合作分級、淘汰或續(xù)約提供依據(jù)。二、供應(yīng)鏈采購管理全流程操作細(xì)則采購管理流程需遵循“需求驅(qū)動、合規(guī)優(yōu)先、降本增效”原則，分為10個(gè)核心環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)責(zé)任主體（采購部、需求部門、財(cái)務(wù)部、質(zhì)檢部等）需協(xié)同配合，保證流程閉環(huán)。（一）需求提報(bào)與確認(rèn)：明確采購目標(biāo)與規(guī)格參數(shù)操作步驟：需求發(fā)起：需求部門（如生產(chǎn)部、市場部）根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃，填寫《采購需求申請表》（見表1），明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、期望交期、預(yù)算金額、質(zhì)量要求及用途說明。需求審核：采購部接收到需求后，1個(gè)工作日內(nèi)審核需求的合理性（如數(shù)量是否匹配產(chǎn)能、預(yù)算是否符合成本控制目標(biāo)），必要時(shí)與需求部門溝通調(diào)整，避免過度采購或規(guī)格模糊。需求確認(rèn)：審核通過后，采購部、需求部門、財(cái)務(wù)部共同簽字確認(rèn)，形成《采購需求確認(rèn)單》，作為后續(xù)采購執(zhí)行的依據(jù)。關(guān)鍵輸出：《采購需求申請表》《采購需求確認(rèn)單》（二）供應(yīng)商尋源：拓展合規(guī)供應(yīng)商資源池操作步驟：尋源渠道：通過行業(yè)展會、招標(biāo)平臺（如招標(biāo)網(wǎng)）、行業(yè)協(xié)會推薦、現(xiàn)有供應(yīng)商轉(zhuǎn)介紹等多渠道收集供應(yīng)商信息，建立《供應(yīng)商尋源記錄表》（見表2）。初步篩選：采購部根據(jù)“基本資質(zhì)+業(yè)務(wù)匹配度”進(jìn)行初篩，剔除無相關(guān)行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、注冊資本低于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如生產(chǎn)類企業(yè)注冊資本不低于500萬元）、或存在負(fù)面記錄（如失信被執(zhí)行人）的供應(yīng)商。接洽溝通：對初步篩選合格的供應(yīng)商，發(fā)送《供應(yīng)商合作意向函》，邀請其提交資質(zhì)文件及報(bào)價(jià)方案，同步介紹企業(yè)采購流程與合作要求。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商尋源記錄表》《供應(yīng)商合作意向函》（三）供應(yīng)商資質(zhì)審核：保證合作方合規(guī)可靠操作步驟：資料提交：供應(yīng)商需在5個(gè)工作日內(nèi)提交《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》（見表3）及附件，包括：營業(yè)執(zhí)照副本（加蓋公章）、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一復(fù)印件）、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、ISO14001環(huán)境體系認(rèn)證）、產(chǎn)品/服務(wù)檢測報(bào)告、法定代表人身份證明等。交叉驗(yàn)證：采購部聯(lián)合法務(wù)部、質(zhì)檢部對資質(zhì)文件的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，重點(diǎn)檢查證書是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋采購品類、是否有重大行政處罰記錄?，F(xiàn)場審核（可選）：對關(guān)鍵物料或高價(jià)值采購項(xiàng)目，組織跨部門小組（采購、技術(shù)、質(zhì)量）對供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)地考察，評估產(chǎn)能、設(shè)備、工藝及質(zhì)量控制能力。資質(zhì)評級：審核通過后，將供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名錄》，并根據(jù)資質(zhì)等級（A/B/C類）標(biāo)注合作優(yōu)先級。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《合格供應(yīng)商名錄》（四）詢比價(jià)與成本分析：實(shí)現(xiàn)性價(jià)比最優(yōu)采購操作步驟：詢價(jià)準(zhǔn)備：采購部根據(jù)《采購需求確認(rèn)單》，編制《詢價(jià)邀請函》，明確報(bào)價(jià)截止時(shí)間、報(bào)價(jià)要求（含增值稅價(jià)/不含稅價(jià)）、交付周期、付款條件等，至少向3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)邀請。報(bào)價(jià)收集：供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交《報(bào)價(jià)單》（見表4），采購部需核對報(bào)價(jià)內(nèi)容的完整性（如是否包含運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等附加費(fèi)用）。比價(jià)分析：采購部組織需求部門、財(cái)務(wù)部召開比價(jià)會，從價(jià)格、質(zhì)量、交期、付款條件、售后服務(wù)等維度進(jìn)行綜合評估，形成《詢比價(jià)分析報(bào)告》（見表5），明確推薦供應(yīng)商及理由。價(jià)格審批：根據(jù)采購金額分級審批（如10萬元以下由采購經(jīng)理審批，10-50萬元由采購總監(jiān)審批，50萬元以上由總經(jīng)理*審批），審批通過后進(jìn)入談判環(huán)節(jié)。關(guān)鍵輸出：《詢價(jià)邀請函》《報(bào)價(jià)單》《詢比價(jià)分析報(bào)告》（五）商務(wù)談判與合同簽訂：明確權(quán)責(zé)與風(fēng)險(xiǎn)控制操作步驟：談判準(zhǔn)備：采購部整理談判要點(diǎn)（如價(jià)格折扣、交期彈性、質(zhì)量違約金、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等），組建談判小組（含采購、法務(wù)、技術(shù)代表）。商務(wù)談判：與供應(yīng)商就合同條款進(jìn)行溝通，重點(diǎn)協(xié)商價(jià)格、交付周期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等，達(dá)成一致后形成《合同草案》。合同評審：法務(wù)部對合同條款的合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行評審，財(cái)務(wù)部審核付款條款與財(cái)務(wù)制度的一致性，需求部門確認(rèn)技術(shù)參數(shù)的準(zhǔn)確性。合同簽訂：評審?fù)ㄟ^后，由法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，合同正本交財(cái)務(wù)部、采購部、需求部門存檔，副本供應(yīng)商留存1份。關(guān)鍵輸出：《合同草案》《合同評審表》《采購合同》（六）訂單執(zhí)行與進(jìn)度跟蹤：保證交付及時(shí)性操作步驟：訂單下達(dá)：采購部根據(jù)合同簽訂結(jié)果，在1個(gè)工作日內(nèi)《采購訂單》（見表6），明確訂單編號、物料信息、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期、交貨地點(diǎn)、收貨聯(lián)系人等，通過書面或電子方式發(fā)送給供應(yīng)商。進(jìn)度跟蹤：采購專員每周跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，對延遲風(fēng)險(xiǎn)（如供應(yīng)商產(chǎn)能不足、原材料短缺）提前預(yù)警，協(xié)調(diào)供應(yīng)商制定趕工計(jì)劃，保證按期交付。異常處理：若供應(yīng)商無法按期交付，需在交期前3個(gè)工作日書面通知采購部，雙方協(xié)商解決方案（如分批交付、更換供應(yīng)商等），必要時(shí)啟動應(yīng)急預(yù)案。關(guān)鍵輸出：《采購訂單》《訂單進(jìn)度跟蹤表》（七）物料驗(yàn)收與質(zhì)量檢驗(yàn)：把控采購質(zhì)量關(guān)操作步驟：到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，將發(fā)貨清單、質(zhì)檢報(bào)告等資料發(fā)送至采購部，采購部提前1天通知倉庫、質(zhì)檢部做好收貨準(zhǔn)備。數(shù)量驗(yàn)收：倉庫根據(jù)《采購訂單》核對到貨數(shù)量、包裝情況，填寫《到貨驗(yàn)收單》（見表7），確認(rèn)無誤后簽字；若數(shù)量不符，需當(dāng)場拍照留證，及時(shí)通知采購部與供應(yīng)商溝通處理。質(zhì)量檢驗(yàn)：質(zhì)檢部按《質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)》（如GB國標(biāo)、行標(biāo)或企業(yè)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)）對物料進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，填寫《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》（見表8），判定結(jié)果為“合格”“讓步接收”或“不合格”。異常處理：對不合格物料，質(zhì)檢部出具《不合格品處理通知單》，采購部在2個(gè)工作日內(nèi)與供應(yīng)商協(xié)商退貨、換貨或索賠事宜，相關(guān)記錄存檔。關(guān)鍵輸出：《到貨驗(yàn)收單》《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》《不合格品處理通知單》（八）入庫與財(cái)務(wù)結(jié)算：規(guī)范資產(chǎn)管理與成本核算操作步驟：入庫管理：驗(yàn)收合格的物料由倉庫辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬，同步將《到貨驗(yàn)收單》《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》提交財(cái)務(wù)部。發(fā)票核對：供應(yīng)商在交付后10個(gè)工作日內(nèi)開具合規(guī)增值稅發(fā)票，采購部核對發(fā)票信息（抬頭、稅號、金額、物料型號）與訂單、驗(yàn)收單是否一致，填寫《發(fā)票核對單》。付款審批：財(cái)務(wù)部收到完整單據(jù)后，審核付款條件（如是否達(dá)到賬期、是否有預(yù)付款），按審批流程提交付款申請，通過后由出納辦理轉(zhuǎn)賬。賬務(wù)處理：財(cái)務(wù)部根據(jù)付款憑證登記應(yīng)付賬款，采購部更新供應(yīng)商付款記錄，保證賬實(shí)一致。關(guān)鍵輸出：《入庫單》《發(fā)票核對單》《付款審批單》（九）供應(yīng)商績效評估：動態(tài)優(yōu)化合作生態(tài)操作步驟：評估周期：季度/年度評估，季度評估側(cè)重交期、質(zhì)量等短期指標(biāo)，年度評估綜合合作穩(wěn)定性、降本貢獻(xiàn)等長期指標(biāo)。數(shù)據(jù)收集：采購部從ERP系統(tǒng)提取供應(yīng)商的交期達(dá)成率、批次合格率、價(jià)格競爭力、售后服務(wù)響應(yīng)速度等數(shù)據(jù)，需求部門反饋合作滿意度（如技術(shù)支持、溝通效率）。評分評級：采用《供應(yīng)商績效評估表》（見表9）進(jìn)行量化評分（總分100分），評分維度包括：質(zhì)量（30分）、交期（25分）、價(jià)格（20分）、服務(wù)（15分）、合作配合（10分）。根據(jù)評分結(jié)果將供應(yīng)商分為A（≥90分，優(yōu)秀）、B（80-89分，良好）、C（70-79分，合格）、D（<70分，不合格）四級。結(jié)果應(yīng)用：A級供應(yīng)商優(yōu)先加大訂單份額，B級維持合作，C級約談?wù)模珼級直接淘汰。評估結(jié)果同步更新《合格供應(yīng)商名錄》，作為下一年度合作的重要依據(jù)。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商績效評估表》《合格供應(yīng)商名錄（更新版）》（十）采購流程復(fù)盤與持續(xù)優(yōu)化操作步驟：每半年組織采購流程復(fù)盤會，由采購部牽頭，需求部門、財(cái)務(wù)部、質(zhì)檢部參與，分析流程中的痛點(diǎn)（如審批環(huán)節(jié)冗余、供應(yīng)商響應(yīng)慢），提出改進(jìn)措施（如簡化審批流程、建立供應(yīng)商快速響應(yīng)機(jī)制），形成《采購流程優(yōu)化報(bào)告》，持續(xù)提升采購效率與質(zhì)量。關(guān)鍵輸出：《采購流程優(yōu)化報(bào)告》三、核心配套模板表格表1：采購需求申請表需求部門需求日期物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號需求數(shù)量期望交期預(yù)算金額（元）質(zhì)量要求用途說明申請人部門負(fù)責(zé)人采購部審核財(cái)務(wù)部審核表2：供應(yīng)商尋源記錄表尋源日期尋源渠道供應(yīng)商名稱聯(lián)系人*聯(lián)系電話主營業(yè)務(wù)初篩結(jié)果（通過/否決）否決原因表3：供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商名稱成立時(shí)間注冊資本（萬元）統(tǒng)一社會信用代碼主營業(yè)務(wù)聯(lián)系人*聯(lián)系電話資質(zhì)證書名稱證書編號發(fā)證機(jī)關(guān)有效期審核結(jié)果（有效/無效）附件存放位置表4：報(bào)價(jià)單供應(yīng)商名稱報(bào)價(jià)日期報(bào)價(jià)單編號物料名稱規(guī)格型號數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）增稅稅率含稅總價(jià)（元）交付周期付款條件備注表5：詢比價(jià)分析報(bào)告采購項(xiàng)目需求數(shù)量預(yù)算金額（元）供應(yīng)商A供應(yīng)商B供應(yīng)商C評分維度（權(quán)重）供應(yīng)商A得分供應(yīng)商B得分供應(yīng)商C得分推薦供應(yīng)商理由價(jià)格（40%）質(zhì)量（30%）交期（20%）服務(wù)（10%）表6：采購訂單訂單編號訂單日期供應(yīng)商名稱采購部門物料名稱規(guī)格型號數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）交貨日期交貨地點(diǎn)收貨聯(lián)系人*聯(lián)系電話表7：到貨驗(yàn)收單驗(yàn)收日期供應(yīng)商名稱訂單編號物料名稱規(guī)格型號應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量包裝情況驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）驗(yàn)收人倉庫主管表8：質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告檢驗(yàn)日期物料名稱規(guī)格型號批次號檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)抽樣數(shù)量不合格數(shù)合格率（%）檢驗(yàn)結(jié)果（合格/不合格）檢驗(yàn)人質(zhì)檢主管表9：供應(yīng)商績效評估表供應(yīng)商名稱評估周期評估部門評估維度權(quán)重得分加權(quán)得分評分說明質(zhì)量30%交期25%價(jià)格20%服務(wù)15%配合度10%總分100%等級評定□A（優(yōu)秀）□B（良好）□C（合格）□D（不合格）改進(jìn)建議四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避提示（一）合規(guī)性是底線，嚴(yán)控資質(zhì)審核與合同條款供應(yīng)商資質(zhì)審核需“三查三看”：查營業(yè)執(zhí)照看經(jīng)營范圍，查認(rèn)證證書看有效期，查信用記錄看法律風(fēng)險(xiǎn)；合同條款需明確“不可抗力”“違約責(zé)任”“知識產(chǎn)權(quán)歸屬”等關(guān)鍵內(nèi)容，避免模糊表述（如“價(jià)格面議”“盡快交付”），法律糾紛時(shí)無據(jù)可依。（二）數(shù)據(jù)驅(qū)動決策，避免“人情采購”與“經(jīng)驗(yàn)主義”詢比價(jià)環(huán)節(jié)需保證至少3家供應(yīng)商參與，且報(bào)價(jià)需附成本構(gòu)成明細(xì)（如原材料、加工費(fèi)、管理費(fèi)等），財(cái)務(wù)部需審核價(jià)格合理性；供應(yīng)商績效評估采用量化評分，避免主觀判斷，對C級供應(yīng)商需制定《改進(jìn)計(jì)劃表》（含整改措施、責(zé)任人、完成時(shí)限），并跟蹤驗(yàn)證效果。（三）跨部門協(xié)同是效率保障，明確責(zé)任邊界需求部門對“需求的準(zhǔn)確性”負(fù)責(zé)，采購部對“流程的合規(guī)性”負(fù)責(zé)，質(zhì)檢部對“質(zhì)量的符合性”負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)部對“成本的合理性”負(fù)責(zé)，避免因職責(zé)不清導(dǎo)致推諉；建立“采購周例會”機(jī)制，每周同步需求進(jìn)度、供應(yīng)商問題、交付風(fēng)險(xiǎn)，保證信息對稱。（四）風(fēng)險(xiǎn)前置管理，應(yīng)對供應(yīng)鏈不確定性對獨(dú)家供應(yīng)商或關(guān)鍵物料供