采購(gòu)申請(qǐng)審批表管理庫(kù)存物品之模板一、適用場(chǎng)景與背景說(shuō)明本模板適用于企業(yè)或組織內(nèi)部對(duì)庫(kù)存物品的采購(gòu)申請(qǐng)審批管理，具體場(chǎng)景包括但不限于：庫(kù)存預(yù)警補(bǔ)充：當(dāng)現(xiàn)有庫(kù)存物品低于預(yù)設(shè)的安全庫(kù)存閾值（如常用辦公耗材、生產(chǎn)原材料等）時(shí)，需通過(guò)采購(gòu)申請(qǐng)流程進(jìn)行補(bǔ)貨；新增項(xiàng)目需求：因新項(xiàng)目啟動(dòng)、業(yè)務(wù)拓展或臨時(shí)任務(wù)需要，采購(gòu)未納入常規(guī)庫(kù)存清單的物品時(shí)；常規(guī)周期性采購(gòu)：對(duì)于消耗規(guī)律穩(wěn)定的物品（如季度辦公物資、月度勞保用品），可按固定周期發(fā)起集中采購(gòu)申請(qǐng)；替換/升級(jí)采購(gòu)：現(xiàn)有庫(kù)存物品因質(zhì)量問(wèn)題、技術(shù)淘汰或使用效率低下需替換為新型號(hào)/規(guī)格時(shí)。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化審批流程，可保證采購(gòu)需求合理、庫(kù)存管理可控，同時(shí)避免重復(fù)采購(gòu)、資源浪費(fèi)及流程混亂。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）申請(qǐng)發(fā)起：需求提報(bào)與信息填寫發(fā)起人：由需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）指定人員（如部門專員）作為申請(qǐng)發(fā)起人，登錄企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)或填寫紙質(zhì)《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》。填寫基本信息：準(zhǔn)確錄入申請(qǐng)單號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)或按規(guī)則編號(hào)）、申請(qǐng)人姓名（**）、所屬部門（如“行政部”）、申請(qǐng)日期、緊急程度（普通/緊急，緊急需注明原因并標(biāo)注“加急”）。填寫物品明細(xì)：逐項(xiàng)列明需采購(gòu)的物品信息，包括：物品名稱（需全稱，避免簡(jiǎn)稱，如“A4打印紙（80g）”）；規(guī)格型號(hào)（如“HPLaserJetProM404n打印機(jī)”）；單位（個(gè)/箱/臺(tái)/公斤等）；申請(qǐng)數(shù)量（需結(jié)合庫(kù)存余量、使用頻率及安全庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算，避免過(guò)量申請(qǐng)）；用途/申請(qǐng)理由（如“補(bǔ)充行政部日常辦公消耗，當(dāng)前庫(kù)存僅剩5箱，低于安全庫(kù)存10箱”）；參考單價(jià)（如有歷史采購(gòu)記錄或市場(chǎng)預(yù)估可填寫，無(wú)則留空）；預(yù)估總價(jià)（申請(qǐng)數(shù)量×參考單價(jià)，用于后續(xù)審批權(quán)限判斷）。附件：如涉及特殊物品（如進(jìn)口設(shè)備、定制化產(chǎn)品），需附上產(chǎn)品說(shuō)明書、報(bào)價(jià)單或技術(shù)參數(shù)表等支撐材料。（二）部門審核：需求合理性確認(rèn)審核人：需求部門負(fù)責(zé)人（如行政部經(jīng)理）。審核重點(diǎn)：采購(gòu)需求是否符合部門工作計(jì)劃及預(yù)算范圍；申請(qǐng)數(shù)量是否與實(shí)際需求匹配，是否存在虛報(bào)、多報(bào)；物品規(guī)格型號(hào)是否滿足使用標(biāo)準(zhǔn)（如生產(chǎn)設(shè)備需符合技術(shù)參數(shù)要求）。審核動(dòng)作：審核通過(guò)后，在審批表中“部門審核”欄簽字并注明日期；若不通過(guò)，需注明駁回原因（如“數(shù)量超出季度預(yù)算，請(qǐng)重新核定”）并退回申請(qǐng)人修改。（三）庫(kù)存核對(duì)：現(xiàn)有庫(kù)存數(shù)據(jù)比對(duì)核對(duì)人：倉(cāng)庫(kù)管理員（如倉(cāng)庫(kù)主管）。核對(duì)內(nèi)容：通過(guò)庫(kù)存管理系統(tǒng)或臺(tái)賬查詢現(xiàn)有庫(kù)存余量，重點(diǎn)核對(duì)：申請(qǐng)物品當(dāng)前庫(kù)存數(shù)量是否準(zhǔn)確；是否存在在途采購(gòu)（已申請(qǐng)未入庫(kù)的物品），避免重復(fù)下單；安全庫(kù)存設(shè)置是否合理（如易損件、長(zhǎng)周期物品需適當(dāng)提高安全庫(kù)存）。核對(duì)結(jié)果處理：若庫(kù)存充足（≥安全庫(kù)存），標(biāo)注“無(wú)需采購(gòu)，建議使用現(xiàn)有庫(kù)存”并退回需求部門；若庫(kù)存不足，在審批表中“庫(kù)存核對(duì)”欄簽字確認(rèn)，并注明“當(dāng)前庫(kù)存X件，需采購(gòu)X件”，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。（四）分級(jí)審批：權(quán)限與合規(guī)把控根據(jù)采購(gòu)金額及物品重要性，實(shí)行分級(jí)審批制度（示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：審批級(jí)別審批人適用場(chǎng)景（預(yù)估總價(jià)）部門級(jí)審批需求部門負(fù)責(zé)人金額≤1000元采購(gòu)級(jí)審批采購(gòu)部經(jīng)理（趙六）1000元＜金額≤5000元財(cái)務(wù)級(jí)審批財(cái)務(wù)部經(jīng)理（孫七）5000元＜金額≤20000元總經(jīng)理審批公司總經(jīng)理（周八）金額＞20000元或特殊物品審批動(dòng)作：各審批人需在收到審批表后1-2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)確認(rèn)采購(gòu)必要性、預(yù)算合規(guī)性及流程完整性，簽字并注明日期；若有異議，需書面反饋意見(jiàn)并退回上一環(huán)節(jié)。（五）采購(gòu)執(zhí)行：訂單下達(dá)與跟蹤執(zhí)行人：采購(gòu)部專員（如采購(gòu)專員吳九）。操作步驟：接到審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)后，根據(jù)“物品明細(xì)”及“備注要求”選擇供應(yīng)商（優(yōu)先從合格供應(yīng)商名錄中選擇）；向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及付款方式；跟蹤訂單進(jìn)度，保證供應(yīng)商按約定時(shí)間交貨，若遇延期需及時(shí)通知需求部門。（六）物品入庫(kù)：驗(yàn)收與臺(tái)賬更新驗(yàn)收人：倉(cāng)庫(kù)管理員（）聯(lián)合需求部門人員（）。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)量核對(duì)：實(shí)際到貨數(shù)量與采購(gòu)訂單數(shù)量一致，誤差不超過(guò)±5%；質(zhì)量檢查：物品外觀完好、規(guī)格型號(hào)與申請(qǐng)要求一致，無(wú)破損、假冒偽劣產(chǎn)品；文件核對(duì)：供應(yīng)商需提供合格證、檢驗(yàn)報(bào)告等隨貨文件。入庫(kù)動(dòng)作：驗(yàn)收合格后，填寫《物品入庫(kù)單》，注明入庫(kù)日期、物品信息、數(shù)量、驗(yàn)收人簽字；更新庫(kù)存臺(tái)賬，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)物一致；將審批表、采購(gòu)訂單、入庫(kù)單等文件整理歸檔，形成“采購(gòu)-入庫(kù)”閉環(huán)記錄。（七）歸檔保存：資料留存與追溯歸檔責(zé)任人：采購(gòu)部文員（如文員鄭十）。歸檔范圍：完整的《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、采購(gòu)訂單、入庫(kù)單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。保存期限：紙質(zhì)檔案需分類存放于檔案柜，保存期不少于3年；電子檔案需備份至企業(yè)服務(wù)器，保存期不少于5年，便于后續(xù)審計(jì)或追溯。三、采購(gòu)申請(qǐng)審批表模板（庫(kù)存物品管理專用）采購(gòu)申請(qǐng)審批表基本信息申請(qǐng)單號(hào)[系統(tǒng)自動(dòng)/手動(dòng)填寫]申請(qǐng)人**所屬部門行政部申請(qǐng)日期2023年10月26日緊急程度□普通□緊急（原因：______）物品明細(xì)序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位申請(qǐng)數(shù)量現(xiàn)有庫(kù)存參考單價(jià)（元）1A4打印紙（80g）500張/箱箱10525.002HP黑色墨盒920XL個(gè)20180.00合計(jì)————————————用途/申請(qǐng)理由|行政部日常辦公消耗，當(dāng)前A4紙庫(kù)存僅剩5箱（低于安全庫(kù)存10箱），黑色墨盒已用完，需緊急補(bǔ)充。|

附件清單|□無(wú)□供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（1份）□技術(shù)參數(shù)表（1份）□其他：________________________|審批流程部門審核庫(kù)存核對(duì)采購(gòu)審核財(cái)務(wù)審核總經(jīng)理審批審批人**（行政部經(jīng)理）**（倉(cāng)庫(kù)主管）趙六（采購(gòu)部經(jīng)理）孫七（財(cái)務(wù)部經(jīng)理）周八（總經(jīng)理）審批意見(jiàn)同意采購(gòu)。同意采購(gòu)，當(dāng)前庫(kù)存A4紙5箱，墨盒0個(gè)。同意采購(gòu)，已聯(lián)系供應(yīng)商“辦公”，單價(jià)確認(rèn)無(wú)誤。預(yù)算充足，同意付款。同意，按流程執(zhí)行。審批日期2023年10月27日2023年10月27日2023年10月28日2023年10月29日2023年10月30日備注|1.交貨時(shí)間：2023年11月2日前；2.交貨地點(diǎn)：公司倉(cāng)庫(kù)；3.需提供產(chǎn)品合格證。|四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)信息準(zhǔn)確性：申請(qǐng)人需保證物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息與實(shí)際需求一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致采購(gòu)物品無(wú)法使用或重復(fù)采購(gòu)；如遇不確定參數(shù)，需提前與技術(shù)部門或供應(yīng)商確認(rèn)。庫(kù)存實(shí)時(shí)性：倉(cāng)庫(kù)管理員需定期更新庫(kù)存數(shù)據(jù)，保證“現(xiàn)有庫(kù)存”字段數(shù)據(jù)準(zhǔn)確（建議每日盤點(diǎn)一次高頻消耗物品），避免因庫(kù)存數(shù)據(jù)滯后導(dǎo)致采購(gòu)決策失誤。審批權(quán)限合規(guī)：嚴(yán)格按照分級(jí)審批流程執(zhí)行，不得越級(jí)審批或簡(jiǎn)化流程；緊急申請(qǐng)需標(biāo)注“加急”，并同步通知各審批人優(yōu)先處理，但需保證緊急申請(qǐng)仍符合基本審核標(biāo)準(zhǔn)（如數(shù)量、用途合理性）。采購(gòu)合規(guī)性：采購(gòu)部需從合格供應(yīng)商名錄中選擇合作方，大額采購(gòu)（如＞5萬(wàn)元）需通過(guò)招投標(biāo)或詢價(jià)流程，保證價(jià)格公允、質(zhì)量可靠；禁止向關(guān)聯(lián)方或未經(jīng)審批的供應(yīng)商采購(gòu)。入庫(kù)驗(yàn)收嚴(yán)格性：驗(yàn)收時(shí)需核對(duì)實(shí)物與訂單信息一致，數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格的物品需當(dāng)場(chǎng)拒收并通知采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商退換；嚴(yán)禁“先入庫(kù)后補(bǔ)驗(yàn)