供應(yīng)鏈管理采購訂單審核流程模板一、適用范圍與核心價值二、審核流程全步驟詳解步驟1：采購訂單發(fā)起與資料準(zhǔn)備責(zé)任人：采購專員*操作說明：采購專員*根據(jù)采購需求（如生產(chǎn)計劃、部門申請等），在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單，填寫訂單基礎(chǔ)信息（含供應(yīng)商名稱、物料編碼、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、交貨期、交付地址等）。附件資料需同步，包括：供應(yīng)商報價單、采購申請單（需需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）、供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等，首次合作供應(yīng)商需提供）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議（如涉及）。確認(rèn)訂單信息與附件匹配無誤后，提交至采購經(jīng)理*進(jìn)行初審。步驟2：初審（采購部門內(nèi)部審核）責(zé)任人：采購經(jīng)理*審核重點：訂單基礎(chǔ)信息完整性：物料編碼、數(shù)量、交貨期等關(guān)鍵字段是否填寫準(zhǔn)確，與采購申請單是否一致。供應(yīng)商合規(guī)性：供應(yīng)商是否在公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)，資質(zhì)文件是否在有效期內(nèi)（首次合作需評估供應(yīng)商資質(zhì)等級與供貨能力）。價格合理性：對比歷史采購價格、市場均價或預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，確認(rèn)單價、總價是否符合成本控制要求。操作說明：審核通過后，在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；若存在問題，注明駁回原因（如“供應(yīng)商資質(zhì)過期”“價格超預(yù)算”），退回采購專員*修改后重新提交。步驟3：復(fù)審（財務(wù)部門審核）責(zé)任人：財務(wù)經(jīng)理*審核重點：預(yù)算匹配性：訂單金額是否在對應(yīng)部門/項目的預(yù)算額度內(nèi)，是否存在超預(yù)算情況（超預(yù)算需附額外說明及審批依據(jù)）。付款條件合理性：付款方式（如預(yù)付款、分期付款、貨到付款）、賬期是否符合公司財務(wù)制度，是否與合同條款一致。成本核算準(zhǔn)確性：涉及定制化或大宗采購時，需復(fù)核成本構(gòu)成（如運費、稅費等）是否合理。操作說明：審核通過后，流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門（如涉及合同簽訂）或直接至終審環(huán)節(jié)；若存在預(yù)算超支或付款條件不符問題，反饋至采購部門協(xié)商調(diào)整，直至符合要求。步驟4：終審（管理層/法務(wù)審核）責(zé)任人：分管副總*/總經(jīng)理（根據(jù)訂單金額分級授權(quán)），法務(wù)專員（如需）審核重點：重大訂單審批：訂單金額超過一定閾值（如10萬元，具體閾值由企業(yè)自定）時，需分管副總或總經(jīng)理審批，評估采購事項的戰(zhàn)略必要性及對公司整體運營的影響。合同條款合規(guī)性（如涉及）：法務(wù)專員*審核訂單對應(yīng)的采購合同條款，保證違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)、爭議解決等內(nèi)容符合法律法規(guī)及公司規(guī)定。操作說明：終審?fù)ㄟ^后，系統(tǒng)最終版采購訂單，自動推送至采購專員*及相關(guān)部門；終審駁回則需明確高層決策意見，由采購部門牽頭落實整改。步驟5：訂單確認(rèn)與執(zhí)行跟蹤責(zé)任人：采購專員、倉庫管理員操作說明：采購專員*將終審?fù)ㄟ^的采購訂單正式發(fā)送至供應(yīng)商，并確認(rèn)供應(yīng)商收到訂單（保留回執(zhí)記錄）。供應(yīng)商發(fā)貨后，采購專員跟蹤物流信息，同步倉庫管理員準(zhǔn)備收貨；貨物到達(dá)后，倉庫管理員*對照訂單信息（數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等）進(jìn)行驗收，并在系統(tǒng)中確認(rèn)收貨狀態(tài)。財務(wù)部門根據(jù)收貨確認(rèn)單及訂單信息安排付款，完成采購閉環(huán)。三、采購訂單審核記錄表訂單編號供應(yīng)商名稱物料名稱/規(guī)格訂單金額（元）提交日期審核環(huán)節(jié)審核人審核意見審核狀態(tài)審核日期備注PO20240501001科技有限公司A型芯片（100個）50,0002024-05-01初審張*供應(yīng)商資質(zhì)有效，價格符合歷史采購均價，通過通過2024-05-02-PO20240501001科技有限公司A型芯片（100個）50,0002024-05-01復(fù)審李*預(yù)算充足，付款條件為“貨到付款30天”，符合財務(wù)規(guī)定，通過通過2024-05-03-PO20240501001科技有限公司A型芯片（100個）50,0002024-05-01終審?fù)?金額未超授權(quán)閾值，無需高層審批，通過通過2024-05-03-PO20240501002YY貿(mào)易公司B型原材料（5噸）120,0002024-05-02初審張*供應(yīng)商不在合格名錄內(nèi)，需補充評估資料，駁回駁回2024-05-03補充供應(yīng)商調(diào)研報告四、關(guān)鍵控制點與風(fēng)險提示審核時限管理：明確各環(huán)節(jié)審核時限（如初審≤1個工作日，復(fù)審≤2個工作日，終審≤3個工作日），避免訂單因?qū)徟舆t影響交貨，緊急訂單需標(biāo)注“加急”并啟動綠色通道。供應(yīng)商動態(tài)監(jiān)控：定期更新合格供應(yīng)商名錄，對合作中出現(xiàn)質(zhì)量、交期問題的供應(yīng)商及時評估并采取限制措施，審核時需確認(rèn)供應(yīng)商當(dāng)前狀態(tài)（如是否處于“凍結(jié)合作”期）。資料完整性核查：杜絕“先審批后補資料”行為，所有附件（如報價單、資質(zhì)文件）需在初審階段完整，保證審核依據(jù)充分。審批權(quán)限分離：遵循“不相容崗位分離”原則，采購發(fā)起人不得兼任審核人，財務(wù)、法務(wù)等獨立部門需參與關(guān)鍵環(huán)節(jié)審核，避免權(quán)力集中風(fēng)險。審核記錄留存：所有審核意見、駁回原因、修改記錄需在系統(tǒng)中留痕，紙質(zhì)審核記錄需由審核人