行政文檔歸檔及管理辦法模板一、適用范圍與背景本辦法適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、社會團體及其他組織（以下簡稱“單位”）的行政文檔歸檔管理工作。行政文檔是單位在行政管理、運營決策、業(yè)務(wù)往來等活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于公文、會議紀(jì)要、規(guī)章制度、合同協(xié)議、人事資料、項目文件、聲像材料等。通過規(guī)范行政文檔的歸檔與管理，保證文檔的完整性、系統(tǒng)性、安全性及可追溯性，為單位日常運營、決策支持、審計檢查及歷史留存提供可靠依據(jù)。二、行政文檔歸檔管理操作流程（一）文檔分類大類劃分：根據(jù)行政文檔的性質(zhì)和來源，劃分為以下大類（可根據(jù)單位實際調(diào)整）：綜合管理類：包括單位發(fā)文、收文、請示報告、批復(fù)、通知等；會議管理類：各類會議紀(jì)要、會議材料、簽到表、會議記錄等；規(guī)章制度類：單位章程、管理辦法、實施細(xì)則、崗位職責(zé)等；合同協(xié)議類：各類業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、授權(quán)委托書等；人事管理類：員工入職離職材料、勞動合同、績效考核、培訓(xùn)記錄等；項目管理類：項目立項、實施方案、驗收報告、成果總結(jié)等；聲像材料類：照片、錄音、錄像、電子光盤等；其他類：未納入上述類別但具有保存價值的行政文檔。小類細(xì)化：在大類基礎(chǔ)上，按文件內(nèi)容、年度、部門等進一步細(xì)化小類（如“綜合管理類”可細(xì)分為“單位發(fā)文”“收文”“請示報告”等）。（二）文檔收集與整理收集責(zé)任：各部門指定專人（文檔管理員）負(fù)責(zé)本部門行政文檔的收集工作，保證應(yīng)歸檔文檔齊全；重要文檔（如合同、項目文件）需在辦理完畢后3個工作日內(nèi)移交至文檔管理部門；跨部門協(xié)作形成的文檔，由主辦部門負(fù)責(zé)收集，協(xié)辦部門配合提供相關(guān)材料。整理要求：檢查文檔的完整性，保證正件、附件、審批手續(xù)齊全；對破損、模糊的文檔進行修補、復(fù)制；去除文檔無關(guān)的金屬物（如訂書釘、回形針），采用線裝或膠裝裝訂；聲像材料需標(biāo)注拍攝時間、地點、內(nèi)容、參與人等說明信息；電子文檔需轉(zhuǎn)換為通用格式（如PDF、DOCX），并命名規(guī)范（格式：“部門-年份-文件名-文號”，如“行政部-2023-年度工作計劃-行發(fā)〔2023〕5號”）。（三）立卷與編號立卷原則：按分類結(jié)果將同一類別、同一時期的文檔組成案卷；案卷厚度一般控制在2-3厘米，過厚需分卷，過薄可合并；案卷內(nèi)文檔按時間順序或邏輯順序排列，重要文件在前，輔助文件在后。編號規(guī)則：檔案號由“分類號-年度-案卷號”組成，示例：“Z-2023-001”（Z為綜合管理類分類號，2023為年度，001為當(dāng)年第一卷）；分類號用大寫字母表示（如Z：綜合管理；H：會議管理；G：規(guī)章制度；K：合同協(xié)議；R：人事管理；X：項目管理；S：聲像材料）；年度用4位數(shù)字表示（如2023）；案卷號按每年從“001”開始順序編制，不得重復(fù)、空號。填寫卷內(nèi)目錄：每卷檔案需附《卷內(nèi)目錄》（模板見第三部分），列明序號、文件標(biāo)題、文號、頁數(shù)、形成日期、備注等信息，保證與卷內(nèi)文檔一致。（四）歸檔與移交歸檔時間：年度歸檔：各部門應(yīng)在次年1月31日前完成上一年度行政文檔的整理立卷，移交至文檔管理部門；專項歸檔：項目、會議等專項文檔應(yīng)在事項結(jié)束后15個工作日內(nèi)完成歸檔。移交流程：移交部門填寫《文檔歸檔移交清單》（模板見第三部分），注明檔案號、案卷題名、卷數(shù)、頁數(shù)、歸檔部門、移交人、移交日期等信息；文檔管理部門核對清單與實物，確認(rèn)無誤后簽字接收，并在清單上注明“接收日期”“接收人”；移交單一式兩份，移交部門和文檔管理部門各留存一份。（五）保管與利用保管要求：檔案存放場所應(yīng)符合“十防”要求（防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵、防磁、防有害氣體），配備溫濕度調(diào)控設(shè)備（溫度14-24℃，濕度45-60%）；檔案柜應(yīng)統(tǒng)一編號，標(biāo)注檔案類別和起止卷號；電子檔案存儲在專用服務(wù)器或加密存儲設(shè)備中，定期（每季度）檢查備份情況，保證數(shù)據(jù)安全；聲像材料需單獨存放，避免磁場干擾，定期（每年）檢查保存狀態(tài)。利用流程：因工作需要借閱檔案的，需填寫《文檔借閱申請表》（模板見第三部分），注明借閱人、部門、借閱事由、借閱檔案信息、歸還日期等；秘密級檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字；機密級及以上檔案需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字；借閱期限一般不超過7個工作日，確需延長的需辦理續(xù)借手續(xù)；借閱檔案不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制（經(jīng)批準(zhǔn)的除外）；歸還檔案時，文檔管理部門應(yīng)檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（六）鑒定與銷毀鑒定周期：檔案保管期滿后，由文檔管理部門牽頭，組織檔案鑒定小組（由行政、業(yè)務(wù)、法務(wù)等部門人員組成）進行鑒定。鑒定流程：檔案鑒定小組對保管期滿的檔案進行價值評估，區(qū)分“繼續(xù)保管”和“銷毀”兩類；對具有歷史憑證、參考價值的檔案（如單位重要規(guī)章制度、重大項目文件），應(yīng)延長保管期限；對無保存價值的檔案，填寫《文檔銷毀審批表》（模板見第三部分），列明銷毀檔案的名稱、檔案號、卷數(shù)、頁數(shù)、保管期限、銷毀理由等信息，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后實施。銷毀要求：銷毀檔案需由兩人以上監(jiān)銷，保證檔案信息無法恢復(fù)；監(jiān)銷人應(yīng)在《文檔銷毀審批表》上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期和方式（如碎紙、焚燒）；電子檔案銷毀需進行低級格式化或物理銷毀，保證數(shù)據(jù)徹底清除。三、行政文檔歸檔管理常用模板（一）卷內(nèi)目錄序號文件標(biāo)題文號頁數(shù)形成日期備注12023年年度工作計劃行發(fā)〔2023〕5號122023-01-052關(guān)于舉辦春節(jié)聯(lián)歡活動的通知行辦〔2023〕10號32023-01-15………………（二）文檔歸檔移交清單檔案號案卷題名卷數(shù)頁數(shù)歸檔部門移交人移交日期接收人接收日期備注Z-2023-0012023年行政發(fā)文2150行政部*2024-01-20*2024-01-20H-2023-0052023年度中層管理會議紀(jì)要180總經(jīng)辦*2024-01-22*2024-01-22（三）文檔借閱申請表借閱人部門借閱事由借閱檔案信息（檔案號/案卷題名）歸還日期審批人借閱日期備注*市場部參考?xì)v史合同模板K-2022-003/2022年度銷售合同2023-06-15*2023-06-08（四）文檔銷毀審批表文件名稱檔案號卷數(shù)頁數(shù)保管期限銷毀理由鑒定小組意見審批人銷毀日期監(jiān)銷人備注2020年臨時會議材料H-2020-0081503年保管期滿無保存價值同意銷毀*2023-12-10、四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵要點（一）明確責(zé)任分工單位分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌行政文檔歸檔管理工作；文檔管理部門負(fù)責(zé)制定歸檔制度、指導(dǎo)各部門文檔整理、接收保管檔案、提供利用服務(wù)；各部門負(fù)責(zé)人為本部門文檔歸檔第一責(zé)任人，保證本部門文檔及時、完整歸檔；文檔管理員負(fù)責(zé)本部門文檔收集、整理、移交的具體工作。（二）規(guī)范操作標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行分類、編號、立卷、移交等流程，保證文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化；電子文檔與紙質(zhì)文檔同步歸檔，電子文檔需備份至異地存儲，防止數(shù)據(jù)丟失；檔案借閱、銷毀等環(huán)節(jié)需履行審批手續(xù)，保證全程可追溯。（三）強化安全保密涉密檔案需單獨存放，設(shè)置專用保密柜，嚴(yán)格控制借閱權(quán)限；定期對檔案保管場所進行安全檢查，配備消防器材、監(jiān)控設(shè)備，消除安全隱患；文檔管理人員需簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔