ICS01.140

CCSA14

DB4403

深圳市地方標(biāo)準(zhǔn)

DB4403/TXXX—XXXX

檢測報(bào)告及檔案電子化管理規(guī)范

Specificationsforthedigitizationofinspectionreportsand

archives

（送審稿）

XXXX-XX-XX發(fā)布XXXX-XX-XX實(shí)施

深圳市市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB4403/TXXXX—XXXX

目??次

前言..............................................................................II

1范圍................................................................................1

2規(guī)范性引用文件......................................................................1

3術(shù)語和定義..........................................................................1

4基本規(guī)定............................................................................2

4.1電子化原則....................................................................2

4.2電子文件的系統(tǒng)要求............................................................3

4.3電子簽章要求..................................................................3

5檢測電子文件的歸檔..................................................................3

5.1檢測電子文件的形成............................................................3

5.2電子文件的命名................................................................4

5.3電子文件的歸檔................................................................4

6檢測電子文件的管理..................................................................4

6.1電子文件的存儲(chǔ)和備份..........................................................5

6.2電子文件的更改................................................................5

6.3電子檔案的遷移................................................................5

6.4電子檔案的查詢與利用..........................................................6

6.5檔案的銷毀管理................................................................6

附錄A（資料性）電子檔案遷移登記表.....................................................7

I

DB4403/TXXXX—XXXX

檢測報(bào)告及檔案電子化管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了檢測機(jī)構(gòu)生成的委托單、原始記錄、檢測報(bào)告的電子化要求，包括檢測機(jī)構(gòu)舊的紙質(zhì)

檔案如何轉(zhuǎn)化形成電子文件的要求。

本文件適用于指導(dǎo)檢測機(jī)構(gòu)實(shí)施和應(yīng)用檔案電子化管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894—2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

DA/T31—2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DB3418/T019—2022檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)電子檔案管理規(guī)范

DB11/T2291—2024建設(shè)工程電子文件與電子檔案管理規(guī)程

3術(shù)語和定義

3.1

紙質(zhì)文件電子化Digitizationofpaperdocuments

紙質(zhì)文件數(shù)字化是指采用掃描儀等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、

光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案內(nèi)在的聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過

程。

3.2

電子文件Electronicdocuments

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)

等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。本規(guī)程提及的電子文件是指：委托單、原始記

錄、檢測報(bào)告的數(shù)字形式。

3.3

委托單Commissionorder

檢測委托單是指客戶和檢測機(jī)構(gòu)之間簽訂的簡易合同，用于明確雙方在檢測過程中的權(quán)利和義務(wù)，

確保檢測結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性，同時(shí)保護(hù)雙方的權(quán)益。

3.4

原始記錄Originalrecords

原始記錄是指檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)在對(duì)物品進(jìn)行檢測時(shí)所形成的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠的記錄。這些記錄是

評(píng)定檢測結(jié)果有效性的重要證據(jù)之一。

1

DB4403/TXXXX—XXXX

3.5

檢測報(bào)告Testreport

檢測報(bào)告是指由檢測機(jī)構(gòu)根據(jù)檢測結(jié)果出具的正式文件，包含檢測方法、結(jié)果及檢測機(jī)構(gòu)人員的簽

名，檢測機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)檢測專用章。

3.6

檢測報(bào)告檔案Testreportarchive

檢測報(bào)告檔案是指將檢測機(jī)構(gòu)在檢測過程中產(chǎn)生的檢測報(bào)告、委托單和原始記錄等文件進(jìn)行歸檔并

統(tǒng)一管理的資料。

3.7

分辨率Resolution

分辨率是指單位長度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英寸點(diǎn)數(shù)（dpi）表示。

3.8

歸檔Filearchiving

歸檔是指將文件、記錄或數(shù)據(jù)以系統(tǒng)化的方式存儲(chǔ)起來，以便檢索和使用的操作。

3.9

遷移Migration

遷移是指將原系統(tǒng)中的電子文件向目的系統(tǒng)轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過程。

3.10

電子簽名Electronicsignature

電子簽名是指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識(shí)別簽名人身份并表明電子簽名人認(rèn)可其內(nèi)容

的數(shù)據(jù)。

3.11

電子簽章Electronicstamping

電子簽章是指加蓋電子印章的行為。電子印章是一種包括持有者信息和圖形化內(nèi)容，可用于簽署電

子文件的圖形化數(shù)據(jù)。

3.12

元數(shù)據(jù)Metadata

元數(shù)據(jù)是指描述電子文件、電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。

3.13

電子文件系統(tǒng)Electronicdocumentsystem

電子文件系統(tǒng)是指檢測機(jī)構(gòu)使用的實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、檢測設(shè)備的軟件系統(tǒng)以及其他

生成電子文件的轉(zhuǎn)換系統(tǒng)。

4基本規(guī)定

4.1電子化原則

4.1.1檢測機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的電子文件應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)、安全可用。符合規(guī)定的電子文

件，可以以電子形式歸檔并向檔案部門移交。

4.1.2檢測機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的電子文件應(yīng)滿足真實(shí)性、完整性、可用性和安全性的要求，并具有可追溯性。

4.1.3檢測機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的電子文件實(shí)行全過程管理，確保始終處于受控狀態(tài)，與檢測結(jié)果同步形成、收

集、整理。

2

DB4403/TXXXX—XXXX

4.1.4檢測機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的電子文件應(yīng)帶有相關(guān)人員的電子簽名或檢測機(jī)構(gòu)的電子印章，電子簽名和電子

簽章應(yīng)符合國家有關(guān)部門的規(guī)定。

4.1.5檢測機(jī)構(gòu)管理的電子文件，如包含其他單位提供的電子文件，提供電子文件的單位應(yīng)對(duì)其提供

的電子文件負(fù)責(zé)。

4.2電子文件的系統(tǒng)要求

檢測機(jī)構(gòu)使用的實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、檢測設(shè)備的軟件系統(tǒng)、及其它工具轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，其

主要的功能要滿足直接輸出或?qū)⒓堎|(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件。使用系統(tǒng)形成電子文件應(yīng)滿足以下條件：

4.2.1系統(tǒng)應(yīng)對(duì)電子文件的形成、傳輸轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、利用、處置等實(shí)行全過程管理，確保電子文件始

終處于受控狀態(tài)。

4.2.2系統(tǒng)應(yīng)滿足電子文件形成主體在依法合規(guī)履行職責(zé)或處理業(yè)務(wù)活動(dòng)中，通過符合規(guī)定的程序形

成。

4.2.3系統(tǒng)應(yīng)采取有效措施核驗(yàn)使用人身份的真實(shí)性，并按照檢測業(yè)務(wù)規(guī)定和作業(yè)規(guī)范的要求，記錄

電子文件形成的審批過程以及紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件的操作過程。

4.2.4系統(tǒng)應(yīng)滿足文件傳輸交換的要求，實(shí)現(xiàn)基于文件的信息傳輸、共享。

4.2.5系統(tǒng)應(yīng)具有通用性，兼容性，宜采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)化部署滿足多單位監(jiān)管的需要。

4.2.6系統(tǒng)應(yīng)具有區(qū)分直接產(chǎn)生的電子文件與紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換的電子文件的標(biāo)識(shí)的功能。

4.2.7系統(tǒng)應(yīng)采用權(quán)限管理機(jī)制，不同用戶應(yīng)有不同的訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。

4.2.8系統(tǒng)應(yīng)滿足防篡改功能，任何數(shù)據(jù)修改應(yīng)有記錄并可追溯。

4.3電子簽章要求

4.3.1檢測機(jī)構(gòu)人員的電子簽名

4.3.1.1檢測機(jī)構(gòu)人員的電子簽名應(yīng)具有CA認(rèn)證機(jī)構(gòu)頒發(fā)的電子證書，且證書應(yīng)在有效期內(nèi)。

4.3.1.2創(chuàng)建電子簽名時(shí)，需由本人提供電子簽名的樣式信息。

4.3.1.3簽署時(shí)，電子簽名僅由電子簽名人控制。

4.3.1.4簽署后，對(duì)電子簽名的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)。

4.3.2檢測機(jī)構(gòu)的電子印章

4.3.2.1檢測機(jī)構(gòu)的電子簽章應(yīng)具有CA認(rèn)證機(jī)構(gòu)頒發(fā)的電子證書，且證書應(yīng)在有效期內(nèi)。

4.3.2.2電子印章應(yīng)有專人被機(jī)構(gòu)授權(quán)管理。

4.3.2.3加蓋電子印章時(shí)，應(yīng)有審批流程，并保存審批記錄。

4.3.2.4加蓋電子印章后，應(yīng)記錄加蓋的電子文件名稱、加蓋時(shí)間及電子印章使用操作人。

4.3.3檢測機(jī)構(gòu)的客戶電子簽章

4.3.3.1客戶的電子簽章應(yīng)確保簽署人的意愿是其本人自愿簽署。可通過短信驗(yàn)證、人臉識(shí)別等手段

來驗(yàn)證身份信息與簽署意愿。

4.3.3.2檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)保存客戶的簽署意愿證據(jù)數(shù)據(jù)。

5檢測電子文件的歸檔

5.1檢測報(bào)告電子文件的形成

5.1.1信息化系統(tǒng)直接生成的電子文件

3

DB4403/TXXXX—XXXX

檢測機(jī)構(gòu)使用信息化系統(tǒng)直接生成的電子文件應(yīng)符合：

a)電子文件的形成應(yīng)由檢測機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。

b)電子文件的形成應(yīng)按有關(guān)規(guī)定加蓋相關(guān)的電子簽名和電子印章。

c)電子文件中如有其他單位提供的電子文件（如圖紙、檢測報(bào)告、材質(zhì)單等），其電子文件應(yīng)加

蓋相關(guān)單位的電子印章。

d)電子文件中如需包含其他單位提供的紙質(zhì)文件，請(qǐng)參考本規(guī)程的第5章的第5.1.2條。

e)通過信息化系統(tǒng)生成且?guī)в锌蛻艉拖嚓P(guān)人員電子簽名的電子委托單，應(yīng)確認(rèn)客戶電子簽名的真

實(shí)性，保存客戶的電子簽名，并保留客戶簽署意愿的證明數(shù)據(jù)。

f)通過信息化設(shè)備形成的原始記錄，在形成合法有效的電子文件時(shí)應(yīng)按規(guī)定經(jīng)相關(guān)人員電子簽名

后完成，需要加蓋印章的應(yīng)使用電子印章。

g)通過信息化系統(tǒng)生成的電子報(bào)告，應(yīng)按規(guī)定加蓋相關(guān)人員的電子簽名和檢測機(jī)構(gòu)的電子印章后

完成。

5.1.2紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成的電子文件

檢測機(jī)構(gòu)使用轉(zhuǎn)換工具將紙質(zhì)的文件轉(zhuǎn)化形成電子文件應(yīng)符合：

a)由紙質(zhì)文件數(shù)字化形成的電子文件應(yīng)符合現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》DA/T31中的

技術(shù)要求。

b)紙質(zhì)文件數(shù)字化形成的電子文件作為獨(dú)立使用的，應(yīng)同時(shí)采集元數(shù)據(jù)，所采集的元數(shù)據(jù)應(yīng)符合

相關(guān)規(guī)定并按照以下規(guī)定進(jìn)行：

?紙質(zhì)原件形成單位將紙質(zhì)文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換的電子文件，應(yīng)加蓋原件形成單位的電子印章。

?紙質(zhì)原件接收單位將紙質(zhì)文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換的電子文件，應(yīng)加蓋原件接收單位的電子印章。

c)紙質(zhì)文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換的電子文件與其他電子文件合并使用時(shí)，應(yīng)對(duì)合并后的電子文件按要求進(jìn)

行整體電子簽名或電子印章。

d)紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件后，負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)化的單位應(yīng)將紙質(zhì)文件保管至該電子文件歸檔移交完成。

e)紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件后，應(yīng)保證文件不被修改。如有修改，應(yīng)有記錄并可追溯。

f)紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為電子文件后，原紙質(zhì)文件應(yīng)該按紙質(zhì)保留期間的時(shí)間要求進(jìn)行留存，以便溯源。

g)紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件的分辨率，應(yīng)不小于200dpi。

5.2電子文件的命名

5.2.1通過信息化系統(tǒng)形成的電子文件應(yīng)由其系統(tǒng)按內(nèi)置命名規(guī)則自動(dòng)、有序地為電子文件及其組件

命名。

5.2.2紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件時(shí)，其命名可與原紙質(zhì)文件的命名一致或按檢測機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理需要為

其重新命名，重新命名的電子文件需體現(xiàn)與原文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

5.2.3電子文件如遇到修改情況時(shí)，其新的電子文件命名可按照檢測機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理規(guī)定進(jìn)行重新命名，

重新命名的電子文件需體現(xiàn)與原文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

5.3電子文件的歸檔

5.3.1電子文件在其檢測機(jī)構(gòu)完成整個(gè)管理流程審批后，應(yīng)形成歸檔保存的文件。

5.3.2檢測機(jī)構(gòu)的檔案歸檔文件（檢測報(bào)告、原始記錄、委托單），其一份歸檔文件可按檢測機(jī)構(gòu)的

管理要求按類別分別存儲(chǔ)或合并存儲(chǔ)。

5.3.3檢測機(jī)構(gòu)的檔案在歸檔時(shí)，應(yīng)記錄檔案的歸檔時(shí)間，操作人以及存儲(chǔ)位置等信息。

6檢測電子文件的管理

4

DB4403/TXXXX—XXXX

6.1電子文件的存儲(chǔ)和備份

6.1.1電子文件在形成后，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)按本規(guī)程第7章中的7.2條要求進(jìn)行存儲(chǔ)。

6.1.2電子文件的保存應(yīng)保持真實(shí)、完整、未被篡改，能夠有效的表現(xiàn)所載內(nèi)容并可隨時(shí)調(diào)取查用。

6.1.3存儲(chǔ)與備份載體應(yīng)作防擦寫處理。

6.1.4存儲(chǔ)與備份的載體可以應(yīng)用云存儲(chǔ)技術(shù)及物理存儲(chǔ)介質(zhì)，物理存儲(chǔ)介質(zhì)可應(yīng)用磁盤、磁帶、光

盤或新存儲(chǔ)技術(shù)介質(zhì)上。

6.1.5應(yīng)用云存儲(chǔ)技術(shù)及物理存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)檔案備份，要保存至少兩套完整數(shù)據(jù)，做到“一用一備”，

有條件的宜可開展“一用兩備”或異地異質(zhì)備份。

6.1.6對(duì)于備份的數(shù)據(jù)每年應(yīng)安排一次恢復(fù)演練，備份數(shù)據(jù)應(yīng)可恢復(fù)。

6.1.7存儲(chǔ)與備份的物理介質(zhì)載體應(yīng)該存放在檔案裝具中，避免擠壓。單片載體應(yīng)盒裝，豎立存放。

6.1.8存放地點(diǎn)應(yīng)做到防火，防盜、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫等防護(hù)工作。存放時(shí)應(yīng)

遠(yuǎn)離磁場，并與有害氣體隔離。

6.1.9要定期檢查物理介質(zhì)載體的有效性，根據(jù)物理載體的壽命可提前作遷移處理，遷移處理請(qǐng)參考

本規(guī)定的第6章第6.3部分。

6.2電子文件的更改

6.2.1電子文件的更改要滿足以下要求：

a)電子文件經(jīng)簽名后或電子簽章后不應(yīng)在原文件上直接改動(dòng)，確需對(duì)相關(guān)內(nèi)容調(diào)整的應(yīng)按照本

規(guī)程規(guī)定進(jìn)行。

b)電子文件的更改應(yīng)在電子文件形成的系統(tǒng)中進(jìn)行，按照檢測機(jī)構(gòu)內(nèi)部規(guī)定的流程審批通過后實(shí)

施。

c)電子文件發(fā)生更改的，應(yīng)在電子文件形成的系統(tǒng)中保留更改記錄。

6.2.2委托單位提出更改的情況：

6.2.2.1委托單位提出委托單及檢測報(bào)告修改時(shí)，委托單位應(yīng)按檢測機(jī)構(gòu)的管理規(guī)定提供相關(guān)的證明

材料。

6.2.2.2證明材料提供電子文件時(shí)，應(yīng)加蓋申請(qǐng)人的電子簽名及申請(qǐng)單位的電子印章。

6.2.2.3證明材料提供紙質(zhì)文件時(shí)，接收方需將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件后，與之前的電子文件一并

保存歸檔。

6.2.2.4檢測機(jī)構(gòu)受理委托單位提出更改申請(qǐng)后，形成新的電子文件應(yīng)與原文件共同保存，其命名要

與原文件不同。

6.2.3檢測機(jī)構(gòu)更改的情況：

6.2.3.1檢測機(jī)構(gòu)內(nèi)部更改時(shí)，需按照檢測機(jī)構(gòu)內(nèi)部的管理流程審批后形成新的電子文件，記錄修改

內(nèi)容、修改原因，并保存修改前的電子文檔。

6.2.3.2如無特殊情況，修改后的電子文件需要與原電子文件的電子簽名及電子印章保持一致。

6.2.3.3檢測機(jī)構(gòu)更改后的電子文件與更改前的電子文件，歸檔時(shí)需同時(shí)保存。其命名可根據(jù)檢測機(jī)

構(gòu)內(nèi)部管理規(guī)定進(jìn)行命名。

6.3電子檔案的遷移

6.3.1在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級(jí)或更新后、在存儲(chǔ)介質(zhì)過時(shí)或存儲(chǔ)格式淘汰之前，電子檔案保管部門應(yīng)將電

子檔案遷移到新的系統(tǒng)、存儲(chǔ)介質(zhì)或進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，確保電子檔案可持續(xù)使用。

6.3.2電子檔案遷移之后，需要對(duì)遷移后的數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，對(duì)遷移的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢查。

5

DB4403/TXXXX—XXXX

6.3.3在物理存儲(chǔ)介質(zhì)載體上進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移時(shí)，原介質(zhì)數(shù)據(jù)要待校驗(yàn)后方可清除。

6.3.4電子檔案保管部門應(yīng)對(duì)遷移的操作人員、時(shí)間、過程和結(jié)果進(jìn)行完整的記錄。記錄表可參考附

錄A。

6.4電子檔案的查詢與利用

6.4.1建立健全歷史檔案查詢功能，方便相關(guān)人員對(duì)電子檔案進(jìn)行檢索和查詢、下載、拷貝、傳輸?shù)?/p>

需要，確保信息的快速獲取。

6.4.2對(duì)于需要對(duì)外提供的電子檔案，須經(jīng)過嚴(yán)格的審核和審批流程，確保信息的安全性和合規(guī)性。

6.4.3提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助相關(guān)人員掌握歷史檔案的查詢工具和使用方法，提高檔案利用效

率。

6.4.4使用權(quán)限應(yīng)根據(jù)檢測機(jī)構(gòu)內(nèi)部的管理要求對(duì)人員進(jìn)行合理的權(quán)限分配，并作好檔案查詢、下載、

瀏覽等操作人的操作記錄。

6.5檔案的銷毀管理

6.5.1對(duì)于已達(dá)到保存期限或被認(rèn)定為無用的紙質(zhì)及電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，確保信息

的安全和隱私保護(hù)。

6.5.2銷毀檔案前，應(yīng)進(jìn)行必要的審核和記錄，確保銷毀過程的合規(guī)性和可追溯性。

6.5.3銷毀方式應(yīng)選擇安全可靠的方法，如物理銷毀或數(shù)據(jù)擦除，并在銷毀后出具相應(yīng)的銷毀證明，

以備查驗(yàn)。

6

DB4403/TXXXX—XXXX

附錄A

（資料性）

電子檔案遷移登記表

表A.1給出了檔案遷移登記表的內(nèi)容。

表A.1電子檔案遷移登記表

硬件系統(tǒng)：

原系統(tǒng)系統(tǒng)軟件：

設(shè)備情況應(yīng)用軟件：

存儲(chǔ)設(shè)備：

硬件系統(tǒng)：

目標(biāo)系統(tǒng)系統(tǒng)軟件：

設(shè)備情況應(yīng)用軟件：

存儲(chǔ)設(shè)備：

源文件格式：

目標(biāo)文件格式：

被遷移歸檔電

遷移文件數(shù)：

子檔案情況遷移時(shí)間：

硬件系統(tǒng)校驗(yàn)：

系統(tǒng)軟件校驗(yàn)：

應(yīng)用軟件校驗(yàn)：

存儲(chǔ)載體校驗(yàn)：

遷移檢驗(yàn)情況

電子檔案內(nèi)容校驗(yàn)：

電子檔案形態(tài)校驗(yàn)：

遷移操作人(簽名):遷移校驗(yàn)人(簽名):單位(蓋章):

年月日年月日年月日

7

《檢測報(bào)告及檔案電子化管理規(guī)范》（送審稿）

編制說明

一、項(xiàng)目背景

（一）標(biāo)準(zhǔn)制定必要性和意義

數(shù)字技術(shù)作為科技革命和產(chǎn)業(yè)變革的先導(dǎo)力量，日益融入

經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展各領(lǐng)域。中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議指出要“大力發(fā)展數(shù)

字經(jīng)濟(jì)，推動(dòng)傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)改造升級(jí)”；中共中央、國務(wù)院印發(fā)《數(shù)

字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》強(qiáng)調(diào)“促進(jìn)數(shù)字經(jīng)濟(jì)和實(shí)體經(jīng)濟(jì)深

度融合，以數(shù)字化驅(qū)動(dòng)生產(chǎn)生活和治理方式變革”，要加快企

業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，增強(qiáng)政府?dāng)?shù)字化治理能力。

檢驗(yàn)檢測認(rèn)證認(rèn)可是國家質(zhì)量基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成部分，

承擔(dān)了“傳遞信任、服務(wù)發(fā)展”的重要職責(zé)。檢測行業(yè)更是在

保障公共安全、維護(hù)公眾健康和生態(tài)平衡等方面發(fā)揮了重要作

用。

由于檢測行業(yè)是傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，現(xiàn)有文檔生成和管理方式存在

生成方式落后、效率低、存儲(chǔ)成本高、文檔安全風(fēng)險(xiǎn)高等弊端，

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔及管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)日益復(fù)雜和多樣化的

工作需求，探索文檔電子化及電子文檔管理成為一種必然趨勢。

因此，制定《檢測報(bào)告及檔案電子化管理規(guī)范》具有重要

的意義和必要性。通過本標(biāo)準(zhǔn)的制定，在規(guī)范檢測報(bào)告電子化、

規(guī)范電子檔案管理、提高機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量和管理效率、強(qiáng)化信息

安全保障等方面發(fā)揮作用。標(biāo)準(zhǔn)的制定，不僅符合國家數(shù)字化

轉(zhuǎn)型和信息安全的戰(zhàn)略需要，也將為深圳市檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)規(guī)范

1

化、標(biāo)準(zhǔn)化的文檔管理提供指南，對(duì)于加快檢驗(yàn)檢測行業(yè)的數(shù)

字化轉(zhuǎn)型、提高行業(yè)服務(wù)水平，具有重要的推動(dòng)作用和示范效

應(yīng)。

（二）國內(nèi)外現(xiàn)行相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)情況

國內(nèi)文檔電子化要求和電子文檔管理規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)主要有，

國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T18894—2016《電子文檔歸檔與管理規(guī)范》，該

標(biāo)準(zhǔn)從技術(shù)層面對(duì)電子文檔生成、電子文檔收集與積累、電子

文檔的歸檔及整理、電子文檔的移交、接收與保管作出了規(guī)定；

國家檔案局頒布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T31-2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)

范》，內(nèi)容包括對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)和管理要求；北京市地

方標(biāo)準(zhǔn)DB11/T2291—2024《建設(shè)工程電子文件與電子檔案管理

規(guī)程》，規(guī)定了工程電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)、工程電子

文件形成與管理、電子文件歸檔移交、電子檔案管理等內(nèi)容，

宣城市地方標(biāo)準(zhǔn)DB3418/T019—2022《檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)電子檔案

管理規(guī)范》，內(nèi)容包括電子檔案的管理、電子檔案的處置等要

求，對(duì)深圳市標(biāo)準(zhǔn)的制定有一定的參考作用。

二、工作簡況

（一）任務(wù)來源

2024年4月7日，深圳市市場監(jiān)督管理局正式批準(zhǔn)深圳市

地方標(biāo)準(zhǔn)《檢測報(bào)告及檔案電子化管理規(guī)范》立項(xiàng)。

本文件由深圳市市場監(jiān)督管理局計(jì)量和認(rèn)證處組織，深圳

市水務(wù)工程檢測有限公司、深圳市質(zhì)量檢驗(yàn)協(xié)會(huì)、愷睿（深圳）

軟件科技有限公司、深圳市標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)研究院、太科技術(shù)有限公

2

司、深圳藥品檢驗(yàn)研究院、深圳市泰誠檢測有限公司承擔(dān)具體

起草任務(wù)。

本文件由深圳市市場監(jiān)督管理局提出并歸口。

（二）主要起草過程

1.前期準(zhǔn)備

2024年2月，在主管部門指導(dǎo)下，深圳市質(zhì)量檢驗(yàn)協(xié)會(huì)聯(lián)

合相關(guān)專家開展本文件的前期研究工作，聽取了主管部門的需

求和建議，共同探討了本文件的主要內(nèi)容。

2.標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)

2024年3月，完成標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)書填寫和申報(bào)工作。2024年4

月7日，深圳市市場監(jiān)督管理局下達(dá)了2024年深圳市地方標(biāo)準(zhǔn)

計(jì)劃項(xiàng)目任務(wù)，本文件正式立項(xiàng)。

3.標(biāo)準(zhǔn)編制

（1）文獻(xiàn)研究

2024年6-7月，標(biāo)準(zhǔn)編制組對(duì)檢測機(jī)構(gòu)電子檔案的相關(guān)政

策文件、現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)等文獻(xiàn)資料進(jìn)行了進(jìn)一步梳理，研究目前國

家最新政策文件及各地電子檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等文件，對(duì)收集的資

料進(jìn)行了詳細(xì)的分析，啟動(dòng)本文件編制工作。

（2）形成標(biāo)準(zhǔn)草案

2024年8-9月，按照標(biāo)準(zhǔn)制定原則，編制組在進(jìn)行文獻(xiàn)調(diào)

研的基礎(chǔ)上，充分調(diào)研需求，結(jié)合檢測行業(yè)實(shí)際情況，經(jīng)過多

次修改及討論，形成標(biāo)準(zhǔn)草案（標(biāo)準(zhǔn)編制組討論稿）。

（3）形成征求意見稿

3

2024年10月，編制組走訪調(diào)研了7家單位，分別為通標(biāo)標(biāo)

準(zhǔn)技術(shù)有限公司深圳分公司、深圳市交通工程檢測中心有限公

司、深圳市房屋安全和工程質(zhì)量檢測鑒定中心、深圳市水務(wù)工

程質(zhì)量監(jiān)督站、深圳市藥品檢驗(yàn)研究院、華太檢測有限公司、

深圳粵興水務(wù)科技有限公司，了解行業(yè)需求，結(jié)合檢測機(jī)構(gòu)報(bào)

告及文檔電子化管理實(shí)際情況，對(duì)部分標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容進(jìn)行了修改，

形成標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿。

（4）征求意見

2024年11月，編制組多次征求意見。11月26日和11月

30日，召開2次專家征求意見會(huì)，邀請(qǐng)相關(guān)專家對(duì)標(biāo)準(zhǔn)征求意

見稿進(jìn)行了意見征集。標(biāo)準(zhǔn)編制組共征集到反饋意見30條（含

無意見1條），其中采納26條，暫不處理1條，不采納2條。

標(biāo)準(zhǔn)編制組根據(jù)征求意見情況對(duì)標(biāo)準(zhǔn)文本進(jìn)行了修改完善，形

成標(biāo)準(zhǔn)送審稿。

（5）送審階段

（6）報(bào)批

三、確定標(biāo)準(zhǔn)主要內(nèi)容的依據(jù)

（一）標(biāo)準(zhǔn)編制原則

1.科學(xué)合理性

本文件的編制按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1

部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的要求進(jìn)行編寫，文件

內(nèi)容與國家現(xiàn)行法律法規(guī)、政策相一致，并充分考慮深圳市檢

驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，本文件