高效采購流程申請與審批操作指南一、指南說明為規(guī)范公司采購管理，提高采購效率，保證采購流程合規(guī)、透明，特制定本操作指南。本指南適用于公司各部門各類采購事項的申請與審批，涵蓋從需求提報到采購執(zhí)行的全流程，旨在幫助員工快速掌握采購操作規(guī)范，減少流程延誤，保障采購工作有序開展。二、適用范圍與常見采購場景（一）適用范圍本指南適用于公司各部門因辦公、運營、項目等需要開展的各類采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、固定資產(chǎn)采購等。（二）常見采購場景日常運營物資采購：如辦公用品、耗材（紙張、墨盒等）、清潔用品等常規(guī)消耗性物資。固定資產(chǎn)采購：如電腦、打印機、辦公家具等單價較高、使用周期長的資產(chǎn)。項目專項采購：如研發(fā)項目所需原材料、市場活動物料、項目外包服務(wù)等。緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、臨時任務(wù)）需立即開展的采購，需走緊急審批流程。三、采購申請與審批全流程操作步驟（一）第一步：需求確認與預(yù)算提報操作主體：需求部門申請人/部門負責(zé)人操作內(nèi)容：明確采購需求：根據(jù)部門工作需要，確定采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等核心信息，保證需求合理、必要。核對預(yù)算：登錄公司預(yù)算管理系統(tǒng)，確認對應(yīng)采購項目的預(yù)算額度，保證采購金額在預(yù)算范圍內(nèi)（如超預(yù)算，需提前填寫《預(yù)算調(diào)整申請表》并說明原因）。準備附件：收集至少2家供應(yīng)商的報價單（緊急采購可提供1家，但需備注緊急原因）、技術(shù)參數(shù)要求（如為設(shè)備采購）等支撐材料。要點說明：需求描述需清晰具體，避免“一批辦公用品”等模糊表述；預(yù)算不足時，需提前與財務(wù)部溝通，避免因預(yù)算問題導(dǎo)致審批延誤。（二）第二步：填寫采購申請單操作主體：需求部門申請人操作內(nèi)容：登錄公司OA系統(tǒng)或采購管理平臺，進入“采購申請”模塊，選擇對應(yīng)采購類別（如“物資采購”“服務(wù)采購”）。按系統(tǒng)提示填寫申請單信息，包括：基礎(chǔ)信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期；采購詳情：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)估總價、采購用途（需注明“用于項目/日常辦公”等）；附件：報價單、技術(shù)參數(shù)、預(yù)算表等材料（PDF或JPG格式，單個文件不超過5MB）。確認信息無誤后，提交申請單至部門負責(zé)人審核。要點說明：預(yù)估總價需與報價單一致；規(guī)格型號需與需求匹配，避免采購后出現(xiàn)不符情況。（三）第三步：部門負責(zé)人審核操作主體：需求部門負責(zé)人操作內(nèi)容：登錄系統(tǒng)查看待審核采購申請單，重點審核：需求合理性：采購內(nèi)容是否為部門工作必需，是否存在重復(fù)采購或可替代方案；預(yù)算準確性：預(yù)估總價是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，是否與預(yù)算科目匹配；材料完整性：附件是否齊全（報價單、技術(shù)參數(shù)等）。審核通過：在系統(tǒng)中“同意”，并填寫審核意見（如“同意采購，按流程推進”）；審核不通過：“駁回”，注明駁回原因（如“需求描述不清晰，請補充規(guī)格型號”“預(yù)算不足，需調(diào)整預(yù)算后重新提交”），申請人修改后重新提交。要點說明：部門負責(zé)人需在1個工作日內(nèi)完成審核，避免流程積壓；如對采購內(nèi)容有疑問，需及時與申請人溝通確認。（四）第四步：財務(wù)部審核操作主體：財務(wù)部專員操作內(nèi)容：接到部門負責(zé)人通過的申請單后，重點審核：預(yù)算合規(guī)性：采購金額是否對應(yīng)預(yù)算科目，是否超預(yù)算（超預(yù)算需查看《預(yù)算調(diào)整申請表》審批情況）；價格合理性：對比報價單，分析市場價格是否公允（如單價明顯高于市場價，要求申請人補充說明或重新詢價）；成本控制：是否符合公司成本管控要求，是否存在更優(yōu)采購方案。審核通過：在系統(tǒng)中“同意”，并填寫審核意見（如“預(yù)算合規(guī)，價格合理，同意提交領(lǐng)導(dǎo)審批”）；審核不通過：“駁回”，注明原因（如“預(yù)算科目錯誤，請調(diào)整至‘辦公費’”“報價高于市場價20%，請重新詢價”），申請人修改后重新提交。要點說明：財務(wù)部需在2個工作日內(nèi)完成審核；如涉及大額采購（如超過5萬元），需組織成本專員進行專項審核。（五）第五步：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批操作主體：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理（根據(jù)采購金額分級審批）審批權(quán)限劃分（示例）：采購金額≤5000元：部門負責(zé)人+財務(wù)部審核即可；5000元＜金額≤20000元：部門負責(zé)人+財務(wù)部分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞20000元：部門負責(zé)人+財務(wù)部分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理審批。操作內(nèi)容：根據(jù)審批權(quán)限，由對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)登錄系統(tǒng)查看申請單，重點審核：采購必要性：是否對公司經(jīng)營或項目推進有重要價值；戰(zhàn)略匹配：是否符合公司年度戰(zhàn)略或部門工作計劃；成本效益：投入產(chǎn)出比是否合理，是否存在浪費。審批通過：在系統(tǒng)中“同意”，審批編號，申請單流轉(zhuǎn)至采購部；審批不通過：“駁回”，注明原因（如“非計劃內(nèi)采購，需補充項目說明”“成本過高，暫緩采購”），流程終止，申請人根據(jù)意見調(diào)整后重新發(fā)起。要點說明：領(lǐng)導(dǎo)審批需在2個工作日內(nèi)完成；緊急采購可啟動“綠色審批通道”，同步提交審批并縮短時限。（六）第六步：采購部執(zhí)行與反饋操作主體：采購專員操作內(nèi)容：接到審批通過的申請單后，1個工作日內(nèi)聯(lián)系申請人確認采購細節(jié)（如交貨時間、收貨地址、特殊要求等）。根據(jù)申請單要求開展采購：常規(guī)采購：從合格供應(yīng)商庫中選擇供應(yīng)商，下達采購訂單；大額/專項采購：組織采購談判或招標，保證性價比最優(yōu)。采購?fù)瓿珊?，及時將供應(yīng)商信息、訂單號、預(yù)計交貨時間同步給申請人，并跟蹤物流進度。物資到貨后，申請人需核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，確認無誤后在《到貨驗收單》簽字，并將驗收單反饋至采購部存檔。要點說明：采購部需在3-5個工作日內(nèi)完成采購（緊急采購24小時內(nèi)完成）；如遇供應(yīng)商延遲交貨，需及時通知申請人并協(xié)調(diào)解決方案。四、采購申請單模板（標準格式）采購申請單申請編號申請日期年月日申請部門申請人聯(lián)系方式采購類別□物資采購□服務(wù)采購□固定資產(chǎn)采購采購內(nèi)容（詳細填寫物品/服務(wù)名稱，如“聯(lián)想ThinkPad筆記本T14”）規(guī)格型號/服務(wù)要求（如CPU:i5-1135G7/16G/512G；或“需提供3年質(zhì)保+上門維修服務(wù)”）單位（臺/套/批等）數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）預(yù)算科目（如“辦公費-辦公設(shè)備”“研發(fā)費-原材料”）資金來源□預(yù)算內(nèi)□預(yù)算調(diào)整采購用途（如“用于市場部客戶接待物料采購”“研發(fā)部項目實驗設(shè)備”）緊急程度□普通□緊急（緊急采購需注明原因：如“服務(wù)器故障，需24小時內(nèi)到貨”）附件清單□報價單（供應(yīng)商A/供應(yīng)商B）□技術(shù)參數(shù)書□預(yù)算調(diào)整表□其他：審批流程部門負責(zé)人審核財務(wù)部審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：__________日期：______簽字：__________日期：______簽字：__________日期：______備注（如“需開具增值稅專用發(fā)票”“交貨地點：辦公室”）五、操作關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險提示（一）預(yù)算控制與合規(guī)性采購前必須確認預(yù)算額度，嚴禁無預(yù)算采購或超預(yù)算采購（特殊情況需提前完成預(yù)算調(diào)整流程）。預(yù)算科目需準確匹配，如“辦公設(shè)備”不得計入“差旅費”，避免財務(wù)核算混亂。（二）材料完整性報價單需包含供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、報價日期、物品規(guī)格、單價、總價等關(guān)鍵信息，且需加蓋供應(yīng)商公章（或電子章）。技術(shù)參數(shù)要求需明確，避免采購后因規(guī)格不符導(dǎo)致退貨或糾紛。（三）審批時限管理各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審核（部門負責(zé)人1個工作日、財務(wù)部2個工作日、領(lǐng)導(dǎo)2個工作日），如遇特殊情況需延遲，需提前在系統(tǒng)中備注說明。緊急采購需在申請單中標注“緊急”，并啟動同步審批流程，審批人需加急處理。（四）供應(yīng)商與采購規(guī)范優(yōu)先從公司《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，名錄外供應(yīng)商需提交《供應(yīng)商資質(zhì)表》（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書等）由采購部審核。禁止采購“三無”產(chǎn)品（無生產(chǎn)日期、無質(zhì)量合格證、無生產(chǎn)廠家），或不符合行業(yè)標準的物資/服務(wù)。（五）緊急采購特殊要求因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、應(yīng)急任務(wù)）需緊急采購時，申請人需先電話聯(lián)系部門負責(zé)人及采購部說明情況，后補系統(tǒng)申請及審批流程。緊急采購金額超過1萬元的，需在申請單中詳細說明緊急原因，并由總經(jīng)理直接審批。（六）采購反饋與存檔物資到貨后，申請人需在24小時