采購(gòu)合同審核與執(zhí)行監(jiān)督表（采購(gòu)合規(guī)性保障版）一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值本工具適用于企業(yè)各類采購(gòu)合同（含貨物、服務(wù)、工程類）的全生命周期管理，聚焦采購(gòu)合規(guī)性保障，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程降低合同風(fēng)險(xiǎn)、明確責(zé)任分工、保證履約可控。具體場(chǎng)景包括：新簽合同審核：采購(gòu)部門發(fā)起合同前，需通過(guò)本工具完成合規(guī)性前置審查；合同執(zhí)行監(jiān)督：在合同履行過(guò)程中，跟蹤履約進(jìn)度、變更情況及潛在風(fēng)險(xiǎn)；驗(yàn)收與歸檔管理：合同完成后，匯總驗(yàn)收結(jié)果并保證合規(guī)性資料完整歸檔；審計(jì)與追溯：為內(nèi)部審計(jì)、外部監(jiān)管檢查提供可追溯的合規(guī)依據(jù)。核心價(jià)值在于通過(guò)“審核-執(zhí)行-監(jiān)督-歸檔”閉環(huán)管理，防范合同條款漏洞、供應(yīng)商履約風(fēng)險(xiǎn)、資金支付違規(guī)等問(wèn)題，保障企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)符合《中華人民共和國(guó)采購(gòu)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法規(guī)要求。二、全流程操作步驟詳解步驟1：合同提交與初步受理操作主體：采購(gòu)經(jīng)辦人（采購(gòu)專員）操作內(nèi)容：準(zhǔn)備合同附件：包括但不限于采購(gòu)需求單、供應(yīng)商資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、業(yè)績(jī)證明等）、招投標(biāo)文件（若有）、比價(jià)/議價(jià)記錄、技術(shù)規(guī)格說(shuō)明書(shū)等；填寫《采購(gòu)合同審核與執(zhí)行監(jiān)督表》基礎(chǔ)信息（合同編號(hào)、合同名稱、供應(yīng)商名稱、合同金額、簽訂日期、合同期限等）；提交完整資料包至采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人（采購(gòu)經(jīng)理），進(jìn)行初步形式審查（資料完整性、合同基本信息準(zhǔn)確性）。輸出成果：《合同提交清單》（含附件清單）、《采購(gòu)合同審核與執(zhí)行監(jiān)督表》（基礎(chǔ)信息填寫完成）。步驟2：多維度合規(guī)性審核操作主體：合規(guī)專員（法務(wù)專員）、采購(gòu)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人（采購(gòu)經(jīng)理）、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（財(cái)務(wù)經(jīng)理）審核順序與重點(diǎn)：合規(guī)性初審（合規(guī)專員）：審查合同主體資格：供應(yīng)商是否具備履約資質(zhì)（如特殊行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等），是否存在失信被執(zhí)行人、經(jīng)營(yíng)異常等風(fēng)險(xiǎn)；審查條款合法性：合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)（如“霸王條款”、免責(zé)條款是否有效），爭(zhēng)議解決方式、違約責(zé)任約定是否明確；審查流程合規(guī)性：采購(gòu)方式（公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等）是否符合企業(yè)制度及外部監(jiān)管要求，是否履行了必要的內(nèi)部審批流程。輸出：《合規(guī)性審核意見(jiàn)表》（需標(biāo)注“通過(guò)”“需修改”“不通過(guò)”及具體修改意見(jiàn)）。商務(wù)條款審核（采購(gòu)經(jīng)理）：審查采購(gòu)需求匹配度：標(biāo)的物規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否與采購(gòu)需求單一致；審查價(jià)格合理性：合同價(jià)格是否超出預(yù)算，是否附有成本分析報(bào)告或比價(jià)依據(jù)；審查履約條款：交貨期、交付地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)）是否明確、可行。輸出：《商務(wù)條款審核意見(jiàn)表》（重點(diǎn)標(biāo)注價(jià)格、履約期等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)）。財(cái)務(wù)條款審核（財(cái)務(wù)經(jīng)理）：審查資金支付：付款條件是否與合同履約進(jìn)度掛鉤，發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開(kāi)票時(shí)間是否符合財(cái)務(wù)規(guī)定；審查稅費(fèi)約定：是否明確含稅價(jià)/不含稅價(jià)，稅費(fèi)承擔(dān)方是否符合稅法要求；審查履約保證金：是否約定保證金的金額、繳納方式、退還條件及違約扣罰規(guī)則。輸出：《財(cái)務(wù)條款審核意見(jiàn)表》（需確認(rèn)支付合規(guī)性及資金風(fēng)險(xiǎn)）。步驟3：合同審批與簽訂操作主體：分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)（副總）、總經(jīng)理（或授權(quán)人）操作內(nèi)容：匯總審核意見(jiàn)：采購(gòu)經(jīng)辦人收集合規(guī)、商務(wù)、財(cái)務(wù)三部門審核意見(jiàn)，對(duì)需修改的條款與供應(yīng)商溝通調(diào)整，形成《合同修訂記錄》；履行審批流程：根據(jù)合同金額及企業(yè)權(quán)限，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批（大額合同需經(jīng)董事會(huì)審議）；合同簽訂：審批通過(guò)后，由法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，保證合同文本與審批版本一致，正本一式X份（采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商、檔案室等各執(zhí)一份）。輸出：最終版合同文本（帶審批簽字及修訂記錄）、《合同簽訂登記表》。步驟4：執(zhí)行過(guò)程動(dòng)態(tài)監(jiān)督操作主體：采購(gòu)經(jīng)辦人（采購(gòu)專員）、合規(guī)專員（法務(wù)專員）監(jiān)督要點(diǎn)與操作：履約計(jì)劃跟蹤：采購(gòu)專員根據(jù)合同約定，制定《履約跟蹤計(jì)劃表》，明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如生產(chǎn)周期、交付時(shí)間、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)），定期（每周/每月）與供應(yīng)商確認(rèn)進(jìn)度，記錄實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃的偏差；若出現(xiàn)延期風(fēng)險(xiǎn)（如供應(yīng)商生產(chǎn)延遲），要求供應(yīng)商提交《延期說(shuō)明》及補(bǔ)救方案，評(píng)估對(duì)采購(gòu)目標(biāo)的影響，及時(shí)上報(bào)采購(gòu)經(jīng)理。變更管理：合同履行中如需變更（如數(shù)量調(diào)整、交付期延長(zhǎng)、技術(shù)參數(shù)修改），需由供應(yīng)商提出書(shū)面《變更申請(qǐng)》，采購(gòu)部門審核變更的必要性及合規(guī)性，重新履行審批流程（重大變更需重新審核）；變更審批通過(guò)后，簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》，原合同相應(yīng)條款自動(dòng)失效，監(jiān)督專員更新履約計(jì)劃。異常處理：發(fā)覺(jué)供應(yīng)商違約（如質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、延遲交付），采購(gòu)專員需留存證據(jù)（如檢測(cè)報(bào)告、溝通記錄），發(fā)出《違約整改通知書(shū)》，要求限期整改；涉及重大違約（如影響生產(chǎn)安全、造成經(jīng)濟(jì)損失），啟動(dòng)違約責(zé)任條款，必要時(shí)通過(guò)法律途徑解決，同步上報(bào)法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)。輸出：《履約跟蹤計(jì)劃表》《變更申請(qǐng)及審批記錄》《異常處理報(bào)告》。步驟5：驗(yàn)收與合規(guī)性確認(rèn)操作主體：采購(gòu)專員、使用部門負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部、行政部）、質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人（質(zhì)檢經(jīng)理）、財(cái)務(wù)專員操作流程：驗(yàn)收準(zhǔn)備：供應(yīng)商按合同約定交付標(biāo)的物后，采購(gòu)專員通知使用部門、質(zhì)檢部門準(zhǔn)備驗(yàn)收，提供《送貨單》、產(chǎn)品合格證、技術(shù)資料等；現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：核對(duì)實(shí)物與合同數(shù)量是否一致，填寫《數(shù)量驗(yàn)收記錄》；質(zhì)量驗(yàn)收：質(zhì)檢部門依據(jù)技術(shù)規(guī)格書(shū)進(jìn)行檢測(cè)（如抽樣檢驗(yàn)、功能測(cè)試），出具《質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；功能驗(yàn)收：使用部門測(cè)試標(biāo)的物是否符合實(shí)際需求，確認(rèn)《功能驗(yàn)收確認(rèn)單》。合規(guī)性確認(rèn)：采購(gòu)專員匯總驗(yàn)收資料，確認(rèn)驗(yàn)收結(jié)果是否符合合同約定，填寫《驗(yàn)收結(jié)論表》；財(cái)務(wù)專員核對(duì)驗(yàn)收單、發(fā)票、合同付款條款，確認(rèn)無(wú)誤后提交付款申請(qǐng)。輸出：《數(shù)量驗(yàn)收記錄》《質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《功能驗(yàn)收確認(rèn)單》《驗(yàn)收結(jié)論表》。步驟6：歸檔與閉環(huán)管理操作主體：采購(gòu)專員、檔案管理員（檔案專員）操作內(nèi)容：資料整理：將合同正本、審核意見(jiàn)表、審批記錄、履約跟蹤表、變更文件、驗(yàn)收資料等整理成冊(cè)，標(biāo)注“已歸檔”及歸檔日期；檔案移交：將完整合同檔案移交至檔案室，登記《合同歸檔臺(tái)賬》，保證電子檔與紙質(zhì)檔一致；復(fù)盤總結(jié)：對(duì)合同全流程進(jìn)行合規(guī)性復(fù)盤，分析審核中發(fā)覺(jué)的典型問(wèn)題（如條款漏洞、履約風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)），形成《合同合規(guī)性復(fù)盤報(bào)告》，優(yōu)化后續(xù)采購(gòu)流程。輸出：《合同歸檔臺(tái)賬》《合同合規(guī)性復(fù)盤報(bào)告》。三、采購(gòu)合同審核與執(zhí)行監(jiān)督表（模板）一、合同基本信息合同編號(hào)合同名稱供應(yīng)商全稱供應(yīng)商聯(lián)系人合同簽訂日期合同生效日期合同總金額（元）幣種合同期限自_年_月_日至_年__月__日采購(gòu)類型□貨物□服務(wù)□工程標(biāo)的物名稱/服務(wù)內(nèi)容驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)付款方式□一次性付款□分期付款（分_期，節(jié)點(diǎn)：_____）保證金□有（金額：__元）□無(wú)二、審核意見(jiàn)欄審核環(huán)節(jié)審核人審核日期審核意見(jiàn)（需勾選并填寫具體說(shuō)明）合規(guī)性審核（法務(wù)）法務(wù)專員□通過(guò)□需修改（意見(jiàn)：______________________）□不通過(guò)（原因：______________________）商務(wù)條款審核（采購(gòu)）采購(gòu)經(jīng)理□通過(guò)□需修改（意見(jiàn)：______________________）□不通過(guò)（原因：______________________）財(cái)務(wù)條款審核（財(cái)務(wù)）財(cái)務(wù)經(jīng)理□通過(guò)□需修改（意見(jiàn)：______________________）□?不通過(guò)（原因：______________________）三、審批意見(jiàn)欄審批層級(jí)審批人審批日期分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)副總總經(jīng)理/授權(quán)人總經(jīng)理四、執(zhí)行監(jiān)督記錄履約節(jié)點(diǎn)計(jì)劃日期實(shí)際日期執(zhí)行情況說(shuō)明供應(yīng)商確認(rèn)訂單標(biāo)的物生產(chǎn)/服務(wù)準(zhǔn)備交付/服務(wù)提供驗(yàn)收變更記錄變更內(nèi)容變更原因?qū)徟耍ㄈ鐭o(wú)變更填“無(wú)”）異常處理異常描述影響評(píng)估處理措施（如無(wú)異常填“無(wú)”）五、驗(yàn)收與歸檔驗(yàn)收結(jié)論□合格□基本合格（整改后合格）□不合格（原因：______________________）驗(yàn)收日期驗(yàn)收參與人員簽字使用部門：__________質(zhì)檢部門：__________采購(gòu)部門：__________歸檔編號(hào)歸檔日期四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示審核環(huán)節(jié)“三不放過(guò)”原則：資料不完整不放過(guò)（缺失資質(zhì)文件、比價(jià)記錄等不得進(jìn)入下一環(huán)節(jié)）；條款不明確不放過(guò)（如“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”“違約責(zé)任”模糊需補(bǔ)充說(shuō)明）；流程不合規(guī)不放過(guò)（未經(jīng)招標(biāo)、超預(yù)算等需重新履行審批）。執(zhí)行監(jiān)督“動(dòng)態(tài)跟蹤”要求：大額合同（金額超萬(wàn)元）需每周提交履約報(bào)告，小額合同至少每月跟蹤一次，避免“重簽訂、輕執(zhí)行”；變更審批必須書(shū)面化，禁止口頭約定，防止“先變更后審批”導(dǎo)致的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。驗(yàn)收環(huán)節(jié)“證據(jù)留存”規(guī)范：驗(yàn)收過(guò)程需拍照、錄像留存（尤其是不合格項(xiàng)），由參與方共同簽字確認(rèn)驗(yàn)收結(jié)果，避免后續(xù)爭(zhēng)議；驗(yàn)收不合格的，供應(yīng)商整改后需重新驗(yàn)收，不得“走過(guò)場(chǎng)”。文檔管理“全周期留痕”：合同檔案保存期