公司會(huì)議管理系統(tǒng)及會(huì)議記錄模板一、適用范圍與核心價(jià)值本工具適用于各類企業(yè)內(nèi)部會(huì)議場(chǎng)景，包括但不限于周例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、部門協(xié)調(diào)會(huì)、決策評(píng)審會(huì)、年度總結(jié)會(huì)等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議流程與記錄模板，可實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)清晰化、討論過(guò)程結(jié)構(gòu)化、成果落地可追溯，有效提升會(huì)議效率（減少無(wú)效會(huì)議時(shí)長(zhǎng)30%+）、保證信息傳遞準(zhǔn)確，并為后續(xù)工作復(fù)盤、責(zé)任追溯提供依據(jù)。二、全流程操作指南（一）會(huì)議籌備：從“目標(biāo)”到“通知”明確會(huì)議核心目標(biāo)主持人需提前梳理會(huì)議要解決的核心問題（如“確定Q3產(chǎn)品迭代方案”“協(xié)調(diào)跨部門資源支持項(xiàng)目”），避免議題發(fā)散。示例：若會(huì)議目標(biāo)為“評(píng)審市場(chǎng)部提出的Q3推廣方案”，則需提前明確評(píng)審維度（預(yù)算合理性、可行性、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估等）。制定會(huì)議議程與材料準(zhǔn)備議程設(shè)計(jì)：按“背景介紹→議題討論→決策確認(rèn)→待辦明確”邏輯排序，每個(gè)議題分配具體時(shí)間（如“方案講解15分鐘，討論20分鐘”）。材料準(zhǔn)備：提前1天將會(huì)議議程、相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)告（如銷售數(shù)據(jù)、競(jìng)品分析）、待討論方案（如PPT、文檔）通過(guò)會(huì)議管理系統(tǒng)發(fā)送至參會(huì)人，要求提前閱讀并標(biāo)注疑問點(diǎn)。發(fā)送會(huì)議通知與確認(rèn)參會(huì)通知內(nèi)容需包含：會(huì)議主題、時(shí)間（起止時(shí)間+時(shí)區(qū)）、地點(diǎn)（線上會(huì)議需附/會(huì)議號(hào)）、參會(huì)人（含主持人、記錄人、核心議題負(fù)責(zé)人）、議程概覽、需攜帶的材料。提前1天通過(guò)系統(tǒng)發(fā)送提醒，要求參會(huì)人反饋“參會(huì)/請(qǐng)假”，請(qǐng)假者需說(shuō)明是否需提供書面意見。（二）會(huì)議執(zhí)行：從“開場(chǎng)”到“決策”會(huì)議開場(chǎng)（5分鐘內(nèi)）主持人開場(chǎng)：重申會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)限，強(qiáng)調(diào)“聚焦議題、高效發(fā)言”原則。介紹參會(huì)人：簡(jiǎn)要說(shuō)明缺席人員及原因（如“*總監(jiān)因客戶拜訪請(qǐng)假，已提交書面意見”）。議題討論（核心環(huán)節(jié)）按議程逐項(xiàng)推進(jìn)，每個(gè)議題由負(fù)責(zé)人先簡(jiǎn)要介紹背景（3-5分鐘），再引導(dǎo)參會(huì)人討論。討論規(guī)則：發(fā)言需圍繞議題，避免跑題；每人單次發(fā)言不超過(guò)2分鐘，補(bǔ)充發(fā)言需舉手示意。記錄要點(diǎn)：記錄人需實(shí)時(shí)記錄“關(guān)鍵觀點(diǎn)、分歧點(diǎn)、共識(shí)初步”，示例：議題：Q3推廣預(yù)算分配*經(jīng)理觀點(diǎn)：“社交媒體投放占比應(yīng)提升至50%，因年輕用戶轉(zhuǎn)化率高于行業(yè)平均20%”*總質(zhì)疑：“需考慮平臺(tái)流量成本上漲風(fēng)險(xiǎn)，建議預(yù)留10%預(yù)算作為應(yīng)急”決策確認(rèn)與待辦明確每個(gè)議題討論結(jié)束后，主持人需總結(jié)共識(shí)，明確“是否決策”“決策內(nèi)容”“待辦事項(xiàng)”。待辦事項(xiàng)需包含“任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間、交付標(biāo)準(zhǔn)”，示例：任務(wù)：修改推廣方案預(yù)算表（社交媒體投放調(diào)至45%，預(yù)留10%應(yīng)急預(yù)算）負(fù)責(zé)人：*經(jīng)理（市場(chǎng)部）截止時(shí)間：2023年X月X日下班前交付標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)注調(diào)整依據(jù)，附3家平臺(tái)流量成本對(duì)比表（三）會(huì)議收尾：從“總結(jié)”到“歸檔”會(huì)議總結(jié)（3分鐘）主持人總結(jié)：復(fù)述會(huì)議核心成果（如“共完成3項(xiàng)議題決策，明確5項(xiàng)待辦”），強(qiáng)調(diào)待辦負(fù)責(zé)人與截止時(shí)間。記錄人確認(rèn)：宣讀會(huì)議記錄要點(diǎn)，參會(huì)人核對(duì)無(wú)異議后簽字（線上會(huì)議可通過(guò)系統(tǒng)確認(rèn)電子簽名）。會(huì)議記錄整理與分發(fā)記錄人需在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成記錄整理，內(nèi)容需包含：會(huì)議基本信息、議程討論詳情、決議事項(xiàng)、待辦清單（含負(fù)責(zé)人/截止時(shí)間）、附件清單（如會(huì)議材料、簽字版記錄）。整理完成后通過(guò)系統(tǒng)發(fā)送至所有參會(huì)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及公司存檔，并設(shè)置“查閱權(quán)限”（如僅參會(huì)人可查看詳細(xì)討論，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人僅查看待辦）。待辦跟進(jìn)與閉環(huán)系統(tǒng)自動(dòng)待辦提醒，截止前3天、1天分別向負(fù)責(zé)人發(fā)送催辦通知。待辦完成后，負(fù)責(zé)人需在系統(tǒng)中交付物（如文檔、表格），并更新完成狀態(tài)；記錄人定期（每周）匯總待辦進(jìn)度，形成“會(huì)議成果跟蹤表”供管理層查閱。三、標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議記錄模板公司會(huì)議記錄會(huì)議基本信息會(huì)議名稱Q3產(chǎn)品迭代方案評(píng)審會(huì)會(huì)議日期2023年X月X日會(huì)議時(shí)間14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室A（線上會(huì)議：騰訊會(huì)議，會(huì)議號(hào)X–）主持人*總（產(chǎn)品總監(jiān)）記錄人*助理（行政部）參會(huì)人員經(jīng)理（研發(fā)部）、主管（設(shè)計(jì)部）、專員（市場(chǎng)部）、主管（測(cè)試部）缺席人員及原因*總監(jiān)（運(yùn)營(yíng)部）因客戶拜訪請(qǐng)假，提交書面意見（見附件1）會(huì)議議程1.產(chǎn)品迭代方案背景介紹（經(jīng)理，15分鐘）2.功能優(yōu)先級(jí)討論（全員，30分鐘）3.開發(fā)排期確認(rèn)（經(jīng)理，20分鐘）4.決議與待辦明確（*總，15分鐘）議程討論詳情議題1：產(chǎn)品迭代方案背景介紹經(jīng)理：本次迭代聚焦“提升用戶留存率”，核心功能包括“個(gè)性化推薦算法優(yōu)化”“新增用戶積分體系”（詳見PPT第5-10頁(yè)）。當(dāng)前用戶留存率較上月下降5%，需在Q3末提升至80%。主管：需補(bǔ)充競(jìng)品“APP”的積分體系對(duì)比數(shù)據(jù)，避免功能同質(zhì)化。議題2：功能優(yōu)先級(jí)討論共識(shí)：1.優(yōu)先開發(fā)“個(gè)性化推薦算法優(yōu)化”（直接影響留存率，預(yù)計(jì)開發(fā)周期2周）2.“積分體系”暫緩開發(fā)，待與市場(chǎng)部確認(rèn)用戶調(diào)研數(shù)據(jù)后再定（預(yù)計(jì)需3天）分歧：專員建議同步開發(fā)“社交分享功能”，經(jīng)理認(rèn)為需評(píng)估開發(fā)成本，暫不納入本次迭代。議題3：開發(fā)排期確認(rèn)經(jīng)理：算法優(yōu)化由組負(fù)責(zé)，X月X日完成；若需調(diào)整，需提前2天提出。決議事項(xiàng)1.確定Q3迭代核心功能為“個(gè)性化推薦算法優(yōu)化”，暫緩“積分體系”和“社交分享功能”。2.算法優(yōu)化開發(fā)周期為2周（X月X日-X月X日），*經(jīng)理為總負(fù)責(zé)人。3.市場(chǎng)部需在3天內(nèi)（X月X日前）提交用戶對(duì)“積分體系”的需求調(diào)研報(bào)告，作為下次會(huì)議決策依據(jù)。待辦清單任務(wù)描述負(fù)責(zé)人完成算法優(yōu)化開發(fā)*經(jīng)理（研發(fā)部）提交用戶積分體系調(diào)研報(bào)告*專員（市場(chǎng)部）補(bǔ)充競(jìng)品積分體系對(duì)比數(shù)據(jù)*主管（設(shè)計(jì)部）附件清單1.*總監(jiān)書面意見.pdf2.競(jìng)品積分體系分析.docx3.產(chǎn)品迭代方案PPT.pptx參會(huì)人簽字：_________________（總）_________________（經(jīng)理）_________________（*主管）四、關(guān)鍵使用要點(diǎn)會(huì)前準(zhǔn)備：避免“無(wú)目的會(huì)議”會(huì)議議題需提前1天確定，避免臨時(shí)添加議題；若會(huì)議目標(biāo)不明確（如“隨便聊聊工作進(jìn)展”），可考慮取消或改為異步溝通（如郵件、文檔協(xié)作）。會(huì)中記錄：聚焦“成果”而非“過(guò)程”記錄需重點(diǎn)抓“決策、待辦、關(guān)鍵數(shù)據(jù)”，避免逐字記錄發(fā)言（如“*總認(rèn)為應(yīng)該……”可簡(jiǎn)化為“共識(shí)：需增加功能”）；若討論中出現(xiàn)重大分歧，需記錄各方觀點(diǎn)及未達(dá)成共識(shí)的原因。會(huì)后跟進(jìn)：保證“決議不落空”待辦負(fù)責(zé)人需在系統(tǒng)中更新進(jìn)度，若無(wú)法按時(shí)完成