采購管理流程與合同審批模板一、模板概述與適用范圍二、采購全流程操作指南（一）需求提出與可行性確認(rèn)需求發(fā)起需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請(qǐng)表》（詳見模板一），明確采購內(nèi)容、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估預(yù)算、用途、期望交付時(shí)間等關(guān)鍵信息，并附上相關(guān)技術(shù)參數(shù)或需求說明文件（如技術(shù)圖紙、服務(wù)方案等）。需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購需求的必要性、合理性進(jìn)行審核，保證采購內(nèi)容與部門工作計(jì)劃匹配，預(yù)算符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。采購部對(duì)接與確認(rèn)采購部收到《采購申請(qǐng)表》后，1個(gè)工作日內(nèi)與需求部門溝通，確認(rèn)采購需求的細(xì)節(jié)（如技術(shù)指標(biāo)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、緊急程度等），避免需求描述模糊導(dǎo)致的后續(xù)爭議。對(duì)于預(yù)算超過[具體金額，如5萬元]的采購項(xiàng)目，采購部需組織相關(guān)部門（如技術(shù)部、財(cái)務(wù)部）進(jìn)行需求可行性評(píng)估，形成《采購需求評(píng)估報(bào)告》，明確采購方式（如公開招標(biāo)、詢比價(jià)、單一來源等）建議。（二）供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商尋源采購部根據(jù)采購需求類型，通過公司合格供應(yīng)商庫、公開招標(biāo)平臺(tái)、行業(yè)推薦等方式篩選潛在供應(yīng)商。對(duì)于首次合作的供應(yīng)商，需收集其營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證等）、過往業(yè)績證明等材料，填寫《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》（詳見模板二），由法務(wù)部和需求部門聯(lián)合審核資質(zhì)真實(shí)性及合規(guī)性。供應(yīng)商評(píng)估與確定根據(jù)采購金額及項(xiàng)目復(fù)雜度，選擇合適的采購方式：小額采購（如低于1萬元）：采用詢比價(jià)方式，至少向3家供應(yīng)商詢價(jià)，綜合價(jià)格、交期、服務(wù)質(zhì)量等因素確定供應(yīng)商。大額采購（如1萬元以上）：采用招標(biāo)或競爭性談判方式，成立由采購部、需求部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部組成的評(píng)標(biāo)小組，制定評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（如價(jià)格權(quán)重40%、技術(shù)權(quán)重30%、服務(wù)權(quán)重20%、資質(zhì)權(quán)重10%），通過《供應(yīng)商評(píng)估打分表》（詳見模板二）量化評(píng)分，確定候選供應(yīng)商。評(píng)估結(jié)果需形成《供應(yīng)商選擇報(bào)告》，報(bào)采購部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）合同擬定與審批合同擬定采購部根據(jù)確定的供應(yīng)商及采購需求，組織擬定采購合同。合同內(nèi)容需包含以下核心條款：雙方基本信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式；采購方公司名稱、地址等）；采購標(biāo)的（名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)）；價(jià)格及支付方式（單價(jià)、總價(jià)、幣種、付款條件、發(fā)票要求等）；履行期限（交貨/服務(wù)時(shí)間、地點(diǎn)、方式）；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及方法（驗(yàn)收流程、異議處理方式）；違約責(zé)任（違約情形、賠償標(biāo)準(zhǔn)、合同解除條件）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁或訴訟管轄地）；其他約定事項(xiàng)（如保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等）。法務(wù)部對(duì)合同條款的合規(guī)性、邏輯性、完整性進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如付款條件模糊、違約責(zé)任不對(duì)等），形成《合同審核意見表》。合同審批會(huì)簽擬定完成后的合同，按審批權(quán)限逐級(jí)會(huì)簽：需求部門：確認(rèn)采購內(nèi)容與需求一致，技術(shù)參數(shù)無誤；采購部：確認(rèn)供應(yīng)商選擇合規(guī)，價(jià)格合理；財(cái)務(wù)部：確認(rèn)付款方式符合財(cái)務(wù)制度，預(yù)算充足；法務(wù)部：確認(rèn)法律條款無風(fēng)險(xiǎn)；分管領(lǐng)導(dǎo)：根據(jù)采購金額及重要性審批（如5萬元以上需總經(jīng)理審批）。審批過程中如需修改，由采購部牽頭協(xié)調(diào)相關(guān)部門調(diào)整，直至所有審批節(jié)點(diǎn)通過。（四）采購執(zhí)行與交付驗(yàn)收訂單下達(dá)與履約跟蹤合同審批通過后，采購部向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等，并同步抄送需求部門及財(cái)務(wù)部。采購部指定專人跟蹤合同履行進(jìn)度，定期與供應(yīng)商溝通交貨狀態(tài)，如遇延期風(fēng)險(xiǎn)（如供應(yīng)商生產(chǎn)異常、物流問題等），需提前3個(gè)工作日通知需求部門及相關(guān)部門，協(xié)商解決方案。貨物/服務(wù)驗(yàn)收供應(yīng)商按合同約定交付貨物或提供服務(wù)后，需求部門牽頭組織驗(yàn)收，采購部、法務(wù)部（如需）參與：貨物驗(yàn)收：核對(duì)數(shù)量、規(guī)格型號(hào)是否與訂單一致，檢查外觀、質(zhì)量（如抽樣送檢或按技術(shù)參數(shù)測試），填寫《采購驗(yàn)收單》（詳見模板四），驗(yàn)收人簽字確認(rèn)；服務(wù)驗(yàn)收：根據(jù)服務(wù)方案及合同約定，評(píng)估服務(wù)成果（如項(xiàng)目交付物、服務(wù)響應(yīng)速度等），形成《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。驗(yàn)收不合格的，需求部門需在2個(gè)工作日內(nèi)書面通知采購部，采購部與供應(yīng)商協(xié)商處理方案（如退換貨、整改、扣減款項(xiàng)等），處理結(jié)果需經(jīng)需求部門確認(rèn)。（五）合同歸檔與復(fù)盤檔案歸檔采購部在合同履行完畢（驗(yàn)收合格、款項(xiàng)結(jié)清）后5個(gè)工作日內(nèi)，收集以下材料，整理歸檔：《采購申請(qǐng)表》《供應(yīng)商選擇報(bào)告》《合同文本》《采購訂單》《驗(yàn)收單》《付款憑證》《合同審核意見表》等；歸檔材料需按“項(xiàng)目名稱-合同編號(hào)-日期”分類編號(hào)，電子檔存入公司檔案管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔交行政部統(tǒng)一保管，保存期限不少于[具體年限，如5年]。流程復(fù)盤每季度/每半年，采購部組織相關(guān)部門召開采購流程復(fù)盤會(huì)，分析采購周期、成本控制、供應(yīng)商履約率等指標(biāo)，梳理流程中存在的問題（如審批效率低、需求變更頻繁等），提出優(yōu)化措施，持續(xù)改進(jìn)采購管理效能。三、關(guān)鍵模板表格模板一：采購申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期采購編號(hào)需求描述（采購內(nèi)容、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途）預(yù)估預(yù)算（大寫）￥______預(yù)算編碼期望交付時(shí)間緊急程度附件（技術(shù)參數(shù)、需求說明等）□技術(shù)圖紙□方案書□其他：______需求部門負(fù)責(zé)人簽字日期采購部審核意見□需求明確，可啟動(dòng)采購□需補(bǔ)充信息□調(diào)整預(yù)算后重新申請(qǐng)審核人：備注模板二：供應(yīng)商評(píng)估表（詢比價(jià)類）供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式評(píng)估日期采購項(xiàng)目名稱規(guī)格型號(hào)評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（滿分100分）得分備注價(jià)格（40分）滿足需求且最低價(jià)得40分，每高于最低價(jià)1%扣2分，扣完為止技術(shù)參數(shù)（30分）完全符合技術(shù)要求得30分，每項(xiàng)不符合扣5分交期（20分）按時(shí)交付得20分，每延期1天扣2分服務(wù)（10分）售后服務(wù)響應(yīng)及時(shí)得10分，無服務(wù)方案扣5分總分評(píng)估結(jié)論□推薦□備選□淘汰評(píng)估人：日期：審核意見審核人：日期：模板三：合同審批表合同名稱合同編號(hào)供應(yīng)商名稱簽約地點(diǎn)合同金額（大寫）￥______履行期限合同主要內(nèi)容摘要會(huì)簽部門意見簽字日期需求部門□同意□需修改（說明：______）采購部□同意□需修改（說明：______）財(cái)務(wù)部□同意□需修改（說明：______）法務(wù)部□同意□需修改（說明：______）分管領(lǐng)導(dǎo)□同意□否決（理由：______）總經(jīng)理（如需）□同意□否決（理由：______）備注模板四：采購驗(yàn)收單驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)采購項(xiàng)目名稱合同編號(hào)供應(yīng)商名稱驗(yàn)收部門驗(yàn)收內(nèi)容規(guī)格型號(hào)數(shù)量質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不合格處理意見□退貨□換貨□整改（整改期限：______）□扣減款項(xiàng)（金額：______）驗(yàn)收小組意見□驗(yàn)收合格□驗(yàn)收不合格（詳見備注）需求部門代表簽字采購部簽字法務(wù)部（如需）簽字日期備注（如不合格詳情、整改要求等）四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）權(quán)限管理規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行分級(jí)審批制度，明確不同金額、類型采購項(xiàng)目的審批權(quán)限（如5萬元以下由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，5萬元以上由總經(jīng)理審批），嚴(yán)禁越級(jí)審批或口頭審批。需求部門、采購部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部需在職責(zé)范圍內(nèi)履行審核義務(wù)，對(duì)審批內(nèi)容的真實(shí)性、合規(guī)性負(fù)責(zé)。（二）合同條款審核重點(diǎn)價(jià)格條款：明確單價(jià)、總價(jià)是否含稅，發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開具時(shí)間，避免后期結(jié)算爭議。履約條款：交貨/服務(wù)時(shí)間、地點(diǎn)、方式需具體可執(zhí)行，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)需量化（如“產(chǎn)品合格率≥99%”而非“質(zhì)量合格”）。違約責(zé)任：明確違約情形（如延期交貨、質(zhì)量不合格）對(duì)應(yīng)的賠償標(biāo)準(zhǔn)（如按合同總額的每日千分之五支付違約金），保證雙方權(quán)利義務(wù)對(duì)等。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理建立“合格供應(yīng)商庫”，每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評(píng)（評(píng)估維度包括履約率、質(zhì)量合格率、價(jià)格競爭力、服務(wù)響應(yīng)速度等），對(duì)評(píng)分低于[具體分?jǐn)?shù)，如60分]的供應(yīng)商予以淘汰。供應(yīng)商信息發(fā)生變更（如名稱、地址、法定代表人等），需及時(shí)更新資質(zhì)文件，保證合同主體信息準(zhǔn)確。（四）驗(yàn)收與檔案管理驗(yàn)收過程需留存書面記錄（如驗(yàn)收照片、檢測報(bào)告），驗(yàn)收人員需對(duì)驗(yàn)收結(jié)果簽字確認(rèn)，杜絕“驗(yàn)收走過場”現(xiàn)象。檔案材料需完整、清晰，關(guān)鍵文件（如合同原件、驗(yàn)收單）需加蓋部門公章或合同專用章，