公司日常行政流程操作標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)前言為規(guī)范公司日常行政管理工作，提升工作效率，保證各項(xiàng)流程有序開展，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)涵蓋公司常用行政操作場(chǎng)景，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體與操作要求，適用于全體員工及行政相關(guān)人員。請(qǐng)各部門嚴(yán)格參照?qǐng)?zhí)行，共同維護(hù)公司行政管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。一、會(huì)議室預(yù)約管理適用情境適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議（如部門例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、客戶洽談、培訓(xùn)講座等）的場(chǎng)地申請(qǐng)與使用管理，保證會(huì)議室資源合理分配，避免沖突。操作流程詳解1.提交預(yù)約申請(qǐng)申請(qǐng)人通過公司OA系統(tǒng)“會(huì)議室預(yù)約”模塊，填寫會(huì)議基本信息：會(huì)議名稱（需簡(jiǎn)潔明了，如“項(xiàng)目季度總結(jié)會(huì)”）會(huì)議日期（精確到日，如2024年X月X日）會(huì)議時(shí)段（起始時(shí)間-結(jié)束時(shí)間，建議以30分鐘為單位，如14:00-15:30）參會(huì)人數(shù)（預(yù)計(jì)人數(shù)，不超過會(huì)議室最大容量）所需設(shè)備（投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)、白板、麥克風(fēng)等，勾選所需項(xiàng)）特殊需求（如茶歇、桌型布置等，需提前說(shuō)明）申請(qǐng)人姓名、所屬部門、聯(lián)系方式提交后系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)約編號(hào)（如MT20240515001）。2.審核與確認(rèn)系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)：會(huì)議室時(shí)間段是否已被占用、設(shè)備是否可用。若時(shí)間段沖突，系統(tǒng)提示“該時(shí)段不可用”，申請(qǐng)人需調(diào)整后重新提交；若設(shè)備不足，行政部將在1個(gè)工作日內(nèi)反饋解決方案（如協(xié)調(diào)其他會(huì)議室或調(diào)換設(shè)備）。無(wú)沖突時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送“預(yù)約成功”通知至申請(qǐng)人及部門負(fù)責(zé)人郵箱。3.會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議前1個(gè)工作日，行政部根據(jù)預(yù)約信息準(zhǔn)備會(huì)議室：開啟設(shè)備電源，調(diào)試投影、麥克風(fēng)等；擺放桌椅（根據(jù)需求布置U型/課桌型/會(huì)議型）；如需茶歇，提前聯(lián)系行政部安排茶歇區(qū)。會(huì)議當(dāng)天，申請(qǐng)人提前15分鐘到會(huì)議室檢查設(shè)備，確認(rèn)無(wú)誤后等待參會(huì)人員到場(chǎng)。4.會(huì)后整理會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)人需：關(guān)閉所有設(shè)備（投影儀、燈光、空調(diào)等）；整理會(huì)議室桌椅，清理垃圾，將白板擦凈；在OA系統(tǒng)中“會(huì)議結(jié)束”，確認(rèn)會(huì)議室狀態(tài)為“空閑”。行政部每日18:00前檢查會(huì)議室使用情況，保證無(wú)遺留物品或設(shè)備故障。標(biāo)準(zhǔn)化表單會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)表序號(hào)字段名稱填寫要求示例1會(huì)議名稱簡(jiǎn)潔明確，不超過20字項(xiàng)目需求評(píng)審會(huì)2申請(qǐng)人真實(shí)姓名，系統(tǒng)自動(dòng)填充*小明3所屬部門所在部門全稱市場(chǎng)部4會(huì)議日期YYYY-MM-DD格式2024-05-205會(huì)議時(shí)段HH:MM-HH:MM格式，精確到30分鐘09:00-10:306參會(huì)人數(shù)預(yù)計(jì)人數(shù)，不超過會(huì)議室容量12人7所需設(shè)備勾選所需設(shè)備（可多選）□投影儀□麥克風(fēng)□白板8特殊需求可選，填寫具體需求需擺放U型桌，提供礦泉水9部門負(fù)責(zé)人審批系統(tǒng)自動(dòng)推送審批流程*張華（市場(chǎng)部經(jīng)理）10預(yù)約狀態(tài)系統(tǒng)自動(dòng)更新□待審核□已通過□已取消執(zhí)行要點(diǎn)提示預(yù)約需提前至少4小時(shí)提交，緊急會(huì)議（如2小時(shí)內(nèi)需使用）需直接聯(lián)系行政部（分機(jī)號(hào)8001）協(xié)調(diào)；會(huì)議時(shí)長(zhǎng)原則上不超過4小時(shí)，超時(shí)需重新提交預(yù)約申請(qǐng)；禁止私自占用會(huì)議室或變更會(huì)議用途，如需變更需在系統(tǒng)中修改并重新審批；會(huì)議室設(shè)備使用如遇故障，立即聯(lián)系行政部處理，切勿擅自拆卸。二、辦公用品申領(lǐng)與領(lǐng)用適用情境適用于員工日常辦公所需物品（如筆、紙、文件夾、打印耗材等）的申領(lǐng)與領(lǐng)用管理，保證辦公用品合理使用、庫(kù)存可控。操作流程詳解1.提交申領(lǐng)申請(qǐng)申請(qǐng)人通過OA系統(tǒng)“辦公用品申領(lǐng)”模塊，選擇所需物品：物品類別（辦公文具、辦公耗材、清潔用品等）；物品名稱（如A4紙、中性筆、文件夾等）；規(guī)格型號(hào)（如A4紙70g/500張、中性筆0.5mm黑色）；申領(lǐng)數(shù)量（需參考《辦公用品庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)》，如A4紙每月限申領(lǐng)2包，中性筆每月限申領(lǐng)2支）；申領(lǐng)事由（簡(jiǎn)述用途，如“部門日常辦公使用”）；申領(lǐng)人姓名、所屬部門、聯(lián)系方式。提交后系統(tǒng)自動(dòng)申領(lǐng)單編號(hào)（如BG20240515001）。2.審核與庫(kù)存核對(duì)部門負(fù)責(zé)人收到審批提醒后，1個(gè)工作日內(nèi)完成審核：核對(duì)申領(lǐng)物品是否為部門必需品；審核申領(lǐng)數(shù)量是否合理（避免囤積或浪費(fèi)）。審核通過后，系統(tǒng)推送至行政部，行政專員核對(duì)庫(kù)存：若庫(kù)存充足，直接進(jìn)入發(fā)放流程；若庫(kù)存不足，《采購(gòu)申請(qǐng)單》，聯(lián)系供應(yīng)商采購(gòu)（采購(gòu)周期一般為3-5個(gè)工作日）。3.領(lǐng)用與確認(rèn)庫(kù)存充足時(shí)，行政專員通知申請(qǐng)人領(lǐng)用；申請(qǐng)人攜帶工牌至行政部（301辦公室）領(lǐng)取物品，核對(duì)物品名稱、數(shù)量無(wú)誤后，在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)；行政部更新庫(kù)存信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際庫(kù)存一致。標(biāo)準(zhǔn)化表單辦公用品申領(lǐng)與領(lǐng)用登記表日期物品名稱規(guī)格型號(hào)申領(lǐng)數(shù)量領(lǐng)用人所屬部門審核人庫(kù)存余量備注2024-05-15A4紙70g/500張2包*李紅人事部*趙剛15包日常辦公2024-05-16中性筆0.5mm黑色3支*王偉技術(shù)部*孫強(qiáng)20支項(xiàng)目會(huì)議執(zhí)行要點(diǎn)提示申領(lǐng)需遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，禁止為他人代領(lǐng)或私自申領(lǐng)非工作必需品；辦公用品僅限公司內(nèi)部使用，嚴(yán)禁帶出公司或挪作私用；如發(fā)覺物品質(zhì)量問題，領(lǐng)用后2個(gè)工作日內(nèi)反饋至行政部，以便更換或退貨；月底行政部盤點(diǎn)庫(kù)存，對(duì)低值易耗品（如筆、紙）進(jìn)行補(bǔ)充采購(gòu)，保證常用物品庫(kù)存充足。三、內(nèi)部文件審批流程適用情境適用于公司內(nèi)部需正式發(fā)布或存檔的文件（如規(guī)章制度、通知報(bào)告、流程文件、會(huì)議紀(jì)要等）的起草、審核、審批與發(fā)布管理，保證文件內(nèi)容準(zhǔn)確、流程合規(guī)。操作流程詳解1.文件起草起草人根據(jù)需求撰寫文件，內(nèi)容需包含：文件標(biāo)題（如“公司考勤管理制度修訂版”）；文件編號(hào)（按“部門代碼-年份-序號(hào)”格式，如HR-2024-001）；（明確目的、適用范圍、具體條款、執(zhí)行日期等）；起草人、所屬部門、聯(lián)系方式。文件格式要求：標(biāo)題二號(hào)黑體，三號(hào)仿宋，行距28磅，頁(yè)碼居中。2.部門初審起草人將文件提交至部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人在2個(gè)工作日內(nèi)完成初審：核對(duì)文件內(nèi)容是否符合部門職責(zé)；檢查條款是否明確、可執(zhí)行；提出修改意見（如需修改，起草人根據(jù)意見調(diào)整后重新提交）。3.職能部門會(huì)簽涉及跨部門職責(zé)的文件（如財(cái)務(wù)制度需財(cái)務(wù)部會(huì)簽），由部門負(fù)責(zé)人發(fā)起會(huì)簽：相關(guān)職能部門（如財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、人事部）在3個(gè)工作日內(nèi)反饋意見；會(huì)簽通過后，文件流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)；會(huì)簽意見存在分歧時(shí)，由起草人協(xié)調(diào)各部門達(dá)成一致。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件重要性及會(huì)簽意見，在3個(gè)工作日內(nèi)完成審批：審批通過：文件進(jìn)入發(fā)布流程；需修改：起草人根據(jù)意見調(diào)整后重新提交審批；不通過：文件退回起草人并說(shuō)明原因。5.發(fā)布與歸檔審批通過后，由行政部統(tǒng)一發(fā)布：公司內(nèi)部文件通過OA系統(tǒng)“公告欄”發(fā)布；涉及全員的通知由行政部同步發(fā)送至企業(yè)群；行政部將文件電子版存檔至“公司文件管理系統(tǒng)”，紙質(zhì)版（如需）加蓋公章后存檔至檔案室。標(biāo)準(zhǔn)化表單內(nèi)部文件審批單文件名稱文件編號(hào)起草人所屬部門起草日期公司加班管理規(guī)范HR-2024-002*陳靜人事部2024-05-10審批流程部門初審→職能部門會(huì)簽→分管領(lǐng)導(dǎo)審批部門初審意見同意發(fā)布，建議補(bǔ)充“加班餐補(bǔ)標(biāo)準(zhǔn)”條款*周強(qiáng)人事部2024-05-12職能部門會(huì)簽意見財(cái)務(wù)部：同意，加班餐補(bǔ)標(biāo)準(zhǔn)參照《員工福利管理辦法》*吳剛財(cái)務(wù)部2024-05-13分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見同意發(fā)布，自2024年6月1日起執(zhí)行*鄭華副總經(jīng)理2024-05-15發(fā)布日期2024-05-16執(zhí)行要點(diǎn)提示文件內(nèi)容需符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，避免模糊表述或矛盾條款；涉及員工切身利益的文件（如考勤、薪酬制度），需提前征求員工意見；文件發(fā)布后，各部門需在3個(gè)工作日內(nèi)組織學(xué)習(xí)并傳達(dá)至每位員工；文件修訂需重新履行審批流程，舊版文件同時(shí)廢止。四、員工差旅申請(qǐng)與安排適用情境適用于員工因公出差（如參加會(huì)議、項(xiàng)目調(diào)研、客戶拜訪、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等）的交通、住宿及費(fèi)用申請(qǐng)管理，保證差旅安排合理、費(fèi)用合規(guī)。操作流程詳解1.提交差旅申請(qǐng)員工通過OA系統(tǒng)“差旅申請(qǐng)”模塊，填寫出差信息：出差事由（簡(jiǎn)述出差目的，如“與客戶洽談合作方案”）；出差地點(diǎn)（精確到城市，如“北京市朝陽(yáng)區(qū)”）；出差日期（起始日期-結(jié)束日期，如2024-05-20至2024-05-22）；出差人數(shù)（如1人，多人出差需注明同行人員及部門）；交通方式（根據(jù)出差距離選擇：□飛機(jī)□高鐵□汽車□其他，注明往返時(shí)間）；住宿標(biāo)準(zhǔn)（參考公司《差旅費(fèi)管理辦法》，如一線城市不超過500元/晚，二線城市不超過350元/晚）；預(yù)估費(fèi)用（交通費(fèi)、住宿費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、餐費(fèi)等，需分項(xiàng)填寫）；申請(qǐng)人姓名、所屬部門、聯(lián)系方式。提交后系統(tǒng)差旅申請(qǐng)單編號(hào)（如CL20240515001）。2.審批與行程確認(rèn)部門負(fù)責(zé)人收到審批提醒后，1個(gè)工作日內(nèi)完成審批：核對(duì)出差事由是否必要、行程是否合理；審批預(yù)估費(fèi)用是否符合標(biāo)準(zhǔn)。審批通過后，系統(tǒng)推送至行政部，行政專員安排交通與住宿：交通：優(yōu)先選擇公司協(xié)議供應(yīng)商（如航空公司、高鐵），提前1-3天預(yù)訂；住宿：預(yù)訂公司協(xié)議酒店（如連鎖酒店），保證符合住宿標(biāo)準(zhǔn)；安排完成后，將行程信息（車次/航班號(hào)、酒店地址、入住時(shí)間）反饋至申請(qǐng)人。3.出差執(zhí)行與備案出差期間，員工需：嚴(yán)格按照審批行程出行，不得擅自變更地點(diǎn)或延長(zhǎng)出差時(shí)間；保留交通票據(jù)（如發(fā)票、行程單）、住宿票據(jù)（如增值稅發(fā)票）等合規(guī)憑證；每日向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)展（如需）。4.報(bào)銷與總結(jié)出差結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，員工通過OA系統(tǒng)提交報(bào)銷申請(qǐng)：合規(guī)票據(jù)（掃描件或照片，保證清晰可辨）；填寫實(shí)際費(fèi)用明細(xì)（與預(yù)估費(fèi)用差異需注明原因）；提交出差總結(jié)（簡(jiǎn)述出差成果、待跟進(jìn)事項(xiàng)等）。行政部核對(duì)票據(jù)合規(guī)性，財(cái)務(wù)部審核報(bào)銷金額，審批通過后5個(gè)工作日內(nèi)完成付款。標(biāo)準(zhǔn)化表單員工差旅申請(qǐng)與報(bào)銷表字段名稱填寫要求示例出差事由簡(jiǎn)明扼要，不超過30字與客戶洽談年度合作方案申請(qǐng)人真實(shí)姓名，系統(tǒng)自動(dòng)填充*劉芳所屬部門所在部門全稱銷售部出差日期YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD2024-05-20至2024-05-22出差地點(diǎn)精確到城市上海市浦東新區(qū)交通方式勾選并注明往返時(shí)間□高鐵G123次（05-2008:00出發(fā)）住宿標(biāo)準(zhǔn)符合公司規(guī)定400元/晚（二線城市標(biāo)準(zhǔn)）預(yù)估費(fèi)用（元）分項(xiàng)填寫：交通、住宿、市內(nèi)交通、餐費(fèi)交通：800；住宿：800；市內(nèi)交通：200；餐費(fèi)：300部門負(fù)責(zé)人審批系統(tǒng)自動(dòng)推送審批流程*黃雷（銷售部經(jīng)理）實(shí)際報(bào)銷金額（元）核實(shí)票據(jù)后填寫2100（票據(jù)齊全，無(wú)超支）執(zhí)行要點(diǎn)提示出差需提前3個(gè)工作日提交申請(qǐng)，緊急出差（如24小時(shí)內(nèi)需出發(fā)）需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人口頭同意后，在OA系統(tǒng)補(bǔ)錄申請(qǐng)；交通與住宿需優(yōu)先選擇公司協(xié)議供應(yīng)商，未經(jīng)批準(zhǔn)不得超標(biāo)；出差期間保持通訊暢通，遇特殊情況需變更行程時(shí)，需提前向部門負(fù)責(zé)人及行政部報(bào)備；報(bào)銷票據(jù)需真實(shí)有效，抬頭為公司全稱，禁止虛報(bào)、冒報(bào)費(fèi)用。五、訪客接待與登記適用情境適用于外部訪客（如客戶、合作伙伴、應(yīng)聘者、部門人員等）的接待與登記管理，保證訪客流程規(guī)范、公司信息安全。操作流程詳解1.訪客預(yù)約與信息登記接待人提前1個(gè)工作日通過OA系統(tǒng)“訪客預(yù)約”模塊登記訪客信息：訪客姓名（與證件號(hào)碼一致）、所屬單位、聯(lián)系方式；訪客事由（如“洽談項(xiàng)目合作”、“面試崗位”）；預(yù)計(jì)到訪時(shí)間、停留時(shí)長(zhǎng)；接待人姓名、所屬部門、接待地點(diǎn)（如公司前臺(tái)、會(huì)議室A）。系統(tǒng)訪客預(yù)約號(hào)（如FK20240515001），并自動(dòng)發(fā)送訪客信息至前臺(tái)。2.前臺(tái)接待與核驗(yàn)訪客到訪時(shí)，前臺(tái)人員：核對(duì)訪客證件號(hào)碼信息與預(yù)約信息是否一致；請(qǐng)?jiān)L客填寫《訪客登記表》（姓名、單位、事由、進(jìn)出時(shí)間、聯(lián)系方式等）；發(fā)放《訪客證》（佩戴于胸前，離店時(shí)回收）；通知接待人前往前臺(tái)接待。3.接待與陪同接待人到達(dá)前臺(tái)后，引導(dǎo)訪客至接待地點(diǎn)：若洽談業(yè)務(wù)，引導(dǎo)至?xí)h室，提前準(zhǔn)備好茶水、資料等；若面試，引導(dǎo)至人事部面試間；接待過程中，注意言行規(guī)范，保守公司機(jī)密信息。4.訪客送別與記錄訪客離開時(shí)，接待人需：陪同訪客至前臺(tái)，回收《訪客證》；在OA系統(tǒng)中“訪客離店”，更新訪客狀態(tài)；前臺(tái)人員記錄訪客離店時(shí)間，保證“人證一致”。行政部每日匯總訪客信息，存檔備查。標(biāo)準(zhǔn)化表單訪客登記表日期訪客姓名所屬單位訪客事由接待人所屬部門到店時(shí)間離店時(shí)間訪客證號(hào)備注2024-05-15科技有限公司洽談合作項(xiàng)目*市場(chǎng)部09:3011:00FK20240515001攜帶項(xiàng)目資料2024-05-16大學(xué)校園招聘面試*趙六人事部14:0015:30FK2024051600