跨部門協(xié)作溝通協(xié)調(diào)會議紀(jì)要模板一、適用范圍本模板適用于企業(yè)內(nèi)部跨部門協(xié)作場景，包括但不限于：項目推進(jìn)過程中的資源協(xié)調(diào)、職責(zé)分工明確、跨流程問題解決、階段性目標(biāo)對齊、重大決策共識達(dá)成等。當(dāng)需要多部門共同參與、明確責(zé)任邊界、推動協(xié)同落地時，均可通過此模板規(guī)范會議記錄，保證信息傳遞準(zhǔn)確、行動項可追溯。二、操作流程（一）會前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)與基礎(chǔ)信息確定會議必要性：由發(fā)起部門（如項目組、主導(dǎo)部門）根據(jù)協(xié)作需求（如資源沖突、進(jìn)度滯后、職責(zé)模糊等）提出會議申請，明確需解決的核心問題及期望達(dá)成的目標(biāo)。制定會議議程：發(fā)起部門與相關(guān)部門提前溝通，梳理需討論的議題（建議不超過5個，避免發(fā)散），明確每個議題的討論目標(biāo)、預(yù)計時長，并作為會議紀(jì)要的框架基礎(chǔ)。通知參會人員：至少提前1個工作日通過郵件/協(xié)同工具發(fā)送會議通知，包含：會議主題、時間、地點（或線上會議）、議程、參會部門及人員（建議各部門負(fù)責(zé)人或核心接口人參會）、需提前準(zhǔn)備的資料（如項目進(jìn)度表、需求文檔、問題清單等）。準(zhǔn)備會議物資：若線下會議，提前準(zhǔn)備投影設(shè)備、白板、馬克筆、紙質(zhì)簽到表等；線上會議則測試會議軟件穩(wěn)定性，保證屏幕共享、實時記錄功能可用。（二）會中記錄：聚焦核心與共識確認(rèn)參會信息：會議開始前，記錄人收集參會人員簽到信息（含姓名、部門、職務(wù)），確認(rèn)缺席人員及原因（如需同步其意見，會前需提前溝通）。按議程推進(jìn)討論：主持人按議程引導(dǎo)發(fā)言，控制討論節(jié)奏，避免偏離主題。記錄人需同步記錄：各部門對議題的核心觀點（尤其是分歧點）；討論過程中達(dá)成的初步共識；未達(dá)成共識的待定事項及下一步處理建議。明確決議與行動項：針對每個議題，記錄人需清晰記錄：決議事項：最終確定的結(jié)論（需明確、無歧義，如“由市場部負(fù)責(zé)推廣方案初稿，經(jīng)技術(shù)部評審后，于X月X日前定稿”）；行動項：具體任務(wù)（“完成推廣方案初稿”）、責(zé)任部門/人（市場部*經(jīng)理）、完成時間（X月X日前）、所需資源支持（如設(shè)計部提供素材支持）。關(guān)鍵信息確認(rèn)：會議結(jié)束前，主持人與記錄人共同回顧核心決議、行動項，保證參會人員對內(nèi)容無異議，避免后續(xù)理解偏差。（三）會后整理與跟進(jìn)：落地閉環(huán)整理會議紀(jì)要：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人根據(jù)會議記錄整理紀(jì)要，內(nèi)容需客觀、簡潔，重點突出“決議事項”“行動項”“待辦事項”，避免冗余描述。整理完成后提交發(fā)起部門負(fù)責(zé)人審核，保證信息準(zhǔn)確。分發(fā)與歸檔：審核通過后，1個工作日內(nèi)將紀(jì)要發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（抄送需知曉的部門），并通過企業(yè)協(xié)同系統(tǒng)（如釘釘、企業(yè)）歸檔，方便后續(xù)查閱。跟蹤行動項落實：記錄人/發(fā)起部門指定專人負(fù)責(zé)跟蹤行動項進(jìn)展，在截止日前3天提醒責(zé)任人，完成后在紀(jì)要中標(biāo)注“已完成”，并同步至相關(guān)方；若遇延期，需說明原因及預(yù)計完成時間，必要時發(fā)起二次協(xié)調(diào)會議。三、會議紀(jì)要模板跨部門協(xié)作會議紀(jì)要基本信息內(nèi)容會議名稱【項目/事項名稱】跨部門協(xié)作溝通會會議時間YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM會議地點/形式線上會議（騰訊會議）/會議室主持人（姓名）（職務(wù)，如：項目部*經(jīng)理）記錄人（姓名）（職務(wù)，如：行政部*專員）參會人員（部門）（姓名/職務(wù)）、（部門）（姓名/職務(wù)）……（按部門或職務(wù)排序）缺席人員（部門）（姓名/職務(wù)），原因：（如：出差、請假）會議議程1.議題一：【具體議題，如：項目A進(jìn)度滯后協(xié)調(diào)】2.議題二：【具體議題，如：市場推廣資源分配】……會議內(nèi)容記錄議題討論要點（各部門核心觀點/分歧）決議事項行動項責(zé)任部門/人完成時間資源支持議題一：項目A進(jìn)度滯后協(xié)調(diào)1.技術(shù)部：開發(fā)階段因需求變更（來自客戶部）導(dǎo)致延期3天；2.客戶部：變更需求為緊急客戶要求，未及時同步技術(shù)部；3.項目部*：原計劃本周五完成測試，需評估影響。1.客戶部需提前2個工作日向技術(shù)部提交書面需求變更申請，緊急需求需同步抄送項目部；2.技術(shù)部3日內(nèi)完成需求評估，反饋對進(jìn)度的影響，制定追趕計劃。1.客戶部整理《緊急需求變更申請模板》，下發(fā)至各部門；2.技術(shù)部輸出《需求變更影響評估報告》，含追趕計劃。客戶部經(jīng)理技術(shù)部主管MM月DD日前MM月DD日前設(shè)計部協(xié)助模板優(yōu)化議題二：市場推廣資源分配1.市場部：Q3計劃推出3款產(chǎn)品，需設(shè)計部支持海報、視頻制作，當(dāng)前設(shè)計人力不足；2.設(shè)計部：現(xiàn)有人力已承接2個項目，需優(yōu)先保障核心產(chǎn)品B的推廣需求；3.銷售部*：產(chǎn)品C為新品，需盡快啟動推廣搶占市場。按產(chǎn)品優(yōu)先級分配資源：產(chǎn)品B（核心）>產(chǎn)品C（新品）>產(chǎn)品A（常規(guī)），設(shè)計部在MM月DD日前完成產(chǎn)品C海報初稿，市場部同步提供文案。1.市場部提交《Q3推廣需求優(yōu)先級排序表》；2.設(shè)計部制定《產(chǎn)品C海報制作計劃》。市場部專員設(shè)計部主管MM月DD日前MM月DD日前無待辦事項（未納入議題的其他任務(wù)）任務(wù)描述責(zé)任部門/人截止日期備注整理本次會議未決議項，下次會議重點討論項目部*經(jīng)理MM月DD日前涉及：產(chǎn)品A推廣資源預(yù)留下次會議安排時間：YYYY年MM月DD日HH:MM地點/形式：會議室/線上會議議題：1.需求變更流程落地情況復(fù)盤；2.產(chǎn)品C推廣方案評審四、使用要點記錄客觀性：紀(jì)要需基于會議實際內(nèi)容，避免加入記錄人主觀判斷，對分歧點需準(zhǔn)確還原各部門原意（如“技術(shù)部認(rèn)為需求變更未提前溝通導(dǎo)致延期”而非“技術(shù)部抱怨需求變更頻繁”）。行動項可操作性：每項行動項需明確“做什么、誰來做、何時完成”，避免模糊表述（如“盡快協(xié)調(diào)資源”需具體為“MM月DD日前確認(rèn)3名設(shè)計人力支持市場部”）。時效性管理：會前準(zhǔn)備需充分，會后整理與分發(fā)需及時，行動項跟蹤需主動，避免“議而不決、決而不行”。信息同步范圍：根據(jù)會議敏感