采購(gòu)清單編制及審查通用指南一、指南應(yīng)用背景與目標(biāo)本指南旨在規(guī)范企業(yè)、事業(yè)單位及其他組織在采購(gòu)活動(dòng)中的清單編制與審查流程，保證采購(gòu)需求的準(zhǔn)確性、合規(guī)性和經(jīng)濟(jì)性，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提高采購(gòu)效率。適用于各類物資采購(gòu)（如辦公設(shè)備、生產(chǎn)原料、服務(wù)外包等）、工程項(xiàng)目采購(gòu)及日常運(yùn)營(yíng)采購(gòu)場(chǎng)景，涉及采購(gòu)專員、需求部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)人員、審批領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)崗位。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)從需求提出到最終審批的全過程管控，保障采購(gòu)活動(dòng)的透明化與規(guī)范化。二、采購(gòu)清單編制操作流程（一）需求溝通與確認(rèn)需求發(fā)起：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、用途、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、期望到貨日期等核心信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后提交至采購(gòu)部門。需求對(duì)接：采購(gòu)專員收到需求后，與需求部門負(fù)責(zé)人及技術(shù)專員（如需）進(jìn)行溝通，重點(diǎn)確認(rèn)：采購(gòu)物品/服務(wù)的具體用途（避免功能冗余或規(guī)格不足）；技術(shù)參數(shù)的合理性（如功能指標(biāo)是否符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，是否可替代）；數(shù)量計(jì)算的準(zhǔn)確性（結(jié)合歷史使用數(shù)據(jù)或業(yè)務(wù)增長(zhǎng)預(yù)期）；預(yù)算范圍（是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)）。需求固化：溝通達(dá)成一致后，需求部門需書面確認(rèn)最終需求細(xì)節(jié)，作為清單編制的依據(jù)。（二）采購(gòu)清單初稿編制模板選擇：根據(jù)采購(gòu)類型（物資/服務(wù)/工程）選擇對(duì)應(yīng)的《采購(gòu)清單模板》（詳見第三部分），保證表格要素完整。信息填寫：依據(jù)確認(rèn)的需求，逐項(xiàng)填寫清單內(nèi)容，重點(diǎn)包括：基礎(chǔ)信息：物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量（需大寫+小寫雙重標(biāo)注）、預(yù)估單價(jià)（需注明含稅/不含稅）、預(yù)估總價(jià)；需求信息：需求部門、聯(lián)系人及電話、用途說明、到貨日期（或服務(wù)開始時(shí)間）；補(bǔ)充信息：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)標(biāo)、行標(biāo)）、供應(yīng)商資質(zhì)要求（如特定行業(yè)許可）、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收方式等。附件準(zhǔn)備：如涉及定制化產(chǎn)品或特殊服務(wù)，需附上技術(shù)圖紙、服務(wù)方案等支撐材料，作為清單的組成部分。（三）信息核對(duì)與完善內(nèi)部復(fù)核：采購(gòu)專員*完成初稿后，需交叉核對(duì)以下內(nèi)容：數(shù)量與單價(jià)乘積是否等于總價(jià)，大寫與小寫金額是否一致；規(guī)格型號(hào)與需求確認(rèn)書是否匹配，無模糊表述（如“優(yōu)質(zhì)”“類似”等需明確具體標(biāo)準(zhǔn)）；預(yù)估總價(jià)是否超預(yù)算，若超需附《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》。需求部門確認(rèn)：將核對(duì)后的清單初稿反饋至需求部門，由需求負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)，保證無遺漏或偏差。（四）審批提交流程審批：確認(rèn)無誤的采購(gòu)清單，按公司權(quán)限審批流程逐級(jí)提交：部門負(fù)責(zé)人*審批：確認(rèn)需求的必要性及部門預(yù)算；采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人*審批：審核清單的合規(guī)性、性價(jià)比及供應(yīng)商選擇方式；財(cái)務(wù)部門*審批：核對(duì)預(yù)算金額及付款方式；分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理*審批（根據(jù)采購(gòu)金額確定）：最終審批采購(gòu)立項(xiàng)。歸檔備案：審批通過的采購(gòu)清單由采購(gòu)部門統(tǒng)一編號(hào)、蓋章歸檔，作為后續(xù)采購(gòu)執(zhí)行、驗(yàn)收、審計(jì)的依據(jù)。三、采購(gòu)清單審查操作流程（一）形式審查完整性檢查：審查清單是否包含所有必填要素（如名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、需求部門、審批簽字等），附件是否齊全。規(guī)范性檢查：表格填寫是否規(guī)范（如無涂改、字跡清晰、金額大小寫一致），編號(hào)是否符合公司規(guī)定（如“采購(gòu)-年份-序號(hào)”）。簽字有效性檢查：各審批環(huán)節(jié)簽字是否完整、真實(shí)，是否存在代簽（需本人簽字或授權(quán)委托書）。（二）內(nèi)容真實(shí)性審查需求必要性：結(jié)合業(yè)務(wù)計(jì)劃、歷史數(shù)據(jù)及部門職能，審查采購(gòu)需求是否真實(shí)存在，是否存在重復(fù)采購(gòu)、過度采購(gòu)（如采購(gòu)遠(yuǎn)超實(shí)際使用量的物資）。數(shù)量合理性：核查數(shù)量計(jì)算依據(jù)（如月均用量、項(xiàng)目周期用量），避免因估算偏差導(dǎo)致浪費(fèi)或短缺。參數(shù)準(zhǔn)確性：對(duì)技術(shù)參數(shù)進(jìn)行專業(yè)審核（如涉及設(shè)備功能、材料標(biāo)準(zhǔn)），保證參數(shù)既能滿足需求，又不過度追求高配導(dǎo)致成本浪費(fèi)。（三）合規(guī)性審查制度合規(guī)：審查采購(gòu)是否符合《采購(gòu)管理辦法》《招投標(biāo)管理規(guī)定》等公司制度，是否達(dá)到公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判或詢價(jià)的適用標(biāo)準(zhǔn)（如金額超過萬元需公開招標(biāo)）。預(yù)算合規(guī)：核對(duì)采購(gòu)清單總金額是否在部門年度預(yù)算內(nèi)，是否存在超預(yù)算未履行預(yù)算調(diào)整程序的情況。供應(yīng)商資質(zhì)：審查供應(yīng)商資質(zhì)要求是否符合行業(yè)規(guī)定（如特種設(shè)備供應(yīng)商需具備生產(chǎn)許可證），是否存在傾向性、排他性條款（如指定品牌、產(chǎn)地）。（四）性價(jià)比與必要性審查價(jià)格合理性：對(duì)比歷史采購(gòu)價(jià)格、市場(chǎng)價(jià)格或第三方詢價(jià)結(jié)果，預(yù)估單價(jià)是否合理，是否存在虛高報(bào)價(jià)。替代方案評(píng)估：審查是否存在性價(jià)比更高的替代方案（如功能相近的國(guó)產(chǎn)品牌替代進(jìn)口品牌），或是否可通過租賃、維修等方式降低采購(gòu)成本。必要性論證：對(duì)大額采購(gòu)（如超過萬元）要求需求部門提供《采購(gòu)必要性說明》，分析采購(gòu)對(duì)業(yè)務(wù)提升、效率優(yōu)化的直接價(jià)值。（五）反饋與修正問題反饋：審查過程中發(fā)覺的問題（如信息不全、價(jià)格虛高、流程缺失等），由審查部門出具《采購(gòu)清單審查意見表》，明確問題描述、整改要求及反饋時(shí)限。清單修改：采購(gòu)專員*根據(jù)審查意見組織需求部門及相關(guān)方修改清單，修改完成后重新提交審查，直至通過。記錄存檔：審查過程中的《審查意見表》及修改記錄需與采購(gòu)清單一并歸檔，保證可追溯。四、采購(gòu)清單標(biāo)準(zhǔn)模板（一）采購(gòu)清單模板（物資類）序號(hào)物資名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量（大寫）數(shù)量（小寫）預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）需求部門用途說明到貨日期質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商資質(zhì)要求備注1辦公電腦Inteli5/16G/512G臺(tái)壹拾105,00050,000行政部新員工入職2024-08-15國(guó)標(biāo)3C認(rèn)證售后3年2A4打印紙70g/500張/包箱伍拾50251,250財(cái)務(wù)部日常辦公2024-08-10行標(biāo)QB/T2613-無（二）采購(gòu)清單審查意見表清單編號(hào)采購(gòu)部門需求部門預(yù)估總價(jià)（元）審查日期采購(gòu)-2024-085采購(gòu)部生產(chǎn)部120,0002024-08-05審查項(xiàng)審查內(nèi)容審查結(jié)果（通過/不通過）問題描述整改要求形式審查表格完整性、簽字規(guī)范性不通過需求部門負(fù)責(zé)人未簽字，數(shù)量未大寫填寫需求部門負(fù)責(zé)人補(bǔ)簽，數(shù)量補(bǔ)充大寫填寫內(nèi)容真實(shí)性生產(chǎn)原料數(shù)量合理性通過已核對(duì)月均用量及訂單計(jì)劃，數(shù)量匹配-合規(guī)性是否達(dá)到招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（金額50萬以上需招標(biāo)）不通過預(yù)估總價(jià)12萬元，未達(dá)到公開招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，但未采用詢價(jià)比價(jià)方式需補(bǔ)充3家供應(yīng)商詢價(jià)記錄，填寫《詢價(jià)對(duì)比表》性價(jià)比預(yù)估單價(jià)與歷史采購(gòu)價(jià)格對(duì)比通過較去年采購(gòu)價(jià)下降5%，符合市場(chǎng)趨勢(shì)-五、編制與審查關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）需求明確性原則避免使用“優(yōu)質(zhì)”“高端”等模糊詞匯，需明確具體技術(shù)參數(shù)（如“處理器：Inteli5-12400”而非“高功能處理器”）；定制化產(chǎn)品需附技術(shù)圖紙或樣品確認(rèn)書，保證供應(yīng)商理解無誤；服務(wù)類采購(gòu)需明確服務(wù)范圍、交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收指標(biāo)（如“保潔服務(wù)：每日8小時(shí)，地面清潔度無污漬”）。（二）信息準(zhǔn)確性控制數(shù)量、金額等關(guān)鍵數(shù)據(jù)需雙人核對(duì)，保證計(jì)算無誤；規(guī)格型號(hào)、品牌等信息需與需求部門確認(rèn)一致，避免因型號(hào)錯(cuò)誤導(dǎo)致采購(gòu)物資無法使用；預(yù)估單價(jià)需參考近期市場(chǎng)價(jià)或歷史采購(gòu)價(jià)，必要時(shí)進(jìn)行第三方詢價(jià)。（三）合規(guī)性優(yōu)先原則嚴(yán)格按照公司《采購(gòu)管理辦法》確定采購(gòu)方式（公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來源采購(gòu)），嚴(yán)禁化整為零規(guī)避招標(biāo)；大額采購(gòu)（如超過萬元）需提供《供應(yīng)商資質(zhì)審查表》《招標(biāo)文件》等支撐材料；涉及采購(gòu)的項(xiàng)目，需遵守《采購(gòu)法》及地方相關(guān)規(guī)定。（四）預(yù)算與成本控制采購(gòu)清單總金額不得突破部門年度預(yù)算，超預(yù)算需提前履行預(yù)算調(diào)整程序；優(yōu)先選擇性價(jià)比高的國(guó)產(chǎn)品牌或本地供應(yīng)商，降低運(yùn)輸及售后成本；對(duì)可重復(fù)使用的物資（如設(shè)備、工具），需評(píng)估租賃vs采購(gòu)的成本效益。（五）審批流程完整性嚴(yán)禁跳越審批環(huán)節(jié)或先采購(gòu)后補(bǔ)手續(xù)，保證每個(gè)審批節(jié)點(diǎn)責(zé)任到人；審批人需對(duì)審批結(jié)果負(fù)責(zé)，對(duì)明顯不合理的采購(gòu)需求有權(quán)否決并要求說明理由；電子審批需保證系統(tǒng)留痕，紙質(zhì)審批需原件歸檔，避免丟失。（六）文