企業(yè)合同管理標準化手冊第一章總則與標準化管理概述一、手冊編制目的為規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，防范合同法律風險，提高合同管理效率，保障企業(yè)合法權(quán)益，特制定本手冊。本手冊旨在統(tǒng)一合同管理流程、標準及工具，保證各部門在合同起草、審批、履行、歸檔等環(huán)節(jié)有章可循，實現(xiàn)合同管理的標準化、規(guī)范化。二、標準化管理的適用范圍本手冊適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機構(gòu)在經(jīng)營管理活動中發(fā)生的各類民商事合同管理，包括但不限于：采購合同（原材料、設(shè)備、服務(wù)等）銷售合同（產(chǎn)品、服務(wù)交付等）勞動合同（員工錄用、變更等）合作協(xié)議（戰(zhàn)略協(xié)作、項目聯(lián)合開發(fā)等）借款合同、擔保合同等融資類合同租賃合同（場地、設(shè)備等）其他經(jīng)法務(wù)部門認定的需要標準化管理的合同三、標準化管理的核心價值風險防控：通過規(guī)范流程和條款審核，降低合同簽訂、履行中的法律風險與商業(yè)風險。效率提升：統(tǒng)一模板與審批路徑，減少重復(fù)溝通，縮短合同處理周期。合規(guī)保障：保證合同內(nèi)容符合法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求及企業(yè)內(nèi)部制度。數(shù)據(jù)支撐：通過標準化歸檔與分析，為企業(yè)經(jīng)營決策提供合同數(shù)據(jù)支持。第二章合同全生命周期管理操作流程一、合同起草與需求對接1.需求提出責任主體：業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部、項目部等）操作步驟：（1）業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，明確合同對方主體、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量標準、價款、履行期限等核心要素；（2）填寫《合同需求對接表》（見第三章表3.1），附相關(guān)背景資料（如招標文件、合作意向書、技術(shù)參數(shù)等），提交至法務(wù)部門及上級主管。2.合同起草責任主體：法務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門（需經(jīng)法務(wù)部門指導(dǎo)）操作步驟：（1）根據(jù)《合同需求對接表》，選擇對應(yīng)的標準化合同模板（見第三章表3.2-表3.4）；（2）填寫合同核心條款：主體信息、標的描述、權(quán)利義務(wù)、違約責任、爭議解決方式等；（3）對非標準化條款或特殊需求，需在合同中注明“特殊條款說明”，并附法律依據(jù)或風險評估報告；（4）起草完成后，形成合同初稿，反饋至業(yè)務(wù)部門確認。二、合同內(nèi)部審批流程1.審批發(fā)起責任主體：業(yè)務(wù)部門操作步驟：（1）業(yè)務(wù)部門負責人對合同初稿的商務(wù)條款（如價格、交付周期）進行審核，確認無誤后，在OA系統(tǒng)中發(fā)起合同審批流程；（2）合同初稿、《合同需求對接表》、對方主體資質(zhì)材料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書）等附件。2.分級審批審批權(quán)限：根據(jù)合同金額、類型及重要性實行分級審批（示例）：金額≤5萬元：業(yè)務(wù)部門負責人→法務(wù)專員→財務(wù)專員5萬元＜金額≤50萬元：業(yè)務(wù)部門負責人→法務(wù)專員→財務(wù)專員→分管副總金額＞50萬元：業(yè)務(wù)部門負責人→法務(wù)專員→財務(wù)專員→分管副總→總經(jīng)理審核要點：法務(wù)審核：合同主體合法性、條款完備性、法律風險點（如違約責任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、爭議解決方式）；財務(wù)審核：價款支付方式、稅費承擔、發(fā)票開具要求、資金安排合理性；業(yè)務(wù)部門會簽：與合同履行相關(guān)的技術(shù)、質(zhì)量、交付條款的準確性。3.審批通過與修訂審批意見為“同意”的，進入簽署環(huán)節(jié)；審批意見為“修改”的，由業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見修訂后重新提交審批；審批意見分歧較大的，由分管副總組織協(xié)調(diào)解決。三、合同簽署與用印管理1.簽署準備責任主體：行政部（或指定用印管理部門）操作步驟：（1）審批通過的合同文本，由行政部核對版本號、審批流程完整性，確認無誤后安排用??；（2）紙質(zhì)合同需打印一式三份（或根據(jù)實際需要份數(shù)），保證每份合同內(nèi)容一致；（3）電子合同需通過企業(yè)指定的電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）簽署，保證電子簽名合法有效。2.簽署規(guī)范對方主體簽署：（1）自然人：核對證件號碼原件，簽署姓名并按手??；（2）法人或其他組織：核對授權(quán)委托書（需加蓋公章及騎縫章）、法定代表人證件號碼明，由授權(quán)代表人簽字并加蓋公章（合同專用章）；我方簽署：（1）法定代表人或授權(quán)代表人簽字，注明簽署日期；（2）加蓋合同專用章（禁止使用公章、財務(wù)章等代替），做到“騎縫章全覆蓋”（多頁合同需在側(cè)面加蓋騎縫章）。四、合同履行與跟蹤監(jiān)控1.履行責任分工業(yè)務(wù)部門：負責合同履行的具體執(zhí)行，如交付貨物、提供服務(wù)、驗收等，定期向法務(wù)部門及財務(wù)部門反饋履行進度；法務(wù)部門：監(jiān)控合同履行中的法律風險，處理違約糾紛，協(xié)助業(yè)務(wù)部門發(fā)送《履約催告函》等法律文件；財務(wù)部門：負責價款支付、發(fā)票審核、收款跟蹤，保證資金安排與合同約定一致。2.履行跟蹤流程業(yè)務(wù)部門：在合同履行關(guān)鍵節(jié)點（如交付前、驗收前）填寫《合同履行跟蹤表》（見第三章表3.5），記錄履行情況、存在問題及下一步計劃；異常處理：若出現(xiàn)對方違約（如延遲交付、質(zhì)量不合格）或我方無法按約履行的情況，業(yè)務(wù)部門需在24小時內(nèi)上報分管副總，法務(wù)部門同步介入，評估責任并提出解決方案（如協(xié)商變更、解除合同、索賠等）。五、合同變更、解除與終止1.合同變更適用情形：經(jīng)雙方協(xié)商一致，對合同主體、標的、價款、履行期限等條款進行修改；操作步驟：（1）業(yè)務(wù)部門提出變更需求，填寫《合同變更申請表》，說明變更原因、內(nèi)容及影響；（2）法務(wù)部門審核變更條款的合法性及風險，財務(wù)部門審核變更后的資金安排；（3）審批通過后，雙方簽訂《合同變更協(xié)議》，作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同解除適用情形：因不可抗力、一方違約或雙方協(xié)商一致解除合同；操作步驟：（1）主張解除合同的一方需書面通知對方，說明解除依據(jù)及事實理由；（2）雙方協(xié)商解除的，簽訂《合同解除協(xié)議》，明確財產(chǎn)返還、賠償損失等事宜；（3）因一方違約解除的，守約方需收集違約證據(jù)（如驗收不合格報告、催告函），通過協(xié)商、仲裁或訴訟方式維護權(quán)益。3.合同終止適用情形：合同履行完畢、債務(wù)相互抵銷、債權(quán)人免除債務(wù)等；操作步驟：（1）業(yè)務(wù)部門確認合同終止條件成就后，通知法務(wù)部門及財務(wù)部門；（2）財務(wù)部門辦理尾款結(jié)算、發(fā)票開具等收尾工作；（3）行政部收回合同正本，與《合同終止確認書》一并歸檔。六、合同歸檔與查閱管理1.歸檔責任歸檔部門：行政部（或檔案管理部門）歸檔范圍：合同正本、審批流程文件、附件（如需求表、變更協(xié)議、解除協(xié)議）、履行記錄、往來函件等。2.歸檔流程（1）合同履行完畢或終止后30日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同全套材料移交至行政部；（2）行政部核對材料完整性，填寫《合同歸檔清單》（見第三章表3.6），按“合同編號-年份-類型”規(guī)則編號存放；（3）紙質(zhì)合同存入專用檔案柜，電子合同同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，加密保存并設(shè)置查閱權(quán)限。3.查閱規(guī)范內(nèi)部查閱：員工因工作需要查閱合同，需經(jīng)部門負責人批準，在行政部登記后查閱，嚴禁帶出檔案室；外部查閱：律師事務(wù)所、監(jiān)管機構(gòu)等因公需查閱合同，需持單位介紹信及有效證件，經(jīng)法務(wù)部門負責人及分管副總批準后，在行政部陪同下查閱。第三章標準化管理常用工具表單表3.1合同需求對接表合同名稱需求部門需求提出人聯(lián)系方式合同類型□采購□銷售□合作□其他對方主體名稱合同標的數(shù)量/規(guī)模價款及支付方式履行期限特殊要求附件清單需求部門負責人簽字日期法務(wù)部門意見日期表3.2標準化采購合同模板（節(jié)選）合同編號：________________甲方（采購方）：________________（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人）乙方（供應(yīng)方）：________________（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人）鑒于：甲方因生產(chǎn)經(jīng)營需要，向乙方采購貨物/服務(wù)，雙方經(jīng)協(xié)商一致，簽訂本合同。第一條貨物/服務(wù)信息貨物名稱/服務(wù)內(nèi)容規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）備注第二條質(zhì)量標準：乙方提供的貨物/服務(wù)需符合國家________標準及甲方技術(shù)附件要求，提供質(zhì)量合格證。第三條交付與驗收：交付時間：______年_月_日前；交付地點：________________；驗收：甲方應(yīng)在收到貨物后____日內(nèi)驗收，驗收合格后簽署《驗收確認單》。第四條付款方式：預(yù)付款：合同簽訂后_日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價的_%；到貨款：驗收合格后_日內(nèi)，支付至合同總價的_%；質(zhì)保金：剩余_%作為質(zhì)保金，質(zhì)保期（_年）無質(zhì)量問題后無息支付。第五條違約責任：乙方延遲交貨，每延遲一日按合同總價____%支付違約金；甲方延遲付款，每延遲一日按應(yīng)付未付款____%支付違約金。第六條爭議解決：因本合同引起的爭議，雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。甲方（蓋章）：________________乙方（蓋章）：________________法定代表人/授權(quán)代表：__________法定代表人/授權(quán)代表：__________簽署日期：______年_月_日簽署日期：______年_月_日表3.3標準化銷售合同模板（節(jié)選）合同編號：________________甲方（銷售方）：________________乙方（采購方）：________________第一條產(chǎn)品信息產(chǎn)品名稱型號規(guī)格單位數(shù)量單價（元）總價（元）交付地第二條付款方式：乙方應(yīng)于合同簽訂后_日內(nèi)支付預(yù)付款_%，余款于發(fā)貨前付清。第三條包裝與運輸：甲方負責產(chǎn)品包裝（防潮防震），運費由____方承擔，產(chǎn)品毀損風險自交付時轉(zhuǎn)移。第四條質(zhì)量保證：甲方提供____年免費保修，保修期內(nèi)非人為損壞免費維修/更換。表3.4合同審批表合同名稱合同編號起草部門起草人合同類型□采購□銷售□勞動合同□其他合同金額審批流程□業(yè)務(wù)部門負責人□法務(wù)專員□財務(wù)專員□分管副總□總經(jīng)理審批意見欄業(yè)務(wù)部門意見負責人簽字：日期：法務(wù)部門意見經(jīng)辦人簽字：日期：財務(wù)部門意見經(jīng)辦人簽字：日期：分管副總意見簽字：日期：總經(jīng)理意見簽字：日期：表3.5合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履行階段計劃完成日期實際完成日期□交付□驗收□付款□質(zhì)保履行情況描述存在問題解決措施跟蹤人聯(lián)系方式日期表3.6合同歸檔清單歸檔編號合同名稱合同編號簽署日期履行期限歸檔日期保管人備注附件清單□合同正本□審批文件□變更協(xié)議□驗收單□往來函件第四章關(guān)鍵風險控制與操作要點一、合同主體資格審查審查內(nèi)容：對方為法人：需核查營業(yè)執(zhí)照（最新年檢版本）、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時）；對方為自然人：需核查證件號碼原件，確認其完全民事行為能力；特殊行業(yè)主體：需核查行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營許可證、建筑施工資質(zhì)等）。風險提示：避免與無資質(zhì)、超范圍經(jīng)營或被吊銷執(zhí)照的主體簽約，必要時通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢主體狀態(tài)。二、合同條款審核要點核心條款完整：合同名稱、主體信息、標的、數(shù)量/質(zhì)量、價款/報酬、履行期限/地點/方式、違約責任、爭議解決方式等必備條款不得缺失；表述清晰無歧義：避免使用“大概”“左右”“盡快”等模糊詞匯，明確時間、金額、數(shù)量等具體數(shù)值；違約責任對等：設(shè)定違約責任時，兼顧雙方權(quán)益，避免“單方加重責任”或“違約金過高”（超過實際損失30%可能被法院調(diào)減）；爭議解決方式明確：優(yōu)先約定訴訟（明確管轄法院）或仲裁（明確仲裁機構(gòu)），避免“由雙方協(xié)商解決”的模糊表述。三、審批流程與用印管理審批流程：嚴禁“先簽批后補流程”或“越級審批”，所有審批環(huán)節(jié)需在OA系統(tǒng)中留痕，保證可追溯；用印規(guī)范：合同專用章由行政部專人保管，用印前需核對審批文件與合同文本一致性，嚴禁在空白合同、空白協(xié)議上用印。四、履行監(jiān)控與證據(jù)留存履行記錄：業(yè)務(wù)部門需保留合同履行中的書面證據(jù)，如《驗收確認單》《送貨單》《付款憑證》《溝通函件》等，保證糾紛發(fā)生時能證明己方已按約履行；異常處理：對方違約時，應(yīng)在法定或約定期限內(nèi)行使權(quán)利（如解除合同權(quán)的除斥期間為1年），避免因“怠于行使權(quán)利”喪失權(quán)利。五、保密與檔案安全保密義務(wù)：接觸合同信息的員工需簽署《保密協(xié)議》，嚴禁泄露合同內(nèi)容、價款、商業(yè)秘密等；檔案管理：紙質(zhì)檔