企業(yè)文件檔案歸類與儲(chǔ)存規(guī)范模板一、規(guī)范制定背景與目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件檔案的全生命周期管理，保證文件資料的完整性、安全性及可追溯性，提高檔案利用效率，降低管理成本，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在統(tǒng)一檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、明確歸檔流程、優(yōu)化存儲(chǔ)方式，為企業(yè)運(yùn)營決策、風(fēng)險(xiǎn)防控、歷史查證等提供可靠依據(jù)，同時(shí)保障企業(yè)核心信息資產(chǎn)的安全。二、規(guī)范適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各部門（含子公司、分支機(jī)構(gòu)，若有）在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件檔案，包括但不限于：行政類文件：企業(yè)章程、管理制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等；人事類文件：員工入職檔案、勞動(dòng)合同、薪酬記錄、培訓(xùn)資料、績效考核文件等；財(cái)務(wù)類文件：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、合同付款憑證等；業(yè)務(wù)類文件：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、合同協(xié)議、客戶資料、招投標(biāo)文件、產(chǎn)品技術(shù)資料、市場調(diào)研報(bào)告等；其他需歸檔文件：企業(yè)資質(zhì)證書、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件、榮譽(yù)證書、外部往來函件等。三、企業(yè)檔案分類體系框架根據(jù)文件形成部門、內(nèi)容及用途，將企業(yè)檔案劃分為一級(jí)分類、二級(jí)分類及三級(jí)分類（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整層級(jí)），具體（一）一級(jí)分類：按部門屬性劃分一級(jí)分類代碼一級(jí)分類名稱說明A行政管理類企業(yè)綜合管理、行政事務(wù)相關(guān)文件B人力資源管理類員工招聘、培訓(xùn)、薪酬、績效等文件C財(cái)務(wù)管理類財(cái)務(wù)核算、預(yù)算、審計(jì)、稅務(wù)等文件D業(yè)務(wù)運(yùn)營類市場營銷、銷售、項(xiàng)目開發(fā)、客戶服務(wù)等文件E技術(shù)研發(fā)類產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)圖紙、專利、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等文件F倉儲(chǔ)物流類倉儲(chǔ)管理、物流運(yùn)輸、供應(yīng)商資料等文件G其他類未納入上述分類但需保存的文件（二）二級(jí)分類：按文件類型劃分以一級(jí)分類“A-行政管理類”為例，二級(jí)分類二級(jí)分類代碼二級(jí)分類名稱包含文件示例A01制度文件企業(yè)章程、管理制度、流程規(guī)范等A02會(huì)議文件董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要、部門例會(huì)紀(jì)要等A03合同協(xié)議行政類采購合同、服務(wù)外包合同等A04工作計(jì)劃與總結(jié)年度工作計(jì)劃、季度工作總結(jié)、專項(xiàng)工作報(bào)告等A05證照資質(zhì)企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、行政許可證等（三）三級(jí)分類：按文件內(nèi)容或年度劃分以二級(jí)分類“A01-制度文件”為例，三級(jí)分類三級(jí)分類代碼三級(jí)分類名稱說明A01-01公司級(jí)制度涉及企業(yè)整體運(yùn)營的管理制度（如《考勤管理制度》《檔案管理辦法》）A01-02部門級(jí)制度各部門內(nèi)部執(zhí)行的細(xì)則（如《行政部采購細(xì)則》《人力資源部招聘細(xì)則》）A01-03年度制度按年度劃分的制度文件（如“2023年度制度修訂版”）四、文件歸檔與儲(chǔ)存操作步驟（一）文件收集：明確責(zé)任與范圍責(zé)任主體：各部門指定檔案管理員（如行政部負(fù)責(zé)行政類文件、人力資源部負(fù)責(zé)人事類文件），負(fù)責(zé)本部門文件收集工作；跨部門文件由牽頭部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)收集。收集范圍：已辦理完畢的文件（如審批完成的合同、已發(fā)布的制度）；具有保存價(jià)值的草稿（如重要文件的修改稿、會(huì)議討論稿）；外部單位發(fā)來的需回復(fù)或備案的函件（如部門通知、客戶合作函）。收集時(shí)間：日常文件：每月最后一個(gè)工作日收集當(dāng)月文件；專項(xiàng)文件（如項(xiàng)目文件、年度審計(jì)報(bào)告）：完成后3個(gè)工作日內(nèi)收集；會(huì)議文件：會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)收集會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)材料。（二）分類鑒定：確定檔案屬性分類判定：依據(jù)本規(guī)范“三、企業(yè)檔案分類體系框架”，對(duì)收集的文件確定一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)分類代碼及名稱。示例：2024年《行政部辦公用品采購合同》→一級(jí)分類“A”、二級(jí)分類“A03”、三級(jí)分類“A03-2024”。價(jià)值鑒定：根據(jù)文件保存價(jià)值劃分保管期限，分為：永久保存：企業(yè)章程、股東會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、重要合同、核心知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等；長期保存（10-30年）：年度工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)計(jì)賬簿、項(xiàng)目立項(xiàng)文件、員工勞動(dòng)合同等；短期保存（1-10年）：日常通知、會(huì)議簽到表、臨時(shí)性申請單等。密級(jí)判定：根據(jù)文件敏感程度劃分密級(jí)，分為：絕密：核心商業(yè)數(shù)據(jù)、未公開并購方案、核心技術(shù)資料等；機(jī)密：財(cái)務(wù)報(bào)表、客戶核心信息、高管薪酬等；秘密：內(nèi)部管理制度、部門工作計(jì)劃、普通合同等；內(nèi)部公開：一般通知、培訓(xùn)資料、企業(yè)文化宣傳文件等。（三）整理編目：標(biāo)準(zhǔn)化檔案信息文件排序：按文件形成時(shí)間、邏輯順序或重要程度排序，如合同按簽訂時(shí)間排序、會(huì)議紀(jì)要按會(huì)議日期排序。編目登記：填寫《檔案分類目錄表》（見模板1），內(nèi)容包括：檔案編號(hào)、文件名稱、形成部門、形成日期、分類代碼、保管期限、密級(jí)、頁數(shù)、存放位置、備注等。檔案編號(hào)規(guī)則：一級(jí)分類代碼+二級(jí)分類代碼+年度+流水號(hào)（示例：A03-2024-001，表示行政類合同2024年第1號(hào)檔案）。裝訂要求：紙質(zhì)文件：去除金屬夾，采用線裝或膠裝，對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)，折疊成統(tǒng)一規(guī)格（A4或A3）；電子文件：按“分類代碼+年度+文件名”命名，存儲(chǔ)于指定服務(wù)器或云盤，保證格式兼容（如PDF、Word、Excel）。（四）歸檔存儲(chǔ)：規(guī)范存放與保管紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)：存放設(shè)備：使用專用檔案柜（鐵質(zhì)防火柜），按“分類代碼-年度-流水號(hào)”順序排列，張貼標(biāo)簽清晰標(biāo)注檔案信息；存放環(huán)境：庫房保持干燥（濕度30%-60%）、通風(fēng)、避光，溫度控制在14-24℃，配備滅火器、溫濕度計(jì)，定期檢查并記錄；特殊檔案：對(duì)重要合同、絕密文件單獨(dú)存放，加裝鎖具，由專人管理。電子檔案存儲(chǔ)：存儲(chǔ)位置：企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器或經(jīng)審批的加密云盤，禁止存儲(chǔ)于個(gè)人電腦或非加密移動(dòng)設(shè)備；備份要求：每月進(jìn)行本地備份（如移動(dòng)硬盤），每季度進(jìn)行異地備份（如分支機(jī)構(gòu)服務(wù)器），防止數(shù)據(jù)丟失；權(quán)限管理：設(shè)置分級(jí)訪問權(quán)限，如絕密文件僅部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員可訪問，秘密文件本部門員工可申請?jiān)L問。（五）借閱利用：規(guī)范流程與責(zé)任借閱申請：員工需借閱檔案時(shí)，填寫《檔案借閱申請表》（見模板2），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批（借閱絕密檔案需分管副總審批），檔案管理員核對(duì)信息后提供檔案。借閱時(shí)限：內(nèi)部公開/秘密檔案：借閱期限不超過7天；機(jī)密/絕密檔案：借閱期限不超過3天，且需當(dāng)場查閱；特殊情況（如審計(jì)、訴訟）可申請延長，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱責(zé)任：借閱人需妥善保管檔案，不得涂改、抽取、拆散、復(fù)制（復(fù)制需經(jīng)審批），歸還時(shí)檔案管理員檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后登記歸還。（六）鑒定銷毀：合規(guī)處理到期檔案鑒定小組：由檔案管理員、法務(wù)專員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，每半年對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。銷毀流程：鑒定小組確認(rèn)檔案已超保管期限且無保存價(jià)值，填寫《檔案銷毀審批表》（見模板3），經(jīng)總經(jīng)理審批后實(shí)施銷毀；紙質(zhì)檔案：采用碎紙機(jī)銷毀，保證無法辨認(rèn)；銷毀時(shí)由2人以上監(jiān)銷，填寫《檔案銷毀記錄表》（見模板4），監(jiān)銷人簽字確認(rèn)；電子檔案：徹底刪除存儲(chǔ)介質(zhì)數(shù)據(jù)，并覆蓋原始數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。五、檔案管理常用模板參考模板1：檔案分類目錄表序號(hào)檔案編號(hào)文件名稱形成部門形成日期分類代碼保管期限密級(jí)頁數(shù)存放位置備注1A03-2024-0012024年辦公用品采購合同行政部2024-01-15A03長期(10年)秘密8A柜-03層-01格含附件2B01-2024-0022024年第一季度招聘計(jì)劃人力資源部2024-01-05B01短期(3年)內(nèi)部公開5B柜-01層-02格模板2：檔案借閱申請表借閱人所在部門借閱日期歸還日期*市場部2024-03-012024-03-05檔案信息檔案編號(hào)D02-2023-015文件名稱2023年第四季度市場調(diào)研報(bào)告借閱事由編寫2024年Q1營銷方案部門負(fù)責(zé)人審批：檔案管理員簽字：（簽字/日期）（簽字/日期）模板3：檔案銷毀審批表檔案名稱銷毀數(shù)量保管期限銷毀原因2022年日常通知文件50份短期(3年)保管期限已滿，無保存價(jià)值鑒定小組意見經(jīng)鑒定，上述檔案已超保管期限且無保存價(jià)值，同意銷毀。鑒定人簽字：、日期：2024-02-20總經(jīng)理審批同意銷毀。簽字：*趙六日期：2024-02-22模板4：檔案銷毀記錄表銷毀日期銷毀地點(diǎn)監(jiān)銷人銷毀清單（檔案編號(hào)及名稱）備注2024-03-01檔案室、A04-2022-001至050（2022年日常通知文件）紙質(zhì)碎紙銷毀六、檔案管理執(zhí)行要點(diǎn)（一）強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理第一責(zé)任人，需保證本部門文件及時(shí)收集、規(guī)范歸檔；檔案管理員需定期接受檔案管理培訓(xùn)，熟悉分類標(biāo)準(zhǔn)及操作流程，每季度向行政部門匯報(bào)檔案管理情況。（二）保障存儲(chǔ)安全紙質(zhì)檔案庫房配備“三防”設(shè)施（防火、防盜、防潮），定期檢查消防設(shè)備，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品；電子檔案服務(wù)器需安裝殺毒軟件，定期更新病毒庫，防止黑客攻擊或病毒感染；涉密電子檔案需加密存儲(chǔ)，禁止通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸。（三）定期自查與審計(jì)行政部門每半年組織一次檔案管理自查，重點(diǎn)檢查分類準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)規(guī)范性、借閱記錄完整性；每年邀請第三方機(jī)構(gòu)開展檔案管理審計(jì)，對(duì)發(fā)覺的問題及時(shí)整改，保證檔案管理合規(guī)。（四）動(dòng)態(tài)優(yōu)