企業(yè)資產(chǎn)設(shè)備采購(gòu)流程規(guī)范模板一、模板適用范圍與背景本模板適用于各類(lèi)企業(yè)（含中小型制造企業(yè)、服務(wù)型企業(yè)、高新技術(shù)企業(yè)等）的常規(guī)資產(chǎn)設(shè)備采購(gòu)管理，涵蓋生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、IT設(shè)備、儀器儀表等非特殊資產(chǎn)（特種設(shè)備、涉密設(shè)備除外）的全流程規(guī)范。旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，明確各部門(mén)職責(zé)、控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、提升采購(gòu)效率、保障資產(chǎn)質(zhì)量，同時(shí)保證采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性與透明度。二、采購(gòu)全流程操作指引（一）需求提出與初步審批操作內(nèi)容：需求發(fā)起：使用部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、設(shè)備更新或新增需求，填寫(xiě)《資產(chǎn)設(shè)備采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（見(jiàn)表1），詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總價(jià)、用途及到貨時(shí)間等關(guān)鍵信息，并由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。需求初審：采購(gòu)部門(mén)收到申請(qǐng)表后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)核對(duì)需求合理性（如是否為重復(fù)采購(gòu)、參數(shù)是否冗余）、預(yù)算合規(guī)性（是否超部門(mén)年度預(yù)算），并反饋初審意見(jiàn)。需求復(fù)核：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)預(yù)算金額進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)資金來(lái)源（如年度預(yù)算、專(zhuān)項(xiàng)撥款）及支付可行性；需求部門(mén)根據(jù)初審意見(jiàn)調(diào)整需求后，報(bào)分管副總（或總經(jīng)理）審批。責(zé)任部門(mén)/人：使用部門(mén)（申請(qǐng)人）、采購(gòu)部門(mén)（初審）、財(cái)務(wù)部門(mén)（復(fù)核）、分管副總/總經(jīng)理（審批）。輸出成果：《資產(chǎn)設(shè)備采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（審批完成版）。（二）供應(yīng)商尋源與資質(zhì)審核操作內(nèi)容：尋源方式：根據(jù)采購(gòu)金額及設(shè)備類(lèi)型，選擇以下一種或多種方式尋源：公開(kāi)招標(biāo)：適用于預(yù)算金額≥10萬(wàn)元或大型設(shè)備，通過(guò)企業(yè)官網(wǎng)、第三方招標(biāo)平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)≥3家供應(yīng)商參與。詢(xún)價(jià)采購(gòu)：適用于5萬(wàn)元≤預(yù)算金額＜10萬(wàn)元，向≥3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)單，要求提供報(bào)價(jià)單、產(chǎn)品參數(shù)及資質(zhì)證明。比價(jià)采購(gòu)：適用于預(yù)算金額＜5萬(wàn)元，可在合格供應(yīng)商庫(kù)內(nèi)選擇≥2家供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格對(duì)比。單一來(lái)源采購(gòu)：僅適用于唯一供應(yīng)商（如專(zhuān)利設(shè)備、定制化設(shè)備），需經(jīng)總經(jīng)理審批并說(shuō)明理由。資質(zhì)審核：采購(gòu)部門(mén)對(duì)參與供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格審核，必備材料包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件加蓋公章，經(jīng)營(yíng)范圍需涵蓋所供設(shè)備）；相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO9001質(zhì)量認(rèn)證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等，根據(jù)設(shè)備類(lèi)型要求）；近1年類(lèi)似設(shè)備銷(xiāo)售業(yè)績(jī)（提供合同復(fù)印件）；供應(yīng)商承諾函（保證產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)及合規(guī)性）。供應(yīng)商篩選：結(jié)合資質(zhì)、報(bào)價(jià)、業(yè)績(jī)、服務(wù)承諾（如質(zhì)保期、響應(yīng)時(shí)間）等，編制《供應(yīng)商評(píng)估表》（見(jiàn)表2），篩選出1-3家候選供應(yīng)商，報(bào)采購(gòu)經(jīng)理確認(rèn)。責(zé)任部門(mén)/人：采購(gòu)部門(mén)（尋源、資質(zhì)審核）、采購(gòu)經(jīng)理（篩選確認(rèn)）。輸出成果》：《供應(yīng)商評(píng)估表》、候選供應(yīng)商名單。（三）采購(gòu)方式確定與訂單執(zhí)行操作內(nèi)容：采購(gòu)方式審批：根據(jù)候選供應(yīng)商數(shù)量及預(yù)算金額，按權(quán)限報(bào)批：詢(xún)價(jià)/比價(jià)采購(gòu)：采購(gòu)經(jīng)理審批；公開(kāi)招標(biāo)：分管副總審批；單一來(lái)源采購(gòu)：總經(jīng)理審批。價(jià)格談判：對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判（如需），爭(zhēng)取最優(yōu)價(jià)格及附加條款（如免費(fèi)培訓(xùn)、延長(zhǎng)質(zhì)保期），談判結(jié)果由雙方簽字確認(rèn)。訂單下達(dá)：審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)向選定供應(yīng)商發(fā)出《采購(gòu)訂單》（見(jiàn)表3），明確設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，并要求供應(yīng)商在2個(gè)工作日內(nèi)書(shū)面確認(rèn)訂單。責(zé)任部門(mén)/人：采購(gòu)部門(mén)（談判、訂單下達(dá)）、采購(gòu)經(jīng)理/分管副總/總經(jīng)理（審批）。輸出成果》：《采購(gòu)訂單》（供應(yīng)商確認(rèn)版）。（四）合同簽訂與履約跟蹤操作內(nèi)容：合同起草：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)《采購(gòu)訂單》起草《資產(chǎn)設(shè)備采購(gòu)合同》（見(jiàn)表4），合同條款需包括：雙方基本信息、設(shè)備詳情、價(jià)格與支付方式、交付與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)保期與售后服務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。法務(wù)部門(mén)（或指定法務(wù)人員）對(duì)合同進(jìn)行合規(guī)性審核，重點(diǎn)審核違約條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密義務(wù)等內(nèi)容。合同審批：合同經(jīng)需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)會(huì)簽后，按權(quán)限報(bào)總經(jīng)理審批（金額≥20萬(wàn)元的合同需董事會(huì)審批）。合同簽訂：審批通過(guò)后，由授權(quán)代表（總經(jīng)理或其指定人）與供應(yīng)商簽訂合同，合同一式三份（采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、供應(yīng)商各執(zhí)一份）。履約跟蹤：采購(gòu)部門(mén)指定專(zhuān)人跟蹤合同履行情況，重點(diǎn)監(jiān)控供應(yīng)商生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨時(shí)間，保證按時(shí)交貨；如遇延遲，要求供應(yīng)商書(shū)面說(shuō)明原因并承諾新交付時(shí)間，同時(shí)報(bào)備分管副總。責(zé)任部門(mén)/人：采購(gòu)部門(mén)（起草、跟蹤）、法務(wù)部門(mén)（審核）、需求部門(mén)/財(cái)務(wù)部門(mén)（會(huì)簽）、總經(jīng)理/董事會(huì)（審批）、授權(quán)代表（簽訂）。輸出成果》：《資產(chǎn)設(shè)備采購(gòu)合同》（正本）、履約跟蹤記錄。（五）到貨驗(yàn)收與資產(chǎn)入庫(kù)操作內(nèi)容：到貨核對(duì)：供應(yīng)商送貨至指定地點(diǎn)后，采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)共同到場(chǎng)，核對(duì)送貨單與《采購(gòu)訂單》是否一致（設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)、數(shù)量、外包裝完好度），如不符，當(dāng)場(chǎng)拒收并通知供應(yīng)商處理。質(zhì)量驗(yàn)收：外觀驗(yàn)收：檢查設(shè)備表面是否有劃痕、破損，配件、說(shuō)明書(shū)、保修卡等是否齊全；功能驗(yàn)收：需求部門(mén)（或技術(shù)部門(mén)）根據(jù)技術(shù)參數(shù)進(jìn)行開(kāi)機(jī)測(cè)試、功能檢測(cè)，出具《設(shè)備功能測(cè)試報(bào)告》；數(shù)量驗(yàn)收：清點(diǎn)主機(jī)、配件、附件等數(shù)量是否與合同一致。驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格：三方（采購(gòu)、需求、倉(cāng)儲(chǔ)）在《資產(chǎn)設(shè)備驗(yàn)收單》（見(jiàn)表5）上簽字確認(rèn)，辦理入庫(kù)手續(xù)，設(shè)備信息錄入企業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)；驗(yàn)收不合格：出具《不合格設(shè)備報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明問(wèn)題，要求供應(yīng)商在3個(gè)工作日內(nèi)更換或整改，整改后重新驗(yàn)收；如多次整改仍不合格，按合同條款扣除違約金或終止合同。資產(chǎn)標(biāo)簽：驗(yàn)收合格后，由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（包含資產(chǎn)編號(hào)、名稱(chēng)、型號(hào)、入庫(kù)日期、使用部門(mén)等信息），保證資產(chǎn)可追溯。責(zé)任部門(mén)/人：采購(gòu)部門(mén)（到貨核對(duì)）、需求部門(mén)/技術(shù)部門(mén)（質(zhì)量驗(yàn)收）、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)（入庫(kù)、貼簽）。輸出成果》：《資產(chǎn)設(shè)備驗(yàn)收單》、《不合格設(shè)備報(bào)告》（如需）、資產(chǎn)入庫(kù)記錄。（六）付款結(jié)算與檔案歸檔操作內(nèi)容：發(fā)票審核：供應(yīng)商開(kāi)具合規(guī)增值稅發(fā)票（發(fā)票內(nèi)容需與合同、驗(yàn)收單一致），財(cái)務(wù)部門(mén)收到發(fā)票后3個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)核對(duì)發(fā)票真?zhèn)?、金額、稅號(hào)等信息。付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門(mén)憑《采購(gòu)訂單》、《資產(chǎn)設(shè)備驗(yàn)收單》、合規(guī)發(fā)票，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，附上合同復(fù)印件、驗(yàn)收單等資料，按審批流程報(bào)批（審批權(quán)限同采購(gòu)方式審批）。資金支付：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的《付款申請(qǐng)表》，通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付款項(xiàng)，付款后及時(shí)更新應(yīng)付賬款臺(tái)賬。檔案歸檔：采購(gòu)部門(mén)在付款完成后，整理本次采購(gòu)全流程資料（含需求申請(qǐng)表、供應(yīng)商評(píng)估表、采購(gòu)訂單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款申請(qǐng)表等），按“一采購(gòu)一檔”原則歸檔，保存期限≥5年。責(zé)任部門(mén)/人：財(cái)務(wù)部門(mén)（發(fā)票審核、付款）、采購(gòu)部門(mén)（付款申請(qǐng)、檔案歸檔）。輸出成果》：《付款申請(qǐng)表》（審批完成版）、應(yīng)付賬款臺(tái)賬、采購(gòu)檔案。三、配套表單模板表1：資產(chǎn)設(shè)備采購(gòu)需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期申請(qǐng)人聯(lián)系方式設(shè)備名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)技術(shù)參數(shù)（可附頁(yè)說(shuō)明，如配置、功能指標(biāo)等）需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算總價(jià)（元）資金來(lái)源設(shè)備用途（詳細(xì)說(shuō)明使用場(chǎng)景、必要性）到貨時(shí)間要求部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：日期：采購(gòu)部門(mén)初審意見(jiàn)簽字：日期：財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核意見(jiàn)簽字：日期：分管副總/總經(jīng)理審批意見(jiàn)簽字：日期：表2：供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱(chēng)聯(lián)系人聯(lián)系方式地址評(píng)估項(xiàng)目評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（滿(mǎn)分100分）得分備注資質(zhì)文件（20分）營(yíng)業(yè)執(zhí)照齊全（5分）、行業(yè)資質(zhì)認(rèn)證（10分）、業(yè)績(jī)證明（5分）產(chǎn)品報(bào)價(jià)（30分）滿(mǎn)足需求且最低價(jià)（30分）、次低價(jià)（20分）、最高價(jià)（10分）技術(shù)參數(shù)（25分）完全滿(mǎn)足需求（25分）、基本滿(mǎn)足（15分）、部分不滿(mǎn)足（5分）服務(wù)承諾（15分）質(zhì)保期≥2年（5分）、24小時(shí)響應(yīng)（5分）、免費(fèi)安裝培訓(xùn)（5分）交付周期（10分）按時(shí)交付（10分）、延遲≤3天（5分）、延遲＞3天（0分）綜合得分排名評(píng)估結(jié)論□推薦□備選□淘汰評(píng)估人：日期：表3：采購(gòu)訂單訂單編號(hào)訂單日期供應(yīng)商名稱(chēng)聯(lián)系人交貨地址交貨時(shí)間設(shè)備信息序號(hào)設(shè)備名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)12訂單總價(jià)（大寫(xiě)）訂單總價(jià)（小寫(xiě)）付款方式□預(yù)付30%□貨到付款□分期付款（說(shuō)明：）備注（如特殊要求、質(zhì)保期等）采購(gòu)部門(mén)簽字供應(yīng)商確認(rèn)簽字日期日期表4：資產(chǎn)設(shè)備采購(gòu)合同（簡(jiǎn)化版）合同編號(hào)：________甲方（采購(gòu)方）：________公司乙方（供應(yīng)方）：________公司簽訂日期：____年__月__日一、設(shè)備信息設(shè)備名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）合同總價(jià)：人民幣（大寫(xiě)）________，（小寫(xiě)）￥________。二、交付與驗(yàn)收交付時(shí)間：乙方于_年_月_日前將設(shè)備交付至甲方指定地點(diǎn)（_____）。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：按甲方《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》及技術(shù)參數(shù)要求執(zhí)行，驗(yàn)收合格以《資產(chǎn)設(shè)備驗(yàn)收單》為準(zhǔn)。三、付款方式預(yù)付款：合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價(jià)的30%，即￥________。到貨款：設(shè)備驗(yàn)收合格后3個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價(jià)的65%，即￥________。質(zhì)保金：剩余5%（￥________）作為質(zhì)保金，質(zhì)保期滿(mǎn)無(wú)質(zhì)量問(wèn)題后10個(gè)工作日內(nèi)支付。四、質(zhì)保與售后質(zhì)保期：自驗(yàn)收合格之日起____年，終身提供維修服務(wù)。乙方需提供7×24小時(shí)售后服務(wù)，響應(yīng)時(shí)間≤2小時(shí)，故障解決時(shí)間≤24小時(shí)。五、違約責(zé)任乙方延遲交貨：每延遲1日，按合同總價(jià)的0.5%支付違約金，延遲超過(guò)7日，甲方有權(quán)解除合同。甲方延遲付款：每延遲1日，按應(yīng)付未付金額的0.5%支付違約金。六、其他本合同一式三份，甲乙雙方各執(zhí)一份，采購(gòu)部門(mén)備案一份，具有同等法律效力。爭(zhēng)議解決：如發(fā)生爭(zhēng)議，雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。甲方（蓋章）：________公司授權(quán)代表簽字：________日期：____年__月__日乙方（蓋章）：________公司授權(quán)代表簽字：________日期：____年__月__日表5：資產(chǎn)設(shè)備驗(yàn)收單驗(yàn)收單編號(hào)驗(yàn)收日期供應(yīng)商名稱(chēng)設(shè)備名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)數(shù)量采購(gòu)訂單號(hào)到貨日期驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收內(nèi)容驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)結(jié)果（合格/不合格）外觀檢查設(shè)備外觀、包裝無(wú)劃痕、破損，配件齊全技術(shù)參數(shù)（如配置、功能）符合《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》要求功能測(cè)試（如運(yùn)行穩(wěn)定性）開(kāi)機(jī)正常，功能無(wú)異常數(shù)量核對(duì)主機(jī)、配件數(shù)量與合同一致驗(yàn)收結(jié)論□合格□不合格（不合格需說(shuō)明原因：________）參與人員采購(gòu)部門(mén)：________（簽字）需求部門(mén)：________（簽字）倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)：________（簽字）四、流程執(zhí)行關(guān)鍵控制點(diǎn)（一）預(yù)算控制嚴(yán)格執(zhí)行“無(wú)預(yù)算不采購(gòu)”原則，年度預(yù)算外采購(gòu)需提交專(zhuān)項(xiàng)申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批后方可執(zhí)行。預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如遇需求變更導(dǎo)致預(yù)算調(diào)整，需重新履行預(yù)算審批流程，禁止超預(yù)算采購(gòu)。（二）供應(yīng)商管理建立《合格供應(yīng)商庫(kù)》，對(duì)合作供應(yīng)商實(shí)行年度考核（包括產(chǎn)品質(zhì)量、交付及時(shí)性、服務(wù)響應(yīng)等），考核不合格的供應(yīng)商清退出庫(kù)。禁止與未經(jīng)資質(zhì)審核的供應(yīng)商合作，避免因供應(yīng)商資質(zhì)問(wèn)題導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)或質(zhì)量。（三）合同風(fēng)險(xiǎn)防范合同條款需明確雙方權(quán)利義務(wù)，特