采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化操作及審核手冊(cè)一、適用范圍與使用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于企業(yè)各類采購(gòu)活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，涵蓋生產(chǎn)物料、辦公用品、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包等場(chǎng)景。涉及需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、倉(cāng)庫(kù)管理部等相關(guān)協(xié)作部門，旨在通過(guò)規(guī)范流程保證采購(gòu)合規(guī)、高效、成本可控，適用于日常采購(gòu)、緊急采購(gòu)（需額外標(biāo)注緊急原因）及年度框架協(xié)議采購(gòu)等多種采購(gòu)類型。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與確認(rèn)需求提報(bào)需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)模板1），明確物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、期望交付日期及緊急程度（普通/緊急）。若為技術(shù)類或復(fù)雜采購(gòu)，需附技術(shù)規(guī)格書(shū)、圖紙或需求說(shuō)明文檔，由需求部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。需求初審采購(gòu)部收到需求后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)核查需求描述是否清晰、規(guī)格是否明確、預(yù)算是否符合公司采購(gòu)政策（如是否超預(yù)算、是否需拆分訂單等）。對(duì)需求不明確或預(yù)算超標(biāo)的，退回需求部門補(bǔ)充說(shuō)明；初審?fù)ㄟ^(guò)后，流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部負(fù)責(zé)人*審核。（二）采購(gòu)計(jì)劃審批審批流程根據(jù)采購(gòu)金額及類型，按以下權(quán)限審批（示例）：金額≤5000元：需求部門負(fù)責(zé)人*→采購(gòu)部負(fù)責(zé)人*5000元＜金額≤5萬(wàn)元：需求部門負(fù)責(zé)人*→采購(gòu)部負(fù)責(zé)人*→財(cái)務(wù)部審核*→分管副總*金額＞5萬(wàn)元：需求部門負(fù)責(zé)人*→采購(gòu)部負(fù)責(zé)人*→財(cái)務(wù)部審核*→法務(wù)部審核（需合同條款）*→總經(jīng)理*緊急采購(gòu)需求可啟動(dòng)“綠色通道”，由需求部門負(fù)責(zé)人電話請(qǐng)示分管副總后，先行采購(gòu)，1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)簽審批手續(xù)。審批輸出審批通過(guò)后，采購(gòu)部《采購(gòu)計(jì)劃審批表》（詳見(jiàn)模板2），明確采購(gòu)方式（如詢價(jià)、招標(biāo)、單一來(lái)源等）及執(zhí)行要求；審批不通過(guò)的，退回需求部門調(diào)整后重新提報(bào)。（三）供應(yīng)商尋源與比價(jià)供應(yīng)商尋源采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)公司合格供應(yīng)商庫(kù)（優(yōu)先選用）、公開(kāi)招標(biāo)、行業(yè)推薦等方式篩選供應(yīng)商，保證不少于3家供應(yīng)商參與比價(jià)（單一來(lái)源采購(gòu)需提供書(shū)面說(shuō)明，如專利保護(hù)、獨(dú)家代理等，經(jīng)分管副總*審批）。新供應(yīng)商需提交《供應(yīng)商資質(zhì)表》（詳見(jiàn)模板3），包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證、經(jīng)營(yíng)許可證等）、過(guò)往合作業(yè)績(jī)（如有），由采購(gòu)部、法務(wù)部聯(lián)合審核，納入合格供應(yīng)商庫(kù)后方可參與。比價(jià)與議價(jià)采購(gòu)部向供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)函》（詳見(jiàn)模板4），明確需求規(guī)格、報(bào)價(jià)截止時(shí)間（普通采購(gòu)≥2個(gè)工作日，緊急采購(gòu)≥1個(gè)工作日）。收到報(bào)價(jià)后，組織比價(jià)分析，填寫(xiě)《供應(yīng)商比價(jià)表》（詳見(jiàn)模板5），對(duì)比價(jià)格、交貨期、付款條件、售后服務(wù)、資質(zhì)合規(guī)性等，形成《比價(jià)分析報(bào)告》，推薦最優(yōu)供應(yīng)商方案，報(bào)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人*審核。（四）合同簽訂與審批合同擬定采購(gòu)部根據(jù)比價(jià)結(jié)果，與供應(yīng)商洽談合同條款，使用公司《采購(gòu)合同模板》（詳見(jiàn)模板6），明確雙方信息、采購(gòu)標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間與地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。涉及技術(shù)服務(wù)的，需附技術(shù)附件（如服務(wù)范圍、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）；涉及大宗或長(zhǎng)期采購(gòu)的，可約定價(jià)格調(diào)整機(jī)制。合同審批合同按以下流程審批：采購(gòu)部經(jīng)辦人*→采購(gòu)部負(fù)責(zé)人*→法務(wù)部審核（重點(diǎn)條款合規(guī)性）*→財(cái)務(wù)部審核（付款條款）*→分管副總*→總經(jīng)理*（金額＞5萬(wàn)元或重大采購(gòu)）。審批通過(guò)后，由采購(gòu)部加蓋公司公章，供應(yīng)商蓋章后生效；合同一式三份，采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商各執(zhí)一份，原件由采購(gòu)部歸檔。（五）訂單下達(dá)與執(zhí)行訂單采購(gòu)部根據(jù)生效合同，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建《采購(gòu)訂單》（詳見(jiàn)模板7），同步訂單編號(hào)、供應(yīng)商信息、采購(gòu)明細(xì)、交付日期、收貨倉(cāng)庫(kù)等，經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人*審批后發(fā)送至供應(yīng)商。供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，需在1個(gè)工作日內(nèi)書(shū)面回復(fù)（郵件/蓋章掃描件），確認(rèn)交貨能力及時(shí)間。訂單跟蹤采購(gòu)部專人負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，定期（每周/每3天）向供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)/備貨情況，保證按期交付；若遇延遲風(fēng)險(xiǎn)，要求供應(yīng)商提供書(shū)面說(shuō)明及新交付時(shí)間，同步需求部門及倉(cāng)庫(kù)調(diào)整計(jì)劃。（六）到貨驗(yàn)收與確認(rèn)到貨通知供應(yīng)商按訂單交付貨物后，提前1個(gè)工作日通知采購(gòu)部及倉(cāng)庫(kù)，提供《發(fā)貨清單》（注明訂單號(hào)、物品名稱、數(shù)量、批次號(hào)等）。驗(yàn)收實(shí)施倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)采購(gòu)訂單及發(fā)貨清單，核對(duì)實(shí)物數(shù)量、外觀（是否破損、變形）、規(guī)格（是否與訂單一致），確認(rèn)無(wú)誤后簽收。技術(shù)類或復(fù)雜采購(gòu)（如設(shè)備、精密儀器），需需求部門技術(shù)人員*參與驗(yàn)收，按技術(shù)規(guī)格書(shū)測(cè)試功能，填寫(xiě)《技術(shù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（詳見(jiàn)模板8）。涉及樣品驗(yàn)收的，需留存樣品，作為后續(xù)批量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。異常處理驗(yàn)收不合格（數(shù)量不符、質(zhì)量問(wèn)題、規(guī)格不符等），倉(cāng)庫(kù)當(dāng)場(chǎng)拒收，填寫(xiě)《采購(gòu)異常處理單》（詳見(jiàn)模板9），注明異常原因、數(shù)量，同步采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商辦理退貨/換貨/索賠事宜，采購(gòu)部需在2個(gè)工作日內(nèi)協(xié)調(diào)解決方案。驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理員在《到貨驗(yàn)收單》（詳見(jiàn)模板10）簽字確認(rèn)，同步更新ERP庫(kù)存數(shù)據(jù)，將驗(yàn)收單反饋采購(gòu)部及財(cái)務(wù)部。（七）付款結(jié)算與歸檔對(duì)賬申請(qǐng)供應(yīng)商根據(jù)驗(yàn)收合格情況，開(kāi)具合規(guī)發(fā)票（發(fā)票抬頭、稅號(hào)需與公司一致，附《送貨單》及《驗(yàn)收單》復(fù)印件），提交至采購(gòu)部。付款審批采購(gòu)部核對(duì)發(fā)票信息與合同、訂單、驗(yàn)收單一致性，確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》（詳見(jiàn)模板11），附發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證，按以下權(quán)限審批：金額≤5萬(wàn)元：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人*→財(cái)務(wù)部審核*→分管副總*金額＞5萬(wàn)元：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人*→財(cái)務(wù)部審核*→總經(jīng)理*審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部按合同約定付款方式（如電匯、承兌匯票）安排付款，付款后同步采購(gòu)部更新供應(yīng)商賬期信息。資料歸檔采購(gòu)部負(fù)責(zé)將采購(gòu)全流程資料（需求申請(qǐng)表、審批表、比價(jià)表、合同、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等）按“一單一檔”原則整理歸檔，保存期限≥5年（重要采購(gòu)項(xiàng)目保存期限≥10年），保證資料可追溯、無(wú)缺失。三、配套工具模板模板1：采購(gòu)需求申請(qǐng)表需求部門申請(qǐng)人日期采購(gòu)類型（□物料□服務(wù)□設(shè)備）物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)單位需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)預(yù)算金額期望交付日期緊急程度（□普通□緊急）用途說(shuō)明需求部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：模板2：采購(gòu)計(jì)劃審批表采購(gòu)需求編號(hào)需求部門預(yù)算金額采購(gòu)方式（□詢價(jià)□招標(biāo)□單一來(lái)源）采購(gòu)內(nèi)容簡(jiǎn)述需求部門意見(jiàn)：負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購(gòu)部意見(jiàn)：負(fù)責(zé)人簽字：日期：財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)：審核人簽字：日期：分管副總審批意見(jiàn)：簽字：日期：模板3：供應(yīng)商資質(zhì)表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系方式注冊(cè)地址經(jīng)營(yíng)范圍營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效期相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如ISO9001、行業(yè)許可證等）過(guò)往合作業(yè)績(jī)（項(xiàng)目名稱、合作時(shí)間、合作金額）采購(gòu)部初審意見(jiàn)：審核人：日期：法務(wù)部審核意見(jiàn)：審核人：日期：模板4：詢價(jià)函致：[供應(yīng)商名稱]詢價(jià)編號(hào)：日期：采購(gòu)需求內(nèi)容（詳見(jiàn)附件《采購(gòu)需求明細(xì)》）報(bào)價(jià)要求：1.報(bào)價(jià)含稅（□是□否），包含運(yùn)費(fèi)、裝卸費(fèi)等所有費(fèi)用；2.報(bào)價(jià)截止時(shí)間：YYYY年MM月DD日HH:MM；3.報(bào)價(jià)有效期：30天。交付要求：交付時(shí)間：YYYY年MM月DD日前；交付地點(diǎn)：[公司倉(cāng)庫(kù)地址]。聯(lián)系方式：采購(gòu)部：[姓名]，電話：[辦公電話]。模板5：供應(yīng)商比價(jià)表采購(gòu)需求編號(hào)采購(gòu)內(nèi)容預(yù)算金額供應(yīng)商名稱A供應(yīng)商B供應(yīng)商C供應(yīng)商報(bào)價(jià)（元）交貨期（天）付款條件售后承諾資質(zhì)評(píng)分（滿分30分）價(jià)格評(píng)分（滿分50分，最低價(jià)得50分）綜合評(píng)分（滿分100分）推薦供應(yīng)商：比價(jià)人：日期：模板6：采購(gòu)合同模板（節(jié)選）合同編號(hào)：[]甲方（采購(gòu)方）：[公司全稱]乙方（供應(yīng)商）：[供應(yīng)商全稱]簽訂地點(diǎn)：[公司所在地]第一條采購(gòu)標(biāo)的|名稱|規(guī)格型號(hào)|單位|數(shù)量|單價(jià)（元）|總價(jià)（元）||——|———-|——|——|————|————|

|||||||第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)|乙方所供產(chǎn)品需符合[國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/技術(shù)規(guī)格書(shū)要求]，提供質(zhì)量保證書(shū)。|第三條交付與驗(yàn)收|1.交付時(shí)間：YYYY年MM月DD日前；2.交付地點(diǎn)：[甲方倉(cāng)庫(kù)]；3.驗(yàn)收：甲方到貨后3個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽收。|第四條付款方式|驗(yàn)收合格后30個(gè)工作日內(nèi)，憑發(fā)票支付合同總額100%。|第五條違約責(zé)任|逾期交付：每延遲1天，按合同總額0.5%支付違約金；質(zhì)量問(wèn)題，乙方負(fù)責(zé)退換并賠償損失。|模板7：采購(gòu)訂單訂單編號(hào)：[PO-]供應(yīng)商名稱：下單日期：收貨地址：[公司倉(cāng)庫(kù)地址]聯(lián)系人：[倉(cāng)庫(kù)管理員*]電話：[辦公電話]序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)—————-———-1備注：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人簽字：供應(yīng)商確認(rèn)簽字（蓋章）：日期：日期：模板8：技術(shù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告設(shè)備/物品名稱合同編號(hào)驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求實(shí)測(cè)結(jié)果結(jié)論（□合格□不合格）參與驗(yàn)收人員：需求部門：*采購(gòu)部：*供應(yīng)商：*需求部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：簽字：日期：模板9：采購(gòu)異常處理單異常單號(hào)：采購(gòu)需求編號(hào)供應(yīng)商名稱到貨日期異常類型（□數(shù)量不符□質(zhì)量問(wèn)題□規(guī)格不符□延遲交付）異常描述：處理建議：□退貨□換貨□扣款□其他需求部門意見(jiàn)：簽字：日期：采購(gòu)部處理結(jié)果：簽字：日期：供應(yīng)商確認(rèn)：簽字（蓋章）：日期：模板10：到貨驗(yàn)收單驗(yàn)收單編號(hào)：訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱到貨日期序號(hào)物品名稱規(guī)格應(yīng)收數(shù)量—————-—————-12倉(cāng)庫(kù)管理員簽字：*采購(gòu)部確認(rèn)：*日期：模板11：付款申請(qǐng)單付款申請(qǐng)編號(hào)：合同編號(hào)供應(yīng)商名稱申請(qǐng)日期付款事由：□貨款□預(yù)付款□尾款申請(qǐng)金額（元）：附件清單：□發(fā)票□驗(yàn)收單□合同□訂單采購(gòu)部意見(jiàn)：負(fù)責(zé)人簽字：*日期：財(cái)務(wù)部審核：審核人簽字：*日期：分管副總審批：簽字：*日期：總經(jīng)理審批（＞5萬(wàn)元）：簽字：*日期：四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示需求準(zhǔn)確性：需求部門需保證采購(gòu)需求描述清晰、無(wú)歧義，避免因規(guī)格不明確導(dǎo)致采購(gòu)偏差或后期爭(zhēng)議；緊急采購(gòu)需書(shū)面說(shuō)明緊急原因，避免濫用“綠色通道”。供應(yīng)商合規(guī)性：嚴(yán)禁選用無(wú)資質(zhì)或資質(zhì)失效的供應(yīng)商，新供應(yīng)商準(zhǔn)入需經(jīng)采購(gòu)、法務(wù)雙審核，定期（每季度）對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行復(fù)核。審批完整性：嚴(yán)格按照權(quán)限流程審批，不得越級(jí)或簡(jiǎn)化審批環(huán)節(jié)；涉及金額、條款變更的，需重新履行審批手續(xù)。合同嚴(yán)謹(jǐn)性：合同條款需明