采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化指南操作手冊(cè)一、手冊(cè)說明與適用范圍本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)采購(gòu)全流程操作，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工與操作標(biāo)準(zhǔn)，保證采購(gòu)活動(dòng)合規(guī)、高效、透明，降低采購(gòu)成本，控制運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。適用于企業(yè)各類采購(gòu)場(chǎng)景，包括但不限于生產(chǎn)物料采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、服務(wù)類項(xiàng)目采購(gòu)（如咨詢、運(yùn)維等），以及不同金額段（小額、中額、大額）的標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)作業(yè)。二、采購(gòu)全流程操作步驟（一）采購(gòu)需求確認(rèn)與提報(bào)操作目標(biāo)：保證采購(gòu)需求真實(shí)、準(zhǔn)確、合規(guī)，從源頭避免無效采購(gòu)。責(zé)任主體：需求部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)專員、財(cái)務(wù)部。需求發(fā)起需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃或?qū)嶋H使用需求，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》（見表1），詳細(xì)注明物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、期望交付日期等關(guān)鍵信息。對(duì)涉及技術(shù)參數(shù)的采購(gòu)需求（如生產(chǎn)設(shè)備、軟件系統(tǒng)），需由需求部門技術(shù)負(fù)責(zé)人審核參數(shù)的合理性與可行性，并簽字確認(rèn)。需求審核需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)需求的必要性、合理性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核對(duì)需求與部門職能、年度預(yù)算的匹配性，簽字批準(zhǔn)后提交至采購(gòu)部。財(cái)務(wù)部對(duì)《采購(gòu)申請(qǐng)單》中的預(yù)算金額進(jìn)行合規(guī)性審核，保證不超年度預(yù)算、預(yù)算科目使用正確，如有預(yù)算偏差需需求部門說明調(diào)整原因并補(bǔ)辦預(yù)算審批手續(xù)。需求歸集與分類采購(gòu)部匯總各部門提交的《采購(gòu)申請(qǐng)單》，按采購(gòu)類型（物料/服務(wù)）、金額等級(jí)（小額≤1萬元，中額1萬-10萬元，大額≥10萬元）、緊急程度（常規(guī)/緊急）進(jìn)行分類，優(yōu)先處理緊急采購(gòu)需求（需需求部門負(fù)責(zé)人標(biāo)注“緊急”并說明理由）。（二）供應(yīng)商尋源與評(píng)估操作目標(biāo)：建立合格供應(yīng)商庫(kù)，保證供應(yīng)商資質(zhì)、服務(wù)、價(jià)格滿足采購(gòu)需求。責(zé)任主體：采購(gòu)專員、需求部門技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部（如涉及）。供應(yīng)商尋源常規(guī)尋源：采購(gòu)部通過企業(yè)合格供應(yīng)商庫(kù)、行業(yè)展會(huì)、官方指定平臺(tái)（如集采網(wǎng)、行業(yè)電商平臺(tái)）等渠道，篩選3家及以上潛在供應(yīng)商，優(yōu)先選擇有合作歷史、評(píng)價(jià)良好的供應(yīng)商。緊急尋源：若合格供應(yīng)商庫(kù)內(nèi)無合適資源，需臨時(shí)尋源時(shí)，采購(gòu)專員需記錄尋源過程（如搜索關(guān)鍵詞、詢價(jià)記錄），保證可追溯，并報(bào)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審批。供應(yīng)商資質(zhì)初審采購(gòu)部向潛在供應(yīng)商索取《供應(yīng)商資質(zhì)表》（見表2），包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等）、資質(zhì)證書（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證）、過往合作項(xiàng)目案例等。質(zhì)量管理部（如涉及）對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力進(jìn)行評(píng)估（如生產(chǎn)流程、質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)），出具《供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)估意見》。供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察/樣品測(cè)試（大額/關(guān)鍵采購(gòu)必選）對(duì)金額≥10萬元或技術(shù)復(fù)雜的采購(gòu)（如精密設(shè)備、定制化服務(wù)），需組織需求部門、技術(shù)部、采購(gòu)部組成考察小組，對(duì)供應(yīng)商生產(chǎn)場(chǎng)地、生產(chǎn)能力、技術(shù)實(shí)力、售后服務(wù)等進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察，填寫《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察記錄表》。需求部門技術(shù)負(fù)責(zé)人對(duì)供應(yīng)商提供的樣品進(jìn)行測(cè)試驗(yàn)證，出具《樣品測(cè)試報(bào)告》，確認(rèn)樣品是否符合技術(shù)要求。供應(yīng)商選定與備案采購(gòu)部綜合供應(yīng)商資質(zhì)、價(jià)格、服務(wù)、考察結(jié)果等信息，填寫《供應(yīng)商評(píng)估打分表》（見表3），按得分高低排序推薦候選供應(yīng)商，報(bào)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，將供應(yīng)商信息錄入《合格供應(yīng)商名錄》，并動(dòng)態(tài)更新（每年度復(fù)審一次，剔除不合格供應(yīng)商）。（三）采購(gòu)方式確定與執(zhí)行操作目標(biāo)：根據(jù)采購(gòu)金額、類型選擇合適的采購(gòu)方式，保證采購(gòu)過程公開、公平、公正。責(zé)任主體：采購(gòu)專員、采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、審計(jì)監(jiān)察部（如涉及）。采購(gòu)方式匹配詢價(jià)采購(gòu)：適用于小額（≤1萬元）、標(biāo)準(zhǔn)化物料/服務(wù)（如辦公用品、耗材），向3家及以上供應(yīng)商詢價(jià)，比質(zhì)比價(jià)后選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商。競(jìng)爭(zhēng)性談判：適用于中額（1萬-10萬元）、技術(shù)參數(shù)復(fù)雜或需定制化的采購(gòu)，邀請(qǐng)3家及以上供應(yīng)商談判，明確技術(shù)要求、商務(wù)條款，綜合評(píng)估后確定供應(yīng)商。公開招標(biāo)：適用于大額（≥10萬元）或涉及公共利益的采購(gòu)，通過招標(biāo)平臺(tái)或企業(yè)官方渠道發(fā)布招標(biāo)公告，接受供應(yīng)商投標(biāo)，按招標(biāo)文件要求開標(biāo)、評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。單一來源采購(gòu)：僅適用于唯一供應(yīng)商來源（如專利產(chǎn)品、定點(diǎn)采購(gòu)），需經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理三級(jí)審批，并提供唯一性說明（如專利證書、批文）。采購(gòu)文件編制與審批采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)方式編制采購(gòu)文件（如詢價(jià)單、談判文件、招標(biāo)文件），明確采購(gòu)需求、技術(shù)參數(shù)、商務(wù)條款（付款方式、交貨期、違約責(zé)任等）、響應(yīng)文件要求等。采購(gòu)文件需經(jīng)需求部門、法務(wù)部（如涉及）、財(cái)務(wù)部審核，采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審批后發(fā)布。采購(gòu)過程執(zhí)行與記錄詢價(jià)/談判：記錄各供應(yīng)商報(bào)價(jià)、響應(yīng)內(nèi)容，填寫《詢價(jià)/談判記錄表》，所有參與方簽字確認(rèn)。招標(biāo)：組織開標(biāo)會(huì)議，邀請(qǐng)審計(jì)監(jiān)察部監(jiān)督，按評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)打分，填寫《評(píng)標(biāo)報(bào)告》，報(bào)招標(biāo)小組審批。結(jié)果審批通過后，向供應(yīng)商發(fā)出《中標(biāo)通知書》或《成交通知書》。（四）合同簽訂與審批操作目標(biāo)：明確雙方權(quán)利義務(wù)，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。責(zé)任主體：采購(gòu)專員、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理。合同起草采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)結(jié)果及談判條款，使用企業(yè)《采購(gòu)合同模板》（見表4）起草合同，重點(diǎn)關(guān)注標(biāo)的物信息、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間與地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、付款進(jìn)度、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決條款等。合同審核需求部門：審核技術(shù)條款、交付要求是否與采購(gòu)需求一致。法務(wù)部：審核合同條款的合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、責(zé)任界定）。財(cái)務(wù)部：審核付款方式、金額與預(yù)算、財(cái)務(wù)制度是否匹配。審核通過后，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理按合同金額分級(jí)審批（大額合同需總經(jīng)理審批）。合同簽訂與分發(fā)審批通過后，雙方加蓋公章（或合同章），采購(gòu)部留存原件，復(fù)印件分發(fā)至需求部門、財(cái)務(wù)部、檔案室，并掃描存檔至OA系統(tǒng)。（五）訂單下達(dá)與履約跟蹤操作目標(biāo)：保證供應(yīng)商按時(shí)按質(zhì)交付，跟蹤采購(gòu)進(jìn)度。責(zé)任主體：采購(gòu)專員、需求部門。訂單下達(dá)采購(gòu)專員根據(jù)簽訂的合同，向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》（見表5），明確訂單編號(hào)、物料/服務(wù)信息、數(shù)量、單價(jià)、交付日期、交貨地點(diǎn)、聯(lián)系人等，并要求供應(yīng)商確認(rèn)回傳。履約跟蹤采購(gòu)專員定期與供應(yīng)商溝通交付進(jìn)度，對(duì)大額/關(guān)鍵采購(gòu)，需每周跟蹤生產(chǎn)/備貨情況，填寫《采購(gòu)履約跟蹤表》，如有延期風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)協(xié)調(diào)供應(yīng)商解決并報(bào)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人。需求部門收到供應(yīng)商的交付預(yù)告后，做好接收準(zhǔn)備（如倉(cāng)儲(chǔ)安排、人員對(duì)接）。（六）貨物/服務(wù)驗(yàn)收與入庫(kù)操作目標(biāo)：確認(rèn)交付物符合合同要求，保證數(shù)量、質(zhì)量無誤。責(zé)任主體：需求部門、采購(gòu)專員、倉(cāng)儲(chǔ)部（如涉及）。初驗(yàn)供應(yīng)商交付貨物/服務(wù)后，需求部門與采購(gòu)專員共同進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)初驗(yàn)：貨物類：核對(duì)數(shù)量、型號(hào)規(guī)格、外包裝是否完好，隨機(jī)抽檢外觀質(zhì)量（如無破損、無銹蝕）。服務(wù)類：核對(duì)服務(wù)內(nèi)容、范圍、完成情況是否符合合同約定（如培訓(xùn)課時(shí)、服務(wù)時(shí)長(zhǎng)）。初驗(yàn)不合格的，當(dāng)場(chǎng)出具《驗(yàn)收不合格通知書》（見表6），說明不合格原因，要求供應(yīng)商限期整改，整改后重新驗(yàn)收。終驗(yàn)初驗(yàn)合格后，需求部門（技術(shù)負(fù)責(zé)人）進(jìn)行終驗(yàn)：貨物類：按合同約定進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)（如送第三方檢測(cè)、功能測(cè)試），出具《貨物驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。服務(wù)類：評(píng)估服務(wù)效果（如滿意度調(diào)查、服務(wù)成果交付），出具《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。終驗(yàn)合格后，需求部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)專員在《驗(yàn)收單》（見表7）上簽字確認(rèn)，貨物交由倉(cāng)儲(chǔ)部辦理入庫(kù)手續(xù)（如涉及）。（七）付款結(jié)算與檔案歸檔操作目標(biāo)：規(guī)范付款流程，保證采購(gòu)檔案完整可追溯。責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部、采購(gòu)專員、檔案室。付款申請(qǐng)采購(gòu)專員憑《驗(yàn)收單》《采購(gòu)合同》《發(fā)票》（如涉及），填寫《付款申請(qǐng)表》（見表8），附相關(guān)證明材料，按審批流程提交至財(cái)務(wù)部。付款審批與執(zhí)行財(cái)務(wù)部審核申請(qǐng)材料與合同、驗(yàn)收單的一致性，確認(rèn)無誤后按合同約定付款方式（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款）辦理付款，并記錄付款臺(tái)賬。檔案歸檔采購(gòu)專員在付款完成后，整理采購(gòu)全流程資料（包括《采購(gòu)申請(qǐng)單》《供應(yīng)商資質(zhì)表》《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收單》《付款申請(qǐng)表》等），按“一采購(gòu)一檔”原則編號(hào)歸檔，電子檔存入OA系統(tǒng)，紙質(zhì)檔交檔案室保存，保存期限不少于5年。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)表單模板表1：采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期申請(qǐng)編號(hào)需求描述（物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途）預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）預(yù)算科目期望交付日期交付地點(diǎn)聯(lián)系人及電話需求部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：財(cái)務(wù)部審核意見：審核人：日期：采購(gòu)部接收意見：接收人：日期：表2：供應(yīng)商資質(zhì)表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊(cè)地址聯(lián)系方式主營(yíng)業(yè)務(wù)成立時(shí)間提供資質(zhì)清單（附復(fù)印件）：□營(yíng)業(yè)執(zhí)照□行業(yè)許可證□資質(zhì)證書□其他：_________供應(yīng)商聯(lián)系人：職務(wù)：采購(gòu)部初審意見：審核人：質(zhì)量管理部評(píng)估意見：審核人：表3：供應(yīng)商評(píng)估打分表（示例）評(píng)估項(xiàng)目分值評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商A得分供應(yīng)商B得分價(jià)格（性價(jià)比）30最低價(jià)得30分，每高于最低價(jià)1%扣2分資質(zhì)與經(jīng)驗(yàn)25資質(zhì)齊全、案例豐富得25分質(zhì)量保證能力25質(zhì)量體系認(rèn)證完善得25分交付與服務(wù)20交付及時(shí)、服務(wù)響應(yīng)快得20分總分100評(píng)估結(jié)論：評(píng)估人：日期：表4：采購(gòu)合同模板（簡(jiǎn)化版）合同編號(hào)：_________甲方（采購(gòu)方）：_________乙方（供應(yīng)商）：_________簽訂日期：_________采購(gòu)標(biāo)的：_________（名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：_________（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）交付時(shí)間：_________；交付地點(diǎn)：_________驗(yàn)收方式：_________（初驗(yàn)、終驗(yàn)流程及標(biāo)準(zhǔn)）付款方式：_________（如：簽訂合同后支付30%預(yù)付款，驗(yàn)收合格后支付70%尾款）違約責(zé)任：_________（如：延期交付每日按合同總額0.5%違約金；質(zhì)量不符無條件退換）爭(zhēng)議解決：_________（如：協(xié)商不成，提交甲方所在地法院訴訟）其他約定：_________甲方（蓋章）：_________乙方（蓋章）：_________授權(quán)代表（簽字）：_________授權(quán)代表（簽字）：_________表5：采購(gòu)訂單訂單編號(hào)采購(gòu)申請(qǐng)單號(hào)簽訂日期供應(yīng)商名稱聯(lián)系人及電話物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量交付日期交付地點(diǎn)運(yùn)輸方式付款方式結(jié)算方式訂單備注：_________采購(gòu)專員（簽字）：_________審批人：_________供應(yīng)商確認(rèn)（蓋章）：_________確認(rèn)日期：_________表6：驗(yàn)收不合格通知書通知編號(hào)采購(gòu)訂單號(hào)驗(yàn)收日期供應(yīng)商名稱物料/服務(wù)名稱數(shù)量不合格原因說明：_________（如：規(guī)格不符、外觀破損、功能故障等，附照片/檢測(cè)報(bào)告）處理要求：□限期______日內(nèi)整改后重新驗(yàn)收□退換貨□終止合同需求部門負(fù)責(zé)人（簽字）：_________采購(gòu)專員（簽字）：_________供應(yīng)商簽收：_________日期：_________表7：驗(yàn)收單驗(yàn)收編號(hào)采購(gòu)訂單號(hào)驗(yàn)收日期供應(yīng)商名稱物料/服務(wù)名稱數(shù)量驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）__________________________________________________________________驗(yàn)收結(jié)論：□合格□不合格（詳見《驗(yàn)收不合格通知書》）需求部門技術(shù)負(fù)責(zé)人（簽字）：_________日期：_________需求部門負(fù)責(zé)人（簽字）：_________日期：_________采購(gòu)專員（簽字）：_________日期：_________表8：付款申請(qǐng)表申請(qǐng)部門付款日期申請(qǐng)編號(hào)供應(yīng)商名稱采購(gòu)合同號(hào)付款階段付款金額（大寫）：_________小寫：_________付款方式：□銀行轉(zhuǎn)賬□其他：_________付款事由：_________（附《驗(yàn)收單》《合同》《發(fā)票》復(fù)印件）采購(gòu)專員（簽字）：_________采購(gòu)部負(fù)責(zé)人（簽字）：_________財(cái)務(wù)部審核：_________財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人（簽字）：_________分管領(lǐng)導(dǎo)審批：_________總經(jīng)理審批（大額）：_________四、操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）需求管理要點(diǎn)需求部門需提前規(guī)劃采購(gòu)需求，避免緊急采購(gòu)導(dǎo)致的流程簡(jiǎn)化或成本增加；技術(shù)參數(shù)需明確具體，避免“類似”“優(yōu)質(zhì)”等模糊表述，防止供應(yīng)商理解偏差；預(yù)算編制需科學(xué)合理，不得無預(yù)算、超預(yù)算采購(gòu)，特殊情況需按流程補(bǔ)批。（二）供應(yīng)商管理要點(diǎn)建立供應(yīng)商黑名單制度，對(duì)提供虛假資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、履約違約的供應(yīng)商，永久納入黑名單并禁止合作；定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估（每年一次），評(píng)估內(nèi)容包括交付及時(shí)率、合格率、服務(wù)響應(yīng)速度等，評(píng)估結(jié)果作為后續(xù)合作依據(jù)；關(guān)鍵物料（如生產(chǎn)原料）需保留至少2家備用供應(yīng)商，降低供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)。（三）合同管理要點(diǎn)合同條款需嚴(yán)謹(jǐn)，避免“口頭承諾”“后續(xù)補(bǔ)充”等非書面約定，所有約定必須寫入合同文本；大額合同（≥50萬元）必須經(jīng)法務(wù)部審核，必要時(shí)咨詢外部法律顧問；合同變更需書面確認(rèn)，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，嚴(yán)禁單方面修改合同條款。（四）驗(yàn)收與付款要點(diǎn)驗(yàn)收需堅(jiān)持“先驗(yàn)收后付款”原則，嚴(yán)禁未驗(yàn)收即付款或驗(yàn)收不合格付款；服務(wù)類采購(gòu)需明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如培訓(xùn)滿意度≥90%、系統(tǒng)故障修復(fù)時(shí)