企業(yè)信息管理（ERP）系統(tǒng)操作指南一、指南適用對(duì)象與典型應(yīng)用場(chǎng)景本指南適用于企業(yè)內(nèi)部使用ERP系統(tǒng)的各類(lèi)崗位人員，包括但不限于采購(gòu)專(zhuān)員、銷(xiāo)售代表、庫(kù)存管理員、財(cái)務(wù)人員及部門(mén)主管等。典型應(yīng)用場(chǎng)景涵蓋：日常業(yè)務(wù)處理：如新增供應(yīng)商信息、錄入客戶(hù)訂單、處理庫(kù)存出入庫(kù)等；數(shù)據(jù)維護(hù)與更新：如商品信息調(diào)整、客戶(hù)資料變更、供應(yīng)商狀態(tài)更新等；業(yè)務(wù)流程審批：如采購(gòu)訂單審核、銷(xiāo)售出庫(kù)單確認(rèn)、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單流轉(zhuǎn)等；數(shù)據(jù)查詢(xún)與分析：如庫(kù)存報(bào)表導(dǎo)出、銷(xiāo)售業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì)、應(yīng)收賬款查詢(xún)等。二、系統(tǒng)登錄與權(quán)限管理操作流程（一）初始登錄步驟打開(kāi)系統(tǒng)入口：通過(guò)企業(yè)內(nèi)部瀏覽器訪(fǎng)問(wèn)ERP系統(tǒng)登錄地址（如“企業(yè)內(nèi)網(wǎng)-業(yè)務(wù)系統(tǒng)-ERP”）。輸入登錄信息：在登錄頁(yè)面輸入“用戶(hù)賬號(hào)”（通常為工號(hào)）、“初始密碼”（初始密碼由系統(tǒng)管理員*主管統(tǒng)一發(fā)放，首次登錄需強(qiáng)制修改）。選擇登錄角色：若用戶(hù)存在多個(gè)崗位角色（如“采購(gòu)員”+“庫(kù)存管理員”），需在下拉菜單中選擇當(dāng)前操作對(duì)應(yīng)的角色，“登錄”進(jìn)入系統(tǒng)。修改初始密碼：首次登錄后，系統(tǒng)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)至“修改密碼”頁(yè)面，輸入原密碼、新密碼（需包含字母、數(shù)字及特殊字符，長(zhǎng)度8-20位）并確認(rèn)，“保存”完成修改。（二）權(quán)限變更與角色切換權(quán)限申請(qǐng)：當(dāng)崗位變動(dòng)需新增或調(diào)整操作權(quán)限時(shí)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人經(jīng)理填寫(xiě)《ERP權(quán)限變更申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板表1），提交至系統(tǒng)管理員工號(hào)審批。權(quán)限生效：管理員審批通過(guò)后，1個(gè)工作日內(nèi)完成系統(tǒng)權(quán)限配置，用戶(hù)登錄后可查看新增功能模塊。角色臨時(shí)切換：若需臨時(shí)使用其他角色權(quán)限（如主管代為審批），可在登錄后右上角“角色切換”，選擇對(duì)應(yīng)角色并輸入該角色的授權(quán)密碼（由角色負(fù)責(zé)人*主管提供），操作完成后需及時(shí)切換回原角色。三、基礎(chǔ)信息維護(hù)操作步驟（一）供應(yīng)商信息新增進(jìn)入功能模塊：登錄后依次“基礎(chǔ)信息-供應(yīng)商管理-供應(yīng)商新增”。填寫(xiě)基礎(chǔ)信息：供應(yīng)商編號(hào)：系統(tǒng)自動(dòng)唯一編碼（如“GYS-2024-001”），不可手動(dòng)修改；供應(yīng)商全稱(chēng)：填寫(xiě)與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致的完整名稱(chēng)（如“市貿(mào)易有限公司”）；聯(lián)系人姓名：輸入主要對(duì)接人姓名（如“”）；聯(lián)系人電話(huà)：輸入11位手機(jī)號(hào)（如“”）；開(kāi)戶(hù)銀行：填寫(xiě)供應(yīng)商開(kāi)戶(hù)行全稱(chēng)（如“中國(guó)工商銀行支行”）；銀行賬號(hào)：輸入準(zhǔn)確銀行賬號(hào)（需與開(kāi)戶(hù)行一致）。設(shè)置合作信息：選擇“信用等級(jí)”（如A/B/C級(jí)）、“合作狀態(tài)”（默認(rèn)“待審核”）、“合作期限”（如“2024-01-01至2024-12-31”）。提交審核：“保存草稿”暫存信息，或“提交審核”流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部*經(jīng)理審批。審批通過(guò)后，供應(yīng)商狀態(tài)更新為“合作中”，可在采購(gòu)訂單中直接調(diào)用。（二）客戶(hù)信息維護(hù)查詢(xún)客戶(hù)信息：進(jìn)入“基礎(chǔ)信息-客戶(hù)管理”，支持按“客戶(hù)編號(hào)”“客戶(hù)名稱(chēng)”“聯(lián)系人”等條件搜索，雙擊目標(biāo)客戶(hù)進(jìn)入詳情頁(yè)。更新客戶(hù)狀態(tài)：若客戶(hù)終止合作，在詳情頁(yè)將“合作狀態(tài)”修改為“終止合作”，并填寫(xiě)終止原因（如“長(zhǎng)期未下單”），保存后系統(tǒng)自動(dòng)同步至銷(xiāo)售模塊，禁止新增訂單。修改客戶(hù)資料：僅可編輯“聯(lián)系人電話(huà)”“地址”“備注”等非核心字段，核心字段（如客戶(hù)名稱(chēng)、銀行賬號(hào)）需提交變更申請(qǐng)，經(jīng)銷(xiāo)售部*經(jīng)理審批后由管理員修改。（三）商品信息錄入新增商品：進(jìn)入“基礎(chǔ)信息-商品管理-新增商品”，填寫(xiě)“商品編碼”（企業(yè)自定義，如“SP-001”）、“商品名稱(chēng)”“規(guī)格型號(hào)”“計(jì)量單位”（如“件”“kg”）、“采購(gòu)價(jià)”“銷(xiāo)售價(jià)”等字段。關(guān)聯(lián)庫(kù)存信息：勾選“啟用庫(kù)存管理”，填寫(xiě)“安全庫(kù)存量”（如10件）、“庫(kù)存單位”（默認(rèn)與計(jì)量單位一致），保存后商品自動(dòng)加入庫(kù)存臺(tái)賬。商品狀態(tài)管理：若商品停售，在商品詳情頁(yè)將“銷(xiāo)售狀態(tài)”修改為“停售”，已的訂單不受影響，新訂單無(wú)法選擇該商品。四、核心業(yè)務(wù)流程操作步驟（一）采購(gòu)訂單與審批創(chuàng)建采購(gòu)訂單：進(jìn)入“采購(gòu)管理-采購(gòu)訂單-新增”，選擇供應(yīng)商（系統(tǒng)自動(dòng)帶出其可供應(yīng)商品列表），輸入商品編號(hào)、采購(gòu)數(shù)量、單價(jià)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算金額。附加備注信息：在“備注”欄填寫(xiě)交貨期（如“2024-03-15前交貨”）、交貨地點(diǎn)（如“公司倉(cāng)庫(kù)”）、特殊要求（如“需提供質(zhì)檢報(bào)告”）等。提交審批流程：“提交審批”，系統(tǒng)按預(yù)設(shè)流程流轉(zhuǎn)：采購(gòu)專(zhuān)員主管→采購(gòu)部經(jīng)理→財(cái)務(wù)部*會(huì)計(jì)。任一環(huán)節(jié)駁回需修改后重新提交。訂單確認(rèn)與跟蹤：審批通過(guò)后，采購(gòu)訂單狀態(tài)更新為“已生效”，可在“訂單跟蹤”模塊查看供應(yīng)商備貨、發(fā)貨進(jìn)度，入庫(kù)后自動(dòng)關(guān)聯(lián)庫(kù)存入庫(kù)單。（二）銷(xiāo)售訂單處理錄入客戶(hù)訂單：進(jìn)入“銷(xiāo)售管理-銷(xiāo)售訂單-新增”，選擇客戶(hù)（系統(tǒng)自動(dòng)帶出其歷史采購(gòu)記錄及信用額度），輸入商品編號(hào)、銷(xiāo)售數(shù)量，系統(tǒng)校驗(yàn)庫(kù)存：若庫(kù)存充足，直接計(jì)算金額；若不足，提示“庫(kù)存不足，當(dāng)前可售件”。設(shè)置折扣與費(fèi)用：在“費(fèi)用信息”欄錄入“銷(xiāo)售折扣”（如9折）、“運(yùn)費(fèi)”（如50元），系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算訂單總金額。審核與出庫(kù)：訂單提交后由銷(xiāo)售部*經(jīng)理審核，審核通過(guò)“銷(xiāo)售出庫(kù)單”，庫(kù)存管理員根據(jù)出庫(kù)單安排發(fā)貨，并在系統(tǒng)中確認(rèn)出庫(kù)，庫(kù)存數(shù)量自動(dòng)扣減。（三）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)操作創(chuàng)建盤(pán)點(diǎn)任務(wù)：進(jìn)入“庫(kù)存管理-庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)-新建任務(wù)”，選擇“盤(pán)點(diǎn)范圍”（如“全部商品”或“指定倉(cāng)庫(kù)”）、“盤(pán)點(diǎn)日期”（如“2024-03-01”），系統(tǒng)“盤(pán)點(diǎn)單號(hào)”。打印與實(shí)地盤(pán)點(diǎn)：“打印盤(pán)點(diǎn)表”，倉(cāng)庫(kù)人員持表實(shí)地清點(diǎn)商品，記錄“實(shí)盤(pán)數(shù)量”，若發(fā)覺(jué)盤(pán)盈（實(shí)盤(pán)>賬面）或盤(pán)虧（實(shí)盤(pán)<賬面），在備注欄注明原因（如“過(guò)期報(bào)廢”“破損丟失”）。錄入盤(pán)點(diǎn)結(jié)果：盤(pán)點(diǎn)完成后，在系統(tǒng)中錄入“實(shí)盤(pán)數(shù)量”，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算盤(pán)盈/盤(pán)虧數(shù)量及金額，提交至財(cái)務(wù)部*會(huì)計(jì)審核。調(diào)整單：審核通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)“庫(kù)存調(diào)整單”，庫(kù)存數(shù)量更新為實(shí)盤(pán)數(shù)量，同時(shí)差異原因分析報(bào)表。五、數(shù)據(jù)查詢(xún)與報(bào)表操作步驟（一）庫(kù)存數(shù)據(jù)查詢(xún)按條件篩選：進(jìn)入“庫(kù)存管理-庫(kù)存查詢(xún)”，支持按“商品編號(hào)”“商品名稱(chēng)”“倉(cāng)庫(kù)”“庫(kù)存狀態(tài)”（如“正?！薄胺e壓”“臨期”）等條件篩選，實(shí)時(shí)查看當(dāng)前庫(kù)存數(shù)量、庫(kù)齡、占用資金等信息。導(dǎo)出與打?。骸皩?dǎo)出Excel”，可導(dǎo)出庫(kù)存明細(xì)表（含商品編碼、名稱(chēng)、規(guī)格、庫(kù)存數(shù)量、入庫(kù)日期等字段），支持自定義導(dǎo)出列及排序方式。（二）銷(xiāo)售報(bào)表選擇報(bào)表類(lèi)型：進(jìn)入“銷(xiāo)售管理-銷(xiāo)售報(bào)表”，選擇“銷(xiāo)售業(yè)績(jī)匯總表”“商品銷(xiāo)售排行表”“客戶(hù)銷(xiāo)售分析表”等類(lèi)型。設(shè)置統(tǒng)計(jì)維度：按“日期范圍”（如“2024年1月-3月”）、“部門(mén)”（如“銷(xiāo)售一部”）、“客戶(hù)”等維度篩選數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)匯總銷(xiāo)售額、銷(xiāo)量、回款率等指標(biāo)。查看與導(dǎo)出：報(bào)表后支持在線(xiàn)查看圖表（如柱狀圖、折線(xiàn)圖），“導(dǎo)出”可PDF或Excel格式，用于部門(mén)會(huì)議匯報(bào)或管理層決策。六、模板表格表1：ERP權(quán)限變更申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期變更用戶(hù)信息用戶(hù)姓名工號(hào)原崗位申請(qǐng)權(quán)限變更內(nèi)容□新增模塊：_________________________□刪除模塊：_________________________□修改權(quán)限：_________________________變更原因說(shuō)明審批意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：______系統(tǒng)管理員簽字：__________日期：______表2：供應(yīng)商信息登記表供應(yīng)商編號(hào)供應(yīng)商全稱(chēng)合作狀態(tài)信用等級(jí)聯(lián)系人信息聯(lián)系人姓名聯(lián)系方式開(kāi)戶(hù)銀行銀行賬號(hào)合作信息合作期限主要經(jīng)營(yíng)品類(lèi)上次合作日期備注表3：庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表盤(pán)點(diǎn)單號(hào)：__________倉(cāng)庫(kù)：__________盤(pán)點(diǎn)日期：______商品編號(hào)商品名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)盤(pán)點(diǎn)人：__________保管員：__________財(cái)務(wù)審核：__________七、操作關(guān)鍵提示與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性保障信息錄入核對(duì)：供應(yīng)商、客戶(hù)、商品等基礎(chǔ)信息錄入后，需二次核對(duì)編號(hào)、名稱(chēng)、賬號(hào)等關(guān)鍵字段，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷（如供應(yīng)商賬號(hào)錯(cuò)誤導(dǎo)致貨款支付失敗）。數(shù)量金額校驗(yàn)：采購(gòu)訂單、銷(xiāo)售訂單中數(shù)量、單價(jià)、金額字段需保證邏輯一致（如“數(shù)量×單價(jià)=金額”），系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)不通過(guò)時(shí)不可提交。（二）操作流程規(guī)范審批流程不可跳過(guò)：采購(gòu)訂單、銷(xiāo)售訂單、庫(kù)存調(diào)整單等需經(jīng)審批的業(yè)務(wù)，嚴(yán)禁手動(dòng)修改流程狀態(tài)或繞過(guò)審批環(huán)節(jié)，否則系統(tǒng)記錄操作日志并追溯責(zé)任人。數(shù)據(jù)修改權(quán)限：已審核通過(guò)的單據(jù)（如已生效的采購(gòu)訂單）需“沖銷(xiāo)”處理，不可直接刪除或修改，沖銷(xiāo)操作需填寫(xiě)原因并經(jīng)原審批人確認(rèn)。（三）數(shù)據(jù)安全與備份賬號(hào)密碼管理：用戶(hù)需定期更換密碼（建議每3個(gè)月更換一次），不得轉(zhuǎn)借他人使用，離開(kāi)電腦時(shí)需“退出登錄”或鎖屏，防止賬號(hào)被盜用。數(shù)據(jù)定期備份：管理員需每日凌晨自動(dòng)備份數(shù)據(jù)庫(kù)，用戶(hù)可每月通過(guò)“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”功能手動(dòng)備份個(gè)人常用數(shù)據(jù)（如客戶(hù)資料、歷史訂單），防止數(shù)據(jù)丟失。（四）常見(jiàn)問(wèn)題處理登錄失敗：檢查賬號(hào)密碼是否正確（區(qū)分大小寫(xiě)）、角色是否選擇正確，若仍無(wú)法登錄，聯(lián)系系統(tǒng)管理員*工號(hào)重置