寫字樓會(huì)議室管理與使用制度一、總則為規(guī)范本寫字樓會(huì)議室的管理與使用，保障會(huì)議活動(dòng)的順利進(jìn)行，提高會(huì)議室及相關(guān)設(shè)備的使用效率和壽命，營(yíng)造整潔、有序、高效的會(huì)議環(huán)境，特制定本制度。本制度適用于寫字樓內(nèi)所有租戶單位及其員工，以及經(jīng)許可使用會(huì)議室的外來(lái)訪客。會(huì)議室作為寫字樓公共資源，其管理遵循統(tǒng)一協(xié)調(diào)、合理分配、有償或按需使用（根據(jù)寫字樓具體政策確定）、保持完好的原則。所有使用者均有責(zé)任愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守本制度規(guī)定，共同維護(hù)良好的公共秩序。二、管理職責(zé)寫字樓物業(yè)管理部門（或指定的行政部門，以下統(tǒng)稱“管理部門”）是會(huì)議室的統(tǒng)一管理單位，主要職責(zé)包括：1.日常運(yùn)維：負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常清潔、基礎(chǔ)照明、空調(diào)等設(shè)施的正常運(yùn)行保障。2.設(shè)備管理：負(fù)責(zé)會(huì)議室內(nèi)固定設(shè)備（如投影、音響、白板等）的登記、維護(hù)、檢修及必要的更新。3.預(yù)訂管理：提供會(huì)議室預(yù)訂服務(wù)，維護(hù)預(yù)訂秩序，協(xié)調(diào)解決預(yù)訂沖突。4.制度執(zhí)行：監(jiān)督本制度的執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行勸導(dǎo)和記錄。各租戶單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本單位員工的宣傳教育，引導(dǎo)員工自覺(jué)遵守會(huì)議室使用規(guī)定，規(guī)范本單位人員的使用行為。三、申請(qǐng)與預(yù)訂1.預(yù)訂原則：會(huì)議室使用實(shí)行提前申請(qǐng)、預(yù)訂優(yōu)先的原則。使用者應(yīng)根據(jù)會(huì)議的重要性、規(guī)模和所需資源，提前向管理部門或通過(guò)指定預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行申請(qǐng)。2.預(yù)訂方式：可通過(guò)寫字樓指定的線上預(yù)訂系統(tǒng)、書面申請(qǐng)或到管理部門前臺(tái)登記等方式進(jìn)行。預(yù)訂時(shí)需提供會(huì)議主題、所需會(huì)議室規(guī)格、使用日期、起止時(shí)間、使用人數(shù)、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等信息。3.預(yù)訂時(shí)限：為保證資源合理分配，預(yù)訂一般需提前若干工作日（具體時(shí)限可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定）。對(duì)于臨時(shí)緊急會(huì)議，可酌情處理，但應(yīng)盡可能提前通知管理部門。4.預(yù)訂確認(rèn)：管理部門在收到預(yù)訂申請(qǐng)后，應(yīng)在合理時(shí)間內(nèi)予以確認(rèn)。確認(rèn)后，使用者將獲得預(yù)訂成功的信息（如預(yù)訂號(hào)、會(huì)議室號(hào)等）。5.預(yù)訂變更與取消：如會(huì)議計(jì)劃變更或取消，使用者應(yīng)盡早通知管理部門，以便釋放資源供其他使用者預(yù)訂。對(duì)于頻繁取消或無(wú)故占用預(yù)訂資源的單位或個(gè)人，管理部門有權(quán)限制其后續(xù)預(yù)訂權(quán)限。6.預(yù)訂沖突：若出現(xiàn)預(yù)訂沖突，原則上按申請(qǐng)時(shí)間先后順序處理。特殊情況（如重要會(huì)議）經(jīng)管理部門協(xié)調(diào)，可按優(yōu)先級(jí)進(jìn)行調(diào)整，被調(diào)整方應(yīng)予以配合。四、使用規(guī)范1.按時(shí)使用：使用者應(yīng)在預(yù)訂時(shí)間開始前到達(dá)會(huì)議室，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。如超過(guò)預(yù)訂時(shí)間一定時(shí)長(zhǎng)（如半小時(shí)，具體可設(shè)定）仍未使用且未通知管理部門，管理部門有權(quán)將該會(huì)議室另行安排。2.時(shí)長(zhǎng)控制：使用者應(yīng)嚴(yán)格遵守預(yù)訂的結(jié)束時(shí)間，避免拖延，以便后續(xù)使用者能按時(shí)使用。如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，應(yīng)提前與管理部門聯(lián)系，在征得同意且無(wú)后續(xù)預(yù)訂沖突的情況下方可延長(zhǎng)。3.人員控制：會(huì)議室的使用人數(shù)不應(yīng)超過(guò)其設(shè)計(jì)容量，以確保安全和良好的會(huì)議體驗(yàn)。4.設(shè)備使用：*使用者應(yīng)熟悉并正確操作會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備。如遇設(shè)備故障或不熟悉操作，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系管理部門協(xié)助，切勿擅自拆卸、改裝或強(qiáng)行操作。*對(duì)于需額外配備的設(shè)備或服務(wù)（如鮮花、茶歇等），使用者應(yīng)提前向管理部門提出申請(qǐng)，并承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用（如有）。5.環(huán)境保持：*保持會(huì)議室內(nèi)安靜，避免大聲喧嘩，以免影響其他會(huì)議室或辦公區(qū)域。*禁止在會(huì)議室內(nèi)吸煙、飲食（除允許的茶歇外）、亂扔雜物。*愛(ài)護(hù)會(huì)議室內(nèi)的桌椅、墻面、地面及其他設(shè)施，嚴(yán)禁刻畫、涂寫、粘貼。*會(huì)議期間應(yīng)注意節(jié)約用電、用水。離開時(shí)，務(wù)必關(guān)閉燈光、空調(diào)、投影等所有設(shè)備電源。6.內(nèi)容合規(guī)：會(huì)議內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及寫字樓管理規(guī)定，不得利用會(huì)議室進(jìn)行任何違法違規(guī)或不當(dāng)活動(dòng)。7.鑰匙/門禁：如會(huì)議室設(shè)有獨(dú)立門鎖，使用者應(yīng)妥善保管鑰匙或門禁卡，使用完畢后及時(shí)歸還管理部門。嚴(yán)禁私自配制或轉(zhuǎn)借。8.外來(lái)人員：如會(huì)議涉及外來(lái)訪客，使用者應(yīng)負(fù)責(zé)其引導(dǎo)和管理，確保其遵守寫字樓及會(huì)議室相關(guān)規(guī)定。五、設(shè)備與維護(hù)1.設(shè)備愛(ài)護(hù)：使用者應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室內(nèi)的一切設(shè)備設(shè)施，按照操作規(guī)程正確使用。因使用不當(dāng)造成設(shè)備損壞或故障的，使用者或其所屬單位應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的維修或賠償責(zé)任。2.耗材管理：會(huì)議所需的常用耗材（如白板筆、馬克筆、白板擦等）由管理部門提供并定期補(bǔ)充，使用者應(yīng)節(jié)約使用，杜絕浪費(fèi)。特殊耗材需使用者自行準(zhǔn)備。3.故障報(bào)告：使用過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)立即停止使用并及時(shí)通知管理部門進(jìn)行處理，并配合做好情況說(shuō)明。4.會(huì)后檢查：會(huì)議結(jié)束后，使用者應(yīng)檢查會(huì)議室內(nèi)設(shè)備是否完好，電源是否關(guān)閉，并將可移動(dòng)設(shè)備（如話筒）放回原位。六、清潔與整理1.日常清潔：管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常清潔工作。2.會(huì)后整理：使用者在會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)將會(huì)議產(chǎn)生的垃圾雜物清理干凈，帶出會(huì)議室并投入指定垃圾桶。桌椅恢復(fù)原位，白板內(nèi)容擦拭干凈（如需保留，應(yīng)注明并征得后續(xù)使用者同意）。3.特殊情況：如會(huì)議產(chǎn)生大量特殊垃圾或造成會(huì)議室嚴(yán)重污染，使用者應(yīng)負(fù)責(zé)清理干凈或承擔(dān)相應(yīng)的清潔費(fèi)用。七、責(zé)任與監(jiān)督1.使用者責(zé)任：使用者對(duì)其在使用期間的行為及造成的后果負(fù)責(zé)。因違規(guī)使用導(dǎo)致會(huì)議室設(shè)施損壞、環(huán)境污染或影響其他使用者的，需承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任或接受管理部門的批評(píng)教育。2.管理部門監(jiān)督：管理部門有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行巡查和監(jiān)督，對(duì)違反本制度的行為有權(quán)予以制止、糾正，并視情節(jié)輕重進(jìn)行處理（如口頭警告、書面通知、通報(bào)批評(píng)等）。3.投訴與反饋：使用者如對(duì)會(huì)議室管理或服務(wù)有意見或建議，可向管理部門反饋，管理部門應(yīng)及時(shí)予以回應(yīng)和改進(jìn)。八、附則1.本制度由寫字樓管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.各寫字樓可根