建筑工程質(zhì)量監(jiān)理資料歸檔管理辦法前言建筑工程質(zhì)量監(jiān)理資料是監(jiān)理工作的直接成果體現(xiàn)，是對(duì)工程建設(shè)全過程質(zhì)量控制的真實(shí)記錄，亦是工程竣工驗(yàn)收、后期維護(hù)及追溯的重要依據(jù)?？茖W(xué)、規(guī)范地做好監(jiān)理資料的歸檔管理工作，對(duì)于提升監(jiān)理工作水平、保障工程質(zhì)量、明確各方責(zé)任具有不可替代的作用。本辦法旨在系統(tǒng)梳理監(jiān)理資料歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)，明確管理要求，以期為相關(guān)從業(yè)人員提供切實(shí)可行的操作指引，確保監(jiān)理資料的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可追溯性。第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范建筑工程質(zhì)量監(jiān)理資料（以下簡(jiǎn)稱“監(jiān)理資料”）的收集、整理、編制、審核、歸檔及保管工作，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，明確責(zé)任，確保監(jiān)理資料的規(guī)范有序和有效利用，依據(jù)國(guó)家及地方現(xiàn)行有關(guān)工程建設(shè)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及行業(yè)管理規(guī)定，結(jié)合監(jiān)理工作實(shí)際，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于各類新建、改建、擴(kuò)建的建筑工程在實(shí)施監(jiān)理過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的監(jiān)理資料的歸檔管理工作。監(jiān)理單位、項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及相關(guān)監(jiān)理人員均應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行。第三條基本原則監(jiān)理資料歸檔管理應(yīng)遵循以下原則：（一）真實(shí)性原則：資料內(nèi)容必須真實(shí)反映工程監(jiān)理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、篡改。（二）完整性原則：監(jiān)理工作各環(huán)節(jié)形成的資料均應(yīng)收集齊全，確保工程監(jiān)理過程的系統(tǒng)性記錄。（三）規(guī)范性原則：資料的編制、填寫、簽署、編號(hào)、裝訂等應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，做到規(guī)范統(tǒng)一。（四）及時(shí)性原則：監(jiān)理資料應(yīng)隨工程進(jìn)度及時(shí)收集、整理、歸檔，避免事后補(bǔ)做。（五）安全性原則：采取有效措施，確保監(jiān)理資料在形成、流轉(zhuǎn)、保管過程中的安全，防止丟失、損壞或泄密。第二章歸檔范圍與分類第四條歸檔范圍監(jiān)理資料歸檔范圍應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：（一）監(jiān)理規(guī)劃與實(shí)施細(xì)則：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則及其審批文件。（二）監(jiān)理合同與相關(guān)文件：監(jiān)理委托合同、補(bǔ)充協(xié)議、中標(biāo)通知書、資質(zhì)文件等。（三）勘察設(shè)計(jì)文件：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)說明、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄等。（四）施工單位資質(zhì)與文件：施工單位資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證、施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施工方案及其報(bào)審表和審批意見。（五）監(jiān)理通知與回復(fù)：監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、工程暫停令及其回復(fù)、復(fù)工報(bào)審表等。（六）原材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審資料：工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的出廠合格證、質(zhì)量證明文件、進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)/試驗(yàn)報(bào)告及其報(bào)審表。（七）施工測(cè)量放線成果報(bào)審：施工測(cè)量放線成果及報(bào)審表。（八）檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收資料：各類檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄、分部（子分部）工程驗(yàn)收記錄及其報(bào)審表。（九）監(jiān)理日志與旁站記錄：監(jiān)理日志、旁站監(jiān)理記錄。（十）監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要：工地例會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要等。（十一）進(jìn)度控制資料：施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表、進(jìn)度計(jì)劃調(diào)整報(bào)審表、工程延期報(bào)審與批復(fù)等。（十二）造價(jià)控制資料：工程款支付報(bào)審表、竣工結(jié)算審核意見書等。（十三）工程質(zhì)量問題處理資料：工程質(zhì)量事故報(bào)告、調(diào)查處理方案、處理記錄及驗(yàn)收資料。（十四）竣工預(yù)驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收資料：竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、單位工程竣工驗(yàn)收記錄等。（十五）其他應(yīng)歸檔的監(jiān)理資料：如影像資料、監(jiān)理工作總結(jié)等。第五條資料分類監(jiān)理資料應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和形成階段進(jìn)行科學(xué)分類。通常可按以下方式分類：（一）按監(jiān)理工作階段分為：施工準(zhǔn)備階段資料、施工階段資料、竣工驗(yàn)收階段資料。（二）按監(jiān)理工作內(nèi)容分為：合同管理資料、進(jìn)度控制資料、質(zhì)量控制資料、造價(jià)控制資料、安全監(jiān)理資料（若有）、信息管理資料等。各監(jiān)理單位可結(jié)合自身管理體系和工程特點(diǎn)，制定詳細(xì)的資料分類目錄，但應(yīng)確保分類清晰、檢索方便。第三章資料編制與質(zhì)量要求第六條編制基本要求（一）監(jiān)理資料的編制應(yīng)與工程進(jìn)度同步，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。（二）所有資料應(yīng)使用原件。如因特殊原因需使用復(fù)印件，應(yīng)注明原件存放處，并由原件提供單位加蓋公章，經(jīng)辦人簽字并注明日期。（三）資料內(nèi)容應(yīng)字跡清晰、語言簡(jiǎn)練、條理清楚，不得使用易褪色的書寫材料。（四）表格應(yīng)采用國(guó)家或行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式；無統(tǒng)一格式的，由監(jiān)理單位自行制定，但應(yīng)保證內(nèi)容完整、規(guī)范。第七條簽署與審批（一）監(jiān)理資料中的各類報(bào)審表、報(bào)驗(yàn)表等，必須有相關(guān)單位及責(zé)任人的簽字和蓋章。（二）簽字人員應(yīng)具備相應(yīng)的資格，字跡應(yīng)清晰可辨，并注明簽字日期。（三）監(jiān)理工程師的審批意見應(yīng)明確、具體，具有可操作性。第八條編號(hào)與排序（一）監(jiān)理資料應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)編號(hào)，編號(hào)規(guī)則應(yīng)具有唯一性和可追溯性?？砂促Y料類別、形成時(shí)間或?qū)I(yè)進(jìn)行編號(hào)。（二）同類資料應(yīng)按形成時(shí)間順序或邏輯關(guān)系有序排列。第四章資料收集與整理第九條資料收集（一）項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的日常收集工作。（二）監(jiān)理人員在履行監(jiān)理職責(zé)過程中形成或收到的各類文件、記錄，均應(yīng)及時(shí)交資料管理人員統(tǒng)一管理。（三）對(duì)施工單位報(bào)送的資料，監(jiān)理工程師應(yīng)及時(shí)審核，對(duì)符合要求的予以簽認(rèn)，并納入歸檔范圍；對(duì)不符合要求的，應(yīng)退回施工單位限期整改。第十條資料整理（一）資料整理應(yīng)遵循“誰形成、誰整理”與“統(tǒng)一管理”相結(jié)合的原則。各專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)本專業(yè)資料的收集、整理，資料管理人員負(fù)責(zé)匯總、編目。（二）整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的資料，確保歸檔資料的精煉和有效。（三）資料應(yīng)按分類要求進(jìn)行組卷，組卷應(yīng)科學(xué)合理，便于查閱。每卷可根據(jù)資料數(shù)量多少，裝訂成一本或多本。（四）卷內(nèi)資料應(yīng)按順序排列，并編寫卷內(nèi)目錄和頁碼。第五章歸檔程序與移交第十一條歸檔時(shí)限（一）監(jiān)理資料應(yīng)隨工程進(jìn)度分階段整理歸檔。檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程驗(yàn)收完成后，相關(guān)資料應(yīng)及時(shí)整理歸檔。（二）工程竣工驗(yàn)收合格后，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（通常為三個(gè)月內(nèi)，具體可按合同約定或地方規(guī)定）完成全部監(jiān)理資料的整理、組卷和歸檔工作。第十二條歸檔審查（一）資料歸檔前，項(xiàng)目總監(jiān)理工程師應(yīng)組織對(duì)監(jiān)理資料的完整性、真實(shí)性、規(guī)范性進(jìn)行審查。（二）審查合格后，由項(xiàng)目總監(jiān)理工程師簽字確認(rèn)，方可進(jìn)行正式歸檔。第十三條資料移交（一）監(jiān)理資料歸檔完成后，應(yīng)按照合同約定或建設(shè)單位要求，向建設(shè)單位辦理移交手續(xù)。（二）移交時(shí)，應(yīng)填寫《監(jiān)理資料移交清單》，雙方簽字蓋章，各執(zhí)一份備查。（三）監(jiān)理單位應(yīng)保留一套完整的監(jiān)理資料存檔。第六章檔案保管與利用第十四條檔案保管（一）歸檔后的監(jiān)理資料應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，做到防潮、防火、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵。（二）電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)中，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案保管期限應(yīng)符合國(guó)家及地方有關(guān)工程檔案管理的規(guī)定。重要的監(jiān)理檔案應(yīng)永久保存，一般檔案保存期限應(yīng)不少于工程的合理使用年限。第十五條檔案利用（一）監(jiān)理單位內(nèi)部因工作需要查閱監(jiān)理檔案，應(yīng)履行借閱登記手續(xù)。（二）外部單位（如建設(shè)行政主管部門、審計(jì)部門等）因工作需要查閱監(jiān)理檔案，須持有效證明文件，并經(jīng)監(jiān)理單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案資料。（三）檔案借閱后應(yīng)及時(shí)歸還，確保檔案安全。第七章責(zé)任與獎(jiǎng)懲第十六條責(zé)任追究（一）項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及相關(guān)監(jiān)理人員對(duì)監(jiān)理資料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性負(fù)直接責(zé)任。（二）因資料收集不及時(shí)、整理不規(guī)范、歸檔不齊全或保管不當(dāng)造成資料丟失、損壞，影響工程質(zhì)量追溯或造成其他損失的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十七條獎(jiǎng)懲措施（一）對(duì)在監(jiān)理資料歸檔管理工作中表現(xiàn)突出、成績(jī)顯著的單位和個(gè)人，監(jiān)理單位可給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。（二）對(duì)違反