企業(yè)采購審批流程及文件清單通用工具模板一、采購審批流程適用范圍與核心目標本工具模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務業(yè)、商貿(mào)企業(yè)等）的日常采購活動，涵蓋原材料、設備、辦公用品、服務外包等各類采購場景。通過標準化審批流程與文件管理，可實現(xiàn)以下核心目標：規(guī)范采購行為、明確各環(huán)節(jié)責任、控制采購成本、防范合規(guī)風險、保證采購效率與透明度。二、采購審批全流程操作指南（一）需求發(fā)起與采購申請單填寫操作主體：采購需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部等）關鍵動作：需求部門根據(jù)業(yè)務需求（如生產(chǎn)計劃、辦公需求、項目進度等），明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途及預估單價、總價。填寫《采購申請單》（模板見第三部分），需詳細說明“采購原因”“預算科目”“緊急程度”，并附相關支撐材料（如技術參數(shù)表、比價需求說明、項目立項批復等）。申請單經(jīng)需求部門負責人*審核簽字后，提交至采購部門。輸出文件：《采購申請單》（含附件）（二）采購部門初審與需求確認操作主體：采購部門專員*關鍵動作：接收申請單后，重點核對以下內(nèi)容：采購需求是否明確（名稱、規(guī)格、數(shù)量等要素是否完整）；預估總價是否在部門預算范圍內(nèi)；附件材料是否齊全（如技術參數(shù)、歷史采購價格等）。對需求不明確或預算超標的申請，退回需求部門補充說明；對符合初步要求的申請，啟動采購流程。輸出文件：《采購申請單》（采購部門初審意見欄簽字）（三）采購方式確定與供應商尋源操作主體：采購部門負責人*關鍵動作：根據(jù)采購金額、物品類型及企業(yè)制度，確定采購方式（公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源采購等），具體標準參考企業(yè)《采購管理辦法》。詢價/比價：對于金額較?。ㄈ纾?萬元）的標準物品，需向至少3家合格供應商獲取書面報價，填寫《供應商比價表》。招標/談判：對于金額較大或復雜的采購項目，按企業(yè)招標流程組織開標、評標，形成《評標報告》或《談判記錄》。輸出文件：《供應商比價表》《評標報告》《談判記錄》等（四）管理層分級審批操作主體：財務部門、分管副總、總經(jīng)理*（根據(jù)采購金額分級）審批權限示例（需根據(jù)企業(yè)實際情況調(diào)整）：采購金額≤1萬元：需求部門負責人*+采購部門負責人*審批；1萬元＜采購金額≤5萬元：需財務部門（審核預算與價格合理性）+分管副總審批；采購金額＞5萬元：需財務部門*+分管副總*+總經(jīng)理*審批。關鍵動作：財務部門重點審核：預算是否充足、價格是否公允、資金支付計劃是否合理。分管副總/總經(jīng)理重點審核：采購必要性、是否符合企業(yè)戰(zhàn)略、供應商選擇合規(guī)性。審批通過后，進入合同擬定環(huán)節(jié)；審批未通過，退回采購部門重新調(diào)整方案。輸出文件：《采購審批單》（各層級審批意見欄簽字）（五）合同擬定與審核簽訂操作主體：采購部門、法務部門（如設）、供應商關鍵動作：采購部門根據(jù)審批結果與選定供應商擬定《采購合同》，明確以下條款：采購物品/服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價；質(zhì)量標準、交付時間、地點及驗收方式；付款方式、違約責任、爭議解決方式等。法務部門（如設）審核合同條款的合規(guī)性與法律風險；無法務部門的企業(yè)，可由采購部門負責人及分管副總共同審核。審核通過后，由雙方法定代表人或授權代表簽字蓋章，合同生效。輸出文件：《采購合同》（正本至少2份，企業(yè)與供應商各執(zhí)1份）（六）采購執(zhí)行與交付驗收操作主體：采購部門、需求部門、倉庫部門（如涉及實物入庫）關鍵動作：采購部門按合同約定跟蹤供應商履約進度，保證按時交付。貨物/服務送達后，由需求部門、倉庫部門（如涉及）共同驗收：實物采購：核對數(shù)量、規(guī)格、外觀質(zhì)量，必要時進行試用或檢測，填寫《采購驗收單》；服務采購：對照服務標準驗收服務成果，確認服務期限、質(zhì)量達標情況，填寫《服務驗收確認單》。驗收不合格的，采購部門需及時與供應商溝通處理（退換貨、索賠等），直至合格為止。輸出文件：《采購驗收單》《服務驗收確認單》（七）付款申請與財務結算操作主體：采購部門、財務部門關鍵動作：采購部門根據(jù)合同約定及驗收結果，填寫《付款申請單》，附以下材料：《采購審批單》《采購合同》《驗收單》《發(fā)票（復印件）》。財務部門審核材料完整性、付款條件是否達成（如驗收合格、發(fā)票合規(guī)），按企業(yè)資金審批流程辦理付款。輸出文件：《付款申請單》（財務部門審核簽字、付款憑證）（八）采購文件歸檔操作主體：采購部門*、檔案管理部門（如設）關鍵動作：采購完成后，采購部門將全套采購文件（含申請單、審批單、比價表、合同、驗收單、付款憑證等）整理成冊，按“一采購一檔案”原則編號歸檔，保存期限不少于3年（重要或長期采購項目需延長保存期限）。輸出文件：《采購檔案袋》（標注檔案編號、采購項目名稱、歸檔日期）三、采購審批必備文件清單及模板（一）必備文件清單序號文件名稱適用場景責任部門1采購申請單所有采購需求發(fā)起需求部門2供應商比價表/評標報告詢價、招標、競爭性談判采購采購部門3采購審批單各層級審批環(huán)節(jié)采購部門4采購合同金額較大或復雜采購項目采購部門、法務5采購驗收單/服務驗收確認單實物/服務交付后需求部門、倉庫6付款申請單申請付款時采購部門7發(fā)票及付款憑證財務結算財務部門（二）核心模板示例表1：采購申請單申請單編號：CG–申請日期：年月日項目內(nèi)容申請部門申請人*（姓名）聯(lián)系方式采購物品/服務名稱規(guī)格型號/技術參數(shù)（附技術參數(shù)表頁碼）需求數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）預算科目（如：辦公費、原材料采購等）采購原因（如：新項目啟動、日常辦公消耗、設備維修等）緊急程度□普通□緊急□特急（請說明緊急原因）附件清單□技術參數(shù)表□比價需求說明□項目立項批復□其他：需求部門負責人意見簽字：*日期：年月日采購部門初審意見簽字：*日期：年月日財務部門審核意見簽字：*日期：年月日分管副總審批意見簽字：*日期：年月日總經(jīng)理審批意見簽字：*日期：年月日表2：采購驗收單驗收單編號：YS–驗收日期：年月日項目內(nèi)容采購申請單編號供應商名稱采購物品/服務名稱規(guī)格型號數(shù)量合同約定交付時間年月日實際交付時間年月日驗收項目□數(shù)量核對：實際數(shù)量______，與申請單一致□是□否□質(zhì)量檢驗：外觀/功能/服務效果□合格□不合格（不合格說明：_________）□技術參數(shù)：□符合合同約定□不符合（不符合說明：_________）驗收結論□合格，準予入庫/啟用□不合格，需退換貨/整改需求部門驗收人簽字：*日期：年月日倉庫部門（如涉及）簽字：*日期：年月日采購部門確認簽字：*日期：年月日四、采購審批常見問題與注意事項（一）預算與成本控制采購申請需嚴格控制在年度預算范圍內(nèi)，預算外采購需提前提交《預算調(diào)整申請》，經(jīng)總經(jīng)理*審批后方可發(fā)起。大額采購（＞10萬元）需進行成本分析，優(yōu)先選擇性價比高的供應商，避免“唯價格論”。（二）審批時效與流程規(guī)范各審批環(huán)節(jié)需在2個工作日內(nèi)完成（緊急采購可縮短至1個工作日），無正當理由不得拖延，否則將納入部門績效考核。審批流程不得跳級（如1萬元采購需經(jīng)需求部門→采購部門→財務→分管副總，不可直接提交總經(jīng)理）。（三）文件完整性與合規(guī)性采購申請需附完整附件（如技術參數(shù)、比價表等），無附件或附件不全的，采購部門有權拒收。合同簽訂需保證“三統(tǒng)一”：審批金額、合同金額、最終結算金額一致，避免超預算、超范圍采購。（四）供應商管理風險供應商需通過資質(zhì)審核（如營業(yè)