企業(yè)采購申請審批及供應(yīng)商管理工具模板一、工具概述與應(yīng)用背景在企業(yè)管理中，采購活動是企業(yè)運(yùn)營的核心環(huán)節(jié)之一，涉及成本控制、資源調(diào)配及供應(yīng)鏈穩(wěn)定性。為規(guī)范采購申請審批流程、強(qiáng)化供應(yīng)商全生命周期管理，本工具模板整合了從采購需求發(fā)起到供應(yīng)商評估、合作維護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)化操作框架，適用于各類企業(yè)（尤其是制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、零售業(yè)等）的日常采購管理場景，旨在提升采購效率、降低合規(guī)風(fēng)險、優(yōu)化供應(yīng)商資源配置。二、采購申請審批全流程操作指南采購申請審批是采購活動的起點，需嚴(yán)格遵循“需求合理、預(yù)算可控、流程規(guī)范”原則，具體操作步驟（一）采購申請發(fā)起需求確認(rèn)：申請人（如部門主管、項目負(fù)責(zé)人）根據(jù)部門業(yè)務(wù)需求（如辦公用品補(bǔ)充、生產(chǎn)原料采購、設(shè)備維修等），明確采購物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途及期望交期，保證需求與實際工作匹配。填寫申請單：通過企業(yè)采購管理系統(tǒng)或紙質(zhì)模板填寫《采購申請單》（模板詳見第三部分），需完整填寫以下信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期；物料信息（名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預(yù)算單價、預(yù)算總價）；采購用途說明（如“生產(chǎn)部A項目原材料”“行政部辦公用打印機(jī)耗材”）；附件清單（如技術(shù)參數(shù)表、比價報價單、歷史采購記錄等，如有）。提交申請：將填寫完整的《采購申請單》及附件提交至部門負(fù)責(zé)人審核，保證需求合理性及部門內(nèi)部審批通過。（二）多級審核流程部門負(fù)責(zé)人審核：審核重點：采購需求是否與部門工作計劃匹配、數(shù)量是否合理、預(yù)算是否在部門可控范圍內(nèi)；審核結(jié)果：通過后簽字確認(rèn)，若不通過需注明原因并退回申請人修改。財務(wù)部門審核：審核重點：預(yù)算是否符合企業(yè)年度預(yù)算安排、單價是否參考?xì)v史采購數(shù)據(jù)或市場價格、資金支付計劃是否可行；審核結(jié)果：通過后加蓋財務(wù)專用章，若預(yù)算超支需提交至財務(wù)總監(jiān)審批。管理層審批：根據(jù)采購金額分級審批（示例）：金額≤5000元：部門負(fù)責(zé)人+財務(wù)負(fù)責(zé)人雙審批；5000元＜金額≤50000元：部門負(fù)責(zé)人+財務(wù)負(fù)責(zé)人+分管副總審批；金額＞50000元：需經(jīng)總經(jīng)理/CEO審批，重大項目（如設(shè)備采購、戰(zhàn)略供應(yīng)商合作）需提交管理層會議審議。審核結(jié)果：審批通過后進(jìn)入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)，駁回則需明確原因并啟動需求調(diào)整流程。（三）采購執(zhí)行與反饋采購部門執(zhí)行：審批通過后，采購部門根據(jù)申請單需求選擇采購方式（如招標(biāo)、詢價、單一來源采購等），下達(dá)采購訂單，明確供應(yīng)商名稱、物料規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨時間、付款方式及違約責(zé)任。訂單跟蹤：采購專員需實時跟蹤訂單生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證供應(yīng)商按約定時間交貨；若出現(xiàn)延期風(fēng)險，及時與申請人及供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決方案。入庫與驗收：物料送達(dá)后，由倉庫管理員核對物料名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，辦理入庫手續(xù)并填寫《入庫單》；使用部門（如生產(chǎn)部、行政部）根據(jù)需求對物料質(zhì)量進(jìn)行驗收，填寫《驗收單》，驗收合格后反饋至財務(wù)部門；若驗收不合格，需聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或協(xié)商賠償。（四）付款與歸檔財務(wù)付款：驗收合格后，財務(wù)部門根據(jù)采購訂單、入庫單、驗收單及發(fā)票（“三單一致”）辦理付款手續(xù)，保證資金支付合規(guī)。資料歸檔：采購部門將采購申請單、審批記錄、采購訂單、驗收單、發(fā)票等資料整理歸檔，保存期限不少于3年，便于后續(xù)審計與追溯。三、供應(yīng)商管理核心模板（一）采購申請單模板字段名稱填寫說明申請編號由系統(tǒng)自動（如CG-2024-001）申請部門如“生產(chǎn)部”“行政部”申請人部門具體經(jīng)辦人（如*）聯(lián)系方式申請人手機(jī)號/內(nèi)線電話申請日期提交申請的年月日（如2024-03-15）物料信息物料名稱如“A4打印紙”“不銹鋼原材料”規(guī)格型號如“80g/500張”“304不銹鋼板材，厚度2mm”單位如“箱”“噸”“臺”數(shù)量需求數(shù)量（如10箱）預(yù)算單價（元）參考?xì)v史價格或市場預(yù)估預(yù)算總價（元）=數(shù)量×預(yù)算單價采購用途詳細(xì)說明使用場景（如“用于部門日常打印”“生產(chǎn)車間B產(chǎn)品生產(chǎn)”）附件清單如“供應(yīng)商報價單3份”“技術(shù)參數(shù)書1份”審批意見部門審核部門負(fù)責(zé)人簽字：______________日期：______________財務(wù)審核財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字：______________日期：______________領(lǐng)導(dǎo)審批分管副總/總經(jīng)理簽字：______________日期：______________采購確認(rèn)采購專員簽字：______________日期：______________（二）供應(yīng)商信息登記表模板字段名稱填寫說明供應(yīng)商編號系統(tǒng)唯一編號（如GYSH-2024-001）供應(yīng)商名稱工商注冊全稱（如“科技有限公司”）統(tǒng)一社會信用代碼18位信用代碼聯(lián)系人供應(yīng)商對接人（如*）職務(wù)如“銷售經(jīng)理”“采購總監(jiān)”聯(lián)系方式手機(jī)號/座機(jī)（僅用于工作溝通）注冊地址工商注冊地址經(jīng)營地址實際經(jīng)營/辦公地址主營產(chǎn)品/服務(wù)如“辦公設(shè)備銷售”“機(jī)械零部件加工”資質(zhì)證明清單如營業(yè)執(zhí)照、ISO9001認(rèn)證、3C認(rèn)證、行業(yè)許可證等（需掃描件）合作歷史合作次數(shù)、累計合作金額、合作項目名稱（如“2023年辦公用品采購，金額5萬元”）備注特殊說明（如“唯一授權(quán)供應(yīng)商”“合作中存在質(zhì)量投訴記錄”）（三）供應(yīng)商季度評估表模板評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（1-10分）得分產(chǎn)品質(zhì)量與交期10分：質(zhì)量合格率100%，交期準(zhǔn)時率100%；8分：質(zhì)量合格率≥95%，交期延誤≤1次/季度；6分：質(zhì)量合格率90%-95%，交期延誤2-3次/季度；≤5分：質(zhì)量或交期問題頻發(fā)價格競爭力10分：市場價格前10%；8分：市場價格前20%；6分：市場價格前30%；≤5分：高于市場均價20%以上服務(wù)水平10分：響應(yīng)及時（2小時內(nèi)）、問題解決率100%；8分：響應(yīng)≤4小時、解決率≥90%；6分：響應(yīng)≤8小時、解決率≥80%；≤5分：響應(yīng)慢或問題未解決合作穩(wěn)定性10分：合作≥2年無違約；8分：合作1-2年無違約；6分：合作＜1年無違約；≤5分：存在違約記錄合規(guī)性10分：無稅務(wù)、法律糾紛；8分：輕微違規(guī)已整改；6分：存在未整改違規(guī)；≤5分：嚴(yán)重違規(guī)或被處罰總分=各維度得分之和評估等級A級（≥80分）、B級（60-79分）、C級（＜60分）改進(jìn)建議針對B/C級供應(yīng)商提出具體改進(jìn)要求（如“提升交期準(zhǔn)時率”“優(yōu)化產(chǎn)品包裝”）評估人采購經(jīng)理（如*）評估日期季度末日期（如2024-03-31）（四）采購訂單跟蹤表模板字段名稱填寫說明訂單編號系統(tǒng)（如PO-2024-001）供應(yīng)商名稱如“科技有限公司”采購物料如“A4打印紙”數(shù)量訂單數(shù)量（如10箱）下單日期采購訂單下達(dá)日期（如2024-03-16）要求交期供應(yīng)商需交付日期（如2024-03-20）實際交期供應(yīng)商實際交付日期（如2024-03-21）驗收狀態(tài)□合格□不合格□待驗收入庫數(shù)量實際入庫數(shù)量（如10箱，與數(shù)量一致）付款狀態(tài)□未付□部分付款□已付（金額：________元）備注如“交期延遲1天，已與供應(yīng)商協(xié)商下次訂單優(yōu)先交付”四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項（一）采購申請管理注意事項預(yù)算控制優(yōu)先：所有采購申請需嚴(yán)格控制在年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算申請需提前提交預(yù)算調(diào)整說明，經(jīng)財務(wù)部門及管理層審批后方可發(fā)起。審批時效管理：各級審批人需在收到申請后2個工作日內(nèi)完成審核，避免流程拖延；若遇特殊情況無法審批，需提前告知申請人并說明原因。信息準(zhǔn)確性：申請人需保證物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯誤導(dǎo)致采購物料閑置或無法使用。附件完整性：對于高價值或技術(shù)復(fù)雜的采購（如設(shè)備采購），需附技術(shù)參數(shù)書、供應(yīng)商報價單、比價記錄等附件，保證需求透明。（二）供應(yīng)商管理注意事項資質(zhì)審核嚴(yán)格：新供應(yīng)商準(zhǔn)入時，必須核查營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)證書（如食品生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等）原件，保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格；高風(fēng)險行業(yè)（如食品、醫(yī)藥）需額外提供檢測報告、認(rèn)證證書。評估維度全面：季度評估需結(jié)合質(zhì)量、價格、服務(wù)、合規(guī)性等多維度指標(biāo)，避免單一維度（如僅看價格）導(dǎo)致供應(yīng)商選擇偏差；C級供應(yīng)商需制定整改計劃，連續(xù)2個季度為C級者應(yīng)暫停合作。動態(tài)信息更新：供應(yīng)商聯(lián)系方式、經(jīng)營地址、資質(zhì)證書等信息變更時，需及時更新至《供應(yīng)商信息登記表》，保證信息與實際一致（如營業(yè)執(zhí)照年檢后需重新）。合規(guī)性優(yōu)先：禁止與存在商業(yè)賄賂、稅務(wù)違法等不良記錄的供應(yīng)商合作；采購過程中需遵守《反不正當(dāng)競爭法》等法律法規(guī)，避免利益輸送。（三）數(shù)據(jù)安全與保密要求權(quán)限分級管理：采購申請單、供應(yīng)商信息等敏感數(shù)據(jù)需設(shè)置訪問權(quán)限（如普通員工僅可查看本部門申請，采購經(jīng)理可查看全部門申請及供應(yīng)商信息），避免數(shù)據(jù)泄露。定期數(shù)據(jù)備份：采購系統(tǒng)數(shù)據(jù)需每周備份一次，紙質(zhì)資料需存放在帶鎖檔案柜中，保證數(shù)據(jù)安全可追溯。保密義務(wù)：參與采購審批及供應(yīng)商管理的人員需簽署保密協(xié)議，不得泄露采購價格、供應(yīng)商商業(yè)秘密等敏感信息