公文寫作格式規(guī)范及范文示例公文作為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體處理公務(wù)、傳遞信息、規(guī)范行為的重要載體，其寫作的規(guī)范性直接關(guān)系到工作效率與決策質(zhì)量。一份格式嚴(yán)謹(jǐn)、邏輯清晰、語(yǔ)言準(zhǔn)確的公文，不僅能有效傳達(dá)意圖，更能體現(xiàn)發(fā)文單位的專業(yè)素養(yǎng)與工作作風(fēng)。本文將系統(tǒng)梳理公文寫作的通用格式規(guī)范，并輔以實(shí)例說明，以期為相關(guān)從業(yè)人員提供實(shí)用參考。一、公文的基本構(gòu)成要素與格式規(guī)范公文的格式規(guī)范是長(zhǎng)期實(shí)踐中形成的共識(shí)，旨在確保其嚴(yán)肅性、權(quán)威性和可讀性。通常而言，一份完整的公文由眉首、主體、版記三大部分構(gòu)成，各部分包含特定要素。（一）眉首部分眉首部分位于公文首頁(yè)紅色分隔線以上，通常包括以下要素：1.份號(hào)：涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)，一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字頂格編排在版心左上角第一行。2.密級(jí)和保密期限：涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。頂格編排在版心左上角第二行，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。3.緊急程度：根據(jù)緊急程度，分別標(biāo)注“特急”“加急”。如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。5.發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。6.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。（二）主體部分主體部分位于公文首頁(yè)紅色分隔線（不含）以下、公文末頁(yè)首條分隔線（不含）以上，包括：1.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記，標(biāo)注方法見版記部分的“抄送機(jī)關(guān)”。3.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁(yè)必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.附件說明：公文附件的順序號(hào)和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。6.成文日期：署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。7.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。聯(lián)合上報(bào)的公文，可以由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。8.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。9.附件：公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。（三）版記部分版記部分位于公文末頁(yè)首條分隔線以下、末條分隔線以上，包括：1.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。編排于印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字。“抄送”二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門；印發(fā)日期是指公文的印制日期。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。3.頁(yè)碼：公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。二、常用公文范文示例（一）通知關(guān)于召開XX工作會(huì)議的通知各相關(guān)單位：為總結(jié)上一階段XX工作進(jìn)展情況，分析當(dāng)前面臨的形勢(shì)與任務(wù)，部署下一階段重點(diǎn)工作，經(jīng)研究決定，召開XX工作會(huì)議。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、會(huì)議時(shí)間XXXX年X月X日（星期X）上午X:XX，會(huì)期X天。二、會(huì)議地點(diǎn)XX會(huì)議室（XX樓XX層）。三、參會(huì)人員各單位主要負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干（名額分配見附件1）。四、會(huì)議內(nèi)容1.傳達(dá)上級(jí)有關(guān)XX工作的最新指示精神；2.總結(jié)上一階段XX工作成效與不足；3.研究討論《XX工作實(shí)施方案（討論稿）》（見附件2）；4.部署下一階段XX工作重點(diǎn)任務(wù)。五、有關(guān)要求2.請(qǐng)參會(huì)人員提前熟悉會(huì)議材料，準(zhǔn)備好相關(guān)意見建議。3.會(huì)議期間，請(qǐng)嚴(yán)格遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)。特此通知。附件：1.參會(huì)名額分配表2.《XX工作實(shí)施方案（討論稿）》3.參會(huì)回執(zhí)（聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：XXXXXXX）XX單位（印章）XXXX年X月X日（二）請(qǐng)示關(guān)于解決XX項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示XX領(lǐng)導(dǎo)/XX部門：我單位承擔(dān)的XX項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：XXXX）自XXXX年X月啟動(dòng)以來，各項(xiàng)工作進(jìn)展順利，已完成[簡(jiǎn)述已完成的階段性成果]。根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施方案，下一階段需開展[具體工作內(nèi)容，如：設(shè)備采購(gòu)、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研、專家咨詢等]，預(yù)計(jì)所需經(jīng)費(fèi)XX萬(wàn)元，主要用于[經(jīng)費(fèi)明細(xì)，如：設(shè)備費(fèi)XX萬(wàn)元、差旅費(fèi)XX萬(wàn)元、勞務(wù)費(fèi)XX萬(wàn)元等]。鑒于我單位目前經(jīng)費(fèi)緊張，難以獨(dú)立承擔(dān)上述費(fèi)用，為確保項(xiàng)目按時(shí)保質(zhì)完成，特向XX領(lǐng)導(dǎo)/XX部門請(qǐng)示解決項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)XX萬(wàn)元。妥否，請(qǐng)批示。（聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：XXXXXXX）XX單位（印章）XXXX年X月X日三、公文寫作注意事項(xiàng)1.語(yǔ)言規(guī)范：公文語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、莊重、得體。避免使用口語(yǔ)化、模糊不清或帶有感情色彩的詞語(yǔ)。多用書面語(yǔ)、規(guī)范語(yǔ)，恰當(dāng)使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)。2.邏輯清晰：公文的結(jié)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)，層次應(yīng)分明，論點(diǎn)、論據(jù)、結(jié)論應(yīng)明確，論證過程應(yīng)合乎邏輯。3.內(nèi)容真實(shí)：公文中涉及的事實(shí)、數(shù)據(jù)、政策依據(jù)等必須真實(shí)可靠，不得虛構(gòu)或夸大。4.格式嚴(yán)謹(jǐn)：嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的公文格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保各要素齊全、規(guī)范、準(zhǔn)確。5.文種恰當(dāng)：根據(jù)行文目的、內(nèi)容和隸屬關(guān)系，正確選擇文種，避免錯(cuò)用或混用。例如，“請(qǐng)示”用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)；“報(bào)告”用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢