企業(yè)采購工作流程一、流程總則1.1目的規(guī)范企業(yè)采購活動（含生產(chǎn)物料、辦公物資、設(shè)備、服務(wù)等）的全流程管理，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體、操作標(biāo)準(zhǔn)與管控要求，實(shí)現(xiàn)“降本增效、風(fēng)險(xiǎn)可控、合規(guī)透明”的采購目標(biāo)，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求。1.2適用范圍適用于企業(yè)各部門（生產(chǎn)部、行政部、財(cái)務(wù)部、技術(shù)部等）的采購需求，涵蓋常規(guī)采購（如月度辦公物資）、緊急采購（如設(shè)備故障維修配件）、大宗采購（如年度生產(chǎn)原料）及服務(wù)采購（如審計(jì)、物流服務(wù)），不適用于涉密采購項(xiàng)目（需按專項(xiàng)規(guī)定執(zhí)行）。1.3核心原則需求導(dǎo)向：采購活動以業(yè)務(wù)部門實(shí)際需求為起點(diǎn)，嚴(yán)禁無需求、超需求采購；合規(guī)透明：供應(yīng)商選擇、價(jià)格談判、合同簽訂等環(huán)節(jié)需符合國家法律法規(guī)及企業(yè)制度，關(guān)鍵環(huán)節(jié)留存書面記錄；性價(jià)比優(yōu)先：在保證質(zhì)量與交付期的前提下，通過比價(jià)、議價(jià)等方式控制采購成本；權(quán)責(zé)分離：需求申請、采購執(zhí)行、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)由不同部門/崗位負(fù)責(zé)，避免權(quán)責(zé)集中導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)。二、采購流程全環(huán)節(jié)規(guī)范階段一：采購需求發(fā)起與審批（責(zé)任部門：需求部門、采購部、財(cái)務(wù)部）2.1需求提出常規(guī)需求：需求部門根據(jù)年度/月度計(jì)劃（如生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)排期、行政部根據(jù)辦公消耗），填寫《采購需求申請表》，明確以下信息：采購標(biāo)的：名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（如設(shè)備需標(biāo)注功率、材質(zhì)；物資需標(biāo)注尺寸、數(shù)量）；需求理由：與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性（如“生產(chǎn)車間A線月度原料補(bǔ)充”“行政部打印機(jī)老化更換”）；數(shù)量與預(yù)算：預(yù)估采購數(shù)量、單價(jià)上限、總預(yù)算金額（需附預(yù)算依據(jù)，如歷史采購價(jià)、市場報(bào)價(jià)）；交付要求：交付時(shí)間、交付地點(diǎn)（如“生產(chǎn)車間倉庫”“行政部辦公室”）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如“符合GB/TXXX標(biāo)準(zhǔn)”“提供廠家合格證”）。緊急需求：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)訂單加急）產(chǎn)生的緊急采購，需求部門需在《采購需求申請表》上標(biāo)注“緊急”，說明緊急原因（如“注塑機(jī)零件損壞導(dǎo)致生產(chǎn)線停工，需48小時(shí)內(nèi)到貨”），并同步口頭告知采購部與審批人。2.2需求審批審批流程：按采購預(yù)算金額分級審批，避免“一刀切”：小額采購（如≤5000元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部專員審核（確認(rèn)需求合理性、是否有替代庫存）；中額采購（如5001-50000元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部經(jīng)理審核→財(cái)務(wù)部預(yù)算崗（確認(rèn)預(yù)算可用額度）；大額采購（如＞50000元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部經(jīng)理→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人→企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)（如生產(chǎn)副總、行政副總）；特大額采購（如＞500000元）：需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議，形成書面決議。審批要求：審批人需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急需求1個(gè)工作日內(nèi)），不同意時(shí)需注明理由（如“預(yù)算不足”“規(guī)格參數(shù)不明確”），退回需求部門修改；審核通過后，《采購需求申請表》傳遞至采購部，作為采購執(zhí)行依據(jù)。階段二：供應(yīng)商篩選與管理（責(zé)任部門：采購部、需求部門、質(zhì)檢部）2.3供應(yīng)商池建立供應(yīng)商準(zhǔn)入：采購部通過“公開征集、行業(yè)推薦、歷史合作”等渠道篩選供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供以下資質(zhì)文件：基礎(chǔ)資質(zhì)：營業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營范圍匹配）、稅務(wù)登記證、開戶許可證；專項(xiàng)資質(zhì)：生產(chǎn)型供應(yīng)商需提供生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品檢測報(bào)告；服務(wù)型供應(yīng)商需提供行業(yè)資質(zhì)（如物流企業(yè)需《道路運(yùn)輸經(jīng)營許可證》）；業(yè)績證明：近1-2年同類項(xiàng)目合作案例（如與其他企業(yè)的采購合同、驗(yàn)收報(bào)告）。資質(zhì)審核：采購部聯(lián)合質(zhì)檢部（生產(chǎn)物料）、技術(shù)部（設(shè)備/服務(wù)）對資質(zhì)文件真實(shí)性、有效性進(jìn)行審核，審核通過的供應(yīng)商錄入《合格供應(yīng)商名錄》，并按“物料類型”（如原料、設(shè)備、辦公物資）分類管理。2.4供應(yīng)商選擇比價(jià)采購（適用于小額、常規(guī)物資）：采購部從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇3家及以上供應(yīng)商，發(fā)送《詢價(jià)函》（含采購標(biāo)的、數(shù)量、交付要求、報(bào)價(jià)截止時(shí)間）；供應(yīng)商在截止時(shí)間前提交《報(bào)價(jià)單》（需蓋章確認(rèn)），采購部整理報(bào)價(jià)信息，填寫《比價(jià)分析表》，重點(diǎn)對比“價(jià)格、交付期、質(zhì)保期、付款條件”，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。招標(biāo)采購（適用于大額、復(fù)雜項(xiàng)目）：采購部牽頭制定《招標(biāo)文件》（含技術(shù)規(guī)范、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)），經(jīng)需求部門、財(cái)務(wù)部審核后，通過企業(yè)官網(wǎng)、行業(yè)平臺發(fā)布招標(biāo)公告（公告期不少于3個(gè)工作日）；開標(biāo)時(shí)由“采購部+需求部門+財(cái)務(wù)部+紀(jì)檢部門”組成評標(biāo)小組，按“技術(shù)得分（如質(zhì)量、技術(shù)匹配度）+商務(wù)得分（如價(jià)格、交付能力）”綜合評分，確定中標(biāo)供應(yīng)商，發(fā)布中標(biāo)公告并通知中標(biāo)方。單一來源采購（僅適用于特殊場景）：如“唯一供應(yīng)商（專利產(chǎn)品）”“緊急采購且無其他替代供應(yīng)商”，需求部門需提交《單一來源采購申請》，說明理由并附證明材料（如專利證書、緊急情況說明），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。階段三：采購合同簽訂與執(zhí)行（責(zé)任部門：采購部、需求部門、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部）2.5合同起草與審核合同起草：采購部根據(jù)“比價(jià)/招標(biāo)結(jié)果”及《采購需求申請表》，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如《物資采購合同》《設(shè)備采購合同》）起草合同，明確以下核心條款：標(biāo)的信息：名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)（與報(bào)價(jià)單一致）；交付條款：交付時(shí)間（明確到“年月日”）、交付地點(diǎn)、運(yùn)輸方式（如“供方送貨上門”“需方自提”）、運(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)方；質(zhì)量條款：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（需引用國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)）、質(zhì)保期（如“設(shè)備質(zhì)保1年，物資質(zhì)保3個(gè)月”）、質(zhì)量問題處理方式（如退換貨、維修）；付款條款：付款方式（如“預(yù)付30%+到貨驗(yàn)收后付60%+質(zhì)保期滿付10%”）、付款時(shí)間（如“驗(yàn)收合格后15個(gè)工作日內(nèi)”）、發(fā)票要求（如增值稅專用發(fā)票，稅率13%）；違約責(zé)任：如供方延遲交付，按“合同總價(jià)0.5%/天”支付違約金；需方延遲付款，按“同期LPR利率”支付利息。合同審核：需求部門審核“標(biāo)的信息、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、交付要求”是否與需求一致；法務(wù)部審核“條款合法性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)”（如違約責(zé)任是否公平、爭議解決方式是否明確）；財(cái)務(wù)部審核“價(jià)格、付款條款、發(fā)票要求”是否符合預(yù)算及財(cái)務(wù)制度；審核通過后，采購部將合同提交雙方簽字蓋章，合同原件一式兩份（供需雙方各執(zhí)一份），采購部留存復(fù)印件歸檔。2.6合同執(zhí)行跟蹤預(yù)付款支付（如有）：采購部根據(jù)合同約定，填寫《付款申請單》，附“合同復(fù)印件、預(yù)付款條款”，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核（確認(rèn)預(yù)算、合同合規(guī)）、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，財(cái)務(wù)部按付款條款支付預(yù)付款。交付跟蹤：采購部在“交付期前3個(gè)工作日”與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，避免延遲交付；若供應(yīng)商預(yù)計(jì)延遲，需要求其提交《延遲交付說明》，說明原因及新交付時(shí)間，采購部同步告知需求部門，協(xié)商應(yīng)對方案（如調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃、尋找替代供應(yīng)商）。階段四：到貨驗(yàn)收與入庫（責(zé)任部門：需求部門、采購部、質(zhì)檢部、倉庫）2.7到貨驗(yàn)收到貨通知：供應(yīng)商送貨前需提前通知采購部，采購部協(xié)調(diào)“需求部門、質(zhì)檢部、倉庫”在“到貨當(dāng)天”開展驗(yàn)收；驗(yàn)收流程：外觀驗(yàn)收：倉庫核對“物資數(shù)量、規(guī)格型號”是否與合同一致，檢查包裝是否完好（有無破損、受潮），填寫《到貨驗(yàn)收單》（數(shù)量欄）；質(zhì)量驗(yàn)收：質(zhì)檢部按“合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”進(jìn)行檢測，如“原料抽樣送檢（檢測成分、純度）”“設(shè)備通電測試（檢測功能、性能）”“辦公物資檢查外觀/功能”，檢測合格的在《到貨驗(yàn)收單》上簽署“合格”意見，不合格的簽署“不合格”并說明原因（如“原料純度不達(dá)標(biāo)”“設(shè)備功能缺失”）。驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格：《到貨驗(yàn)收單》經(jīng)“采購部+需求部門+質(zhì)檢部+倉庫”簽字確認(rèn)，作為入庫及付款依據(jù)；驗(yàn)收不合格：采購部立即通知供應(yīng)商，按合同約定處理（如“退貨”“換貨”“折價(jià)接收”），并跟蹤處理進(jìn)度，直至問題解決；若涉及質(zhì)量索賠，需留存“檢測報(bào)告、不合格品照片”等證據(jù)，協(xié)商索賠金額及方式。2.8入庫管理倉庫根據(jù)《到貨驗(yàn)收單》（合格）辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》（注明“采購合同編號、物資名稱、數(shù)量、入庫日期”），將物資按“分區(qū)分類”原則存放（如原料放入生產(chǎn)倉庫、辦公物資放入行政倉庫），并更新庫存臺賬；入庫完成后，倉庫將《入庫單》復(fù)印件傳遞至采購部、財(cái)務(wù)部，采購部留存作為合同執(zhí)行記錄，財(cái)務(wù)部作為付款審核依據(jù)。階段五：付款結(jié)算與檔案歸檔（責(zé)任部門：采購部、財(cái)務(wù)部、倉庫）2.9付款申請與審批進(jìn)度款/尾款支付：采購部根據(jù)“合同付款條款”及“驗(yàn)收/入庫情況”，填寫《付款申請單》，附以下支撐材料：進(jìn)度款：《采購合同》復(fù)印件、《到貨驗(yàn)收單》（部分驗(yàn)收）、供應(yīng)商開具的發(fā)票；尾款：《采購合同》復(fù)印件、《到貨驗(yàn)收單》（全額驗(yàn)收）、《入庫單》、供應(yīng)商開具的全額發(fā)票、質(zhì)保期確認(rèn)函（如質(zhì)保期滿）；付款審批：財(cái)務(wù)部審核“材料完整性（發(fā)票真?zhèn)?、金額與合同一致）、預(yù)算可用性、驗(yàn)收/入庫合規(guī)性”；審核通過后，按企業(yè)付款審批流程（如財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)）審批，審批完成后財(cái)務(wù)部在“合同約定的付款時(shí)間內(nèi)”支付款項(xiàng)（如銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票）。2.10采購檔案歸檔采購部在“付款完成后10個(gè)工作日內(nèi)”，將采購全流程資料整理歸檔，歸檔資料包括：需求階段：《采購需求申請表》及審批記錄；供應(yīng)商階段：《詢價(jià)函》《報(bào)價(jià)單》《比價(jià)分析表》/《招標(biāo)文件》《評標(biāo)報(bào)告》《中標(biāo)公告》、供應(yīng)商資質(zhì)文件；合同階段：《采購合同》原件（或復(fù)印件）、《付款申請單》及審批記錄；驗(yàn)收入庫階段：《到貨驗(yàn)收單》《入庫單》、質(zhì)檢報(bào)告（如有）；結(jié)算階段：供應(yīng)商開具的發(fā)票復(fù)印件、銀行付款憑證。檔案按“采購年份+物料類型+合同編號”分類存放（如“2025年-生產(chǎn)原料-HT2025001”），電子檔案（掃描件）存入企業(yè)OA系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案存入采購部檔案柜，保存期限不少于3年（涉及固定資產(chǎn)的設(shè)備采購檔案保存期限不少于固定資產(chǎn)折舊年限）。階段六：采購后評估與供應(yīng)商考核（責(zé)任部門：采購部、需求部門、質(zhì)檢部）2.11采購項(xiàng)目評估采購部在“采購項(xiàng)目完成后1個(gè)月內(nèi)”，聯(lián)合需求部門開展后評估，填寫《采購項(xiàng)目后評估表》，評估內(nèi)容包括：需求匹配度：采購標(biāo)的是否滿足業(yè)務(wù)需求（如“設(shè)備性能是否達(dá)標(biāo)”“物資質(zhì)量是否符合生產(chǎn)要求”）；成本控制：實(shí)際采購價(jià)與預(yù)算的差異（如“是否超預(yù)算，超支原因”）；交付及時(shí)性：實(shí)際交付時(shí)間與合同約定的差異（如“是否延遲，延遲影響”）；問題與改進(jìn)：采購過程中出現(xiàn)的問題（如“驗(yàn)收不合格”“付款延遲”）及后續(xù)改進(jìn)措施。2.12供應(yīng)商考核采購部每季度對“合作供應(yīng)商”進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括：質(zhì)量指標(biāo)（40%）：驗(yàn)收合格率（如“季度驗(yàn)收合格次數(shù)/總驗(yàn)收次數(shù)”）、質(zhì)量問題整改及時(shí)性；交付指標(biāo)（30%）：按時(shí)交付率（如“季度按時(shí)交付次數(shù)/總交付次數(shù)”）、交付異常響應(yīng)速度；服務(wù)指標(biāo)（20%）：售后響應(yīng)時(shí)間（如“質(zhì)量問題24小時(shí)內(nèi)是否響應(yīng)”）、售后解決方案有效性；價(jià)格指標(biāo)（10%）：價(jià)格競爭力（與市場均價(jià)、其他供應(yīng)商報(bào)價(jià)對比）?？己私Y(jié)果分為“優(yōu)秀（≥90分）、合格（60-89分）、不合格（＜60分）”，優(yōu)秀供應(yīng)商在下一次采購中可優(yōu)先推薦，不合格供應(yīng)商暫停合作并要求整改，整改后仍不合格的從《合格供應(yīng)商名錄》中移除。三、特殊場景處理流程3.1緊急采購需求部門提交《緊急采購申請》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)特批后，采購部可“先執(zhí)行后補(bǔ)流程”（如直接聯(lián)系合格供應(yīng)商采購），但需在“采購?fù)瓿珊?個(gè)工作日內(nèi)”補(bǔ)全《采購需求申請表》《比價(jià)分析表》《合同》等資料；緊急采購優(yōu)先選擇“有合作歷史、交付能力強(qiáng)”的供應(yīng)商，確保“48小時(shí)內(nèi)到貨（市區(qū)）、72小時(shí)內(nèi)到貨（郊區(qū)）”，若涉及額外成本（如加急運(yùn)費(fèi)），需在《緊急采購申請》中注明并經(jīng)審批。3.2退貨/換貨處理驗(yàn)收不合格或使用中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，需求部門需在“質(zhì)保期內(nèi)”提交《退貨/換貨申請》，附“質(zhì)檢報(bào)告、問題照片”，經(jīng)采購部確認(rèn)后，通知供應(yīng)商辦理退貨/換貨；供應(yīng)商收到退貨后，需在“合同約定時(shí)間內(nèi)”重新發(fā)貨（換貨）或退還已付款項(xiàng)（退貨），采購部跟蹤處理進(jìn)度，直至需求部門確認(rèn)問題解決。3.3采購合同變更因“需求調(diào)整、市場變化”需變更合同（如增減數(shù)量、調(diào)整價(jià)格、延長交付期），采購部需與供應(yīng)商協(xié)商一致，簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》，補(bǔ)充協(xié)議需經(jīng)“需求部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部”審核，審批流程與原合同一致，補(bǔ)充協(xié)議與原合同具有同等法律效力。四、流程保障措施4.1制度保障建立《采購管理制度》《供應(yīng)商管理制度》《合同管