20一三年世紀科怡檔案管理系統(tǒng)操作培訓

字向紅

一、管理軟件安裝、初始化、數(shù)據(jù)備份恢復

單機：標準v3.2.1版本

網(wǎng)絡(luò)版：同時支持8個客戶端同時錄入或查詢。

1、安裝、初始化（以單機版本為例）

安裝：安裝時建議安裝在非操作系統(tǒng)分區(qū)（如：D盤），并設(shè)置

一個文件夾如:d：\infosoft4o

原文設(shè)置：d：\kydoco

光盤系列號在光盤盒背面。

實體分類號：操作此步之前，一定要先“全宗設(shè)置”，為了便于

區(qū)分，序號建議使用0101來表示，前兩位表示：類別（01文書

檔案、02會計檔案等），后兩位表示大類下的小類（0101表示綜

合類）??.

輔助字典：根據(jù)需要來設(shè)置保管期限、密級、會計類別，在相應(yīng)

的字典類目下分層設(shè)置對應(yīng)的內(nèi)容，可在輔助字典下面設(shè)置和來

文或檔案錄入界面下，如：加一五年和25年保管期限。

檔號設(shè)置：三級、兩級、單級

二級管理：全宗令（3）-目錄號（3）-案卷號（3）-頁號（3）

如：089-05-123-012

單級管理：全宗號（3）-歸檔年度（4）-實體分類號（4）-保管

期限（4）-件號（3）o

如：089-2006-0102-Y-20（y表示保管期限永久，c表長期，d表

示短期，30代表30年、10代表10年）

用戶管理:設(shè)置部門、設(shè)置用戶、設(shè)置密碼（選擇某用戶-“用戶”

菜單-屬性）及某用戶權(quán)限

日志檢查：系統(tǒng)操作日志，如：2011年5月25日ISA用戶刪除

500條記錄，進入日志檢查后可查看到相關(guān)記錄。

2、數(shù)據(jù)備份、恢復（庫備份恢復）

is_archive.db（如圖:1.1、1.2）

二、檔案管理軟件基本錄入

科技檔案為三級管理?？繖n號來進行關(guān)聯(lián)。

傳統(tǒng)文書、基建、照片、會計等檔案為二級管理

有關(guān)聯(lián)：顯示所選案卷級目錄的卷內(nèi)目錄

無關(guān)聯(lián)：顯示所有案卷級目錄的卷內(nèi)目錄

簡化必須著錄項目：文件編號、密級、文件題名、責任者、文件

形稱時間、頁數(shù)、全宗號、歸檔年度、分類號、［目錄號］、［案

卷號］、保管期限為必錄項目

文號：由機關(guān)代字+年度+順序號組成如：臨檔發(fā)［2012］45號

（機關(guān)代字：臨揩發(fā)年度：2012順序號：45號）

密級：密級是文件保密程度的等級，按GB/T7一五6-1987《文

獻保密等級代碼》將文獻保密等級劃分為六個等級：絕密、機密、

秘密、內(nèi)部、國內(nèi)、公開。

題名：是表達文件的中心內(nèi)容、形式特征的名稱。

L沒有題名或者不能揭示內(nèi)容時，應(yīng)該依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，

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圖1.1

自擬題名放在在原題名后面并加（），比如某份文件的題名是：緊急通知，

我們應(yīng)該根據(jù)文件的內(nèi)容自擬一個題名：緊急通知（關(guān)于加強公共場所消

毒預(yù)防非典的緊急通知）

2、涉及人事、干部任免，工資、級別變動人員的。要在原題名后面錄入涉

及本單位的相關(guān)人員，加“（）二目的是為了提高檔案檢索的準確率。

3、題名中的簡稱一律寫成全稱或者規(guī)范性簡稱。如：臨滄地區(qū)行政公署商

業(yè)局，簡稱臨滄行署商業(yè)局。

4、題名中涉及到的方塊數(shù)字一般換成阿拉伯數(shù)字。比如二00一，錄入時

一律使用阿拉伯數(shù)字，如：2001,專用名詞不變，比如：“十二五”規(guī)劃等。

責任者：有多個責任者時，責任者之間以相隔，三個以上責任者的，

著錄前面兩個，然后加“等”來著錄。個人責任者一般只著錄姓名，必要

時在姓名后著錄職務(wù)、職稱，并加機關(guān)團體責任者必須著錄全稱或

不發(fā)生誤解的通用簡稱。簡稱一旦確定，就必須前后統(tǒng)一

文件形成時間：文件形成時間：時間項一律用8位阿拉伯數(shù)字表示。年4

位月2位日2位，不足8位用0補足。如：只能確定為2006年，那就填入

20060000,若是2006年1月1日，則填入20060101。

常用快捷鍵介紹

1、移動到下一個文本框，按Tab鍵或enter鍵。Shift+Tab則上移到上一

個文本框。

2、題名錄入時如果上下兩條大同小異，可用ctrl+c復制，再ctrl+v粘貼，

ctrl+X剪切，然后進行不同之處的修改即可，這樣可以提高錄入的速度。

3、快捷鍵保存:ctrl+s,存加：ctrl+z

4、需要選中部分行進行刪除或打印報表操作時，先選中第一條，按住shift

鍵后選中最后一條，如果不是連續(xù)的選，空行選擇時，按住Ctrl鍵用鼠標

點擊所需要選擇的行。

技巧：錄入時誤刪除全部題名，可單擊右鍵選“撤消

三、檔案管理軟件查詢、排序、目錄序列

查詢：簡單查詢、高級查詢。

數(shù)據(jù)排序：一般采用用檔號排序，也可根據(jù)需要進行選擇其它數(shù)據(jù)源進行

排序

目錄系列：設(shè)置前先選中楮案門類（簡化方法整理一設(shè)置一設(shè)置目錄序列）

批量修改：條件必須部分記錄內(nèi)容相同。

選擇記錄：選擇1-n間所存記錄：先選中第1條，按住shift鍵選中第n條。

選若干條記錄：按住Ctrl鍵逐條選擇。

目錄序列：v3.2.l（按F5）一作為目錄序列字段

四、瀏覽界面設(shè)置、文件歸檔流程、件號調(diào)整

1、瀏覽界面設(shè)置

2、文件歸檔流程（如圖：4.1）

a.文件管理下進行文件登記（來文、發(fā)文、內(nèi)部文件）

b.文件管理下對文件進行鑒定：鑒定（補充相關(guān)字段內(nèi)容）：填入歸檔情況,

若需歸檔則填入：全宗號-實體分類號-保管期限

c.門類字段對應(yīng)d.文件管理-文件歸檔（查詢歸檔內(nèi)容-（不能使用年度歸

檔且鉤選“形成檔號”）點選順序（件號）

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3、件號調(diào)整:檔案管理一件號調(diào)整（如圖：4.2）

圖：4.2

五、目錄的修改、導入、導出、制作

L修改：屏幕中以“xAl”開頭的顯示文本在實際報表中以

文本方式顯示I而以“xB|”開頭的顯示文本在實際報表中則以

底據(jù)表中相應(yīng)字段內(nèi)看代喬，以“xC|”開頭的顯示文本在實際

報表中顯示為系統(tǒng)參數(shù)，彳列如時間、頁碼等。題名前空兩個漢字

的位置（如圖：5.1）

2、導入：光標移到數(shù)據(jù)管理-F5（ctrl+1）后跳出下圖窗口，按

圖示步驟進行導入操作（注：第4步路徑為“C：\報表“，此報表

在教學光盤內(nèi)）。（圖：5.2）

3.導出：來文-選擇右邊的“銷毀清冊”報表-工具欄“導出”-

選擇存放目錄路徑及文件名-確定

圖：5.1

號上壁清冊目錄上主界面“數(shù)據(jù)管理［按F5(v3.2ctrl+1)

；目錄梁中

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/O來災(zāi)、報表:

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E*檔案

文書檔案

■傳統(tǒng)方法整理

a■曜化方法整理

穌聲停檔案

?■錄像帶

：a■照片檔案

王a毋￡檔案

衛(wèi)a會計檔案

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衛(wèi)a審計檔3J，回3-阿，

科技檔6

E?資料

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fe:5.2

六、檔案門類備份、恢復、門類制作、不同類型數(shù)據(jù)導入

1、檔案門類備份恢復（圖6.1圖6.2）

圖6.1

數(shù)鳧3恂

金仲金舞

蜃夏良也ixwam震

窗it文體

OO

狗選I

□?oc

幅做如an3

鼓樵另出

移交接收

卻也WMBgHTSQ201：M.*世憂*MB

2、門類制作：系統(tǒng)維護一F5一選“檔案”一增加一輸入“婚姻檔案”一下一步一底層門類一下一步一選

“簡化方法整理”（選門類模板時見圖6.1）一下一步一點“…”按鈕一修改英文表名、中文表名一點“結(jié)

構(gòu)”對字段進行定義。（屬性中字段輸入方式見圖6.2）

3二世史料的檔案倉埋事統(tǒng)（華機1^3.2.”

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