企業(yè)合同管理與審批制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國合同法》等法律法規(guī)，參照行業(yè)合同管理準則及集團母公司相關管理規(guī)定，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部風險防控需求與業(yè)務流程優(yōu)化要求制定。旨在規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，防范法律風險與經(jīng)營風險，保障企業(yè)合法權益，提升契約履行效能。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋業(yè)務拓展、采購、工程、技術開發(fā)、知識產(chǎn)權等場景下的合同起草、審核、簽訂、履行、變更及歸檔等環(huán)節(jié)。第三條本制度下列術語定義如下：（一）“合同專項管理”指企業(yè)通過制度約束、流程管控、風險識別、合規(guī)審查等手段，對合同制定、履行、變更、解除及存檔等全流程實施系統(tǒng)性控制的管理活動。（二）“合同風險”指因合同條款缺失、權責不清、履行障礙或外部環(huán)境變化等導致企業(yè)遭受經(jīng)濟損失、聲譽損害或法律制裁的可能性。（三）“合同合規(guī)”指合同內(nèi)容、形式及履行過程嚴格符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度的合法性、合理性要求。第四條合同專項管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：確保所有業(yè)務場景下的合同納入統(tǒng)一管理范圍，不留管控空白；（二）責任到人原則：明確各級管理人員與業(yè)務人員的合同管理職責，實現(xiàn)責任閉環(huán)；（三）風險導向原則：重點管控高風險合同領域，優(yōu)先防范重大法律風險與財務風險；（四）持續(xù)改進原則：定期評估管理效果，優(yōu)化制度流程，適應內(nèi)外部環(huán)境變化。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人為本單位合同專項管理第一責任人，對合同管理的總體有效性負最終責任；分管領導為直接責任人，負責專項管理制度落實、組織協(xié)調(diào)及風險處置。第六條設立合同專項管理領導小組，由公司主要負責人牽頭，分管領導任副組長，法務、財務、業(yè)務、人力資源等部門負責人組成。領導小組職能包括：（一）統(tǒng)籌全公司合同管理政策制定與制度修訂；（二）審議重大合同或批量合同的風險評估報告；（三）協(xié)調(diào)跨部門合同爭議處理與重大風險事件處置；（四）每年對專項管理成效開展綜合評價。第七條明確三類主體的管理職責：（一）牽頭部門（法務部）：負責制定并維護合同管理制度，組織開展合同合規(guī)培訓，建立風險數(shù)據(jù)庫，監(jiān)督考核各業(yè)務單位執(zhí)行情況；（二）專責部門（財務部、業(yè)務部門）：財務部負責合同資金支付的合規(guī)審核與權限管理，業(yè)務部門負責本領域合同需求提出與履約跟蹤；（三）業(yè)務部門/下屬單位：負責合同草擬、評審、簽訂及履行監(jiān)督，建立本領域合同臺賬，及時上報重大風險事件。第八條基層執(zhí)行崗位（合同經(jīng)辦人員）須履行以下義務：（一）嚴格遵守合同模板使用規(guī)范，不得擅自修改標準條款；（二）履行合同簽訂前的盡職調(diào)查，包括對方主體資格、履約能力核實；（三）在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)異常情形時，主動向上級及專責部門報告；（四）簽訂合規(guī)承諾書，確認已按照制度要求履行審查程序。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條合同起草環(huán)節(jié)需遵循以下標準：（一）采用公司標準合同模板，除特殊場景外不得擅自設計新模板；（二）明確合同標的、價款、履行期限、違約責任等核心條款，避免條款遺漏；（三）涉及金額X萬元以上的合同，須由業(yè)務部門填寫《合同風險評估表》附于草案后。第十條合同審核環(huán)節(jié)需重點關注：（一）主體資格審核：確認合同相對人營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書有效性，警惕虛假主體風險；（二）權責對等審核：審查交付標準、驗收標準是否明確，防止因標準模糊引發(fā)糾紛；（三）法律條款審核：禁止約定排除對方主要權利（如訴訟權、仲裁權）的不公平條款。第十一條合同簽訂環(huán)節(jié)須滿足：（一）法定代表人或授權代表簽字并加蓋公章，授權文件需存檔備查；（二）涉外合同需經(jīng)外事部門備案，涉及知識產(chǎn)權許可的須進行技術盡職調(diào)查；（三）簽訂現(xiàn)場須留存監(jiān)控錄像或簽到記錄，防止偽造簽字行為。第十二條合同履行監(jiān)控須覆蓋：（一）按期支付審核：財務部門每月比對合同約定與實際支付進度，異常支付需三重復核；（二）交付驗收管理：建立分階段驗收機制，重大交付物需第三方機構共同參與驗收；（三）履約風險預警：當對方出現(xiàn)逾期付款、停產(chǎn)等重大履約障礙時，業(yè)務部門應立即啟動應急預案。第十三條合同變更控制要求：（一）變更內(nèi)容必須采用書面形式，變更協(xié)議需經(jīng)原審核部門重新審核；（二）變更金額超過原合同X%的，需提交領導小組審議；（三）變更協(xié)議與原合同需作為整體存檔，不得拆分管理。第十四條合同解除與索賠須嚴格遵循：（一）解除合同需以書面通知為前提，并保存對方收到通知的證據(jù)；（二）索賠主張必須在合同約定的X日內(nèi)提出，逾期視為放棄權利；（三）重大索賠事件需組成聯(lián)合工作組，法務部主導證據(jù)收集與談判。第十五條涉密合同管理須符合：（一）核心商業(yè)秘密類合同簽訂前需經(jīng)保密委員會備案；（二）涉密條款（如技術參數(shù)、成本構成）禁止通過郵件傳輸，須采用加密載體交付；（三）接觸涉密合同的人員范圍須嚴格限定，簽訂保密承諾書。第十六條合同歸檔要求：（一）紙質(zhì)合同與電子合同同步存檔，電子合同需滿足司法承認的技術條件；（二）歸檔目錄須按合同編號、簽訂日期雙索引管理，檢索響應時間不超X秒；（三）檔案保管期限按檔案法規(guī)定分類設定，涉密檔案需專柜保管。第四章專項管理運行機制第十七條制度動態(tài)更新機制：（一）牽頭部門每季度收集法律法規(guī)變更、典型案例更新等外部信息；（二）業(yè)務部門每半年提交本領域合同管理難點反饋；（三）制度修訂需經(jīng)領導小組審議通過，發(fā)布后X日內(nèi)組織全員培訓。第十八條風險識別預警機制：（一）每年X月開展合同管理風險排查，重點識別交易對手信用風險、擔保風險；（二）建立風險矩陣模型，將風險等級分為X級，高等級風險需立即上報；（三）發(fā)布《合同管理預警公告》，明確風險場景與應對措施。第十九條合規(guī)審查機制：（一）合同審核嵌入業(yè)務流程，實行“雙盲復核制”，即經(jīng)辦人不得參與最終審核；（二）重大合同需經(jīng)第三方法律機構預審，預審意見作為審核依據(jù)之一；（三）建立審查紅黃綠燈標識制度，紅色標識合同需暫停履行直至問題整改。第二十條風險應對機制：（一）一般風險由業(yè)務部門牽頭處置，重大風險由領導小組成立專項工作組；（二）應急流程包括：合同解除、保證金處置、第三方調(diào)解等，須制定預案庫；（三）風險處置結(jié)果需經(jīng)專責部門復核，形成閉環(huán)管理。第二十一條責任追究機制：（一）明確違規(guī)情形與處罰標準：如擅自修改標準條款，處以X萬元以下罰款；（二）建立違規(guī)案例庫，每季度在內(nèi)部平臺曝光典型案例；（三）處罰結(jié)果與績效考核直接掛鉤，構成犯罪的依法移送。第二十二條評估改進機制：（一）每年X月開展管理成效評估，指標包括合同合規(guī)率、糾紛發(fā)生率等；（二）評估結(jié)果作為部門評優(yōu)依據(jù)，排名末X名的部門負責人需述職；（三）針對評估發(fā)現(xiàn)的漏洞，需在X個月內(nèi)完成制度優(yōu)化。第五章專項管理保障措施第二十三條組織保障：（一）各級領導干部須在季度會議上簽署《合同管理履職承諾書》；（二）設立合同管理聯(lián)絡員制度，各部門每月報送《合同執(zhí)行簡報》；（三）領導小組下設辦公室，由牽頭部門抽調(diào)人員組成，配備合同管理專員。第二十四條考核激勵機制：（一）將合同合規(guī)情況納入部門年度考核的X分權重，考核結(jié)果與預算分配掛鉤；（二）設立“合同管理標兵”獎項，獲獎者優(yōu)先晉升崗位等級；（三）對因管理不善導致重大損失的部門，實行責任倒查制度。第二十五條培訓宣傳機制：（一）管理層每年參加《高級合同管理實務》培訓，考核合格頒發(fā)上崗證；（二）一線員工每半年接受操作規(guī)范培訓，通過模擬案例考核后方可接觸合同；（三）制作《合同管理漫畫手冊》，在辦公區(qū)張貼宣傳欄。第二十六條信息化支撐：（一）開發(fā)合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同電子簽章、履約自動預警功能；（二）系統(tǒng)需對接財務系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)，形成數(shù)據(jù)閉環(huán)；（三）建立電子合同驗真平臺，驗證合同簽署有效性。第二十七條文化建設：（一）發(fā)布《企業(yè)合同管理行為準則》，要求員工簽訂合規(guī)承諾書；（二）定期組織合同知識競賽，優(yōu)秀作品匯編成《合同管理優(yōu)秀案例集》；（三）設立“合規(guī)隨手拍”平臺，鼓勵員工舉報合同管理漏洞。第二十八條報告制度：（一）風險事件上報須在X小時內(nèi)提交《突發(fā)事件報告》，內(nèi)容包括時間、地點、處置措施；（二）年度管理報告需經(jīng)領導小組審議，內(nèi)容涵蓋風險數(shù)據(jù)、制度執(zhí)行情況；（三）報告需同步報送上級主管部門及存檔備案。第六章附則第二十九條本制度由公司法務部負責解釋，如有疑