合同審批與執(zhí)行流程工具包一、適用情境與范圍本工具包適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織在合同全生命周期管理中的標(biāo)準(zhǔn)化操作，涵蓋合同起草、內(nèi)部審批、簽署生效、履行監(jiān)控、變更管理及歸檔等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。具體適用場(chǎng)景包括但不限于：采購類合同（原材料、設(shè)備、服務(wù)等）的審批與執(zhí)行；銷售類合同（產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等）的流程管控；合作協(xié)議（項(xiàng)目合作、聯(lián)合研發(fā)等）的風(fēng)險(xiǎn)管理；勞動(dòng)合同、租賃合同等其他類型合同的規(guī)范化處理。無論企業(yè)規(guī)模大?。ㄖ行⌒推髽I(yè)可簡(jiǎn)化部分審批節(jié)點(diǎn)，大型企業(yè)可強(qiáng)化多級(jí)審批），均可通過本工具包實(shí)現(xiàn)合同流程的標(biāo)準(zhǔn)化、透明化，降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，提升執(zhí)行效率。二、全流程操作指引（一）合同起草與需求確認(rèn)操作目標(biāo)：明確合作需求，保證合同條款合法、合規(guī)、完整，符合企業(yè)利益。步驟說明：需求提出：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求（如采購需求、銷售訂單、項(xiàng)目合作意向等），填寫《合同需求確認(rèn)單》（見“核心工具表單”），明確合作方基本信息、合作內(nèi)容、核心訴求（如價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等），部門負(fù)責(zé)人*審核需求合理性。合同起草：法務(wù)部門或指定經(jīng)辦人（如業(yè)務(wù)專員*）根據(jù)需求確認(rèn)單，結(jié)合企業(yè)《合同管理辦法》及模板，起草合同文本。合同需包含以下核心要素：雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表等）；合作內(nèi)容（標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)等）；權(quán)利義務(wù)（履行期限、地點(diǎn)、方式，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）；價(jià)格與支付方式（金額、幣種、付款條件、發(fā)票類型等）；違約責(zé)任（違約情形、賠償計(jì)算方式等）；爭(zhēng)議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄機(jī)構(gòu)）；其他特殊約定（如保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等）。內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*對(duì)合同內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核對(duì)合作需求與合同條款的一致性（如交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否匹配需求）。（二）內(nèi)部審批流程操作目標(biāo)：通過多部門協(xié)同審核，識(shí)別合同風(fēng)險(xiǎn)，保證條款符合企業(yè)制度及法律法規(guī)要求。審批層級(jí)（可根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整）：業(yè)務(wù)部門審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*確認(rèn)合同內(nèi)容滿足業(yè)務(wù)需求，無履約能力風(fēng)險(xiǎn)。法務(wù)審核：法務(wù)專員*重點(diǎn)審核合同合法性（如主體資質(zhì)、條款是否違反法律法規(guī)）、合規(guī)性（是否符合行業(yè)監(jiān)管要求）及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決方式是否合理），出具《法務(wù)審核意見書》。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)專員*審核合同中的財(cái)務(wù)條款，包括價(jià)格合理性、付款條件是否符合財(cái)務(wù)制度、發(fā)票要求是否明確、稅務(wù)處理合規(guī)性等，出具《財(cái)務(wù)審核意見書》。風(fēng)控審核（可選）：對(duì)于金額較大（如超過萬元）或風(fēng)險(xiǎn)較高的合同（如涉外合同、重大合作項(xiàng)目），需風(fēng)控部門*進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，重點(diǎn)關(guān)注履約可行性、對(duì)方信用狀況及潛在連帶風(fēng)險(xiǎn)。管理層審批：根據(jù)合同金額及重要性，由相應(yīng)層級(jí)管理人員審批（如部門總監(jiān)、總經(jīng)理、董事會(huì)*），審批通過后進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。（三）合同簽署與生效操作目標(biāo)：完成合同簽署手續(xù)，明確合同法律效力，啟動(dòng)履行階段。步驟說明：用印申請(qǐng)：審批通過的合同，由經(jīng)辦人*填寫《合同用印申請(qǐng)表》，附齊所有審批文件（含需求確認(rèn)單、各審核意見書），交行政/公章管理部門審核。簽署方式：紙質(zhì)簽署：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章/合同專用章（騎縫章），保證簽字字跡清晰、印章完整；電子簽署：通過合法電子認(rèn)證服務(wù)平臺(tái)的電子簽名（如符合《電子簽名法》要求的CA證書），簽署后電子合同文本，與紙質(zhì)合同具有同等法律效力。生效確認(rèn)：合同自雙方簽字蓋章之日起生效（或約定具體生效條件，如審批完成、預(yù)付款到賬等），經(jīng)辦人*及時(shí)將生效合同文本反饋至業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及檔案管理部門。（四）履行監(jiān)控與變更管理操作目標(biāo)：跟蹤合同履行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺并處理履約問題，保證合同目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。步驟說明：履行分工：業(yè)務(wù)部門為合同履行主責(zé)部門，指定專人（如業(yè)務(wù)專員*）作為履行負(fù)責(zé)人，制定《合同履行計(jì)劃》（明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人）；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)款項(xiàng)支付、發(fā)票審核；法務(wù)部門協(xié)助處理履約中的法律問題。進(jìn)度跟蹤：履行負(fù)責(zé)人*按計(jì)劃跟蹤履約情況，如采購合同的交付進(jìn)度、銷售合同的回款進(jìn)度，填寫《合同履行跟蹤表》（見“核心工具表單”），記錄計(jì)劃時(shí)間、實(shí)際時(shí)間、完成情況及異常事項(xiàng)。驗(yàn)收確認(rèn)：合同標(biāo)的交付后，由業(yè)務(wù)部門牽頭，會(huì)同質(zhì)檢、使用部門（如需）按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收合格證明》（或《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》），雙方簽字蓋章確認(rèn)。變更處理：變更情形：因市場(chǎng)變化、政策調(diào)整、雙方協(xié)商一致等原因需變更合同內(nèi)容（如履行期限、價(jià)格、數(shù)量等）；變更流程：雙方協(xié)商一致后，由業(yè)務(wù)部門*起草《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、原因及影響，重新履行內(nèi)部審批流程（參照“內(nèi)部審批流程”）；生效與執(zhí)行：變更協(xié)議經(jīng)審批并簽署后，作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等效力，履行負(fù)責(zé)人*更新《合同履行計(jì)劃》并跟蹤執(zhí)行。（五）歸檔與總結(jié)操作目標(biāo)：規(guī)范合同檔案管理，保證資料完整可追溯，為后續(xù)合同管理提供經(jīng)驗(yàn)參考。步驟說明：資料收集：合同履行完畢或終止后，經(jīng)辦人*收集全套資料，包括：合同文本（含附件、變更協(xié)議）、審批文件、簽署頁、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、溝通函件等。分類歸檔：檔案管理部門*按合同類型、編號(hào)進(jìn)行分類整理，編制《合同歸檔清單》（見“核心工具表單），標(biāo)注存放位置及保管期限（根據(jù)《檔案法》及企業(yè)規(guī)定，一般合同保管期限不少于10年，重要合同不少于30年）。總結(jié)反饋：業(yè)務(wù)部門*對(duì)合同履行情況（如履約率、問題點(diǎn)、改進(jìn)建議）進(jìn)行總結(jié)，形成《合同履行總結(jié)報(bào)告》，反饋至法務(wù)、財(cái)務(wù)及管理層，優(yōu)化后續(xù)合同管理流程。三、核心工具表單（一）《合同審批申請(qǐng)表》合同編號(hào)合同名稱甲方（我方）名稱：____________________；統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：____________________；聯(lián)系人：；電話：乙方（對(duì)方）名稱：____________________；統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：____________________；聯(lián)系人：；電話：合同類型□采購□銷售□服務(wù)□合作□其他：__________合同金額人民幣（大寫）：____________________；（小寫）：￥______________履行期限自_年_月_日起至_年__月__日止核心條款摘要合作內(nèi)容：________________________________________________________付款方式：________________________________________________________違約責(zé)任：________________________________________________________附件清單□需求確認(rèn)單□對(duì)方資質(zhì)文件□技術(shù)協(xié)議□其他：____________________部門初審意見業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*：____________________（簽字/日期）法務(wù)審核意見法務(wù)專員*：____________________（簽字/日期）重點(diǎn)說明：________________________________________________________財(cái)務(wù)審核意見財(cái)務(wù)專員*：____________________（簽字/日期）重點(diǎn)說明：________________________________________________________管理層審批意見審批人：*（□部門總監(jiān)□總經(jīng)理□董事會(huì)）意見：____________________（簽字/日期）（二）《合同履行跟蹤表》合同編號(hào)合同名稱履行負(fù)責(zé)人*乙方（對(duì)方）名稱：____________________聯(lián)系人*關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間完成情況交付準(zhǔn)備____年__月__日____年__月__日□合格□不合格標(biāo)的交付____年__月__日____年__月__日□合格□不合格驗(yàn)收確認(rèn)____年__月__日____年__月__日□通過□未通過款項(xiàng)支付□預(yù)付款□進(jìn)度款□尾款計(jì)劃支付日：____年__月日實(shí)際支付日：__年__月__日□已支付□未支付其他節(jié)點(diǎn)________________________年__月__日____年__月__日（三）《合同變更申請(qǐng)表》原合同編號(hào)原合同名稱變更提出人*變更原因□市場(chǎng)變化□政策調(diào)整□雙方協(xié)商□其他：____________________變更內(nèi)容□履行期限延長(zhǎng)：自_年_月_日變更為_年_月日□數(shù)量調(diào)整：原_變更為_□價(jià)格變更：原金額￥_變更為￥_□其他：_____________________________________________________影響評(píng)估對(duì)履約的影響：________________________________________________________對(duì)財(cái)務(wù)的影響：________________________________________________________雙方確認(rèn)甲方（我方）：____________________（簽字/日期）乙方（對(duì)方）：____________________（簽字/日期）審批意見業(yè)務(wù)部門：____________________（簽字/日期）法務(wù)專員：____________________（簽字/日期）財(cái)務(wù)專員：____________________（簽字/日期）管理層：____________________（簽字/日期）變更協(xié)議編號(hào)____________________（簽署后填寫）（四）《合同歸檔清單》序號(hào)合同編號(hào)合同名稱簽署日期歸檔日期存放位置（檔案柜/編號(hào)）保管期限備注123四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作要點(diǎn)（一）主體資質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)審核要點(diǎn)：簽署前務(wù)必核實(shí)對(duì)方主體資格，包括營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否覆蓋合作內(nèi)容）、法定代表人證件號(hào)碼明（或授權(quán)委托書，需明確授權(quán)范圍及期限），特殊行業(yè)（如醫(yī)療、建筑）還需對(duì)方具備相應(yīng)資質(zhì)證書（如許可證、資質(zhì)等級(jí)證書）。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：避免與無民事行為能力或超越權(quán)限的主體簽約，必要時(shí)通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)信用狀況。（二）條款嚴(yán)謹(jǐn)性風(fēng)險(xiǎn)審核要點(diǎn)：合同條款需明確、具體，避免模糊表述（如“合理期限”“適當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)”），違約責(zé)任需量化（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”），爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄，降低異地維權(quán)成本。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：法務(wù)部門需對(duì)合同條款進(jìn)行“合法性+完整性”雙審核，保證無遺漏（如不可抗力、通知送達(dá)條款）。（三）履行過程監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)操作要點(diǎn)：履行負(fù)責(zé)人需按《合同履行計(jì)劃》定期跟蹤進(jìn)度，對(duì)逾期、驗(yàn)收不合格等異常情況及時(shí)上報(bào)，并保留書面溝通記錄（如催告函、整改通知單），避免因證據(jù)缺失導(dǎo)致維權(quán)困難。風(fēng)險(xiǎn)