行業(yè)通用銷售合同審核及管理工具一、適用業(yè)務場景本工具適用于各類企業(yè)開展銷售業(yè)務過程中的合同全生命周期管理，具體場景包括：新客戶合作簽約：首次合作的客戶需通過合同明確雙方權利義務，規(guī)避合作風險；老客戶續(xù)簽/訂單補充：針對長期合作客戶的合同續(xù)簽或訂單條款變更（如價格調整、交付周期修改等）；大額/特殊條款合同審核：涉及金額較大（如單筆合同超50萬元）、交付周期較長（如超過6個月）或包含定制化服務、知識產權等特殊條款的合同；合同歸檔與執(zhí)行跟蹤：已簽訂合同的分類存儲、履行進度監(jiān)控及異常情況預警（如逾期付款、延遲交付）。二、標準化操作流程（一）合同發(fā)起與基礎信息錄入發(fā)起主體：由銷售業(yè)務負責人（如銷售經理*）根據客戶需求發(fā)起合同，填寫《銷售合同基本信息表》（見模板1），保證以下核心信息完整：合同編號（規(guī)則：公司簡稱-年份-部門縮寫-序號，如“ABC-2024-SALE-001”）；雙方主體信息（甲方：公司全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人及職務；乙方：客戶全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人及職務）；合同標的（產品名稱、型號規(guī)格、數(shù)量、技術參數(shù)或服務內容）；合同金額（含大寫和小寫，明確是否含稅及稅率）；履行期限（簽訂日期、交付/服務完成時間、質保期限）；付款方式（如預付款比例、到賬節(jié)點、驗收后付款比例等）；附件清單（如技術協(xié)議、報價單、客戶資質文件等）。提交材料：將《銷售合同基本信息表》及附件（掃描件，需加蓋客戶公章的資質文件、訂單確認函等）通過公司內部審批系統(tǒng)（或指定郵箱）提交至銷售部門負責人審核。（二）多部門聯(lián)合審核合同基礎信息錄入后，需依次通過銷售、財務、法務部門審核，保證業(yè)務合規(guī)性、財務安全性及法律風險可控。1.銷售部門初審（責任主體：銷售經理*）審核重點：客戶信息真實性（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核查客戶是否存在經營異常、嚴重違法失信等情況）；合同條款與業(yè)務需求一致性（如產品型號、數(shù)量、交付地址是否與客戶訂單一致）；客戶特殊要求合理性（如定制化需求是否超出公司生產能力，驗收標準是否明確）。輸出結果：審核通過后，在審批系統(tǒng)中填寫“初審通過意見”；若需修改，注明修改要求并退回銷售業(yè)務負責人。2.財務部門復審（責任主體：財務主管*）審核重點：合同金額準確性（是否與報價單、訂單金額一致，大寫小寫是否一致）；付款方式及賬期合理性（預付款比例是否符合公司規(guī)定，賬期是否超出客戶信用額度）；稅費條款明確性（是否注明稅率、發(fā)票類型及開具時間）；違約責任中的財務條款（如逾期付款違約金比例是否符合行業(yè)慣例，是否超過法定上限）。輸出結果：審核通過后，填寫“財務審核意見”；若存在財務風險（如付款方式不合理），提出修改建議并抄送銷售部門及法務部門。3.法務部門終審（責任主體：法務專員*）審核重點：合同主體合法性（雙方是否具備簽約資質，如乙方為自然人需提供證件號碼復印件，企業(yè)需提供營業(yè)執(zhí)照副本）；合同條款合規(guī)性（是否存在“霸王條款”，爭議解決方式（仲裁/訴訟）是否明確，管轄地是否符合公司利益）；權利義務對等性（如甲乙雙方的違約責任是否對等，知識產權歸屬是否清晰）；附件法律效力（如技術協(xié)議是否與主合同沖突，客戶授權書是否真實有效）。輸出結果：審核通過后，出具《合同審核意見表》（見模板2），標注“法務審核通過”；若存在法律風險（如管轄地約定不利、違約責任顯失公平），要求銷售部門與客戶協(xié)商修改，必要時終止合同洽談。（三）合同審批與簽署最終審批：法務審核通過后，合同提交至公司分管銷售/法務的副總經理（或總經理*）進行最終審批，重點確認合作必要性、條款最終版本及審批流程完整性。合同簽署：審批通過后，由銷售部門負責打印合同（一式三份：甲乙雙方各執(zhí)一份，公司存檔一份），雙方需加蓋公章或合同專用章（若為個人客戶，需簽字按手?。?；簽署完成后，將客戶簽章頁掃描存檔，原件寄送至客戶或由客戶上門領取。（四）合同歸檔與執(zhí)行跟蹤歸檔管理：簽署完成的合同，由銷售助理*在3個工作日內完成歸檔：電子檔案：將合同掃描件（含簽署頁）、附件、審核意見表等至公司合同管理系統(tǒng)，按“合同編號”分類存儲；紙質檔案：將合同原件、客戶資質文件等整理成冊，存放于公司檔案室，標注“銷售合同-合同編號”。執(zhí)行跟蹤：銷售部門建立《合同執(zhí)行跟蹤表》（見模板3），實時監(jiān)控合同履行進度：交付節(jié)點：產品/服務是否按合同約定時間交付，交付數(shù)量是否符合要求；驗收節(jié)點：客戶是否在約定時間內完成驗收，驗收結果是否合格（需留存驗收書面文件）；付款節(jié)點：是否按付款約定及時收款，若逾期，由銷售部門發(fā)起催款流程（發(fā)送催款函，必要時抄送財務部門）；異常處理：若出現(xiàn)延遲交付、驗收不合格等情況，銷售部門需及時與客戶溝通，協(xié)商解決方案（如延期交付、整改、違約賠償?shù)龋?，并形成書面記錄存檔。三、核心工具表格清單模板1：銷售合同基本信息表合同編號簽訂日期甲方（銷售方）公司名稱：統(tǒng)一社會信用代碼：地址：聯(lián)系人及職務：聯(lián)系方式：乙方（客戶方）公司名稱/姓名：統(tǒng)一社會信用代碼/證件號碼號：地址：聯(lián)系人及職務：聯(lián)系方式：合同標的產品名稱：型號規(guī)格：數(shù)量：技術參數(shù)/服務內容：（可附頁）合同金額小寫：￥大寫：是否含稅□是（稅率：%）□否履行期限簽訂日期：年月日交付/服務完成時間：年月日質保期限：月/年付款方式□預付%（￥）□到付□分期付款（節(jié)點：①②③）付款賬戶信息：開戶行、戶名、賬號爭議解決方式□提交仲裁委員會（仲裁機構名稱：）□向甲方所在地人民法院提起訴訟附件清單1.技術協(xié)議2.報價單3.客戶資質文件4.銷售業(yè)務負責人簽名：日期：模板2：合同審核意見表合同編號審核環(huán)節(jié)銷售初審意見□通過□不通過（修改意見：）審核人：銷售經理*日期：年月日財務復審意見□通過□不通過（修改意見：）審核人：財務主管*日期：年月日法務終審意見□通過□不通過（修改意見：）審核人：法務專員*日期：年月日最終審批意見□同意簽署□不同意簽署（理由：）審批人：副總經理*日期：年月日模板3：合同執(zhí)行跟蹤表合同編號客戶名稱標的物合同金額履行階段計劃時間實際時間完成情況責任人備注交付年月日年月日□完成□未完成銷售經理*驗收年月日年月日□合格□不合格客戶聯(lián)系人*驗收文件編號：付款（第①期）年月日年月日□已到賬□未到賬財務專員*金額：￥異常處理四、使用關鍵要點提示信息完整性：合同發(fā)起時需保證雙方主體信息、標的物、金額、履行期限等核心要素無遺漏，避免因信息模糊導致爭議（如“交付時間約為X月”需明確具體日期）。審核時效性：各部門需在收到合同后2個工作日內完成審核，緊急合同（如客戶要求24小時內簽署）可標注“加急”，縮短審核流程至1個工作日。版本管理：合同修改后需重新編號，避免“一稿多簽”；電子檔案中需保留各版本修改記錄，保證可追溯。保密要求：合同文本及客戶信息僅限審核人員及必要業(yè)務人員知悉，嚴禁通過非加密渠道（如個人普通郵箱）傳輸，電子檔案需設置訪問權限。變更與終止：合同履行過程中如需變更