供應(yīng)商合同管理規(guī)范一、適用范圍與核心目標(biāo)本規(guī)范適用于企業(yè)各類采購、服務(wù)外包、項(xiàng)目合作等場景下與供應(yīng)商簽訂合同的全生命周期管理，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程明確合同權(quán)責(zé)、控制履約風(fēng)險(xiǎn)、保障企業(yè)合法權(quán)益，同時(shí)提升合同管理效率，保證合作合規(guī)有序。二、合同管理全流程操作指引（一）需求發(fā)起與合同立項(xiàng)需求提報(bào)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃或采購需求，填寫《合同立項(xiàng)申請表》，明確合作背景、供應(yīng)商初步意向、合同標(biāo)的、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)工期等關(guān)鍵信息，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至采購管理部。立項(xiàng)審核：采購管理部聯(lián)合財(cái)務(wù)部、法務(wù)部對需求的合理性、預(yù)算合規(guī)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查預(yù)算是否符合年度預(yù)算計(jì)劃、需求是否符合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，審核通過后正式立項(xiàng)。（二）供應(yīng)商選擇與談判供應(yīng)商篩選：根據(jù)合同類型（如貨物采購、服務(wù)外包等），通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判或單一來源采購等方式選定供應(yīng)商，保證選擇過程公平、透明，留存供應(yīng)商資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書等）。商務(wù)談判：業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商就合同標(biāo)的、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付周期、付款方式、違約責(zé)任等核心條款進(jìn)行談判，形成《談判紀(jì)要》，雙方代表簽字確認(rèn)，作為合同起草依據(jù)。（三）合同起草與審核合同起草：采購管理部根據(jù)《談判紀(jì)要》及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，起草合同文本，明確以下核心內(nèi)容：合同主體信息（雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等）；合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方法；履行期限、地點(diǎn)和方式；合同金額及付款條件（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款支付節(jié)點(diǎn)、質(zhì)保金約定等）；雙方權(quán)利義務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款；違約責(zé)任（如逾期交付、質(zhì)量不合格等的賠償標(biāo)準(zhǔn)）；爭議解決方式（如仲裁或訴訟管轄法院）。分級審核：業(yè)務(wù)部門審核：重點(diǎn)核查合同條款是否與談判結(jié)果一致、需求是否滿足，經(jīng)辦人簽字后提交；財(cái)務(wù)部門審核：審核合同金額、付款方式、稅務(wù)條款（如發(fā)票類型、稅率）是否符合財(cái)務(wù)制度，重點(diǎn)防范資金風(fēng)險(xiǎn)；法務(wù)部門審核：審核合同合法性、合規(guī)性，排查法律風(fēng)險(xiǎn)（如條款歧義、權(quán)責(zé)不對等等），出具《法律審核意見書》；分管領(lǐng)導(dǎo)審批：對審核通過后的合同進(jìn)行最終審批，重大合同（如金額超萬元或涉及核心業(yè)務(wù)）需提交總經(jīng)理辦公會審議。（四）合同簽訂與生效用印申請：審批通過后，采購管理部填寫《合同用印申請表》，附齊合同文本、審批文件、談判紀(jì)要等材料，按企業(yè)印章管理規(guī)定申請用印。簽訂分發(fā)：法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋企業(yè)公章后，合同正式生效；采購管理部將合同正本至少一式兩份（雙方各執(zhí)一份），復(fù)印件分發(fā)至業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)部門存檔，并同步更新《合同臺賬》。（五）合同履行與監(jiān)控履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門作為合同履行主責(zé)部門，建立《合同履行跟蹤表》，定期記錄供應(yīng)商交付進(jìn)度、質(zhì)量驗(yàn)收情況、付款節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵信息，對逾期履約或質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等情況，及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出《履約整改通知書》，并抄送采購管理部及法務(wù)部。驗(yàn)收與付款：貨物類合同：供應(yīng)商交付后，業(yè)務(wù)部門聯(lián)合質(zhì)檢部門按合同約定標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收合格證明》；服務(wù)類合同：按項(xiàng)目階段或里程碑節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收，留存服務(wù)過程文檔（如報(bào)告、成果物等）；財(cái)務(wù)部門憑驗(yàn)收證明、合同及發(fā)票辦理付款手續(xù)，保證付款條件與合同一致。（六）合同變更與續(xù)簽變更流程：因市場變化、需求調(diào)整等原因需變更合同時(shí)由業(yè)務(wù)部門提交《合同變更申請表》，說明變更原因、內(nèi)容及影響，經(jīng)原審批流程審核通過后，簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》，原合同相關(guān)條款以補(bǔ)充協(xié)議為準(zhǔn)。續(xù)簽管理：合同到期前1-2個(gè)月，業(yè)務(wù)部門評估供應(yīng)商履約表現(xiàn)（如質(zhì)量達(dá)標(biāo)率、交付及時(shí)率等）及合作必要性，提出續(xù)簽建議，按原審批流程辦理續(xù)簽手續(xù)，避免合同空檔期。（七）合同歸檔與復(fù)盤歸檔要求：合同履行完畢（或終止）后，采購管理部收集合同文本、審批文件、履約記錄、驗(yàn)收證明、補(bǔ)充協(xié)議等全套資料，按“一合同一檔”原則整理歸檔，電子檔存入企業(yè)合同管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔移交檔案管理部門，保存期限不少于合同終止后5年。復(fù)盤總結(jié)：每季度/年度，采購管理部組織業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)部門對合同管理情況進(jìn)行復(fù)盤，分析常見問題（如條款漏洞、履約糾紛等），優(yōu)化合同模板及管理流程，形成《合同管理復(fù)盤報(bào)告》上報(bào)管理層。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)配套表單（一）合同立項(xiàng)申請表項(xiàng)目名稱需求部門預(yù)算金額（元）合作類型（采購/服務(wù)/項(xiàng)目）需求描述預(yù)計(jì)工期供應(yīng)商初步意向部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：采購管理部意見財(cái)務(wù)部意見簽字：日期：法務(wù)部意見分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：日期：（二）合同評審表合同名稱供應(yīng)商名稱合同金額（元）評審部門評審意見（重點(diǎn)說明風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及修改建議）業(yè)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門法務(wù)部門最終審批結(jié)果□通過□修改后通過□不通過審批人：日期：（三）合同履行跟蹤表合同編號供應(yīng)商名稱履約節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間履約情況（正常/逾期/異常）責(zé)任人異常情況說明整改措施完成時(shí)限驗(yàn)收結(jié)果業(yè)務(wù)部門簽字：日期：（四）合同歸檔清單合同編號合同名稱簽訂日期歸檔日期存檔份數(shù)移交人接收人備注四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示合規(guī)優(yōu)先：合同簽訂必須遵守《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，嚴(yán)禁簽訂“陰陽合同”或規(guī)避招標(biāo)流程，保證合同主體、內(nèi)容、程序合法有效。風(fēng)險(xiǎn)前置：法務(wù)部門需在合同審核階段重點(diǎn)排查“霸王條款”“責(zé)任不對等”等風(fēng)險(xiǎn)，明確違約責(zé)任的可執(zhí)行性，避免模糊表述（如“盡快”“適當(dāng)”等）。權(quán)責(zé)清晰：業(yè)務(wù)部門需全程跟蹤合同履行，明確內(nèi)部職責(zé)分工（如采購、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人），避免推諉扯皮；與供應(yīng)商的溝通需留存書面記錄，重要事項(xiàng)以書面確認(rèn)為準(zhǔn)。檔案安全：合同檔案涉及商業(yè)秘密，需建立借閱審批制度，嚴(yán)禁非授權(quán)人員泄露合同內(nèi)容；電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。糾紛處理：發(fā)生