財務(wù)部門費用報銷及審批流程手冊一、適用情形與發(fā)起條件本流程適用于公司全體員工因開展業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的必要支出報銷，包括但不限于：辦公文具采購、差旅交通、業(yè)務(wù)招待、會議組織、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等與工作直接相關(guān)的費用支出。發(fā)起條件：費用實際發(fā)生后，員工需在30日內(nèi)完成報銷申請（特殊情況需提前向財務(wù)部門說明原因，最長不超過60日），保證原始憑證真實、合法、完整，且支出符合公司預(yù)算管理要求。二、報銷全流程操作指引（一）第一步：費用發(fā)生與原始憑證收集費用支出規(guī)范：因公支出需提前向部門負(fù)責(zé)人報備，明確支出事由、預(yù)算金額及必要性的說明；優(yōu)先選擇公司合作供應(yīng)商或合規(guī)渠道進行消費，獲取正規(guī)原始憑證（如機打小票、電子支付記錄、行程單等）；涉及多人共同費用的（如團隊會議），需由經(jīng)辦人統(tǒng)一收集并分項列明費用明細(xì)。原始憑證要求：憑證需載明消費日期、金額、商家名稱、消費內(nèi)容等核心信息，字跡清晰、無涂改；電子憑證需打印并加蓋商家電子簽章，或提供官方APP/小程序的完整截圖（含訂單號、支付狀態(tài)）；差旅類憑證需附行程單（含往返時間、交通方式）、住宿明細(xì)單（含入住/退房時間）、會議通知等輔助材料。（二）第二步：填寫報銷申請單登錄報銷系統(tǒng)：員工通過公司內(nèi)部OA系統(tǒng)“費用報銷”模塊，選擇對應(yīng)費用類型（如“辦公費”“差旅費”）進入填報頁面。填寫基礎(chǔ)信息：申請人姓名、所屬部門、聯(lián)系方式、報銷日期；費用歸屬項目（如“研發(fā)項目”“部門日常辦公”），需與預(yù)算編碼一致；費用總金額、支付方式（如“對公轉(zhuǎn)賬”“備用金沖抵”）。填報費用明細(xì)：分項填寫每筆費用的名稱、金額、發(fā)生日期、消費地點、事由說明（需簡明扼要，如“客戶洽談會議場地租賃”）；原始憑證掃描件（每張憑證單獨命名，如“20231025-酒店住宿費.jpg”），保證圖片清晰、完整。提交申請：確認(rèn)信息無誤后，“提交”，系統(tǒng)將自動推送至部門負(fù)責(zé)人審批。（三）第三步：部門負(fù)責(zé)人初審審核內(nèi)容：費用支出的真實性（是否實際發(fā)生、是否與部門業(yè)務(wù)相關(guān)）；預(yù)算匹配度（是否在部門年度/月度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需說明理由）；費用標(biāo)準(zhǔn)的合規(guī)性（如差旅住宿是否符合地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)、招待費是否超出單次限額）。審核結(jié)果處理：審核通過：在系統(tǒng)中“同意”，流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；審核不通過：注明駁回原因（如“事由不清晰”“超預(yù)算”），退回申請人修改后重新提交。（四）第四步：財務(wù)部門復(fù)核合規(guī)性審核：原始憑證合法性（如發(fā)票抬頭、稅號是否正確，是否有稅務(wù)監(jiān)制章）；報銷單填寫完整性（金額大小寫是否一致、附件是否齊全、審批流程是否完整）；費用歸集準(zhǔn)確性（是否按正確費用類型分類，如“培訓(xùn)費”與“會議費”不得混淆）。金額核對：逐筆核對報銷明細(xì)與原始憑證金額是否一致，計算是否有誤；涉及預(yù)借款項的，需核銷預(yù)借款余額，多退少補。審核結(jié)果處理：復(fù)核通過：在系統(tǒng)中標(biāo)記“審核通過”，推送至對應(yīng)審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)；復(fù)核不通過：注明具體問題（如“發(fā)票抬頭錯誤”“附件缺失”），退回申請人補充材料。（五）第五步：領(lǐng)導(dǎo)審批審批權(quán)限劃分（根據(jù)公司《費用管理制度》）：部門負(fù)責(zé)人審批權(quán)限：單筆費用≤5000元，月度累計≤20000元；分管副總經(jīng)理審批權(quán)限：單筆費用5000-20000元，月度累計20000-50000元；總經(jīng)理審批權(quán)限：單筆費用＞20000元或月度累計＞50000元。審批要點：重點審核重大支出的必要性及戰(zhàn)略匹配度（如大型會議、跨區(qū)域項目費用）；對超預(yù)算、特殊費用（如突發(fā)應(yīng)急支出）需重點關(guān)注，確認(rèn)審批流程完整。審批結(jié)果處理：審批通過：系統(tǒng)自動報銷單編號，流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門支付崗；審批駁回：注明駁回理由，退回至上一環(huán)節(jié)（如需修改，由財務(wù)部門通知申請人）。（六）第六步：費用支付與賬務(wù)處理支付方式：對公轉(zhuǎn)賬：報銷金額≥5000元，需提供公司銀行賬戶信息，財務(wù)部門在收到審批通過結(jié)果后3個工作日內(nèi)完成轉(zhuǎn)賬；備用金沖抵：申請人如有未沖銷的備用金，可直接從報銷金額中扣除，剩余部分通過轉(zhuǎn)賬支付；現(xiàn)金支付：僅適用于單筆金額＜5000元且無法轉(zhuǎn)賬的特殊情況（如偏遠地區(qū)交通費），需申請人簽字確認(rèn)收款。賬務(wù)處理：財務(wù)人員在支付完成后，在系統(tǒng)中標(biāo)記“已支付”，記賬憑證；每月5日前，向各部門發(fā)送上月費用報銷明細(xì)報表，便于部門核對。（七）第七步：資料歸檔歸檔范圍：報銷審批單、原始憑證（含電子掃描件）、費用明細(xì)表、支付憑證等；歸檔要求：財務(wù)部門每月對已報銷資料進行分類整理，按“部門+月份”編號存檔（如“行政部202310”）；紙質(zhì)憑證需裝訂成冊，保存期限不少于5年；電子憑證需備份至公司服務(wù)器，保存期限不少于10年。三、常用表單模板（一）費用報銷申請單項目內(nèi)容申請人信息姓名：*部門：*聯(lián)系方式：*報銷基本信息報銷日期：*報銷單號：（系統(tǒng)自動）費用歸屬項目：費用明細(xì)序號12費用總計人民幣（大寫）：壹仟柒佰元整小寫：1700.00元申請人承諾本人承諾以上費用真實、合法，符合公司規(guī)定，如有虛假愿承擔(dān)一切責(zé)任。申請人簽字：*日期：*審批意見部門負(fù)責(zé)人：*日期：財務(wù)復(fù)核：日期：分管副總/總經(jīng)理：日期：*（二）費用明細(xì)匯總表（輔助附件）費用類型發(fā)生日期供應(yīng)商名稱費用說明金額（元）對應(yīng)憑證號辦公費20231025文具店A4紙10包、簽字筆20支500.00FP001差旅費-交通20231020鐵路12306北京-上海高鐵票350.00GT001差旅費-住宿20231021酒店標(biāo)準(zhǔn)間1晚（含早餐）850.00ZD001四、關(guān)鍵事項說明（一）時效性要求費用發(fā)生后需在30日內(nèi)提交報銷申請，逾期未提交且無合理說明的，財務(wù)部門有權(quán)不予受理；財務(wù)部門審核通過后，支付款項需在3個工作日內(nèi)完成，遇節(jié)假日順延。（二）憑證合規(guī)性原始憑證不得涂改、挖補，若有錯誤需由商家出具紅字證明并重新開具；電子憑證需保證來源真實，可通過官方渠道驗證（如發(fā)票需在“全國增值稅發(fā)票查驗平臺”核實）；禁止使用虛假、過期憑證，一經(jīng)發(fā)覺將按公司相關(guān)規(guī)定處理。（三）審批權(quán)限規(guī)范嚴(yán)禁越級審批或代簽審批手續(xù)，審批人對審核內(nèi)容承擔(dān)直接責(zé)任；跨部門費用需由費用歸屬部門負(fù)責(zé)人牽頭審批，涉及多個部門的需會簽確認(rèn)。（四）特殊情況處理緊急支出（如突發(fā)維修、應(yīng)急采購）可先通過電話向分管副總報備，事后3個工作日內(nèi)補辦報銷手續(xù)；涉外費用（如境外差旅、國際會議）需提前向財務(wù)部門咨詢匯率轉(zhuǎn)換、稅費抵扣等要求，保